Redovisning av personal och deltagare

Alla som arbetar eller deltar i ett socialfondsprojekt måste redovisa och intyga sin tid i projektet. Detta gäller samtliga anställda och deltagare oavsett om tiden avser direkta kostnader eller medfinansiering.

Innehåll på sidan

Redovisning av personal

För att förenkla administrationen har Svenska ESF-rådet infört enhetskostnader vid budgetering och redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet.

Med den schabloniserade ersättningen (enhetskostnaden), är det enbart tidredovisningen som verifierar och styrker utgiften vid ansökan om utbetalning. En tydlig beskrivning av arbetsinsatsen ska framgå i tidrapporten.

Tid utöver 1662 timmar per kalenderår och anställd i projektet är inte stödberättigat. Det är projektägarens ansvar att säkerställa att årsarbetstiden inte överskrids per medarbetare

För att stödsökande ska ha rätt att tillämpa enhetskostnader krävs att ett anställningsförhållande föreligger för den som redovisar tid i projektet.

Vid efterkontroll ska projektägaren kunna verifiera att man uppfyllt grundkravet för att ha rätt att tillämpa enhetskostnader, vilket innebär att det finns anställningsavtal och lönespecifikation som styrker att personal som man tagit upp kostnader för har varit i tjänst under den period som kontrolleras.

Digital tidsredovisning i personalportalen:

Samtliga projektägare inom Programområde 1 och Programområde 2 har möjlighet att digitalt signera personalens arbetstid i projektet genom Personalportalen i Projektrummet.

Bedömning bör göras, i samråd med ESF-rådet (ansv Samordnare/Ekonom för projektet), utifrån projektets uppbyggnad/struktur om IT-verktyget är effektivt och administrativt förenklande för just ert projektupplägg. I de fall ni bedömer att IT-verktyget kommer att underlätta er administration och effektivisera hantering av personalens underskrifter så ska projektet inte använda sig av ESF-rådets manuella mall för redovisning av arbetstid.

Registrering av personal, arbetsuppgifter och signering av personalens arbetstid (behörig person) sker i Projektrummet (Personalportalen) och signering/rapportering av personalen för arbetstid sker i en extern portal – Aktivitetsportalen.

I dagsläget sker inloggning i Projektrummet med användarnamn och lösenord och signering av närvarotid görs genom att ange en fyrsiffrig säkerhetskod som skickas antingen via sms eller e-post till behörig person. I Aktivitetsportalen sker inloggningen med användarnamn (e-post) och lösenord och sedan verifiering med säkerhetskod.

För mer information hur Personalportalen fungerar kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på ESF-rådet.

Manuell tidsredovisning:

ESF-rådets beslutade blankett för redovisning av personal ska användas vid redovisning av personalkostnader i projektet till ESF-rådet, (om man inte använder personalportalen) Blanketten innehåller de obligatoriska uppgifter som ska ingå i redovisningen av personal i projekt.

Redovisning av deltagare

Alla som deltar i ett socialfondsprojekt måste redovisa och intyga den tid de ingår i projektet. Detta gäller samtliga deltagare i projektet oavsett om tiden avser direkta kostnader, medfinansiering eller när deltagartiden inte är kopplat till någon finansiering.

Anledningen till att deltagare måste redovisa och intyga den tid de ingår i projektet är att Svenska ESF-rådet måste ta fram indikatorer om deltagare för att följa de resultat projekten uppnår.

Offentlig finansierad ersättning till deltagare kan också användas som medfinansiering, tidredovisningen är då det som verifierar och styrker utgiften vid ansökan om utbetalning.

Vad är en deltagare?

Med deltagare avses personer som direkt gynnas av en ESF-insats som kan identifieras och kontaktas för att lämna uppgifter om sig själva, och för vilka särskilda utgifter öronmärks. Andra personer ska inte betraktas som deltagare.

Digital tidredovisning:

Samtliga projektägare inom Programområde 1 och Programområde 2 ges möjlighet att digitalt signera deltagarnas närvarotid för genomförda aktiviteter i projektet genom deltagarportalen i Projektrummet. OBS! För att kunna använda sig av digital tidrapportering av deltagare behövs ett Personuppgiftsbiträdesavtal tecknas!

Personuppgiftsbiträdesavtal

ESF-rådet har tagit fram en mall för Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) som syftar till att reglera behandlingen av de personuppgifter som personuppgiftsbiträdet behandlar för den personuppgiftsansvariges räkning vad gäller den digitala deltagarredovisning som förekommer inom ramen för det ESF-finansierade projekt den Personuppgiftsansvarige driver.

Personuppgiftsbiträdesavtalet reglerar Personuppgiftsbiträdets behandling av Personuppgifter för Personuppgiftsansvarigs räkning samt den integritetsnivå som ska uppnås vid Behandlingen.

I de fall en projektägare använder deltagarportalen i flera olika projekt måste det tecknas ett avtal per projekt.

I de fall det är samarbetsprojekt mellan flera juridiska parter och därför kommer finnas personuppgifter om deltagare från flera olika kommuner/organisationer i ett och samma projekt så behövs det ett avtal mellan Svenska ESF-rådet och varje organisation som registrerar personuppgifter i vårt system.

