Handledning i projektekonomi

Den här handledningen är tänkt att fungera som kunskapskälla i projektekonomi. Den är skriven för dig och dina kollegor som fått beviljat ESF-stöd. Den är också tänkt för er är på väg att ansöka om stöd eller som kommer att vara samverkanspartner i något projekt. Handledningen är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.

Innehåll på sidan

Resultatfokus

ESF-projekten har gått från att ha revisionsfokus till resultatfokus. Det innebär förenklingar i redovisningen av kostnader för programperioden 2014-2020 jämfört med tidigare år. Förenklingarna innebär att mera tyngd läggs på att granska resultat och effekter än att granska kostnader. Det minskar administrationen i projekten.

Kostnadseffektivitet

Alla projekt som får finansiering av ESF-rådet ska vara kostnadseffektiva. Det innebär att projekten ska vara sparsamma, effektiva och arbeta ändamålsenligt.

  • Att projekten är sparsamma innebär att resurserna som används ska vara av den kvalitet och kvantitet som behövs.
  • Att projekten är effektiva innebär att resurserna ska användas på bästa sätt för att nå det förväntade resultatet.
  • Att projekten är ändamålsenliga innebär att projekten ska genomföras så att de på bästa sätt når målet och det förväntade resultatet.

Konkurrens och upphandling

Om ni som stödsökande är en upphandlande myndighet enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, ska ni även tillämpa denna lag inom projektverksamheten.

Använd de möjligheter som marknaden erbjuder genom till exempel en regelrätt konkurrensutsättning enligt LOU i upphandlings- och inköpssituationer. Gör ni det antas ni uppnå ett kostnadseffektivt resultat.

Samma bedömning gäller normalt för er som gör inköp enligt de principer som specificeras i 4 kap. 1 § LOU trots att ni inte omfattas av lagen om offentlig upphandling. Principerna rör likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet.

I korthet innebär principerna:

  • Icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet.
  • Likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer ska till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att ingen leverantör gynnas framför någon annan.
  • Öppenhet innebär att köparen är skyldig att skapa öppenhet och förutsebarhet om köpet och lämna information om hur köpet ska gå till rent praktiskt. Det innebär bland annat att offertförfrågan ska vara tydlig och innehålla samtliga krav som ställs på varan eller tjänsten.
  • Proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten ska ha ett naturligt samband med, och stå i rimlig proportion till, det som ska köpas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med köpet.
  • Ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat, som utfärdats av en myndighet i en EU-medlemsstat, ska vara giltiga också i övriga EU-länder.

Likviditet

Likviditet är ett mått på en organisations kortsiktiga betalningsförmåga. Projekt behöver ha en betalningsförmåga som är tillräcklig för att betala projektets kostnader medan ni väntar på att stödet ska betalas ut. Därför är det viktigt att ni planerar för likviditeten i projektet.

Svenska ESF-rådet har möjlighet om det finns särskilda skäl besluta om förskott på stöd. Det sker i så fall efter att ha granskat den sökandes ekonomi och projektet har fått beslut om stöd.

Utbetalningar i efterskott

Om ert projekt beviljas stöd kommer alla utbetalningar av stödet att ske i efterskott, för de kostnader som är betalda och som uppfyller övriga krav för stödberättigande kostnader.

Stödberättigande utgifter

Här kan ni läsa om vilka kostnader som Svenska ESF-rådet kan täcka, det vill säga vilka kostnader som är stödberättigande.

Vi prövar om en kostnad är stödberättigad när vi granskar ansökan om utbetalning. Stöd betalas ut för kostnader som är stödberättigande.

Krav för stödberättigande kostnader

Nedan kan ni läsa om vilka grundläggande krav vi har på stödberättigade kostnader. Kostnaderna

  • har uppkommit för att genomföra projektet
  • är skäliga
  • har uppkommit under den projektperiod som är fastställd i ert beslut om stöd
  • är förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser
  • uppfyller de villkor som anges i ert beslut om stöd
  • kan styrkas genom fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed, eller som uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.

En kostnad är inte stödberättigande om den har ingått i något annat EU-projekt eller finansierats genom något annat offentligt stöd.

Stödberättigande kostnader ska också

  • präglas av kostnadseffektivitet
  • följa gällande upphandlings- eller inköpsregler
  • följa reglerna om informationsskyldighet.

Alla kostnader ni söker stöd för, med undantag för kostnader som är baserade på förenklade redovisningsalternativ, ska vara bokförda och betalda.

