Handledning i projektekonomi

Den här handledningen är tänkt att fungera som kunskapskälla i projektekonomi. Den är skriven för dig och dina kollegor som fått beviljat ESF-stöd. Den är också tänkt för er som är på väg att ansöka om stöd eller som kommer att vara samverkanspartner i något projekt. Handledningen är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.

Resultatfokus

ESF-projekten har gått från att ha revisionsfokus till resultatfokus. Det innebär förenklingar i redovisningen av kostnader för programperioden 2021–2027 jämfört med tidigare år. Förenklingarna innebär att mera tyngd läggs på att granska resultat och effekter än att granska kostnader. Det minskar administrationen i projekten.

Kostnadseffektivitet

Alla projekt som får finansiering av Svenska ESF-rådet ska vara kostnadseffektiva. Det innebär att projekten ska vara sparsamma, effektiva och arbeta ändamålsenligt.

• Att projekten är sparsamma innebär att resurserna som används ska vara av den kvalitet och kvantitet som behövs.
• Att projekten är effektiva innebär att resurserna ska användas på bästa sätt för att nå det förväntade resultatet.
• Att projekten är ändamålsenliga innebär att projekten ska genomföras så att de på bästa sätt når målet och det förväntade resultatet.

Konkurrens och upphandling

Om ni som stödsökande är en upphandlande myndighet enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, ska ni även tillämpa denna lag inom projektverksamheten.

Använd de möjligheter som marknaden erbjuder genom till exempel en regelrätt konkurrensutsättning enligt LOU i upphandlings- och inköpssituationer. Gör ni det antas ni uppnå ett kostnadseffektivt resultat.

Samma bedömning gäller normalt för er som gör inköp enligt de principer som specificeras i 4 kap. 1 § LOU trots att ni inte omfattas av lagen om offentlig upphandling. Principerna rör likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet.

I korthet innebär principerna:

• Icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet.
• Likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer ska till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att ingen leverantör gynnas framför någon annan.
• Öppenhet innebär att köparen är skyldig att skapa öppenhet och förutsebarhet om köpet och lämna information om hur köpet ska gå till rent praktiskt. Det innebär bland annat att offertförfrågan ska vara tydlig och innehålla samtliga krav som ställs på varan eller tjänsten.
• Proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten ska ha ett naturligt samband med, och stå i rimlig proportion till, det som ska köpas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med köpet.
• Ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat, som utfärdats av en myndighet i en EU-medlemsstat, ska vara giltiga också i övriga EU-länder.

Likviditet

Likviditet är ett mått på en organisations kortsiktiga betalningsförmåga. Projekt behöver ha en betalningsförmåga som är tillräcklig för att betala projektets kostnader medan ni väntar på att stödet ska betalas ut. Därför är det viktigt att ni planerar för likviditeten i projektet.

Svenska ESF-rådet har möjlighet om det finns särskilda skäl besluta om förskott på stöd. Det sker i så fall efter att ha granskat den sökandes ekonomi och projektet har fått beslut om stöd.

Utbetalningar i efterskott

Om ert projekt beviljas stöd kommer alla utbetalningar av stödet att ske i efterskott, för de kostnader som är betalda och som uppfyller övriga krav för stödberättigande kostnader.

Stödberättigande utgifter

Här kan ni läsa om vilka kostnader som Svenska ESF-rådet kan täcka, det vill säga vilka kostnader som är stödberättigande.

Vi prövar om en kostnad är stödberättigad när vi granskar ansökan om utbetalning. Stöd betalas ut för kostnader som är stödberättigande.

Krav för stödberättigande kostnader

Nedan kan ni läsa om vilka grundläggande krav vi har på stödberättigade kostnader. Kostnaderna

• har uppkommit för att genomföra projektet
• är skäliga
• har uppkommit under den projektperiod som är fastställd i ert beslut om stöd
• är förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser
• uppfyller de villkor som anges i ert beslut om stöd
• kan styrkas genom fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed, eller som uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.

En kostnad är inte stödberättigande om den har ingått i något annat EU-projekt eller finansierats genom något annat offentligt stöd.

Skuldräntor är inte en stödberättigande kostnad i projekt.

Moms är en stödberättigande kostnad i projekt under 50 miljoner kronor men det förutsätter att momsen är kostnadsredovisad i projektet.

Stödberättigande kostnader ska också

• präglas av kostnadseffektivitet
• följa gällande upphandlings- eller inköpsregler
• följa reglerna om informationsskyldighet.

