Roller och Ansvar

De projekt som finansieras av Europeiska Socialfonden involverar många olika parter. Där varje part har en specifik roll i våra projekt, här nedan följer en inledande definition av de roller och vilket ansvar de har i ett ESF-projekt.

Stödsökande (genomför projektet)

Stödsökande får beslutet om stöd, äger projektet och ansvarar för att genomföra det. Stödsökande ser även till att projektet följer lagar, regler och eventuella villkor i beslutet om stöd. Stödsökande ska också ansvara för att de kostnader som ansökan om utbetalning bygger på faktiskt är berättigade till stöd.

Samarbetspart (bidrar med medfinansiering genom deltagande i projektet)

En samarbetspart är någon som stödsökanden samarbetar med på olika sätt i projektet. Det kan till exempel vara en kommun som vill delta i projektet utan att vara stödmottagare. En samarbetspart kan också vara medfinansiär. En samarbetspart kan inte få ersättning för sina kostnader i projektet utan kostnaderna är enbart medfinansiering i projektet.

Samverkanspart

En samverkanspart är någon som en stödsökande samverkar med, ett så kallat samverkansprojekt. I ett samverkansprojekt har samverkansparterna bland annat rätt till ersättning för sina egna kostnader i projektet. Alla som deltar i ett samverkansprojekt ska ingå ett samverkansavtal. Samverkansprojekt får endast bedrivas om de är förenliga med bland annat lagen om offentlig upphandling (LOU).

Deltagande aktör / stödmottagare

En aktör vars anställda ska delta i kompetensutvecklingsinsatser, Tid som deltagaren lägger ner i projektet för kompetensutveckling kan vara medfinansiering i PO1 projekt.

Medfinansiär (bidrar med kontant finansiering)

Medfinansiären är en part som, förutom Socialfonden, bidrar till att finansiera ett projekt med kontanta medel. En medfinansiär ska betala ett visst överenskommet belopp och sedan följa projektet utifrån de regler som gäller för just den medfinansiären. En medfinansiär kan vara en offentlig eller en privat aktör. Exempel på offentliga medfinansiärer är regioner, kommuner och länsstyrelser.

Leverantör (Levererar varor och tjänster till projektet)

En leverantör är en aktör som utför en prestation mot en motpresentation så som att leverera varor eller tjänster mot betalning.

Samverkan

Definition av samverkan

I socialfondsprogrammet nämns samverkan mellan olika typer av organisationer som en framgångsfaktor för att uppnå resultat i projekt som bedrivs med socialfondsmedel. Det är viktigt att framhålla att den typ av samverkan som nämns i programmet syftar på samarbeten mellan olika parter i generell bemärkelse.

Ett samverkansprojekt genomförs av flera parter gemensamt och ska skapa förutsättningar för nya nätverk och samarbeten. En av parterna, stödmottagaren, har huvudansvaret för att genomföra projektet. En grundförutsättning för att vara part i ett samverkansprojekt är att varje enskild part ska klara av de grundkrav som ställs för att vara stödmottagare. Samverkansprojekt som projektform, ska bara användas om det bidrar till ett mervärde som inte kan nås genom flera separata projekt och att det finns ett ömsesidigt beroende mellan delprojekten.

Samverkan får inte vara föranledd av främst kommersiella skäl eller vara av kommersiell natur såsom att leverera tjänster mot betalning för att på så sätt att kringgå reglerna om upphandling och konkurrensutsättning. Förvaltningsrättsligt kan ESF-rådet endast ta emot ansökningar från och godkänna en sökande. För att säkerställa att den här formen av samverkan används på ett korrekt och effektivt sätt är det viktigt att det tydligt framgår av ansökan att parterna är likvärdiga genomförare av ett projekt. Det bör alltså inte vara så att en av parterna har karaktären av huvudgenomförare och att övriga samverkansparter levererar tjänster eller genomför aktiviteter inom endast en mindre begränsad del av projektet. Verksamheter som har ett ömsesidigt beroende av varandra kan med fördel drivas som ett samverkansprojekt. Om det inte finns ska verksamheter drivas som enskilda projekt som samarbetar med varandra.