Särredovisa projektets kostnader

För att vara tydliga med att kostnaderna har uppstått för att genomföra projektet ska ni särredovisa projektets kostnader, intäkter och finansiering i bokföringen.

Stödsökanden är skyldig att vara väl insatt i och följa de regler som gäller för stöd från ESF-rådet. Det är också mycket viktigt att fortlöpande sprida nödvändig information till alla aktörer i projektet.

Upphandling av externa tjänster

För att kunna genomföra projektet kan det ibland vara nödvändigt att ta hjälp utifrån genom att köpa in olika typer av externa tjänster.
Utgifter för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigade.

Upphandling

Konsulttjänster och andra externa tjänster ska som huvudregel upphandlas eller tas fram i konkurrens. De omfattas av kravet på att projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt, vilket innebär att det mest effektiva alternativet ska väljas.

Om ni som stödsökande omfattas av Lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145) ska ni tillämpa lagen inom ramen för projektet. Då antas ni nå ett kostnadseffektivt resultat.

Om ni som stödsökande inte omfattas av LOU uppnår ni normalt sett ett kostnadseffektivt resultat om ni gör inköp enligt de grundläggande principerna i LOU 4 kap. 1 §. Det innebär att ni ska behandla anbudsgivare eller potentiella leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. De ska även genomföra upphandlingar och inköp på ett öppet sätt.

Upphandlingar och köp ska vidare genomföras enligt principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet, se avsnittet om Kostnadseffektivitet under ”Stödberättigande utgifter”.

Dokumentation

Dokumentation som visar hur och på vilka grunder valet av leverantör gjorts ska alltid finnas. I samband med att kostnaden redovisas i ansökan om utbetalning ska dokumentation över de olika stegen i upphandlingsförfarandet (oavsett om det skett enligt LOU eller på i övrigt affärsmässiga grunder i enlighet med de grundläggande principerna i LOU) lämnas.

I underlaget som rör köp av tjänst ska det framgå omfattning, tidpunkt och art av utfört arbete eller tillhandahållen tjänst. Underlag kan vara avtal eller specifikation till faktura.

Särredovisa externa tjänster

Kostnadsslaget Externa tjänster ska särredovisas i bokföringen.

Kostnadsslag

Personal

Enhetskostnader

För att förenkla administrationen har Svenska ESF-rådet infört enhetskostnader vid budgetering och redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet. Enhetskostnader finns bara i projekt som finansieras av Europeiska socialfonden.
Projekt som finansieras av Fead har inga enhetskostnader. Istället granskas faktiskt lön utifrån lönespecifikationer avseende den period som kontrolleras.
Enhetskostnader behöver inte särredovisas i bokföringen.


Beslutad beräkning av enhetskostnader

EU-kommissionen har godkänt en svensk modell för beräkning av enhetskostnader för Socialfonden. Enligt modellen är en genomsnittlig arbetstid i Sverige 1862 timmar inklusive semester. Per månad blir det 155,16 timmar. Det är grunden vid beräkning av personalkostnader i projekt.
Inom programområde 1 utgår enhetskostnaderna från yrkeskategorier. I programområde 2 och 3 utgår enhetskostnaderna från vilka funktioner personalen har i projektet.


Bakgrund till beräkning av enhetskostnader

Pålägg för lagstadgad semester (12 %) har lagts till lönen, samt ett genomsnittligt pålägg på 42,68 procent för arbetsgivaravgift, lagstadgade och kollektivavtalade pensioner och försäkringar. Därefter har timlönekostnaden räknats fram.

För att uppdatera timlönerna till 2015 år lön gjordes pålägg med 6,83 % med stöd av den faktiska löneutvecklingen på den svenska arbetsmarknaden 2013 2,68 % (källa: SCB) samt 2 % 2014 och 2 % 2015 med stöd av förordningen (EU) 1303/2013 artikel 91.1. Därefter räknas lönerna upp 2 % per år.

Den genomsnittliga lönenivån har jämförts mellan olika regioner, och analysen visar att skillnaden mellan regionerna ryms inom ett +/- 10 procent intervall, förutom i Stockholmsregionen där medellönen är +8,09 procent till +17,9 procent högre än riksgenomsnittet för de aktuella yrkeskategorierna.

Mot denna bakgrund har separata enhetskostnader tagits fram – en för Stockholmsregionen och en för övriga regioner, baserat på medellönen för respektive region. Utgå från det geografiska området där projektet bedriver sin huvudsakliga verksamhet.

