Kostnadskategorier som är indirekta kostnader

Bilaga till TVFS 2016:1, Kostnadskategorier klassificerade som indirekta kostnader i enlighet med 9 §:

Övergripande styrning och ledning

Övrig indirekt personalkostnad i organisationen till den del som inte arbetar direkt i projektet (ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring, juridik m.m.)

Centralt personalstöd för all personal i organisationen

Utbildning och annan kompetensutveckling för ordinarie arbete. Här avses inte projektrelaterad utbildning
Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst
Sjuk- och hälsovård
Frisk- och personalvårdsförmåner

Lokalkostnader (personal anställda i projektet)

Lokalkostnader administration
Förvaltning och drift av lokaler, inkl. underhåll, städ/vaktmästeri och reparationer
Försäkringar kopplade till lokaler för personal och till kontorsutrustning (brand, stöldförsäkring)
El, värme, vatten

Reception, kontorsservice, telekommunikation (personal anställda i projektet)

Kommunikation; telefon, fax, internet, postservice, porto
Kontorsutrustning (möbler, datorer inklusive programvaror, m.m.); Inköp, hyra, avskrivning, reparation och underhåll
Kontorsmaterial
Kopieringskostnader
Bankavgifter; t.ex. konto- och kortavgift nödvändiga för projektet (inte ränte- och andra transaktionsavgifter)
Böcker/tidningar, medlemsavgifter m.m.

Registratur och arkivering

Registratur- och arkiveringskostnader

Övriga kostnader (personal anställda i projektet)

Parkeringskostnader
Intern representation; mat och gåvor

Av 9 §, TVFS 2016:1, framgår att stödberättigande indirekta kostnader ska beräknas med en fast schablon om 15 % av stödberättigande direkta personalkostnader. Indirekta kostnader behöver inte verifieras. En minskning av de direkta personalkostnaderna i förhållande till beviljad budget eller en finansiell korrigering påverkar beloppet för stödberättigande indirekta kostnader.

En detaljerad förteckning över indirekta kostnader finns i bilagan till föreskriften. Kostnadskategorier som klassificerats som indirekt kostnad i bilagan till föreskriften är inte stödberättigande som direkt utgift.

För kostnader hänförliga till regionala utvecklingsfondens program i projekt som i huvudsak finansieras ur Europeiska socialfonden tillämpas de schablonsatser och de definitioner av indirekta kostnader som används för att finansiera projekt inom regionala utvecklingsfondens program 20 procent respektive 15 procent.

Kompetensutveckling

I de allra flesta fall bör kompetensutveckling vanligtvis bedömas vara kompetensutveckling för ordinarie arbete och betraktas som en indirekt kostnad som omfattas av schablonen om 15 %. Det kan dock förekomma att ett projekt har kostnader för viss projektrelaterad utbildning. För att driva ett projekt förutsätts dock att projektet redan ha utbildad personal. Annars borde projektet inte godkänts i beredningen eftersom det då det brister i genomförandekapaciteten. Endast om det tydligt framgår av projektansökan och budgeten att projektet är förenat med en specificerad utbildningskostnad samt att Svenska ESF-rådet har godtagit kostnaden kan den tas upp som en direkt kostnad. Projektrelaterad utbildning bör därför endast godkännas om det tydligt framgår i ansökan och ESF-rådet har bedömt kostnaden som nödvändig för projektet.

Tid för aktiviteter kopplade till kostnader som stryks

Eftersom en kostnad som bedöms som en indirekt kostnad inte ska tas upp som en direkt kostnad är tiden för aktiviteten inte stödberättigande heller. Det bör finnas ett samband mellan bedömningen mellan om en kostnad är stödberättigande som en direkt kostnad och den tid som aktiviteten är knuten till. Utgångspunkten är att om en kostnad för exempelvis utbildning strukits med hänvisning till att utbildningen bedöms ingå i schablonen om 15% bör även den tid som den projektanställde tagit upp för att gå på utbildningen strykas. Notera att det som avses är projektpersonalens kompetensutveckling och inte deltagarnas kompetensutveckling.

Intern representation

Intern representation är att anse som en indirekt kostnad och avser vanligtvis när projektpersonal inklusive personal från eventuella samverkansparter träffas för att delta i planerade projektaktiviteter och styrning av projektet. Förtäring i dessa sammanhang ingår i schablonen.

Extern representation

Extern representation i form av mat och dryck kan utgöra stödberättigande direkta kostnader. I sådana fall är både de externa gästernas och deltagande projektpersonals kostnader för förtäring stödberättigande. En förutsättning av att bevilja extern representation är dock att följande punkter beaktas.

Det ska finnas ett direkt samband mellan genomförandet av projektet och representationen. Exempel på sådana tillfällen är förtäring i samband med styrgruppsmöten eller möten med externa intressenter vid utländska besök, mässor och utställningar.

Representationen ska präglas av återhållsamhet med avseende på belopp, frekvens och antal deltagare. Endast personer som har koppling till aktiviteten kan medverka och representationen ska begränsas till möten av det slag som anges ovan.

Utgifter ska alltid dokumenteras genom inbjudan, program, deltagarförteckning (namn och organisation på deltagarna) och i förekommande fall mötesanteckningar.