Regler för samverkansprojekt:

• Det är inte tillåtet att organisera ett samverkansprojekt för att kringgå regler om offentlig upphandling och statsstöd. Om LOU är tillämplig, undersök om något av undantagen i 3 kap. är tillämpbara. Kontakta gärna programenheten för råd och stöd i bedömningen.
• En av samverkansparterna lämnar in ansökan och blir då projektets stödmottagare. Stödmottagaren ska hålla ihop hela projektet, såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt och administrativt.
• Alla parter i projektet ska ta del av EU-stödet. Samverkansparterna rekvirerar sina kostnader från stödmottagaren som sammanställer ansökan om utbetalning. När stödmottagaren fått stödet ska det fördelas även till samverkansparterna.
• Den aktör som vill bli samverkanspart måste på egen hand kunna uppfylla de villkor som gäller för att bedriva Socialfondsprojekt.
• Antalet parter styrs utifrån projektets syfte och mål.
• Samtliga samverkansparter ska ingå ett samverkansavtal.
• Både stödmottagaren och samverkansparterna ska följa de villkor som finns i beslutet om stöd.

Det är myndigheten som under beredningen av en ansökan prövar om ett påstått samarbete är att betrakta som samverkan. Beskrivningen av samverkan ovan ska beaktas vid en sådan prövning. Nedanstående förutsättningar ska vara uppfyllda för att samverkan ska gälla, kontroll ska ske vid beredning av ansökan om stöd:

• att det föreligger ett avtal om samverkan (som säkerställer våra föreskrifter följs av alla samverkansparter)
• att avtalet avser ett projekt som bedrivs gemensamt av två eller flera parter
• att parterna tar ett jämförbart ansvar för projektets utformning och genomförande
• att parterna bidrar med egna resurser, främst anställd personal
• att ingen part är mer självständig än övriga parter vid genomförandet,
• att samverkan avser hela projekttiden
• att samverkan inte bedöms föranledd av främst kommersiella skäl såsom att leverera tjänster mot betalning eller att kringgå regler om upphandling.
• att det som parterna bidrar med till projektet inte endast är sådant som typiskt sett ska upphandlas på en konkurrensutsatt marknad såsom rena utbildningstjänster eller administrativa tjänster. Utbildning eller administrativa tjänster kan dock ingå som en del av vad en samverkanspart utför i ett projekt.

Vid en samverkan gäller att enhetskostnader för personal inom PO1 respektive PO2/ PO3 ska tillämpas

Upphandling i samverkansprojekt

Är projekt ett samverkansprojekt ska stödmottagaren tydliggöra vilken eller vilka parter som ska genomföra dess upphandlingar eller köp. Det kan bland annat ske i inköpsplanen som är en del av den manuella budgetmallen.

Stödmottagaren ska också se till att samverkansparten har en ändamålsenlig organisation och den kompetens som krävs för att genomföra de planerade upphandlingarna eller köpen.

Vid upphandling och köp av varor och tjänster av samma slag i samverkansprojekt beräknas direktupphandlingsbeloppet och tröskelvärden samman för samtliga parter i projektet. Samverkansparterna får alltså inte var för sig köpa eller handla varor av samma slag för direktupphandlingsbeloppet utan samtliga upphandlingar och köp i projektet ska läggas samman.

Samarbete

Definition av samarbete

Att två eller flera organisationer samarbetar inom ramen för en insats finansierad av socialfonden är vanligt förekommande. Samarbetet kan vara tillfälligt eller långvarigt och kan avse olika delar av projektverksamheten. Samarbetspartners kan vara t.ex. en organisation som är med i projektet men som inte är drivande, en medfinansiär tex att arbetsförmedlingen avsätter en person som arbetar med deltagarna i projektet som en del av arbetsförmedlingens ordinarie uppdrag. Det som skiljer ett samarbete från samverkan är att samarbetet inte på något sätt fråntar projektägarens/stödsökandens självständighet vad avser utformning, genomförande och ansvar för det projekt som ESF-rådet finansierar. Det som i socialfondsprogrammet benämns som samverkan är alltså i majoriteten av fall fråga om ett samarbete i olika hög grad för att bedriva ett socialfondsprojekt.

En samarbetspart kan inte få ersättning från Svenska ESF-rådet för de kostnader som denne ådrar sig i och med sitt deltagande i projektet. Detta eftersom kostnaden inte konkurrensutsatts.