Uppräkning av enhetskostnader sker årsvis, men de enhetskostnader som beviljats för ett projekt är den samma under hela projekttiden.

Stäng

För projekt inom programområde 2 med projektstart 2018

Alla projekt som startar 2018 eller senare i programområde 2 ska budgeteras på basis av enhetskostnadsberäknade personalkostnader samt en 40 %-schablon. Övriga kostnader (Externa tjänster, Resor och logi, Ungas mobilitet samt Utrustning och materiel) kan inte längre ingå i projektbudgeten och täcks istället av schablonen. Detta gäller för både direkt lön och medfinansiering i bidrag i annat än pengar.

Syftet är att flytta fokus från projektadministration till projektens resultat och effekter, minska den administrativa bördan för projektägaren samt utgångspunkten att en förenklad budget leder till färre fel. Enhetskostnaden ska ses som en timkostnad som ska täcka samtliga kostnader som uppstår för att nå projektets resultat och mål.

40 %-schablonen ingår i de nya enhetskostnaderna för 2018 och kommer därför med automatiskt när man lägger in personalkostnader i budgeten i ansökan om stöd och kostnadsredovisningen i ansökan om utbetalning. Kostnader av regionalfondskaraktär samt Intäkter budgeteras, redovisas och granskas alltså som tidigare. Även medfinansieringsformerna Deltagarersättning och Kontant medfinansiering budgeteras, redovisas och granskas som tidigare.

Att budgetera i projektrummet

De enhetskostnader som gäller för aktuell utlysning finns förprogrammerat i Projektrummet Budgetera per medarbetare i Projektrummet för att tydliggöra resurssättningen.

Så här budgeterar ni faktisk nedlagd tid i projektet

Nedlagd tid i projektet som ska ersättas av Svenska ESF-rådet kan endast tas upp med faktisk nedlagd tid eller högst 155,16 tim/månad. 155,16 timmar är motsvarande en full månadslön. Då lagstadgad semester på 12 % redan är inräknat i enhetskostnaden kan en heltidsanställd i projektet maximalt redovisa 10,71 månader om året, motsvarande 1662 timmar per år (155,16 x 10,71) Semester 1,29 månader motsvarar 200 timmar. Antagandet baserar på fem veckors semester.

Information om beslutade enhetskostnader hittar ni under de olika programområdena nedan.

Fördjupad information, redovisning av personalkostnader inom Socialfondens olika programområden:

Ungas mobilitet

Svenska ESF-rådet deltar i ett nätverk för lärande, ”Transnational mobility measures for disadvantaged youth and young adults” (TLN mobility). I den här typen av projekt vistas deltagarna ibland utomlands. Vid budgetering av kostnader som uppstår i samband med det ska enhetskostnaderna under kostnadsslaget Ungas mobilitet användas.

Utlandspraktik

Projektmedel inom Europeiska socialfonden är avsedda för respektive medlemsstat. Det innebär att projekten kan finansiera kostnader kring en utlandspraktik som är kopplade till deltagarna i ett projekt. Det kan exempelvis vara resor, logi och sociala kostnader som projektet betalar till en arrangör i mottagarlandet.

På samma sätt kommer projektet få betalt från den projektpartner man har i mottagarlandet när man ordnar platser för ungdomar som ska praktisera i Sverige. I Projektrummet ska totalsumman för dagsbelopp för uppehälle och försäkring och totalsumman för resekostnader anges separat.

Särredovisa Ungas mobilitet

Kostnadsslaget Ungas mobilitet ska särredovisas i bokföringen.

Aktuella enhetskostnader

Resor och logi

Dessa utgifter för resor och logi är stödberättigande:

  • resor, såsom biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, milersättning och vägtullar
  • måltider, om de inte täcks av traktamente
  • logi
  • visum
  • dagtraktamente
  • parkeringsavgifter omfattas av ett förenklat kostnadsalternativ (schablon om 15 %) och anges i även i bilagan till myndighetens föreskrifter som en indirekt kostnad. Parkeringsavgifter ska alltså alltid betraktas som en indirekt kostnad.

Underlag

För att kostnaderna ska vara stödberättigande ska deltagare och syfte klart framgå av underlagen.

Särredovisa resor och logi

Kostnadsslaget Resor och logi ska särredovisas i bokföringen.

