Dokumentation och arkivering

Svenska ESF-rådet har rätt att följa upp ert projekt. Det kan vi göra genom att ta del av handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet. Det kan exempelvis vara räkenskaper hos stödmottagare, samverkansparter och medfinansiärer.

Ni som är projektägare, stödmottagare, samverkanspart och medfinansiär ska se till att de handlingar som behövs för uppföljningen finns att få ta del av. Uppföljning kan göras av ESF-rådet, men även av nationella revisions- och kontrollorgan, EU-kommissionen och Europeiska revisionsrätten, eller annan person som är utsedd av dessa.

På begäran ska ni även kunna ge ut utdrag ur eller kopior av handlingar och uppgifter.

Inskannade underskrifter

Svenska ESF-rådet har beslutat att det inte är nödvändigt att projekten kommer in med underskrifter i original till myndigheten. Det är tillräckligt med att projekten sparar originalen hos sig och skickar in underskriften elektroniskt i exempelvis en pdf fil. Stödsökande ska dock spara originalet tillsammans med annat material som stödsökande är skyldigt enligt 18 § TVFS 2016:1 att hålla tillgängligt för Svenska ESF-rådet. Läs mer om hur länge ni ska spara projektets handlingar nedan.

Så länge ska ni spara projektets handlingar

Ni ska spara handlingar om ert projekt fram till det årsskifte som infaller fyra år efter att ni som stödmottagare har fått beslut om slututbetalning för projektet, det gäller om inget annat anges i ert beslut om stöd.

Dokumenten ska sparas i form av original eller bestyrkta kopior eller på allmänt godkända databärare, till exempel CD-skiva, USB-minne eller hårddisk.

Tidsperioden för hur länge handlingarna ska sparas, kan förlängas med anledning av rättsliga förfaranden eller efter begäran från EU-kommissionen. Ett rättsligt förfarande kan exempelvis vara att ett beslut om utbetalning har överklagats och att rättsprocessen inte är klar.

Om det inträffar kommer ni att få ett skriftligt meddelande från ESF-rådet om förlängningen.

Handlingarna omfattas av offentlighetsprincipen

Handlingar som ni skickar in till ESF-rådet omfattas av Offentlighetsprincipen. Det innebär att de ska vara tillgängliga för allmänheten. Ni som projektägare, stödmottagare bör vara medvetna om att hantering av offentliga medel kan dra till sig intresse från allmänheten och media.

Huvudregeln är att alla handlingar som skickas in, blir upprättade eller förvarade hos ESF-rådet är offentliga. Det innebär att alla har rätt att få läsa handlingarna och även (mot avgift) få en papperskopia av dem.

Vissa handlingar kan omfattas, helt eller delvis, av sekretess. Innan ESF-rådet lämnar ut en allmän handling gör vi en sekretessprövning av innehållet. Uppgifter som rör enskilda affärs- och driftsförhållanden med mera kan vara under sekretess om den enskilde antas lida ekonomisk skada om uppgiften röjs.

Har ni frågor? Kontakta ESF-rådets kontor i er region.