Handledning för projektekonomi för beviljade projekt
Den här handledningen är tänkt att fungera som kunskapskälla i projektekonomi. Den är skriven för dig och dina kollegor som redan beviljats ESF-stöd. Handledningen är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.
Stödsökanden är skyldig att vara väl insatt i och följa de regler som gäller för stöd från Europeiska socialfonden. Det är också mycket viktigt att fortlöpande sprida nödvändig information till alla aktörer i projektet.
Nedan följer handledning kring rapportering och redovisning av ert beviljade projekt.
Stödberättigande utgifter
Särredovisa projektets kostnader
För att vara tydliga med att kostnaderna har uppstått för att genomföra projektet ska ni särredovisa projektets kostnader, intäkter och finansiering i bokföringen. Alla kostnader ni söker stöd för, med undantag för kostnader som är baserade på förenklade redovisningsalternativ, ska vara bokförda och betalda.
Stödsökanden är skyldig att vara väl insatt i och följa de regler som gäller för stöd från Svenska ESF-rådet. Det är också mycket viktigt att fortlöpande sprida nödvändig information till alla aktörer i projektet.
Upphandling av externa tjänster
För att kunna genomföra projektet kan det ibland vara nödvändigt att ta hjälp utifrån genom att köpa in olika typer av externa tjänster. Utgifter för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigade.
Upphandling
Konsulttjänster och andra externa tjänster ska som huvudregel upphandlas eller tas fram i konkurrens. De omfattas av kravet på att projekt ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt, vilket innebär att det mest effektiva alternativet ska väljas.
Om ni som stödsökande omfattas av Lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145) ska ni tillämpa lagen inom ramen för projektet. Då antas ni nå ett kostnadseffektivt resultat.
Om ni som stödsökande inte omfattas av LOU uppnår ni normalt sett ett kostnadseffektivt resultat om ni gör inköp enligt de grundläggande principerna i LOU 4 kap. 1 §. Det innebär att ni ska behandla anbudsgivare eller potentiella leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. De ska även genomföra upphandlingar och inköp på ett öppet sätt.
Upphandlingar och köp ska vidare genomföras enligt principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet, se avsnittet om Kostnadseffektivitet under ”Stödberättigande utgifter”.
Dokumentation
Dokumentation som visar hur och på vilka grunder valet av leverantör gjorts ska alltid finnas.
I samband med att kostnaden redovisas i ansökan om utbetalning ska dokumentation över de olika stegen i upphandlingsförfarandet (oavsett om det skett enligt LOU eller på i övrigt affärsmässiga grunder i enlighet med de grundläggande principerna i LOU) lämnas.
I underlaget som rör köp av tjänst ska det framgå omfattning, tidpunkt och art av utfört arbete eller tillhandahållen tjänst. Underlag kan vara avtal eller specifikation till faktura. Kostnadsslaget Externa tjänster ska särredovisas i bokföringen.
Kostnadsslag
Personal
Enhetskostnader
Kostnadsslaget Externa tjänster ska särredovisas i bokföringen.
Resor och logi
Underlag
För att kostnaderna ska vara stödberättigande ska deltagare och syfte klart framgå av underlagen.
Kostnadsslaget Resor och logi ska särredovisas i bokföringen.
Utrustning, materiel och deltagarlokaler
Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas, ska inkomsten räknas av från stödet.
Kostnadsslaget utrustning och materiel samt externa lokaler ska särredovisas i bokföringen.
Tid för personal kopplade till kostnader som stryks
Om en kostnad för exempelvis utbildning strukits med hänvisning till att utbildningen bedöms ingå i schablonen om 15 % ska även den tid som den projektanställde tagit upp för att gå på utbildningen strykas. Notera att det som avses är projektpersonalens kompetensutveckling och inte deltagarnas kompetensutveckling.
Intern representation
Intern representation är att anse som en indirekt kostnad och avser vanligtvis när projektpersonal inklusive personal från eventuella samverkan/samarbetsparter träffas för att delta i planerade projektaktiviteter och styrning av projektet. Förtäring i dessa sammanhang ingår i schablonen.
Extern representation
Extern representation i form av mat och dryck kan utgöra stödberättigande direkta kostnader. I sådana fall är både de externa gästernas och deltagande projektpersonals kostnader för förtäring stödberättigande. En förutsättning för att bevilja extern representation är dock att följande punkter beaktas.
- Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter vid utländska besök, mässor och utställningar.
- Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan.
- Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.
Förändringar i projektet
Alla förändringar av projektet ska snarast rapporteras till Svenska ESF-rådet. Om förändringen ändrar förutsättningarna för beslutet om stöd ska detta skriftligen inkomma till Svenska ESF-rådet för att ta ställning till. Om ni vill ansöka om ändring kontakta då ansvarig samordnare för projektet hos Svenska ESF-rådet och begär att få Blanketten Ansökan om ändring. Fyll sedan i blanketten, och e-posta den till ansvarig samordnare på Svenska ESF-rådet. Efter det bereder vi er ansökan och tar beslut om ni får förändra ert projekt eller ej.
Förskott
Det är ingen given rättighet att få förskott. En ansökan om förskott bedöms av Svenska ESF-rådet i varje enskilt fall.
För att förskott ska bli aktuellt ska den som söker stöd ha en tillräckligt god operativ, ekonomisk och administrativ förmåga för att genomföra projektet så som det är beskrivet i beslutet om stöd. Vid bedömningen om förskott tas hänsyn till om sökande exempelvis har obetalda skatteskulder, andra skulder eller om en stödsökande kan ställa säkerhet.
Förskott får vara hälften av det beviljade stödbeloppet, men det finns ett maxbelopp. För projekt som fått stöd från Socialfonden får förskottet högst vara 400 000 kronor.
Svenska ESF-rådet kan begära in information som visar projektets kassalikviditet, soliditet, saldobesked från Skatteverket samt underlag från Kronofogdemyndigheten, kreditupplysningsföretag och Upplysningscentralen.
Om ni vill ansöka om förskott kontakta då ansvarig projektcontroller för projektet hos Svenska ESF-rådet och begär att få Blanketten Ansökan om förskott. Ni fyller i blanketten och skriver under den och e-postar den till ansvarig projektcontroller på Svenska ESF-rådet. Efter det bereder vi er ansökan och tar beslut om ni får förskott eller ej.
Ansökan om utbetalning
Ansökan om utbetalning i Projektrummet+
Logga in i Projektrummet+ och välj det projekt som ni vill ansöka om utbetalning för. Detta görs genom att klicka på ”Ansökan om utbetalning” för aktuellt projekt. Då visas alla ansökningar om utbetalning som är skapade hittills för projektet. Klicka på den ansökan som ni vill arbeta med. Ni ser vilken period som ansökan avser i tabellen. Till dess att ansökan är inskickad till Svenska ESF-rådet står det ”Saknas” i kolumnen för diarienummer.
För varje ansökan om utbetalning finns sex rubriker:
- Allmänt
- Uppgifter om projektets deltagare
- Sammanställning
- Kostnadsredovisning
- Dokument
- Kontrollera och skicka
Leverantörsregister
Under denna rubrik anger ni de leverantörer som levererat varor eller tjänster till projektet. Om kostnaden är knutet till ett avtal, bifoga även avtalet med leverantören. Om ni har flera avtal med samma leverantör så ska en rad skapas för respektive avtal. För projekt som använder 40 %-schablonen behöver enbart leverantörer som överskrider EU:s tröskelvärden för upphandling redovisas. För avtal med underleverantörer där underleverantörens del överskrider tröskelvärdet ska även underleverantören läggas in i registret. För ytterligare information om EU:s tröskelvärden läs mer på konkurrensverkets hemsida: https://www.konkurrensverket.se/upphandling/lagar-och-regler/troskelvarden/
Då leverantörsregistret inte kan hantera utländska leverantörer och ni har dessa i ert projekt, ska ni lägga upp dessa genom att använda ert egna organisationsnummer som den organisation som levererat varan/tjänsten.
Allmänt
Under avsnittet ”Allmänt” finns frågor att besvara för projektägaren.
Uppgifter om projektets deltagare
Här anger ni antalet individer uppdelat på kvinnor och män oavsett ålder som deltagit under perioden (deltagare som har rapporterat tid den månaden) samt hur många som deltagit totalt under projektet fram till och med denna rapportering.
