Redovisning av personal och deltagare
Alla som arbetar i ett socialfondsprojekt måste redovisa och intyga sin tid i projektet. Detta gäller samtliga anställda oavsett om tiden avser direkta kostnader eller medfinansiering. Även deltagares tid i projektet ska redovisas.
Redovisning av personal
För att förenkla administrationen använder sig Svenska ESF-rådet av enhetskostnader vid budgetering och redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet.
Med den schabloniserade ersättningen (enhetskostnaden) är det enbart tidredovisningen som verifierar och styrker utgiften vid ansökan om utbetalning. Aktuell arbetsinsats väljs bland sju fastställda aktiviteter vilka framgår i tidrapporten.
Projektet kan som mest få stöd för 1720 timmar per kalenderår och anställd i projektet. Det är möjligt att redovisa upp till 13 timmar per dag och anställd. Det är projektägarens ansvar att säkerställa att årsarbetstiden samt redovisad tid per dag inte överskrids per anställd.
För att stödsökande ska ha rätt att tillämpa enhetskostnader krävs att ett anställningsförhållande finns för den som redovisar tid i projektet.
Vid efterkontroll ska projektägaren kunna verifiera att man uppfyllt grundkravet för att ha rätt att tillämpa enhetskostnader. Det innebär att det finns anställningsavtal och lönespecifikation som styrker att personal som man tagit upp kostnader för har varit i tjänst under den period som kontrolleras. För att vara stödberättigad ska kostnaden för respektive anställd vara upptagen i projektets budget.
Digital tidredovisning – personal
För projekt som rapporterar personal i ESF+ 2021-2027 används Svenska ESF-rådets portal för tidrapporter. https://tidrapport.esf.se
För att kunna rapportera tid i ett projekt måste personalen knytas till projektet. Det sker genom att lägga till anställda i ert projekt i Projektrummet+ för ESF+. Observera att en person i dagsläget enbart kan inneha en roll i projektet.
Lägga till personal
Logga in i Projektrummet+, välj projektet som ni ska lägga till en anställd för. Under menyalternativet Projektpersonal lägger ni till projektpersonal med hjälp av knappen ”Lägg till anställd”. För att lägga till en anställd så måste ni ange följande information:
- Förnamn
- Efternamn
- E-post
- Under vilken budgetpost personen ska rapportera tid (utifrån budget, kostnadsbärare/finansiär)
- Enhetskostnad (aktuella val är utifrån er budget)
- Titel/funktion för tillagd anställd. Tänk på att ange samma titel/funktion som finns i budget samt bifoga ett anställningsavtal som verifierar att personen är anställd och att rätt enhetskostnad är använd. Ange sista dag som personen kan tidsrapportera (observera att datumet automatiskt är satt till projektets sista dag)
- Under typ av dokument och knappen välj fil kan ni ladda upp anställningsavtal för projektpersonalen eller motsvarande dokument som säkerställer att personen är anställd och att rätt enhetskostnad är vald.
Redigera personal
Leta upp den individ ni vill justera i listan över anställda, använd pennikonen. Det går att justera enhetskostnad och sista dag för rapportering
Rapportera tid
När en anställd i ett projekt ska rapportera sin tid så loggar hen in via portalen för tidrapportering https:/tidrapport.esf.se. Efter att hen har loggat in presenteras de projekt som hen är projektpersonal i. Efter att hen har valt aktuellt projekt så finns det en lista över de månader där hen kan rapportera tid.
Välj aktuell månad. Fyll i tiden för aktuell månad utifrån Svenska ESF-rådets sju fasta aktiviteter:
1. Kartläggning och rekrytering av deltagare – Detta alternativ används vid allt förberedande arbete kring en deltagare innan hen blir inskriven i projektet.
2. Arbete med deltagare – Detta alternativ används vid allt arbete efter en deltagare blivit inskriven i projektet inklusive administration och uppföljning av en deltagare.
3. Arbete med samarbetspartners – Detta alternativ används vid arbete som handlar om att ha samarbete med olika aktörer inom projektet eller att upprätta nya samarbeten.
4. Metodutveckling – I de fall det finns beviljade aktiviteter för metodutveckling i projektet så skall detta alternativ användas när personal jobbar med detta.
5. Organisationsutveckling – I de fall det finns beviljade aktiviteter för organisationsutveckling i projektet så skall detta alternativ användas när personal jobbar med detta.
