information (1)
Cookies

Den här hemsidan använder cookies för att säkerställa bästa möjliga upplevelse på vår webb. Genom att använda denna webbplats förutsätter vi att du godkänner att vi sparar cookies på din enhet.

Lär dig mer

FAQ projektrummet

Så fungerar digital tidsredovisning

Hur skapar jag behörighet i Projektrummet?

Under Ansökan om stöd fyller du i vem som är behörig företrädare för organisationen. Ange också en kontaktperson för projektet och en kontaktperson för ekonomi.

Du kan ändra vem som är behörig företrädare genom att göra en ändringsansökan i Projektrummet. Kontaktpersoner för projektet får vara max tre personer, kontaktpersoner för ekonomi max två personer. Även detta kan ändras genom en ändringsansökan i Projektrummet eller att ESF-rådets samordnare gör en ändringsansökan.

Använder projektet digital signering så syns kontaktpersonerna för projekt och ekonomi automatiskt i behörighetsförteckningen i vänstermenyn. Dessa kan inte redigeras. Som kontaktperson kan du lägga till flera behörigheter i menyn behörighetsstruktur i Personalportalen och i behörighetsförteckningen i deltagarportalen.

Stäng
Vilka anställda ska läggas in som behöriga?

Det är bara kontaktpersonerna och den personal som ska godkänna och signera tidrapporter som ska läggas in i behörighetsförteckningen. Alla andra anställda går in i Aktivitetsportalen och rapporterar och signerar sin tid där.

Stäng
Ska jag redovisa digitalt eller manuellt?

Delar av projektets personal kan redovisa digitalt och andra manuellt om ni skulle vilja det. Det viktigaste är att ni har en dialog med samordnaren på ESF-rådet. I handledningen kan du läsa mer om hur ni kan göra:  https://www.esf.se/att-driva-projekt/redovisning-av-personal-och-deltagare/

Stäng
Hur rapporterar jag löpande aktiviteter, till exempel självstudier och förberedelser?

Återkommande aktiviteter registreras som en aktivitet för hela projektperioden. Deltagare rapporterar sedan tid och dag.

Stäng
Godkänna och signera tidrapport för medfinansiär – vad betyder det?

Behörigheten används för att godkänna och signera tidrapporter för medfinansiärer som bidrar med annat än pengar.

Stäng

Så här rapporterar du

Ska tidrapporten skickas i en viss ordning?

Du måste skicka in de signerade tidrapporterna en månad i taget för att de ska kunna hanteras rätt i systemet. Varje månads ansökan om utbetalning ska vara klar i sin helhet innan du ansöker om nästa. Exempel: du måste skicka in ansökan om utbetalning för augusti månad innan du skickar in för september.

Stäng
Hur registrerar jag arbetslösa i ett PO1-projekt som inte är kopplade till något företag?

Det är viktigt att alla blir rapporterade. När det gäller PO1-projekt kan du använda manuella blanketter. Resultatet läggs samman med rapporten från den digitala portalen och blir en gemensam rapport till Statistiska centralbyrån, SCB.

Stäng
Kan jag som personal logga in och signera åt en deltagare i Aktivitetsportalen?

Nej. Varje deltagare måste själv logga in och signera. Men du som personal kan vara med och hjälpa till om det behövs.

Stäng
Ska deltagare som inte varit aktiva under månaden ändå rapportera i Aktivitetsportalen?

Nej, det behövs inte.

Stäng
Var rapporterar deltagare sin tid?

Deltagare loggar in i Aktivitetsportalen: https://aktivitet.esf.se/ 

Deltagare kan logga in med BankID, Mobilt BankID och Säkerhetskod.

Stäng
Var rapporterar jag min tid som anställd i ett projekt?

Du loggar in i Aktivitetsportalen: https://aktivitet.esf.se/

Anställda loggar in med Säkerhetskod.

Stäng
Var godkänner jag och signerar tid för anställda och deltagare?

Logga in Projektrummet: https://ansokan.esf.se. För anställda går du till Personalportal och väljer Tidrapport för anställda, för deltagare väljer du Deltagarportal och sedan Aktiviteter för deltagare.

Stäng
Kan jag godkänna och signera min egen tid i personalportalen?

Tidsredovisningen ska signeras av två personer; dig själv och den person som kontrollerar tidsredovisningen.

Steg 1: Du rapporterar din egen tid i Aktivitetsportalen.

Steg 2: Du signerar din egen tid i Aktivitetsportalen.

Steg 3: Tidredovisningen godkännas och signeras av behörig person i Personalportalen. Du ska inte godkänna och signera din egen tid i Personalportalen.

Stäng

Så avslutar du ett projekt

Hur hanterar jag personalen som finns registrerad i Personalportalen?

Anställda som inte har någon tid registrerad i projektet kan du avsluta genom att använda Papperskorgen i tidrapporten. För övriga väljer du aktuell tidrapport och klickar på Registrerad i kolumnen Status. I rullisten väljer du alternativet Avslutad. Finns den anställde registrerad på flera arbetstidsredovisningar måste du upprepa samma sak på alla.

Tänk på att alla timmar ska vara signerade och klara innan en anställd avslutas. Signering kan inte göras om status har ändrats till avslutad. Finns det osignerade timmar kvar måste den anställdas status ändras tillbaka till registrerad för att dessa ska kunna signeras.

Stäng
Vad händer med behörighetsförteckningen?

Projektet finns kvar i systemet i fyra år efter sista utbetalning. Det är ett lagkrav enligt personuppgiftsbiträdesavtalet, PUB, att projektet ska kunna logga in i granskningssyfte under en viss period efter avslut.

Projektet är personuppgiftsansvarig och ansvarar för att rensa bort behörigheter. ESF-rådet kan inte stänga behörigheter med automatik.

Vi rekommenderar att en kontaktperson för projektet och en kontaktperson för ekonomi behåller sin inloggning efter att projektet avslutats.

Allt innehåll raderas 31 december fyra år efter det år som projektet avslutades, i enlighet med PUB-avtalet.

Stäng

Bra att veta om Projektrummet

Hur tar jag bort filer som laddats upp som dokument i Projektrummet?

Alla filer som laddas upp under dokument i Projektrummet överförs till diariesystemet klockan 18 samma dag. Innan dess kan du ta bort filer du laddat upp under dagen genom att klicka på Papperskorgen. Har överföringen hunnit ske måste du ta kontakt med projektets samordnare eller ekonom för hjälp.

Stäng
Hur tar jag reda på en organisations Cfar-nummer och hur gör jag om det inte finns något Cfar-nummer?

För att kunna skicka in Ansökan om stöd krävs ett Cfar-nummer. För att få fram en organisations Cfar-nummer kan du använda denna länk: https://cfarnrsok.scb.se/. Organisationer som inte har något Cfar-nummer kan ange åtta stycken femmor (55555555) i fältet.

Stäng
Finns handledningarna att läsa på engelska?

Nej. Våra handledningar finns inte på engelska.

Stäng
Kan e-post som skickas ut till deltagarna vara på engelska?

Nej. Med nuvarande system har vi inte möjlighet att språkanpassa utskicken.

Stäng

Innehåll på sidan