Utvärdering och uppföljning
Exakt hur utvärderingen ser ut beror på vilken fond och vilket programområde projektet tillhör, och förstås även på projektet i sig. Men huvudinnehållet i utvärderingen är densamma. Det handlar om att ta reda på
- vilka resultat projektet har uppnått
- vad som går bra
- varför det går bra
- varför en viss verksamhet inte fungerat som tänkt.
I utvärderingen ska du som driver ett projekt också höja blicken från själva projektet, och se hur metoderna och lärdomarna kan användas i andra sammanhang. Det kan handla om att utvärdera om det finns generella lärdomar av projektet eller om resultatet är starkt beroende av organisationen där projektet bedrivs.
Projektutvärderingens syften
Projektutvärderingen har tre primära syften:
- Utvärderingen ska bidra med väl underbyggd kunskap om projektets utveckling till projektägare/styrgrupp och projektledare. Den ska ge underlag om hur resultaten kan bidra till utveckling i den egna organisationen eller hos andra organisationer som kan vara mottagare av projektets resultat.
- Utvärderingen ska bidra med väl underbyggd kunskap till Svenska ESF-rådet och dess uppdragsgivare om hur projektet bidragit till att uppfylla utlysningens syften. ESF-rådets uppdragsgivare är regeringen och EU-kommissionen.
- Utvärderingen ska bidra med kunskap till andra aktörer som är betydelsefulla för projektet.
Utvärderingen ska vara en grund för lärande både under genomförandet av projektet och efter att projektet avslutats.
En beställning av utvärdering bör innehålla ett antal väl avvägda utvärderingsfrågor. Utvärderingsfrågorna tar sin utgångspunkt i kunskapsbehov hos projektledning, projektägare och Svenska ESF-rådet.
Tre aspekter för utvärderingen
När du jobbar med en projektansökan är det framförallt tre olika aspekter som du behöver tänka på. Det är viktigt att säga att dessa frågor inte kan lösas helt i ansökningsskedet utan kommer fortsätta bearbetas när projektet har fått stöd.
1) Förutsättningar för utvärdering:
- Tydliga mål – målen ska vara tydliga och möjliga att utvärdera.
- Tydlig förändringsteori – det ska finnas en tydlig och realistisk koppling mellan resurser, planerade aktiviteter och målen för resultat och effekter.
- Beskrivning av vad som skiljer projektets tillvägagångssätt från liknande befintliga insatser.
2) Om ”hur” projektet kommer att utvärderas:
Upplägget för själva utvärderingen efter att projektet och ESF-rådet kommit överens om att beställa en utvärdering. Det innebär att inte behöver beskriva exakt upplägg för utvärdering du ansöker om stöd inte för projektet. Däremot bör du översiktligt beskriva:
- Syftet med utvärderingen och för vem den ska göras. Du bör också berätta vilka frågor och kunskapsbehov som ska ta sikte på. Vilka resurser som har satts av till utvärderingen.
3) Om hur utvärderingen ska användas:
- Hur utvärderingen integrerad i genomförandet av projektet. Om det finns en beskrivning av hur utvärderingen löpande ska bidra till projektets genomförande och lärande kring projektets resultat.
- Hur projektets organisation kan ge stöd till utvärderingen och se till att den används.
Inspiration
Vem som ska utvärdera
Projektägaren ska själv upphandla utvärdering när det är relevant. Upphandlingen ska göras i samråd med projektets samordnare hos ESF-rådet och leva upp till ESF-rådets kvalitets och innehållsmässiga krav. I dokumentet Handledning för upphandling av projektutvärdering beskrivs kraven.
Slutrapporten
Vid projektets slut ska du och dina projektkollegor skriva en slutrapport. Slutrapporten ska omfatta hela projektperioden. Den ska inte innehålla samma information som lägesrapporten. Det innebär att båda måste finnas med vid sista ansökan om utbetalning.
Både programutvärderare och Svenska ESF-rådets resultatinsamling är intresserade av att projekten beskriver vad deras arbetssätt gick ut på och vad det blev för resultat och effekter.
Syftet med slutrapporten är dels att skapa en enhetlig struktur för insamling av information om projekt i sin helhet och dels att bidra till lärande. Slutrapporten ska också underlätta spridning av resultat och metoder från ESF-projekt i Sverige.
I slutrapporten ska ni därför beskriva uppnådda resultat, både kvantitativa och kvalitativa. Ni ska även ta upp ett antal centrala delar i projektets genomförande. Här finns en kort handledning kring vad ni huvudsakligen bör tänka när ni fyller i slutrapporten:
Skicka in slutrapport från projektrummet
Slutrapporten ska ni registrera och skicka in i projektrummet. Slutrapport finns som menyval längst ner i menysektionen till vänster för beviljade projekt.
Det är möjligt att fylla i och göra ändringar i slutrapporten fram till dess att ni väljer att skicka in rapporten till Svenska ESF-rådet. När slutrapporten är inskickad blir alla registreringsfält låsta. Det är fortfarande möjligt att skriva ut slutrapporten.
Observera att slutrapporten ska senast skickas in tre månader efter projektets sista dag.
Ta del av vad som är viktigt att tänka på för socialfondsprojekt och fead-projekt
Följa upp
På ett kontinuerligt och systematiskt sätt följs verksamhet och de resultat som nås, alternativt inte nås, för att se att de är på väg åt önskat håll. Socialfonden ger möjligheter att prova nya arbetssätt som kan komplettera och utveckla den nationella arbetsmarknadspolitiken och socialpolitiken. Därför är det viktigt att arbeta med uppföljning för att kunna utröna vad som ger bra resultat och varför. Även då projekt tillämpar befintliga arbetssätt är det viktigt att följa upp verksamheten för att se hur det går och vilka resultat som nås.
Information om deltagarrapportering till SCB
För att kunna ta fram indikatorer om deltagare är samtliga projekt skyldiga att rapportera deltagare till SCB. Av beslutsvillkoren framgår också att Projektägaren är skyldig att informera sina deltagare om denna hantering i enlighet med instruktioner från ESF-rådet. Genom att skriva ut informationsbladet om deltagarregister och dela ut det till samtliga deltagare uppfyller du som projektägare denna informationsskyldighet.
Performance data quality audit. (Dokumentet är en handledning till revisionsmyndigheterna och visar vad som kan kontrolleras vid en revision av deltagarrapporteringen hos ett projekt)