information (1)
Cookies

Den här hemsidan använder cookies för att säkerställa bästa möjliga upplevelse på vår webb. Genom att använda denna webbplats förutsätter vi att du godkänner att vi sparar cookies på din enhet.

Lär dig mer

Redovisning av personal och deltagare

Alla som arbetar eller deltar i ett socialfondsprojekt måste redovisa och intyga sin tid i projektet. Detta gäller samtliga anställda och deltagare oavsett om tiden avser direkta kostnader eller medfinansiering.

Redovisning av personal

För att förenkla administrationen använder sig Svenska ESF-rådet av enhetskostnader vid budgetering och redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet.

Med den schabloniserade ersättningen (enhetskostnaden) är det enbart tidredovisningen som verifierar och styrker utgiften vid ansökan om utbetalning. Aktuell arbetsinsats väljs bland sju fastställda aktiviteter vilka framgår i tidrapporten.

Projektet kan som mest få stöd för 1720 timmar per kalenderår och anställd i projektet. Det är möjligt att redovisa upp till 13 timmar per dag och anställd. Det är projektägarens ansvar att säkerställa att årsarbetstiden samt redovisad tid per dag inte överskrids per anställd.

För att stödsökande ska ha rätt att tillämpa enhetskostnader krävs att ett anställningsförhållande finns för den som redovisar tid i projektet.

Vid efterkontroll ska projektägaren kunna verifiera att man uppfyllt grundkravet för att ha rätt att tillämpa enhetskostnader. Det innebär att det finns anställningsavtal och lönespecifikation som styrker att personal som man tagit upp kostnader för har varit i tjänst under den period som kontrolleras. För att vara stödberättigad ska kostnaden för respektive anställd vara upptagen i projektets budget.

Manuell tidredovisning – personal

I väntan på en digital lösning för tidredovisning för personal så finns en manuell lösning i form av en Excel-blankett. För att få tillgång till blanketten, kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på Svenska ESF-rådet. Denna ska används som underlag till och bifogas aktuell ansökan av utbetalning. Instruktioner om hur blanketterna ska fyllas i finns i Exceldokumentet i en egen flik, se fliken anvisning.

Redovisning av deltagare

Alla som deltar i ett socialfondsprojekt måste redovisa och intyga den tid de ingår i projektet. Det gäller samtliga deltagare i projektet oavsett om tiden avser medfinansiering eller när deltagartiden inte är kopplat till någon finansiering. Observera att deltagare med skyddad identitet inte ska registreras i Svenska ESF-rådets digitala tidredovisningssystem, dessa deltagare ska endast redovisas till SCB.

Anledningen till att deltagare måste redovisa och intyga den tid de ingår i projektet är att Svenska ESF-rådet måste ta fram indikatorer om deltagare för att följa upp de resultat projekten uppnår. Offentligt finansierad ersättning till deltagare kan också användas som medfinansiering. Tidredovisningen är då det som verifierar och styrker utgiften vid ansökan om utbetalning.

För att kunna ta fram indikatorer om deltagare är projekt inom programområde A, B och E skyldiga att rapportera deltagare till SCB. Det framgår av beslutsvillkoren att projektägaren är skyldig att informera sina deltagare om denna hantering i enlighet med instruktioner från Svenska ESF-rådet.

Mer om rapportering till SCB hittar du här

Här hittar du dokument för projektens rapportering:

Manuell tidredovisning – deltagare

I de fall projektet väljer att redovisa deltagarnas tid manuellt finns framtagna blanketter för respektive programområde som innehåller de obligatoriska uppgifter som ska ingå i redovisningen. Beroende på om deltagarnas tid genererar medfinansiering eller inte så sker den manuella tidredovisningen på olika sätt vilket beskrivs nedan:

Deltagare vars tid inte genererar medfinansiering

Deltagare i projekt som inte genererar någon medfinansiering genom sin deltagarersättning behöver inte signera sin nedlagda tid. Det är istället projektägaren som rapporterar deltagarens tid i manuella blanketter, som även används som underlag till SCB-rapporteringen. Däremot behöver deltagarna själva intyga sitt deltagande i projektet i samband med att de börjar i projektet.

Svenska ESF-rådet har tagit fram två olika intyg. Intygen ser olika ut för deltagare över 18 år och deltagare under 18 år. Detta då deltagare under 18 år inte har möjlighet att intyga att de deltar i ett projekt utan endast att de har fått information om att de deltar i ett projekt. I intyget för deltagare under 18 år tydliggörs även att vårdnadshavare ska få information om den underåriges deltagande i projektet. Projekten har möjlighet att använda egna intyg om de innehåller motsvarande information. Intygen ska sparas hos projektägaren.

Stäng
Deltagare vars tid genererar medfinansiering

Deltagare i projekt som genererar medfinansiering genom sin deltagarersättning behöver signera sin tidrapport som rapporterats av projektägaren eller av deltagaren själv. Tidrapporterna sammanställs sedan både till SCB-rapporteringen och till Svenska ESF-rådet i samma blankett.

Stäng

Instruktioner om hur blanketterna ska fyllas i finns i en egen flik benämnd anvisning i respektive Exceldokument. För att få tillgång till blanketten, kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på Svenska ESF-rådet.

Innehåll på sidan