Särredovisa projektets kostnader

För att vara tydliga med att kostnaderna har uppstått för att genomföra projektet ska ni särredovisa projektets kostnader, intäkter och finansiering i bokföringen. Alla kostnader ni söker stöd för, med undantag för kostnader som är baserade på förenklade redovisningsalternativ, ska vara bokförda och betalda.

Stödsökanden är skyldig att vara väl insatt i och följa de regler som gäller för stöd från Svenska ESF-rådet. Det är också mycket viktigt att fortlöpande sprida nödvändig information till alla aktörer i projektet.

Upphandling av externa tjänster

För att kunna genomföra projektet kan det ibland vara nödvändigt att ta hjälp utifrån genom att köpa in olika typer av externa tjänster. Utgifter för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigade.

Upphandling

Konsulttjänster och andra externa tjänster ska som huvudregel upphandlas eller tas fram i konkurrens. De omfattas av kravet på att projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt, vilket innebär att det mest effektiva alternativet ska väljas.

Om ni som stödsökande omfattas av Lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145) ska ni tillämpa lagen inom ramen för projektet. Då antas ni nå ett kostnadseffektivt resultat.

Om ni som stödsökande inte omfattas av LOU uppnår ni normalt sett ett kostnadseffektivt resultat om ni gör inköp enligt de grundläggande principerna i LOU 4 kap. 1 §. Det innebär att ni ska behandla anbudsgivare eller potentiella leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. De ska även genomföra upphandlingar och inköp på ett öppet sätt.

Upphandlingar och köp ska vidare genomföras enligt principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet, se avsnittet om Kostnadseffektivitet under ”Stödberättigande utgifter”.

Dokumentation

Dokumentation som visar hur och på vilka grunder valet av leverantör gjorts ska alltid finnas. I samband med att kostnaden redovisas i ansökan om utbetalning ska dokumentation över de olika stegen i upphandlingsförfarandet (oavsett om det skett enligt LOU eller på i övrigt affärsmässiga grunder i enlighet med de grundläggande principerna i LOU) lämnas.

I underlaget som rör köp av tjänst ska det framgå omfattning, tidpunkt och art av utfört arbete eller tillhandahållen tjänst. Underlag kan vara avtal eller specifikation till faktura. Kostnadsslaget Externa tjänster ska särredovisas i bokföringen.

Kostnadsslag

Personal

Enhetskostnader

För att kunna räknas som en projektpersonal i ett projekt ska funktionen arbeta direkt med projektet. För att förenkla administrationen har Svenska ESF-rådet infört enhetskostnader vid budgetering och redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet. Enhetskostnader finns bara i projekt som finansieras av Europeiska socialfonden. Enhetskostnaderna är framtagna utifrån två olika modeller: yrke och funktion. Yrkeskategorin baseras på vilket yrke personen som arbetar i projektet har vid ingång i projektet. Funktionskategorin baseras på vilken funktion personen har i projektet. Båda modellerna kan användas med 15 % indirekta kostnader eller 40 % påslag för att täcka övriga kostnader i projektet. Vilken modell som är aktuell framgår av utlysningen.

Enhetskostnader behöver inte särredovisas i bokföringen.

Beslutad beräkning av enhetskostnader

En modell för beräkning av enhetskostnader för Socialfonden har tagits fram utifrån EU:s regelverk (CPR 2021/1060). Enligt modellen är årsarbetstiden 1720 timmar exklusive semester. Per månad blir det 143,33 timmar. Det är grunden vid beräkning av personalkostnader i projekt. Enhetskostnaderna kommer att gälla programperioden ut och kommer inte räknas upp årligen.

Att budgetera i projektrummet

De enhetskostnader och den budgetmodell som gäller för aktuell utlysning finns förprogrammerat i Projektrummet. Budgetera per medarbetare i projektrummet för att tydliggöra resurssättningen.

Så här budgeterar ni faktisk nedlagd tid i projektet

Nedlagd tid i projektet som ska ersättas av Svenska ESF-rådet budgeteras i månader. En månad motsvarar 143,33 timmar (1720/12). Lagstadgad semester på 12 % är inräknad i enhetskostnaden. En heltidsanställd i projektet kan maximalt budgeteras på 12 månader om året, motsvarande 1720 timmar per år (143,33*12).

(Observera att i tidigare programperiod skulle en heltidsanställning i projektet budgeterats på 10,71 månader. Detta förfarande ska inte användas i ESF+ som utgår från 12 månader.)