Personuppgiftsbiträdesavtal syftar till att säkerställa de registrerades fri- och rättigheter när projektägaren anlitar ett Personuppgiftsbiträde vid behandling av personuppgifter och till att uppfylla artikel 28.3 Allmänna Dataskyddsförordningen EU 2016/679 (Allmänna Dataskyddsförordningen EU 2016/679 föreskriver att det ska finnas ett skriftligt avtal om Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning). För mer information om PUB-avtalet skicka era frågor till projektrummet@esf.se

Deltagarportal

Svenska ESF-rådet ger samtliga projektägare inom Programområde 1 och Programområde 2 möjlighet att digitalt signera deltagarnas närvarotid i projektets aktiviteter genom Deltagarportalen i Projektrummet. Bedömning bör göras, i samråd med ESF-rådet (ansv Samordnare/Ekonom för projektet), utifrån projektets uppbyggnad/struktur om IT-verktyget är effektivt och administrativt förenklande för just ert projektupplägg. I de fall ni bedömer att IT-verktyget kommer att underlätta er administration och effektivisera hantering av deltagarnas underskrifter så ska projektet inte använda sig av ESF-rådets manuella mallar för redovisning av deltagarnas tid.

Intyg för närvarotid för deltagare i socialfondsprojekt skapas med automatik i IT-verktyget i samband med registrering/signering av deltagare/månad och kan tas fram i Projektrummet, även värden som ska rapporteras till SCB skapas i verktyget som ni sedan behöver kopiera över till SCB-mallen.

Registrering av aktiviteter, deltagare och rapportering/signering av deltagarnas närvarotid (ansvarig för deltagarnärvaro) sker i Projektrummet (Deltagarportalen) och signering/rapportering av deltagaren för närvarotid sker i en extern portal – Aktivitetsportalen.

I dagsläget sker inloggning i Projektrummet med användarnamn och lösenord och signering av närvarotid görs genom att ange en fyrsiffrig säkerhetskod som skickas antingen via sms eller e-post till behörig person/ansvarig för deltagarnärvaro.

I Aktivitetsportalen sker inloggningen antingen med användarnamn (e-post) och lösenord och sedan verifiering med säkerhetskod för projekt inom programområde 2 kan deltagaren även välja att logga in med bank-id alternativt mobilt bank-id.

Handledningarna för portalerna hittar du här:

För mer information hur Deltagarportalen fungerar kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på ESF-rådet. 

Manuell tidredovisning:

Det går även bra att redovisa deltagarnas tid i projektet manuellt. Det finns framtagna blanketter som innehåller obligatoriska uppgifter som ska ingå i redovisningen. ESF-rådets beslutade blanketter ska användas vid redovisning till ESF-rådet. Intygen av närvarotiden skapas i samband med registrering av deltagare/månad. Dessa intyg ska undertecknas och skickas in till ESF-rådet i samband med att tiden redovisas i ansökan om utbetalning. Bakomliggande underlag ska sparas hos projektägaren. 

Mallarna för redovisning av deltagare i programområde 1 och 2 utgår från vilket programområdes målgrupp deltagaren tillhör. För sysselsatta deltagare ska mallarna för programområde 1 användas och för icke-sysselsatta deltagare ska mallarna för programområde 2 användas.

Om du redovisar ett projekt som har deltagare som tillhör målgrupperna för både programområde 1 och 2 ska du således använda mallar för bägge dessa programområden. Dessa klistrar du sedan in i mallen för redovisningen till SCB.

Instruktioner om hur blanketterna ska fyllas i finns i exceldokumentet i en egen flik, se fliken instruktion. 

Elektroniska underskrifter för tidredovisning

Svenska ESF-rådet godkänner att projekt kan använda sig av enkel eller avancerad elektronisk underskrift i undertecknandet av dokumentation som hör till personalens tidsredovisning som skickas in till Svenska ESF-rådet i enlighet med de krav som gäller för den egna verksamhetsformen.

En enkel elektronisk underskrift innebär att underskriven originalblankett skannas in medan en avancerad elektronisk underskrift måste uppfylla vissa tekniska krav. Den ska vara knuten till den som har skrivit under handlingen och personen ska kunna identifieras genom underskriften. Den avancerade elektroniska underskriften ska vara skapad på ett sådant sätt att den som har skrivit under har kontroll över underskriften. Ändringar i den avancerade elektroniska underskriften ska kunna upptäckas.

Det finns många olika företag som erbjuder systemstöd för avancerad elektronisk signering, till exempel Mobilt Bank-ID. Ofta går det till så att underskriftstjänsten skapar en verifikatsida (eller loggsida) på eller till den aktuella handlingen. Det behöver tydligt framgå på verifikatsidan vilket dokument som skrivits under, av vem samt när i tid. Om underskriftstjänsten inte skapar en verifikatsida måste det skickas in någon annan uppgift som kan visa på att aktuell handling skrivits under med en elektronisk underskrift och när det skedde, till exempel ett intygande upprättat för hand. Detta så att det går att verifiera underskriften. Svenska ESF-rådet godkänner att projekt kan använda sig av avancerade elektroniska underskrifter i undertecknandet av dokumentation som skickas in till Svenska ESF-rådet i enlighet med de krav som gäller för den egna verksamhetsformen.

Originalhandlingen måste fortfarande bevaras hos er som projektägare.