FAQ projektrummet

Under Ansökan om stöd fyller du i vem som är behörig företrädare för organisationen. Ange också en kontaktperson för projektet och en kontaktperson för ekonomi.

Du kan ändra vem som är behörig företrädare genom att göra en ändringsansökan i Projektrummet. Kontaktpersoner för projektet får vara max tre personer, kontaktpersoner för ekonomi max två personer. Även detta kan ändras genom en ändringsansökan i Projektrummet eller att ESF-rådets samordnare gör en ändringsansökan.

Använder projektet digital signering så syns kontaktpersonerna för projekt och ekonomi automatiskt i behörighetsförteckningen i vänstermenyn. Dessa kan inte redigeras. Som kontaktperson kan du lägga till flera behörigheter i menyn behörighetsstruktur i Personalportalen och i behörighetsförteckningen i deltagarportalen.

Det är bara kontaktpersonerna och den personal som ska godkänna och signera tidrapporter som ska läggas in i behörighetsförteckningen. Alla andra anställda går in i Aktivitetsportalen och rapporterar och signerar sin tid där.

Delar av projektets personal kan redovisa digitalt och andra manuellt om ni skulle vilja det. Det viktigaste är att ni har en dialog med samordnaren på ESF-rådet. I handledningen kan du läsa mer om hur ni kan göra:  https://www.esf.se/att-driva-projekt/redovisning-av-personal-och-deltagare/

Återkommande aktiviteter registreras som en aktivitet för hela projektperioden. Deltagare rapporterar sedan tid och dag.

Behörigheten används för att godkänna och signera tidrapporter för medfinansiärer som bidrar med annat än pengar.

Du måste skicka in de signerade tidrapporterna en månad i taget för att de ska kunna hanteras rätt i systemet. Varje månads ansökan om utbetalning ska vara klar i sin helhet innan du ansöker om nästa. Exempel: du måste skicka in ansökan om utbetalning för augusti månad innan du skickar in för september.

Det är viktigt att alla blir rapporterade. När det gäller PO1-projekt kan du använda manuella blanketter. Resultatet läggs samman med rapporten från den digitala portalen och blir en gemensam rapport till Statistiska centralbyrån, SCB.

Nej. Varje deltagare måste själv logga in och signera. Men du som personal kan vara med och hjälpa till om det behövs.

Nej, det behövs inte.

Deltagare loggar in i Aktivitetsportalen: https://aktivitet.esf.se/ 

Deltagare kan logga in med BankID, Mobilt BankID och Säkerhetskod.

Du loggar in i Aktivitetsportalen: https://aktivitet.esf.se/

Anställda loggar in med Säkerhetskod.

Logga in Projektrummet: https://ansokan.esf.se. För anställda går du till Personalportal och väljer Tidrapport för anställda, för deltagare väljer du Deltagarportal och sedan Aktiviteter för deltagare.

Tidsredovisningen ska signeras av två personer; dig själv och den person som kontrollerar tidsredovisningen.

Steg 1: Du rapporterar din egen tid i Aktivitetsportalen.

Steg 2: Du signerar din egen tid i Aktivitetsportalen.

Steg 3: Tidredovisningen godkännas och signeras av behörig person i Personalportalen. Du ska inte godkänna och signera din egen tid i Personalportalen.

Anställda som inte har någon tid registrerad i projektet kan du avsluta genom att använda Papperskorgen i tidrapporten. För övriga väljer du aktuell tidrapport och klickar på Registrerad i kolumnen Status. I rullisten väljer du alternativet Avslutad. Finns den anställde registrerad på flera arbetstidsredovisningar måste du upprepa samma sak på alla.

Tänk på att alla timmar ska vara signerade och klara innan en anställd avslutas. Signering kan inte göras om status har ändrats till avslutad. Finns det osignerade timmar kvar måste den anställdas status ändras tillbaka till registrerad för att dessa ska kunna signeras.

Projektet finns kvar i systemet i fyra år efter sista utbetalning. Det är ett lagkrav enligt personuppgiftsbiträdesavtalet, PUB, att projektet ska kunna logga in i granskningssyfte under en viss period efter avslut.

Projektet är personuppgiftsansvarig och ansvarar för att rensa bort behörigheter. ESF-rådet kan inte stänga behörigheter med automatik.

Vi rekommenderar att en kontaktperson för projektet och en kontaktperson för ekonomi behåller sin inloggning efter att projektet avslutats.

Allt innehåll raderas 31 december fyra år efter det år som projektet avslutades, i enlighet med PUB-avtalet.

Alla filer som laddas upp under dokument i Projektrummet överförs till diariesystemet klockan 18 samma dag. Innan dess kan du ta bort filer du laddat upp under dagen genom att klicka på Papperskorgen. Har överföringen hunnit ske måste du ta kontakt med projektets samordnare eller ekonom för hjälp.

För att kunna skicka in Ansökan om stöd krävs ett Cfar-nummer. För att få fram en organisations Cfar-nummer kan du använda denna länk: https://cfarnrsok.scb.se/. Organisationer som inte har något Cfar-nummer kan ange åtta stycken femmor (55555555) i fältet.

Nej. Våra handledningar finns inte på engelska.

Nej. Med nuvarande system har vi inte möjlighet att språkanpassa utskicken.