Budgetera med kostnadsbärare

Vid budgetering av projektet finns möjligheter att lägga till eventuella samverkansparter, medfinansiärer och deltagande organisationer. Syftet är att kunna koppla kostnader mot eventuella aktörer i projektet för att tydligare kunna följa projektet och eventuella delprojekt. Det här gäller både kostnader och nedlagd tid i projektet från personal och deltagare.   

Information om beslutade enhetskostnader hittar ni under de olika enhetskostnaderna nedan.

Enhetskostnader utifrån yrkeskategorier

Enhetskostnaderna finns i nio (9) yrkesgrupper. I yrkesgrupp C finns tre underkategorier. Inom varje yrkesgrupp finns flera yrkeskategorier. Vilken yrkesgrupp personalen tillhör utgår från SSYK, standard för svensk yrkesklassificering, alltså det yrke personen har när hen går in i projektet*.

*En person anses gå in i projektet när den blivit anställd hos projektägaren (om hen blir anställd i och med projektstart) eller bytt tjänst hos sin ordinarie arbetsgivare (projektägare) i och med projektstart. En person som tidigare tillhört en yrkesgrupp kan komma att tillhöra en annan yrkesgrupp i och med starten av projektet om ordinarie tjänst ändrats hos organisationen (dock måste detta verifieras med ett nytt anställningsbeslut eller motsvarande.)

Översättningsnyckel AID

Översättningsnyckel från AID till yrkesgrupper för personal.

Arbetsidentifikation (AID) är ett centralt klassificeringssystem för gruppering av arbetsuppgifter för anställda inom kommuner och landsting. Vid den årliga rapporteringen till SCB översätter SKR AID till SSYK. I dokumentet nedan presenteras de enhetskostnader som gäller för respektive AID-kod.

Observera att flertalet AID-koder finns under flera yrkesgrupper, dock så är det endast för yrkesgrupperna C1, C2 och C3.

Förtydligande egenföretagare

Om en person är egenföretagare när hen går in i projektet beräknas enhetskostnaden fram utifrån SCB:s definition: Som förvärvsarbetande egenföretagare räknas de som är aktiva och har enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag. Däremot inte den som driver sitt företag i aktiebolagsform.

Det vill säga om en egenföretagare driver sitt företag som aktiebolag så är det enhetskostnad C1 som ska användas, vid övriga former av eget företag är det yrket man är aktiv inom som styr vilken enhetskostnad som ska användas.

Ett räkneexempel

Projektet ska pågå i 36 månader. Projektledaren ska arbeta 100 % under hela projekttiden. I enhetskostnaden ingår semester och lönekostnadspåslag vilket innebär att budgeten baseras på förväntad nedlagd tid i projektet. 3 år x 12 = 36 månader.

Enhetskostnader utifrån funktion

Personalfunktion

I denna budgetmodell utgår enhetskostnaderna från vilka funktioner personalen har i projektet. Det finns fem funktioner att välja mellan:

• Projektledare i större projekt
  Används när de stödberättigande utgifterna överstiger 20 miljoner kronor.
• Projektledare/delprojektledare
  Används när de stödberättigande utgifterna uppgår till högst 20 miljoner kronor eller för assisterande projektledare där de stödberättigande utgifterna uppgår till över 20 miljoner kr. Delprojektledare förutsätter att det finns en motivering till varför funktionen är nödvändig för projektet och ska i första hand användas i projekt som har en geografisk spridning av projektverksamheten.
• Projektmedarbetare
  Avser anställda som i första hand arbetar med aktiviteter för deltagarna.
• Projektekonom
  Avser kvalificerade ekonomer med specialkompetens.
• Projektadministratör
  Används för anställda som sköter den löpande ekonomin och administrationen.

Att budgetera

Budgetera för de personalresurser som behövs i projektet genom att välja funktioner i Projektrummet. Lägg till en rad för varje medarbetare och ange kostnadsbärare, hur många månader och vilken tjänstgöringsgrad personen som ska arbeta i projektet kommer ha.

I enhetskostnaden ingår semester och lönekostnadspåslag vilket innebär att budgeten baseras på förväntad nedlagd tid i projektet.

Ett räkneexempel

Projektet ska pågå i 36 månader. Projektledaren ska arbeta 100 % under hela projekttiden. I enhetskostnaden ingår semester och lönekostnadspåslag vilket innebär att budgeten baserar på förväntad nedlagd tid i projektet. 3 år x 12 = 36 månader.

Resor och logi

Dessa utgifter för resor och logi är stödberättigande:

• resor, såsom biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar
• måltider, om de inte täcks av traktamente
• logi
• visum
• dagtraktamente.