Utrustning, materiel och lokaler

Kostnader för utrustning och materiel som köps, hyrs eller leasas av stödmottagaren för att genomföra projektet är stödberättigande. Det gäller även hyra för att genomföra projektet. Om utrustningen som köps in kommer att ha ett värde när projektet avslutas, får den förvaltande myndigheten besluta att utgiften endast till viss del är stödberättigande. Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas, ska inkomsten räknas av från stödet.

Kostnader för egna lokaler är stödberättigande om lokalen nyttjas av deltagarna i projektet. Då ska den budgeteras som en direkt kostnad i budgeten. För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med deltagarnas aktiviteter att göra.

Kostnader för konferenslokaler är stödberättigande.

Projektpersonalens lokaler omfattas av schablonen

Kostnader för projektpersonalens lokaler omfattas av schablonen för indirekta kostnader och ska inte tas upp som direkt kostnad.

Särredovisa utrustning och materiel samt externa lokaler

Kostnadsslaget utrustning och materiel samt externa lokaler ska särredovisas i bokföringen.

Indirekta kostnader

Indirekta kostnader kallas även för overheadkostnader och är gemensamma kostnader i stödsökandes organisation som fördelas ut på användarna. De omfattar även kostnader som kan knytas till de anställda i projektet såsom kontorslokaler, kontorsmateriel, friskvård med mera.

Om ett projekt har stödberättigande personalkostnader ska projektets stödberättigande indirekta kostnader beräknas enligt en särskild schablon som Europeiska Kommissionen har fastställt. Syftet med schablonerna är att förenkla kostnadsredovisningen för stödmottagarna som slipper att registrera fakturor och kvitton för vissa kostnader i ansökan om utbetalning.

Dessa kostnader ska alltså inte budgeteras eller redovisas som direkta kostnader.

I socialfondsprojekt används en schablon för indirekta kostnader på 15 % baserat på personalkostnaderna.

En detaljerad förteckning över indirekta kostnader finns i bilagan till föreskriften. Kostnadskategorier som klassificerats som indirekt kostnad i bilagan till föreskriften är inte stödberättigande som direkt utgift.


Nedan kan du läsa ESF-rådes ställningstaganden om indirekta kostnader.


Kompetensutveckling

I de allra flesta fall bör kompetensutveckling vanligtvis bedömas vara kompetensutveckling för ordinarie arbete och betraktas som en indirekt kostnad som omfattas av schablonen om 15 %. Det kan dock förekomma att ett projekt har kostnader för viss projektrelaterad utbildning. För att driva ett projekt förutsätts dock att projektet redan har utbildad personal. Annars borde projektet inte godkänts i beredningen eftersom det då det brister i genomförandekapaciteten. Endast om det tydligt framgår av projektansökan och budgeten att projektet är förenat med en specificerad utbildningskostnad samt att Svenska ESF-rådet har godtagit kostnaden kan den tas upp som en direkt kostnad.

Projektrelaterad utbildning bör därför endast godkännas om det tydligt framgår i ansökan och ESF-rådet har bedömt kostnaden som nödvändig för projektet.

Stäng

Tid för aktiviteter kopplade till kostnader som stryks

Eftersom en kostnad som bedöms som en indirekt kostnad inte ska tas upp som en direkt kostnad är tiden för aktiviteten inte stödberättigande heller. Det bör finnas ett samband mellan bedömningen mellan om en kostnad är stödberättigande som en direkt kostnad och den tid som aktiviteten är knuten till. Utgångspunkten är att om en kostnad för exempelvis utbildning strukits med hänvisning till att utbildningen bedöms ingå i schablonen om 15% bör även den tid som den projektanställde tagit upp för att gå på utbildningen strykas. Notera att det som avses är projektpersonalens kompetensutveckling och inte deltagarnas kompetensutveckling.

Stäng

Intern representation

Intern representation är att anse som en indirekt kostnad och avser vanligtvis när projektpersonal inklusive personal från eventuella samverkan/samarbetsparter träffas för att delta i planerade projektaktiviteter och styrning av projektet. Förtäring i dessa sammanhang ingår i schablonen.

Stäng

Extern representation

Extern representation i form av mat och dryck kan utgöra stödberättigande direkta kostnader. I sådana fall är både de externa gästernas och deltagande projektpersonals kostnader för förtäring stödberättigande. En förutsättning av att bevilja extern representation är dock att följande punkter beaktas.

  • Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter vid utländska besök, mässor och utställningar
  • Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan.
  • Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.
Stäng

Externa lokaler/Egen lokal

Kostnader för projektpersonalens kontor omfattas alltid av schablonen för indirekta kostnader. Men hyra för externa lokaler kan vara stödberättigande. Med externa lokaler menas lokaler som inte är projektpersonalens kontorslokaler.

De kostnader för externa lokaler som projektet kan få stöd för är hyra för den andelen av lokalytan och den tid som projektet använder lokalerna för att genomföra aktiviteter för deltagarna i projektet.
Två frågeställningar gällande lokaler är aktuella:

Om man har egna lokaler där projektdeltagarna ska befinna sig, hur ska man då redovisa den kostnaden?
ESF-rådet har slagit fast att med externa lokaler menas att den del av lokalen som nyttjas av deltagarna tas upp som en direkt kostnad i budget.
För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell, som visar hur stor andel av hyran som har direkt med projektaktiviteterna att göra och hur stor andel av lokalen som nyttjas av projektorganisationen, dvs. personalen i projektet. Kostnaderna för projektaktiviteterna för deltagarna redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och materiel och externa lokaler. Kostnader för projektpersonalens lokaler räknas inte som externa lokaler, utan omfattas av schablonen för indirekta kostnader.

Om projektpersonalen åker på kickoff och hyr en lokal externt. Ingår den kostnaden i schablonen eller ska men budgetera och redovisa den kostnaden som extern lokal?
Är kick-offen specifik och projektets inriktning vinner på det, samt att aktiviteten bidrar till att nå projektmålen kan kostnaden redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och material och externa lokaler. Bedömning görs från fall till fall, ta därför kontakt med din samordnare innan ni genomför aktiviteten.

Stäng

Traktamente

Traktamente ingår inte i enhetskostnaderna och är inte heller att betrakta som en indirekt kostnad (finns inte heller nämnd i bilaga till förskriften) då det är en kostnad som är knuten till en specifik individ. Traktamente är därför att anse som en stödberättigande direkt kostnad förutsatt att traktamentet bedöms som nödvändigt för projektets genomförande.

Stäng

Parkeringsavgifter

Parkeringsavgifter är alltid en indirekt kostnad.

Stäng

Intäkter

Budgetera intäkterna

Budgetera förväntade intäkter som projektet kommer att åstadkomma under budgetpost Intäkter. Lämna en beskrivning av vilka intäkter som förväntas bli aktuella i projektet.

Exempel på intäkter

Som intäkter räknas inkomster från projektet. Det kan vara från försäljning, uthyrning, tjänster, anmälningsavgifter med mera.
I de fall personal i projektet har någon typ av anställningsstöd, till exempel lönebidrag ska det budgeteras som intäkt i projektet.

Redovisa intäkterna

Intäkter ska särredovisas i bokföringen.

ERUF – Kostnader av regionalfondskaraktär

Ett Socialfondsprojekt kan innehålla utgifter för aktiviteter som faller inom ramen för Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF). Fonden syftar till att minska den regionala obalansen inom EU och finansierar bland annat insatser inom infrastruktur, sysselsättning samt lokal och regional utveckling. Högst 49 procent av projektets finansiering från socialfonden kan avse sådana utgifter.

Bedömning görs från fall till fall, ta därför kontakt med oss om du har inslag av ERUF karaktär i ditt projekt.

Budgeten skiljer sig från Socialfonden

Budgeten för kostnader av regionalfondskaraktär skiljer sig något från Socialfonden. Det rör

  • budgetering av personalkostnader (faktiska kostnader)
  • schablon 42,68% för lönebikostnader
  • schablon för indirekta kostnader (två alternativ 15 % resp. 20 %)
  • benämning av investeringar och utrustning (jfr utrustning och material).

Det är de faktiska kostnaderna som ligger till grund för budget. I mallen uppger ni faktisk timlön eller faktisk månadslön * sysselsättningsgrad * 42,68% (avser lönebikostnader) *antal timmar alternativt antal månader.

Kostnader för personal omfattar utbetalda faktiska lönekostnader för egen personal anställd för projektet eller egen personal särskilt avdelad för att arbeta i projektet. I lönekostnaderna får det räknas med semesterlön (enligt lag 12 % vid 25 semesterdagar). Har den anställde rätten till fler semesterdagar ökas antalet.

Medfinansiering

Medfinansiering innebär när man ska sätta igång ett projekt måste projektet stå för en del av kostnaderna. Medfinansieringen är ett sätt att se till att det finns regionalt och nationellt stöd och intresse för projekten. Det är också ett sätt att betona det gemensamma ansvaret mellan EU och medlemsländerna.

