Projektekonomi – beviljade projekt

För kostnadsslaget personal används förenklat redovisningsalternativ (tidredovisning med enhetskostnader)  och därmed finns inget krav på särredovisning.

Intern representation är en indirekt kostnad och kan exempelvis vara när projektpersonal och personal från samarbetsparter träffas för att planera projektaktiviteter och styrning av projektet. Mat och dryck i dessa sammanhang ingår i schablonen.

Kostnadsslaget Resor och logi ska särredovisas i bokföringen. Deltagare och syfte måste stå med i underlaget.

För att ni ska få stöd för extern representation ska det vara en direkt kostnad, det vill säga ha ett direkt samband med projektet. Det kan exempelvis handla om mat och dryck i samband med styrgruppsmöten. Både kostnader för externa gäster och projektpersonal är berättigade stöd. Tänk på att hålla ner kostnader, frekvens och antal deltagare och dokumentera genom inbjudan, program, deltagarförteckning och mötesanteckningar.

Kostnadsslaget Utrustning, materiel och externa lokaler ska särredovisas i bokföringen. Om utrustningen säljs i samband med att projektet avslutas ska inkomsten räknas av från stödet.

Kostnader för att köpa in extern kunskap och externa tjänster som behövs för att genomföra projektet är stödberättigade. Kostnadsslaget Externa tjänster ska särredovisas i bokföringen.

När kostnaden redovisas i ansökan om utbetalning ska ni bifoga dokumentation om hur och på vilka grunder ni har valt leverantör – oavsett om ni lyder under LOU eller inte. Ni ska även specificera omfattning, tidpunkt och typ av utfört arbete eller tillhandahållen tjänst. Som underlag kan ni exempelvis skicka in avtal eller specifikation till faktura.

Här hittar ni allmänna frågor som ni som projektägare ska besvara.

Här anger ni antalet individer uppdelat på kvinnor och män som deltagit under perioden (deltagare som har rapporterat tid den specifika månaden – se mer om tidsredovisning under Kostnadsredovisning) samt hur många som deltagit totalt under projektet fram till och med denna rapportering (antalet unika individer som deltagit från projektstart fram till och med aktuell månad).

Här ser ni övergripande information: vad som lagts in som periodens sökta belopp (aktuell ansökan om utbetalning), tidigare godkända belopp och beslutad budget.

Här registrerar ni projektets kostnader per kostnadsslag. Tryck på ”Lägg till rad” för att infoga rader. Ska ni bifoga underlag till kostnadsposten lägger ni till bilaga efter att posten har sparats.

Redovisningen styrs av projektets budget. Bara kostnadsslag som i beslutet har summa över noll kronor finns med i ansökan om utbetalning.

Personalkostnader

Alla medarbetare ska tidsredovisa i tidrapporteringsportalen. Under personalkostnader hämtas kostnaderna in automatiskt från portalen, därför är det viktigt att alla medarbetare signerat sina tidsredovisningar innan skickar in er ansökan om utbetalning. Observera att ni inte kommer kunna få någon ersättning för de personer som inte signerat sina tidsredovisningar när ni skickar in er sista ansökan om utbetalning.

Läs mer på sidan Redovisning av personal och deltagare

Externa kostnader / Resor och logi / Utrustning, materiel och deltagarlokaler

Ange kostnadsbärare, verifikationsnummer i bokföringen, en tydlig beskrivning av kostnaden och beloppet.

Anställda deltagare

Här rapporterar ni de deltagare som utgör medfinansiering i projektet. Rapporteringen sker utifrån de organisationer som blir kompetensutvecklade samt totala antalet timmar för respektive organisation för aktuell månad.

Läs mer på sidan om medfinansiering

Arbetslösa deltagare

Här rapporterar ni de arbetslösa deltagare som utgör medfinansiering i projektet. Rapporteringen sker utifrån aktuell enhetskostnad och medfinansiär samt totala antalet timmar.

Övrig medfinansiering

Redovisning av medfinansiering sker enligt samma principer som kostnader. Endast de medfinansiärer och den typ av medfinansiering som finns med i beslutet om stöd kan väljas i ansökan om utbetalning.

Det är också viktigt att redovisa eventuella leverantörer för varor/tjänster. Bifoga ett avtal med leverantören om det finns. För projekt som använder 40 %-schablonen behöver enbart leverantörer som överskrider EU:s tröskelvärden för upphandling redovisas. För avtal med underleverantörer där underleverantörens del överskrider tröskelvärdet ska även underleverantören läggas in i registret.

För ytterligare information om EU:s tröskelvärden läs mer på Konkurrensverkets webbplats

Observera att leverantörsregistret inte kan hantera utländska leverantörer. Sådana redovisar ni genom att använda ert eget organisationsnummer som den organisation som levererat varan/tjänsten.

I det fall ni valt manuell signering laddar ni upp bekräftelse av ansökan under fliken ”Dokument” efter att Svenska ESF-rådet har mottagit ansökan.

När det är dags att skicka in ansökan väljer ni ”Kontrollera och skicka in ansökan” i kolumnen till vänster.

1. Klicka först på ”Kontrollera ansökan om utbetalning” – om något är fel så får ni information om detta
2. Sist klickar ni på ”Skicka in ansökan om utbetalning”.

Observera att ni måste bekräfta er ansökan.

Skriv ut bekräftelsen, signera och ladda upp det signerade dokumentet under fliken ”Dokument”. Vill ni hellre signera digitalt väljer ni det alternativet när ni skickar in ansökan.