Underlag

För att kostnaderna ska vara stödberättigande ska deltagare och syfte klart framgå av underlagen.

Kostnadsslaget Resor och logi ska särredovisas i bokföringen.

Utrustning, materiel och deltagarlokaler

Inköp av möbler, utrustning och fordon är stödberättigande, såvida inköpet är nödvändigt för att uppnå målet med insatsen, eller blir helt avskrivet under insatsen eller är det mest ekonomiska alternativet.

Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas, ska inkomsten räknas av från stödet.

Förvärv av mark och fastigheter liksom infrastruktur är inte stödberättigande.

Inom programområde C är kostnader för begagnade varor inte stödberättigande.

Kostnader för egna lokaler är stödberättigande om lokalen nyttjas av deltagarna i projektet. Då ska den budgeteras som en direkt kostnad i budgeten. För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med deltagarnas aktiviteter att göra.

Kostnader för konferenslokaler är stödberättigande.

Projektpersonalens lokaler omfattas av schablonen

Kostnader för projektpersonalens lokaler omfattas av schablonen för indirekta kostnader och ska inte tas upp som direkt kostnad.

Kostnadsslaget utrustning och materiel samt externa lokaler ska särredovisas i bokföringen.

Indirekta kostnader 15 %

Indirekta kostnader kallas även för overheadkostnader och är gemensamma kostnader i stödsökandes organisation som fördelas ut på användarna. De omfattar även kostnader som kan knytas till de anställda i projektet såsom kontorslokaler, kontorsmateriel, friskvård med mera.

Om ett projekt har stödberättigande personalkostnader ska projektets stödberättigande indirekta kostnader beräknas enligt en särskild schablon som Europeiska Kommissionen har fastställt. Syftet med schablonerna är att förenkla kostnadsredovisningen för stödmottagarna som slipper att registrera fakturor och kvitton för vissa kostnader i ansökan om utbetalning.

Dessa kostnader ska alltså inte budgeteras eller redovisas som direkta kostnader.

Schablonen på 15 % för indirekta kostnader är inräknat i enhetskostnaderna.

En detaljerad förteckning över indirekta kostnader framgår av Svenska ESF-rådets allmänna beslutsvillkor. Kostnadskategorier som klassificerats som indirekt kostnad är inte stödberättigande som direkt utgift.

Kompetensutveckling

I de allra flesta fall bör kompetensutveckling vanligtvis bedömas vara kompetensutveckling för ordinarie arbete och betraktas som en indirekt kostnad som omfattas av schablonen om 15 %. Det kan dock förekomma att ett projekt har kostnader för viss projektrelaterad utbildning. För att driva ett projekt förutsätts dock att projektet redan har utbildad personal. Annars borde projektet inte godkänts i beredningen eftersom det då brister i genomförandekapaciteten. Endast om det tydligt framgår av projektansökan och budgeten att projektet är förenat med en specificerad utbildningskostnad samt att Svenska ESF-rådet har godtagit kostnaden kan den tas upp som en direkt kostnad.

Projektrelaterad utbildning bör därför endast godkännas om det tydligt framgår i ansökan och Svenska ESF-rådet har bedömt kostnaden som nödvändig för projektet.

Tid för aktiviteter kopplade till kostnader som stryks

Eftersom en kostnad som bedöms som en indirekt kostnad inte ska tas upp som en direkt kostnad är tiden för aktiviteten inte stödberättigande heller. Det bör finnas ett samband mellan bedömningen mellan om en kostnad är stödberättigande som en direkt kostnad och den tid som aktiviteten är knuten till. Utgångspunkten är att om en kostnad för exempelvis utbildning strukits med hänvisning till att utbildningen bedöms ingå i schablonen om 15 % bör även den tid som den projektanställde tagit upp för att gå på utbildningen strykas. Notera att det som avses är projektpersonalens kompetensutveckling och inte deltagarnas kompetensutveckling.

Intern representation

Intern representation är att anse som en indirekt kostnad och avser vanligtvis när projektpersonal inklusive personal från eventuella samverkan/samarbetsparter träffas för att delta i planerade projektaktiviteter och styrning av projektet. Förtäring i dessa sammanhang ingår i schablonen.

Extern representation

Extern representation i form av mat och dryck kan utgöra stödberättigande direkta kostnader. I sådana fall är både de externa gästernas och deltagande projektpersonals kostnader för förtäring stödberättigande. En förutsättning för att bevilja extern representation är dock att följande punkter beaktas.

• Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter vid utländska besök, mässor och utställningar.
• Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan.
• Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.