6. Spridning och synliggörande – Detta alternativ används vid aktiviteter som syftar till att sprida och synliggöra projektet på olika sätt.
7. Styrning och rapportering – Detta alternativ används vid projektledningsarbete, uppföljning av mål och budget samt övergripande administration och rapportering i projektet
För att spara ert arbete med tidsredovisning så används knappen “Spara ändringar”.
Signera tidrapport
När ni har rapporterat klart för månaden, ska den rapporterade tiden signeras, detta görs med hjälp av knappen “Signera”. Vid signering så överförs tidrapporten automatiskt till ansökan om utbetalning. Observera att för programperioden 2021-2027 sker signering bara av den person som rapporterat tid och inte av överordnad chef (vilket var lösningen för programperioden 2014-2020).
Återsända tidrapport
Om det blivit fel och ni behöver återsända tidrapporten tillbaka till den som rapporterat tid, så sker det via Ansökan om utbetalning. Leta fram aktuell ansökan och person och klicka på knappen “Återsänd tidrapport”. Observera att enbart tidrapporter vars ansökan om utbetalning inte är inskickade till Svenska ESF-rådet kan återsändas.
Redovisning av deltagare
All tid som en deltagare deltar i ett socialfondsprojekt ska redovisas. Det gäller samtliga deltagare i projektet oavsett om tiden avser medfinansiering eller när deltagartiden inte är kopplat till någon finansiering. Observera att deltagare med skyddad identitet inte ska registreras i Svenska ESF-rådets digitala tidredovisningssystem, dessa deltagare ska endast redovisas till SCB.
Anledningen till att deltagarnas tid ska redovisas är att Svenska ESF-rådet behöver ta fram indikatorer om deltagare för att följa upp de resultat projekten uppnår. Offentligt finansierad ersättning till deltagare kan också användas som medfinansiering. Tidredovisningen är då det som verifierar och styrker utgiften vid ansökan om utbetalning.
I de fall deltagarens tid utgör medfinansiering i projektet ska deltagaren själv intyga den nedlagda tiden i projektet. Om tiden inte utgör medfinansiering räcker det att företrädare för projektet intygar tiden.
För att kunna ta fram indikatorer om deltagare är projekt inom programområde A, B, E och F skyldiga att rapportera deltagare till SCB. Det framgår av beslutsvillkoren att projektägaren är skyldig att informera sina deltagare om denna hantering i enlighet med instruktioner från Svenska ESF-rådet.
Mer om rapportering till SCB hittar du här
Här hittar du dokument för projektens rapportering:
Manuell tidredovisning – deltagare
I de fall projektet väljer att redovisa deltagarnas tid manuellt finns framtagna blanketter för respektive programområde som innehåller de obligatoriska uppgifter som ska ingå i redovisningen. Beroende på om deltagarnas tid genererar medfinansiering eller inte så sker den manuella tidredovisningen på olika sätt vilket beskrivs nedan:
Deltagare i projekt som inte genererar någon medfinansiering genom sin deltagarersättning behöver inte signera sin nedlagda tid. Det är istället projektägaren som rapporterar deltagarens tid i manuella blanketter, som även används som underlag till SCB-rapporteringen. Däremot behöver deltagarna själva intyga sitt deltagande i projektet i samband med att de börjar i projektet.
Svenska ESF-rådet har tagit fram två olika intyg. Intygen ser olika ut för deltagare över 18 år och deltagare under 18 år. Detta då deltagare under 18 år inte har möjlighet att intyga att de deltar i ett projekt utan endast att de har fått information om att de deltar i ett projekt. I intyget för deltagare under 18 år tydliggörs även att vårdnadshavare ska få information om den underåriges deltagande i projektet. Projekten har möjlighet att använda egna intyg om de innehåller motsvarande information. Intygen ska sparas hos projektägaren.
Deltagare i projekt som genererar medfinansiering genom sin deltagarersättning behöver signera sin tidrapport som rapporterats av projektägaren eller av deltagaren själv. Tidrapporterna sammanställs sedan både till SCB-rapporteringen och till Svenska ESF-rådet i samma blankett.
Instruktioner om hur blanketterna ska fyllas i finns i en egen flik benämnd anvisning i respektive Exceldokument. För att få tillgång till blanketten, kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på Svenska ESF-rådet.
Instruktioner om hur blanketterna ska fyllas i finns i en egen flik benämnd anvisning i respektive Exceldokument. För att få tillgång till blanketten, kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på Svenska ESF-rådet.