Grad av medfinansiering varierar

I varje utlysning framgår det vilken grad av medfinansiering som är aktuell. Det varierar från utlysning till utlysning beroende på programområde och målgrupp. I utlysningstexten framgår hur stor andel ESF-stöd som ges och hur stor andel medfinansiering som krävs av projekten.

Vad medfinansieringen kan bestå av

Medfinansieringen kan bland annat bestå av deltagarersättningar och finansiering från medverkande aktörer i form av nedlagd tid i projektet (offentligt och privat bidrag i annat än pengar). Medfinansieringen kan även vara kontanta medel från projektägaren.

Tänk på att de kostnader som budgeteras och redovisas under offentligt bidrag i annat än pengar INTE ska tas upp som direkta kostnader i projektet.

Deltagarersättning

Offentligt finansierad ersättning till deltagare kan användas som medfinansiering. Enhetskostnader tillämpas vid budgetering och redovisning. Enhetskostnaderna är framtagna per timme och storleken på ersättning beror på medfinansiär, ersättningstyp och ålder på deltagaren.

Etableringsersättning

Etableringsersättningen budgeteras per dag (inte per timme) då den ersättningen bygger på dagsersättningar. Det är bara ersättningen som kan ligga till grund för medfinansiering, inte eventuella tillägg som till exempel bostadsbidrag. Observera att etableringsersättningen rapporteras utifrån faktiskt närvarotid i projektet. Exempel: Om en deltagare är 50 % i projektet kan endast 154 kronor räknas som medfinansiering per dag.

Anställningsstöd som grund för medfinansiering

Svenska ESF-rådet har beslutat att inkludera extratjänst, introduktionsjobb samt lönebidrag för utveckling i anställning som grund för medfinansiering.

Aktuella enhetskostnader deltagare

Att räkna ut medfinansiering – deltagarersättning

Ni budgeterar för den tid ni beräknar att deltagarna kommer att vara närvarande i projektet. Uppge beräknad närvarotid i månader i Projektrummet och hur många deltagare som omfattas. I samband med budgetering av medfinansieringen av deltagarersättningen i de olika faserna kan dokumentet Mall för beräkning av deltagarersättning. användas som hjälpmedel.

Om projektet kräver lägre medfinansieringsgrad än vad beräkningen i mallen visar, justera detta genom att minska antalet månader i Projektrummet. Skicka gärna mallen som bilaga till ansökan om stöd för att tydliggöra budgeterad medfinansiering.

Offentligt och privat bidrag i annat än pengar

Som offentligt eller privat bidrag i annat än pengar redovisas i normalfallet resurser som tillförs projektet i natura av externa aktörer. Det kan exempelvis vara arbetsinsats utförd av anställd personal. Medfinansiering i form av utgifter för löner till anställda ska verifieras med arbetstidredovisning och framtagna mallar ska användas.

Som nämnt ovan kan anställd personals arbetsinsats vara medfinansiering. Detta skiljer sig åt mellan programområdena, se vidare under fördjupad information vad som gäller för ditt projekt. Den mest förekommande medfinansieringen i programområde 1 är den tid som projektdeltagarnas har lagt i kompetensutvecklingsinsatserna. För att räkna fram medfinansieringen används även här enhetskostnader. Inom programområde 1 utgår enhetskostnaderna från bestämda yrkeskategorier. Endast Lönegrupp 1 får användas (detta för att underlätta verifieringen av medfinansieringen).

Medfinansiering kan också vara offentliga eller privata aktörers tillhandahållande av lokal, utrustning eller materiel till förmån för deltagare. Observera att kostnader som enbart rör projektpersonalens lokal, utrustning och materiel inte kan vara medfinansiering i projektet.

Tänk på att de kostnader som redovisas under offentligt bidrag i annat än pengar INTE ska tas upp som direkta kostnader i projektet.

Fördjupad information, redovisning av personalkostnader inom Socialfondens olika programområden:

Att räkna ut medfinansiering – Offentligt och privat bidrag i annat än pengar

Budgetera för de personalresurser som ska användas som medfinansiering genom att välja funktioner i Projektrummet. Lägg till en rad för varje medarbetare och ange hur många månader som personen ska arbeta i projektet.
I planeringen av budgeten ska hänsyn tas till de olika faserna, tänk på att under avslutsfasen kommer det oftast inte finnas några deltagare vilket påverkar bemanningen. Lämna en beskrivning av medfinansieringen i projektet där ni motiverat vilka funktioner som valts. Redogör också för personalens uppdrag och omfattning i projektet. Använd textfältet som finns under fråga ”Vilka fysiska, personella och finansiella resurser krävs för att utföra projektets verksamhet och aktiviteter samt hur ni kommer att tidsrapportera dessa…” i ansökan som stöd.