Externa lokaler/Egen lokal

Kostnader för projektpersonalens kontor omfattas alltid av schablonen för indirekta kostnader. Men hyra för externa lokaler kan vara stödberättigande. Med externa lokaler menas lokaler som inte är projektpersonalens kontorslokaler.

De kostnader för externa lokaler som projektet kan få stöd för är hyra för den andelen av lokalytan och den tid som projektet använder lokalerna för att genomföra aktiviteter för deltagarna i projektet.
Två frågeställningar gällande lokaler är aktuella:

Om man har egna lokaler där projektdeltagarna ska befinna sig, hur ska man då redovisa den kostnaden?
Svenska ESF-rådet har slagit fast att med externa lokaler menas att den del av lokalen som nyttjas av deltagarna tas upp som en direkt kostnad i budget.

För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell, som visar hur stor andel av hyran som har direkt med projektaktiviteterna att göra och hur stor andel av lokalen som nyttjas av projektorganisationen, dvs. personalen i projektet. Kostnaderna för projektaktiviteterna för deltagarna redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och materiel och externa lokaler. Kostnader för projektpersonalens lokaler räknas inte som externa lokaler, utan omfattas av schablonen för indirekta kostnader.

Om projektpersonalen åker på kickoff och hyr en lokal externt. Ingår den kostnaden i schablonen eller ska men budgetera och redovisa den kostnaden som extern lokal?

Är kickoffen specifik och projektets inriktning vinner på det, samt att aktiviteten bidrar till att nå projektmålen kan kostnaden redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och material och externa lokaler. Bedömning görs från fall till fall, ta därför kontakt med din samordnare innan ni genomför aktiviteten.

Traktamente

Traktamente ingår inte i enhetskostnaderna och är inte heller att betrakta som en indirekt kostnad då det är en kostnad som är knuten till en specifik individ. Traktamente är därför att anse som en stödberättigande direkt kostnad förutsatt att traktamentet bedöms som nödvändigt för projektets genomförande.

Intäkter

Budgetera intäkterna

Budgetera förväntade intäkter som projektet kommer att åstadkomma under budgetpost Intäkter. Lämna en beskrivning av vilka intäkter som förväntas bli aktuella i projektet.

Exempel på intäkter

Som intäkter räknas inkomster från projektet. Det kan vara från försäljning, uthyrning, tjänster, anmälningsavgifter med mera.
I de fall personal i projektet har någon typ av anställningsstöd, till exempel lönebidrag ska det budgeteras som intäkt i projektet. Intäkter ska särredovisas i bokföringen.

ERUF – Kostnader av regionalfondskaraktär

Ett Socialfondsprojekt kan innehålla utgifter för aktiviteter som faller inom ramen för Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF). Fonden syftar till att minska den regionala obalansen inom EU och finansierar bland annat insatser inom infrastruktur, sysselsättning samt lokal och regional utveckling. Högst 49 procent av projektets finansiering från socialfonden kan avse sådana utgifter.

Bedömning görs från fall till fall, ta därför kontakt med oss om du har inslag av ERUF-karaktär i ditt projekt.

Läs mer om ERUF på Tillväxtverkets hemsida

Medfinansiering

Medfinansiering innebär att projektet måste stå för en del av kostnaderna.

Grad av medfinansiering varierar

I varje utlysning framgår det vilken grad av medfinansiering som är aktuell. Det varierar från utlysning till utlysning beroende på programområde och region. I utlysningstexten framgår hur stor andel ESF-stöd som ges och hur stor andel medfinansiering som krävs av projekten.

Vad medfinansieringen kan bestå av

Medfinansieringen kan bland annat bestå av deltagarersättningar och finansiering från medverkande aktörer i form av nedlagd tid i projektet (offentligt och privat bidrag i annat än pengar). Medfinansieringen kan även vara kontanta medel tillförda projektet och andel av kostnader från projektägaren och samverkansparter.

Tänk på att de kostnader som budgeteras och redovisas under offentligt bidrag i annat än pengar INTE ska tas upp som direkta kostnader i projektet.

Deltagarersättning

Offentligt finansierad ersättning till deltagare kan användas som medfinansiering. Enhetskostnader tillämpas vid budgetering och redovisning. Enhetskostnaderna är framtagna per timme och storleken på ersättning beror på medfinansiär, ersättningstyp och ålder på deltagaren.

Etableringsersättning

Etableringsersättningen budgeteras per dag (inte per timme) då den ersättningen bygger på dagsersättningar. Det är bara ersättningen som kan ligga till grund för medfinansiering, inte eventuella tillägg som till exempel bostadsbidrag. Observera att etableringsersättningen rapporteras utifrån faktiskt närvarotid i projektet.