Sammanställning
Här framgår på en övergripande nivå vad som lagts in som periodens sökta belopp (aktuell ansökan om utbetalning), tidigare godkända belopp samt beslutad budget.
Kostnadsredovisning
Redovisningen styrs av projektets budget. Bara kostnadsslag som i beslutet (i den fastställda projektbudgeten) har summa över noll kronor finns med i ansökan om utbetalning. Här registrerar ni de kostnader funnits för projektet under perioden. Välj först under vilket kostnadsslag kostnader ska redovisas. Tryck på knappen ”Lägg till rad” för att infoga rader. Tänk på att om ni lägger till en rad utan att lägga in data, så kommer ni att få ett felmeddelande om detta när ni försöker skicka in ansökan. Rader raderas genom att trycka på papperskorgen i slutet av raden. Behöver ni bifoga underlag till kostnadsposten sker det med hjälp av bilaga efter att posten har sparats.
Personal
All information överförs automatiskt från tidrapporteringsportalen. Observera att ni inte kommer kunna få någon ersättning för de personer som inte signerat sina tidsredovisningar när ni skickar in er sista ansökan om utbetalning.
Externa kostnader / Resor och logi / Utrustning, materiel och deltagarlokaler
Ange kostnadsbärare samt vilken leverantör som levererat varan/tjänsten (för att lägga till leverantörer – se avsnitt ”Leverantörsregister”), verifikationsnummer i bokföringen, en tydlig beskrivning av kostnaden samt beloppet.
Anställda deltagare
Här rapporterar ni de deltagare som utgör medfinansiering i projektet. Rapporteringen sker utifrån de organisationer som blir kompetensutvecklade samt totala antalet timmar för respektive organisation för aktuell månad.
Arbetslösa deltagare
Här rapporterar ni de arbetslösa deltagare som utgör medfinansiering i projektet, rapporteringen sker utifrån aktuell enhetskostnad och medfinansiär samt totala antalet timmar.
Övrig medfinansiering
Redovisning av medfinansiering sker enligt samma principer som kostnader. Endast de medfinansiärer och den typ av medfinansiering som finns med i beslutet om stöd kan väljas i ansökan om utbetalning.
Privat medfinansiering
Registreringen fungerar enligt samma princip som ovan.
Dokument
Under fliken dokument laddar ni upp bekräftelse av ansökan.
Kontrollera och skicka
När registreringen är klar ska ansökan skickas in. Detta görs genom att välja ”Kontrollera och skicka in ansökan” i kolumnen till vänster. Där finns två knappar:
- ”Kontrollera ansökan om utbetalning” – Systemet kör flödet och alla kontroller som om ni skickar in ansökan. Om något är fel så får ni information om detta.
- ”Skicka in ansökan om utbetalning” – Används när ansökan om utbetalning skickas in. Diarienumret som aktuell ansökan om utbetalning får när den är skickats in till Svenska ESF-rådet visas i rubriken i den öppna ansökan, men också i listan över projektets ärenden.
Bekräftelse av ansökan om utbetalning
Efter att ansökan om utbetalning skickats in måste ni bekräfta genom att skriva ut bekräftelse av ansökan samt signera dokumentet. Dokumentet ska sedan laddas upp under fliken Dokument, dokumenttypen ska vara Bekräftelse av ansökan. Ni kan även signera digitalt och det alternativ kan väljas när ansökan om utbetalning skickas in till ESF-rådet.
Dokumentation och arkivering
Svenska ESF-rådet har rätt att följa upp ert projekt. Det kan vi göra genom att ta del av handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet. Det kan exempelvis vara räkenskaper hos projektägare, samverkansparter och medfinansiärer.
Ni som är projektägare, samverkanspart och medfinansiär ska se till att de handlingar som behövs för uppföljningen finns att få ta del av.
Handlingarna och uppgifter, inklusive räkenskapsinformation, ska hållas tillgängliga under fem år räknat från den 31 december det år då Svenska ESF-rådet betalade ut den sista ansökan om utbetalning.
När det gäller projekt som fått statligt stöd enligt EU-kommissionens gruppundantagsförordning (GBER), ska handlingar i stället finnas tillgängliga i tio år från beslutet om stöd. Mer information om handlingars tillgänglighet finns i Svenska ESF-rådets allmänna beslutsvillkor.