Externa lokaler/Egen lokal

Kostnader för projektpersonalens kontor omfattas alltid av schablonen för indirekta kostnader. Men hyra för externa lokaler kan vara stödberättigande. Med externa lokaler menas lokaler som inte är projektpersonalens kontorslokaler.

De kostnader för externa lokaler som projektet kan få stöd för är hyra för den andelen av lokalytan och den tid som projektet använder lokalerna för att genomföra aktiviteter i projektet.

I SFS 2014:1383, 34 § behandlas stödberättigande utgifter för utrustning, material och externa lokaler.

Skrivningen kring externa lokaler lyder ”även hyra av externa lokaler för att genomföra projektet är stödberättigande”. I handledningen till manuell budgetmall förtydligar vi att de externa lokalerna avser lokaler för deltagare i projektet. Lokalkostnader för projektets personal ingår i den schablon om 15 % som är kopplad till direkta personalkostnader.

Två frågeställningar gällande lokaler är aktuella.

Om man har egna lokaler där projektdeltagarna ska befinna sig, hur ska man då redovisa den kostnaden?
Om projektpersonalen åker på kickoff och hyr en lokal externt. Ingår den kostnaden i schablonen eller ska men budgetera och redovisa den kostnaden som extern lokal?

För att uppnå en enhetlig bedömning har avstämning har gjorts med TVV, både fråga 1 och fråga 2 och Jordbruksverket fråga 1, om hur de tolkar frågorna (myndigheter som förvaltar EU:s struktur- och investeringsfonder i Sverige).

Egen lokal

TVV har slagit fast att med externa lokaler menas lokaler som inte är projektpersonalens kontorslokaler, till exempel lokaler för laboratorie-, inkubator eller testbäddsverksamhet. ESF-rådet gör samma tolkning, applicerat på vår verksamhet med deltagare, vilket innebär att den del av lokalen som nyttjas av deltagarna tas upp som en direkt kostnad i budget. För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell, som visar hur stor andel av hyran som har direkt med projektaktiviteterna att göra och hur stor andel av lokalen som nyttjas av projektorganisationen, dvs. personalen i projektet. Kostnaderna för projektaktiviteterna för deltagarna redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och material och externa lokaler. Kostnader för projektpersonalens lokaler räknas inte som externa lokaler, utan omfattas av schablonen för indirekta kostnader.

Hyrd lokal

När det gäller hyra av extern lokal menar både TVV och Jordbruksverket att om det är en utgift som är specifik för projektet och behöver ligga externt, för att projektets inriktning vinner på det, kan den redovisas som en extern lokal. TVV har i sin beskrivning av vad som ingår i deras schablon för indirekta kostnader tagit med kostnader för kick off med motiveringen att även om kick offen förläggs externt så är den intern i meningen att den berör personalen internt. Men fortfarande lämnar de öppet för bedömning om kick offen är väldigt specifik. Både TVV och Jordbruksverket är av inställningen att det är en bedömningsfråga och att inget absolut facit finns. Bedömning görs från fall till fall beroende på inriktningen av, i det här fallet, kickoffen. Svenska ESF-rådet följer TVV och Jordbruksverkets tolkning att om det handlar om vanliga uppstartsmöten/kickoffer för personalen ingår den kostnaden i 15 %-schablonen. Är kick offen specifik och projektets inriktning vinner på det, samt att aktiviteten bidrar till att nå projektmålen kan kostnaden redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och material och externa lokaler. Bedömning görs från fall till fall.

Sambandet mellan enhetskostnader och direkta kostnader

Kostnader kan alltså vara stödberättigande som direkta kostnader eller anses vara en indirekt kostnad. Vilka utgifter som är stödberättigande framgår av förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder, se 2 kap. 32, 33, 34 §§. Vad som är en indirekt kostnad är definierat i föreskriften, TVFS 2016:1.

Läser man ovanstående regleringar kan man konstatera att exempelvis parkeringsavgifter är en stödberättigande utgift enligt förordningen om förvaltning av EU:s strukturfonder men ska enligt vår föreskrift ingå i de indirekta kostnaderna. Det framgår dock av förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder, 2 kap. 18 § att 23-36 §§ inte gäller för utgifter som omfattas av ett sådant förenklat kostnadsalternativ (med detta avses schabloner och enhetskostnader). Det blir därför viktigt att klargöra vad som ingår i de förenklade kostnadsalternativ som myndigheten använder. Traktamente ingår exempelvis inte i enhetskostnaderna och är inte heller att betrakta som en indirekt kostnad (finns inte heller nämnd i bilaga till förskriften) då det är en kostnad som är knuten till en specifik individ. Traktamente är därför att anse som en stödberättigande direkt kostnad förutsatt att traktamentet bedöms som nödvändigt för projektets genomförande.

För parkeringsavgifter gäller dock annorlunda, dessa omfattas av ett förenklat kostnadsalternativ (schablon om 15 %) och anges i även i bilagan till myndighetens föreskrifter som en indirekt kostnad. Parkeringsavgifter är alltså alltid att betrakta som en indirekt kostnad.

Informationen är inte relevant för projekt som använder förenklade redovisningsalternativ enligt 40 %-schablonen . Mer information (LÄNK PERSONAL PO 2)