Aktuella enhetskostnader deltagare

Att räkna ut medfinansiering – deltagarersättning

Ni budgeterar för den tid ni beräknar att deltagarna kommer att vara närvarande i projektet.

För arbetslösa deltagare utgör en heltid under ett år 1720 timmar.

Ett räkneexempel: En deltagare har en beräknad närvaro i projektet på 80 % i ett halvår. Då ska ni ange 1720/2 x 0,8 = 688 timmar. 

När ni budgeterar för anställda deltagare ska ni ange det totala antalet timmar som deltagarna beräknas delta i projektet. 

Offentligt och privat bidrag i annat än pengar

Som offentligt eller privat bidrag i annat än pengar redovisas i normalfallet resurser som tillförs projektet i natura av externa aktörer. Det kan exempelvis vara arbetsinsats utförd av anställd personal. Medfinansiering i form av utgifter för löner till anställda ska verifieras med arbetstidredovisning. Projektägare och samverkansparter kan inte medfinansiera projektet genom bidrag i annat än pengar.

Som nämnt ovan kan anställd personals arbetsinsats vara medfinansiering. Detta skiljer sig åt mellan budgetmodellerna, se vidare under fördjupad information vad som gäller för ditt projekt. Den mest förekommande medfinansieringen i kompetensutvecklingsprojekt för anställda är den tid som projektdeltagarnas har lagt i kompetensutvecklingsinsatserna. För att räkna fram medfinansieringen används även här enhetskostnader. Där utgår enhetskostnaderna från bestämda yrkeskategorier. Endast ”Anställda deltagare” får användas (detta för att underlätta verifieringen av medfinansieringen).

Medfinansiering kan också vara offentliga eller privata aktörers tillhandahållande av lokal, utrustning eller materiel till förmån för deltagare. Observera att kostnader som enbart rör projektpersonalens lokal, utrustning och materiel inte kan vara medfinansiering i projektet.

Tänk på att de kostnader som redovisas under offentligt bidrag i annat än pengar INTE ska tas upp som direkta kostnader i projektet.

Tidredovisning av personal sker via Svenska ESF-rådets digitala tidredovisningssystem.

Att räkna ut medfinansiering

Budgetera för de personalresurser som ska användas som medfinansiering genom att välja funktioner i Projektrummet. Lägg till en rad för varje medarbetare och ange hur många månader som personen ska arbeta i projektet.

Tänk på att de kostnader som budgeteras och redovisas under offentligt bidrag i annat än pengar INTE ska tas upp som direkta kostnader i projektet.

Andel av kostnader från projektägare eller samverkanspart

Andel av kostnader från projektägaren eller samverkanspart är de medel som projektägaren eller samverkanspart avser att stå för själva och utgör en andel av de direkta ansökta kostnaderna för respektive organisation. Det innebär att projektägaren eller samverkansparten inte kan budgetera kostnader från den egna organisationen som medfinansiering i annat än pengar.

Det belopp som i ansökan om stöd anges som andel av kostnader från projektägaren eller samverkanspart kommer att i beslutet om stöd räknas som en procentuell andel av de i projektet redovisade direkta utgifterna. Detta innebär att projektägarens eller samverkanspartens egen finansiering i projektet aldrig kan öronmärkas för någon speciell utgift.

Offentliga eller privata kontanta medel tillförda projektet

Avser pengar som en extern offentlig eller privat aktör betalar till projektet. Beloppen ska vara inbetalda, bokförda och verifierade vid ansökan om utbetalning. Inbetalt belopp kan periodiseras och tas upp med det belopp som motsvarar andelen kontanta medel i budgeten.

Klumpsumma vid förstudier

Klumpsumma är en förenklingsmodell som användas för förstudier. Av utlysningen framgår att klumpsumma ska tillämpas.

Konstruktionen innebär att man i ansökan om stöd bifogar en budget för projektets beräknade stödberättigade kostnader. Budgeten beräknas med hjälp av enhetskostnader för personal, 15 % indirekta kostnader samt övriga faktiska kostnader.

I projektrummet registreras endast den totala kostnaden under Klumpsumma. Om det finns krav på medfinansiering i utlysningen är endast en andel av kostnader eller kontanta medel tillförda projektet möjlig.

Under beredningen av ansökan om stöd fastställs klumpsummebeloppet samt kraven på den slutrapport som förstudieprojektet ska leverera för att klumpsumman ska kunna utbetalas. Beloppet som klumpsumman avser och kraven på slutrapporten skrivs in i beslutet om stöd.

