Deltagarportal programområde 2 och personalportal

Svenska ESF-rådet ger fr. o. m. 2020-10-21 samtliga projektägare inom Programområde 2 möjlighet att digitalt signera deltagarnas närvarotid i projektets aktiviteter genom Deltagarportalen i Projektrummet. Bedömning bör göras, i samråd med ESF-rådet (ansv Samordnare/Ekonom för projektet), utifrån projektets uppbyggnad/struktur om IT-verktyget är effektivt och administrativt förenklande för just ert projektupplägg. I de fall ni bedömer att IT-verktyget kommer att underlätta er administration och effektivisera hantering av deltagarnas underskrifter så ska projektet inte använda sig av ESF-rådets manuella mallar för redovisning av deltagarnas tid.

Intyg för närvarotid för deltagare i socialfondsprojekt – Insatser inom programområde 2 (PO 2) Ökade övergångar till arbete skapas med automatik i IT-verktyget i samband med registrering/signering av deltagare/månad och kan tas fram i Projektrummet, även värden som ska rapporteras till SCB skapas i verktyget som ni sedan behöver kopiera över till SCB-mallen.

Registrering av aktiviteter, deltagare och rapportering/signering av deltagarnas närvarotid (ansvarig för deltagarnärvaro) sker i Projektrummet (Deltagarportalen) och signering/rapportering av deltagaren för närvarotid sker i en extern portal – Aktivitetsportalen.

I dagsläget sker inloggning i Projektrummet med användarnamn och lösenord och signering av närvarotid görs genom att ange en fyrsiffrig säkerhetskod som skickas antingen via sms eller e-post till behörig person/ansvarig för deltagarnärvaro. I Aktivitetsportalen sker inloggningen antingen med användarnamn (e-post) och lösenord och sedan verifiering med säkerhetskod eller så väljer deltagaren att logga in med bank-id alternativt mobilt bank-id.

ESF-rådet har tagit fram en mall för Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) som syftar till att reglera behandlingen av de personuppgifter som personuppgiftsbiträdet behandlar för den personuppgiftsansvariges räkning vad gäller den digitala deltagarredovisning som förekommer inom ramen för det ESF-finansierade projekt den Personuppgiftsansvarige driver. Personuppgiftsbiträdesavtalet reglerar Personuppgiftsbiträdets behandling av Personuppgifter för Personuppgiftsansvarigs räkning samt den integritetsnivå som ska uppnås vid Behandlingen.

Personuppgiftsbiträdesavtal syftar till att säkerställa de registrerades fri- och rättigheter när projektägaren anlitar ett Personuppgiftsbiträde vid behandling av personuppgifter och till att uppfylla artikel 28.3 Allmänna Dataskyddsförordningen EU 2016/679 (Allmänna Dataskyddsförordningen EU 2016/679 föreskriver att det ska finnas ett skriftligt avtal om Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning). För mer information om PUB-avtalet skicka era frågor till projektrummet@esf.se

För mer information hur Deltagarportalen fungerar kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på ESF-rådet. Handledning för Deltagarportalen PO 2 kommer inom kort att publiceras i Projektrummet.

Personalportal

Svenska ESF-rådet ger fr. o. m. 2020-10-21 samtliga projektägare inom Programområde 1 och Programområde 2 möjlighet att digitalt signera personalens arbetstid i projektet genom Personalportalen i Projektrummet. Bedömning bör göras, i samråd med ESF-rådet (ansv Samordnare/Ekonom för projektet), utifrån projektets uppbyggnad/struktur om IT-verktyget är effektivt och administrativt förenklande för just ert projektupplägg. I de fall ni bedömer att IT-verktyget kommer att underlätta er administration och effektivisera hantering av personalens underskrifter så ska projektet inte använda sig av ESF-rådets manuella mall för redovisning av arbetstid.

Registrering av personal, arbetsuppgifter och signering av personalens arbetstid (behörig person) sker i Projektrummet (Personalportalen) och signering/rapportering av personalen för arbetstid sker i en extern portal – Aktivitetsportalen.

I dagsläget sker inloggning i Projektrummet med användarnamn och lösenord och signering av närvarotid görs genom att ange en fyrsiffrig säkerhetskod som skickas antingen via sms eller e-post till behörig person. I Aktivitetsportalen sker inloggningen med användarnamn (e-post) och lösenord och sedan verifiering med säkerhetskod.

För mer information hur Personalportalen fungerar kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på ESF-rådet. Handledning för Personalportalen kommer inom kort att publiceras i Projektrummet