I samband med budgetering av personalresurser i de olika faserna kan mallarna du hittar här användas som hjälpmedel.

Tänk på att de kostnader som budgeteras och redovisas under offentligt bidrag i annat än pengar INTE ska tas upp som direkta kostnader i projektet.

Kontanta medel

Offentliga eller privata kontanta medel från projektägaren

Kontanta medel från projektägaren är de medel som projektägaren avser att stå för själv och utgör en andel av de direkta ansökta kostnaderna. Det innebär att projektägaren inte kan budgetera kostnader från den egna organisationen som medfinansiering i annat än pengar. De kontanta medlen ska budgeteras som kontanta medel från projektägaren.

Det belopp som i ansökan om stöd anges som kontant betalt av projektägaren kommer att i beslutet om stöd räknas som en andel av de i projektet redovisade direkta utgifterna. Detta innebär att den stödsökandes egna kontanta finansiering i projektet aldrig kan öronmärkas för någon speciell utgift.

Offentliga eller privata kontanta medel tillförda projektet

Avser pengar som en extern offentlig eller privat aktör betalar till projektet. Beloppen ska vara inbetalda, bokförda och verifierade vid ansökan om utbetalning. Inbetalt belopp kan periodiseras och tas upp med det belopp som motsvarar andelen kontanta medel i budgeten.

Klumpsumma vid förstudier

Klumpsumma är en förenklingsmodell som användas för förstudier avseende projekt med stöd upp till 400 000 kr. Av utlysningen framgår att klumpsumma ska tillämpas.

Konstruktionen innebär att man i ansökan om stöd bifogar en budget för projektets beräknade stödberättigade kostnader. Budgeten beräknas med hjälp av enhetskostnader för personal, 15 procent indirekta kostnader samt övriga faktiska kostnader. Budgetmallen du hittar här kan användas.

I projektrummet registreras endast den totala kostnaden under Kostnader socialfonden (Genomförandefas)/Externa tjänster. Om det finns krav på medfinansiering i utlysningen är endast kontant medfinansiering möjlig.
Under beredningen av ansökan om stöd fastställs klumpsummebeloppet samt kraven på den slutrapport som förstudieprojektet ska leverera för att klumpsumman ska kunna utbetalas. Beloppet som klumpsumman avser och kraven på slutrapporten skrivs in i beslutet om stöd.

När projektet är avslutat skickar stödmottagaren in slutrapporten och ansökan om utbetalning avseende den överenskomna klumpsumman till Svenska ESF-rådet. Uppfyller slutrapporten de krav som angavs i beslutet, godkänns slutrapporten och klumpsumman utbetalas. Inkommer ingen slutrapport som kan godkännas kommer inget stöd att utbetalas.

Den stödsökande ska inte verifiera sina faktiska kostnader. Ingen tidredovisning eller särredovisning av kostnader krävs. Uppföljning kommer enbart att ske avseende hur slutrapporten lever upp till ställda krav i beslutet.

Redovisa projektets verksamhet

Ni som beviljats stöd genom Svenska ESF-rådet ska rapportera till oss under tiden ni arbetar med projektet och när ni avslutar det. Hur ofta ni ska rapportera och för vilka perioder framgår av ert beslut om stöd.

Ansökan om utbetalning

När ni ansöker om utbetalning ska ni skicka in läges- eller slutrapporter och ekonomisk redovisning. I samband med vissa läges- och slutrapporter ska ni också rapportera era utvärderingsinsatser.

Rapporteringen sker i projektrummet.

Läges- och slutrapporter

Det är ett krav att ni som stödmottagare ska fylla i och skicka in lägesrapporter kontinuerligt under hela projektperioden. Detta ska ni göra i samband med ansökan om utbetalning. Vid er sista ansökan om utbetalning ska ni både skicka in en lägesrapport och en slutrapport.

Syftet med lägesrapporterna är att stämma av och följa upp att projektet genomförs enligt beslutet om stöd. En lägesrapport ska också kunna kopplas till de redovisade kostnaderna i ekonomirapporten. I lägesrapporterna ska ni också löpande rapportera utfall och resultat av era utvärderingsinsatser.