När projektet är avslutat skickar stödmottagaren in slutrapporten och ansökan om utbetalning avseende den överenskomna klumpsumman till Svenska ESF-rådet. Uppfyller slutrapporten de krav som angavs i beslutet, godkänns slutrapporten och klumpsumman utbetalas. Inkommer ingen slutrapport som kan godkännas kommer inget stöd att utbetalas.

Den stödsökande ska inte verifiera sina faktiska kostnader. Ingen tidredovisning eller särredovisning av kostnader krävs. Uppföljning kommer enbart att ske avseende hur slutrapporten lever upp till ställda krav i beslutet.

Förändringar i projektet

Stödsökanden är skyldig att vara väl insatt i och följa de regler som gäller för stöd från Svenska ESF-rådet. Det är också mycket viktigt att fortlöpande sprida nödvändig information till alla aktörer i projektet.

Alla förändringar av projektet ska snarast rapporteras till Svenska ESF-rådet. Om förändringen ändrar förutsättningarna för beslutet om stöd ska detta skriftligen inkomma till Svenska ESF-rådet för att ta ställning till.

Medfinansieringen

Kom redan från början överens med eventuella medfinansiärer om när och hur medfinansieringen ska betalas och/eller redovisas till projektet. Det är den stödsökandes ansvar att inhämta underlag för verifiering av medfinansiering.

Observera att det är endast deltagarnas faktiska nedlagda tid som kan användas som medfinansiering i projektet.

Utbetalningarna sker i efterskott

Planera likviditeten i projektet. Alla utbetalningar av stöd sker i efterskott. Detta innebär att man som stödsökande själv måste kunna finansiera projektets utgifter i avvaktan på utbetalning av stöd.

Utgifterna ska finnas med i beslutet

Alla utgifter och aktiviteter ska, för att vara stödberättigande, vara nödvändiga för projektets genomförande och finnas med i beslutet om stöd. De ska också vara uppkomna inom den beslutade projektperioden.

Svenska ESF-rådet rapporterar ärenden till OLAF

Svenska ESF-rådet måste rapportera alla ärenden där vi, eller andra myndigheter som handlägger stöd, hittar fel i den EU-finansierade delen av stödet på mer än 10 000 euro. OLAF är den europeiska byrån för bedrägeribekämpning. Vi rapporterar ärendena oavsett om det är ett misstänkt bedrägeri eller ett vanligt fel.

Vår policy för bedrägeribekämpning finner du under rubriken Om ESF-rådet/Anmälan om misstankar om bedrägeri och oegentligheter.

Här hittar du vår policy för bedrägeribekämpning

Förskott

Det är ingen given rättighet att få förskott. En ansökan om förskott bedöms av Svenska ESF-rådet i varje enskilt fall.

För att förskott ska bli aktuellt ska den som söker stöd ha en tillräckligt god operativ, ekonomisk och administrativ förmåga för att genomföra projektet så som det är beskrivet i beslutet om stöd. Vid bedömningen om förskott tas hänsyn till om sökande exempelvis har obetalda skatteskulder, andra skulder eller om en stödsökande kan ställa säkerhet.

Förskott får vara hälften av det beviljade stödbeloppet, men det finns ett maxbelopp. För projekt som fått stöd från Socialfonden får förskottet högst vara 400 000 kronor.

Svenska ESF-rådet kan begära in information som visar projektets kassalikviditet, soliditet, saldobesked från Skatteverket samt underlag från Kronofogdemyndigheten, kreditupplysningsföretag och Upplysningscentralen.

Om ni vill ansöka om förskott kontakta då ansvarig ekonom för projektet hos Svenska ESF-rådet och begär att få Blanketten Ansökan om förskott. Ni fyller i blanketten och skriver under den och e-postar den till ansvarig ekonom på Svenska ESF-rådet. Efter det bereder vi er ansökan och tar beslut om ni får förskott eller ej.

Ansökan om utbetalning

Ansökan om utbetalning

Logga in i Projektrummet+ och välj det projekt som ni vill ansöka om utbetalning för. Detta görs genom att klicka på ”Ansökan om utbetalning” för aktuellt projekt. Då visas alla ansökningar om utbetalning som är skapade hittills för projektet. Klicka på den ansökan som ni vill arbeta med. Ni ser vilken period som ansökan avser i tabellen. Till dess att ansökan är inskickad till Svenska ESF-rådet står det “Saknas” i kolumnen för diarienummer.

För varje ansökan om utbetalning finns sex rubriker:

1. Allmänt
2. Uppgifter om projektets deltagare
3. Sammanställning
4. Kostnadsredovisning
5. Dokument
6. Kontrollera och skicka

Leverantörsregister

Under denna rubrik anger ni de leverantörer som levererat varor eller tjänster till projektet. Om kostnaden är knutet till ett avtal, bifoga även avtalet med leverantören. Om ni har flera avtal med samma leverantör så ska en rad skapas för respektive avtal. För projekt som använder 40 %-schablonen behöver enbart leverantörer som överskrider EU:s tröskelvärden för upphandling redovisas. För ytterligare information om EU:s tröskelvärden läs mer på konkurrensverkets hemsida: https://www.konkurrensverket.se/upphandling/lagar-och-regler/troskelvarden/ 

Allmänt

Under avsnittet “Allmänt” finns frågor att besvara för projektägaren.

Uppgifter om projektets deltagare

Här anger ni antalet unika individer uppdelat på kvinnor och män oavsett ålder som deltagit under perioden samt hur många som deltagit totalt under projektet fram till och med denna rapportering.

Sammanställning

Här framgår på en övergripande nivå vad som lagts in som periodens sökta belopp (aktuell ansökan om utbetalning), tidigare godkända belopp samt beslutad budget.

Kostnadsredovisning

Redovisningen styrs av projektets budget. Bara kostnadsslag som i beslutet (i den fastställda projektbudgeten) har summa över noll kronor finns med i ansökan om utbetalning. Här registrerar ni de kostnader funnits för projektet under perioden. Välj först under vilket kostnadsslag kostnader ska redovisas. Tryck på knappen “Lägg till rad” för att infoga rader. Tänk på att om ni lägger till en rad utan att lägga in data, så kommer ni att få ett felmeddelande om detta när ni försöker skicka in ansökan. Rader raderas genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. Behöver ni bifoga underlag till kostnadsposten sker det med hjälp av bilaga efter att posten har sparats.

Personal

All information överförs automatiskt från tidrapporteringsportalen.

Externa kostnader / Resor och logi / Utrustning, materiel och deltagarlokaler

Ange kostnadsbärare samt vilken leverantör som levererat varan/tjänsten (för att lägga till leverantörer – se avsnitt “Leverantörsregister”), verifikationsnummer i bokföringen, en tydlig beskrivning av kostnaden samt beloppet.

Anställda deltagare

Här rapporterar ni de deltagare som utgör medfinansiering i projektet. Rapporteringen sker utifrån de organisationer som blir kompetensutvecklade samt totala antalet timmar för respektive organisation för aktuell månad.

Arbetslösa deltagare

Här rapporterar ni de arbetslösa deltagare som utgör medfinansiering i projektet, rapporteringen sker utifrån aktuell enhetskostnad och medfinansiär samt totala antalet timmar.

Övrig medfinansiering

Redovisning av medfinansiering sker enligt samma principer som kostnader. Endast de medfinansiärer och den typ av medfinansiering som finns med i beslutet om stöd kan väljas i ansökan om utbetalning.

Privat medfinansiering

Registreringen fungerar enligt samma princip som ovan.

Dokument

Under fliken dokument laddar ni upp bekräftelse av ansökan.

Kontrollera och skicka

När registreringen är klar ska ansökan skickas in. Detta görs genom att välja ”Kontrollera och skicka in ansökan” i kolumnen till vänster. Där finns två knappar:

• “Kontrollera ansökan om utbetalning” – Systemet kör flödet och alla kontroller som om ni skickar in ansökan. Om något är fel så får ni information om detta.
• “Skicka in ansökan om utbetalning” –  Används när ansökan om utbetalning skickas in. Diarienumret som aktuell ansökan om utbetalning får när den är skickats in till Svenska ESF-rådet visas i rubriken i den öppna ansökan, men också i listan över projektets ärenden.

Bekräftelse av ansökan om utbetalning

Efter att ansökan om utbetalning skickats in måste ni bekräfta genom att skriva ut bekräftelse av ansökan samt signera dokumentet. Dokumentet ska sedan laddas upp under fliken Dokument, dokumenttypen ska vara Bekräftelse av ansökan.

Dokumentation och arkivering

Svenska ESF-rådet har rätt att följa upp ert projekt. Det kan vi göra genom att ta del av handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet. Det kan exempelvis vara räkenskaper hos stödmottagare, samverkansparter och medfinansiärer.

Ni som är projektägare, stödmottagare, samverkanspart och medfinansiär ska se till att de handlingar som behövs för uppföljningen finns att få ta del av.