Svenska ESF-rådet godkänner rapporten i dialog med er som stödmottagare. Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan det innebära att ni behöver komplettera lägesrapporten.


Ta reda på vad som gäller

Förändringar i projektet

Stödsökanden är skyldig att vara väl insatt i och följa de regler som gäller för stöd från ESF-rådet. Det är också mycket viktigt att fortlöpande sprida nödvändig information till alla aktörer i projektet.

Förändringar i projektet

Alla förändringar av projektet ska snarast rapporteras till ESF-rådet. Om förändringen ändrar förutsättningarna för beslutet om stöd ska detta skriftligen inkomma till ESF-rådet att ta ställning till.

Medfinansieringen

Kom redan från början överens med eventuella medfinansiärer om när och hur medfinansieringen ska betalas och/eller redovisas till projektet. Det är den stödsökandes ansvar att inhämta underlag för verifiering av medfinansiering.

Observera att det är endast deltagarnas faktiska nedlagda tid som kan användas som medfinansiering i projektet.

Utbetalningarna sker i efterskott

Planera likviditeten i projektet. Alla utbetalningar av stöd sker i efterskott. Detta innebär att man som stödsökande själv måste kunna finansiera projektets utgifter i avvaktan på utbetalning av stöd.

Utgifterna ska finnas med i beslutet

Alla utgifter och aktiviteter ska, för att vara stödberättigande, vara nödvändiga för projektets genomförande och finnas med i beslutet om stöd. De ska också vara uppkomna inom den beslutade projektperioden.

Svenska ESF-rådet rapporterar ärenden till OLAF

Svenska ESF-rådet måste rapportera alla ärenden där vi, eller andra myndigheter som handlägger stöd, hittar fel i den EU – finansierade delen av stödet på mer än 10 000 euro. OLAF är den europeiska byrån för bedrägeribekämpning. Vi rapporterar ärendena oavsett om det är ett misstänkt bedrägeri eller ett vanligt fel.

Förskott

Det är ingen given rättighet att få förskott. En ansökan om förskott bedöms av Svenska ESF-rådet i varje enskilt fall.

För att förskott ska bli aktuellt ska den som söker stöd ha en tillräckligt god operativ, ekonomisk och administrativ förmåga för att genomföra projektet så som det är beskrivet i beslutet om stöd. Vid bedömningen om förskott tas hänsyn till om sökande exempelvis har obetalda skatteskulder, andra skulder eller om en stödsökande kan ställa säkerhet.

Förskott får vara hälften av det beviljade stödbeloppet, men det finns ett maxbelopp. För projekt som fått stöd från Socialfonden får förskottet högst vara 400 000 kronor. För projekt som fått stöd från Fead får förskottet vara högst 250 000 kronor.

ESF-rådet kan begära in information som visar projektets kassalikviditet, soliditet, saldobesked från Skatteverket samt underlag från Kronofogdemyndigheten, kreditupplysningsföretag och Upplysningscentralen.

Att avräkna beviljat förskottsbelopp

Avräkning av beviljade förskott går att göra i Projektrummet. För en ansökan om utbetalning av stöd i sektionen ”Kostnadsredovisning” visas ”Förskottsavräkning” som ett eget kostnadsslag, och består av två fält, ”Beskrivning” och ”Belopp”. I beskrivningsfältet anger ni texten ”Avräkning förskott” och i beloppsfältet anges det belopp som ska avräknas i enlighet med den avräkningsplan som skickats in med er ansökan om förskott och som godkänts av Svenska ESF-rådet i samband med beslutet. Vid avvikelser från tidigare godkänd avräkningsplan, kontakta er ekonom för projektet hos Svenska ESF-rådet för eventuell revidering av planen.

Att ansöka om förskott

Ni ansöker om förskott i projektrummet.

I ansökan ska ni ange vilket förskottsbelopp ni ansöker om och motivera varför ni behöver förskottet.

Dokumentation och arkivering

Svenska ESF-rådet har rätt att följa upp ert projekt. Det kan vi göra genom att ta del av handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet. Det kan exempelvis vara räkenskaper hos stödmottagare, samverkansparter och medfinansiärer.

Ni som är projektägare, stödmottagare, samverkanspart och medfinansiär ska se till att de handlingar som behövs för uppföljningen finns att få ta del av.

Ekonomiska blanketter och mallar

Vi har sammanställt alla ekonomiska blanketter och mallar. Du hittar dem här: