Ansökningsguide

Har ni bestämt er för att söka pengar till ett projekt inom något av Svenska ESF-rådets programområden? Så här gör ni er ansökan:

1. Hitta en utlysning

En utlysning är en bestämd summa pengar som går att söka ur Europeiska Socialfonden plus (ESF+) – för vissa teman, inom en viss tid, och på vissa grunder. Utlysningarna formuleras dels utifrån de europeiska och nationella mål som satts upp inom varje område, och dels utifrån regionala eller nationella behov och förutsättningar.

2. Testa er idé

Efter att ha läst den aktuella utlysningen behöver ni fundera på om er projektidé kan bidra till utlysningens uppsatta mål. Ni behöver även ta ställning till om ni ensamma kan genomföra och uppnå syftet med ert projekt, eller om fler aktörer behöver delta. Om fler aktörer behöver delta är det viktigt att ni involverar dem tidigt i processen. Vid eventuellt stöd från ESF+ kommer det att betalas ut retroaktivt. Därför är det viktigt att ni kan ligga ute med pengar innan Svenska ESF-rådet ersätter dem.

Om er projektidé inte ryms i någon av de öppna utlysningarna kan ni se i utlysningsplanen när nya utlysningar öppnar. Om ni är osäkra på något kring er projektidé kan ni alltid kontakta Svenska ESF-rådets kontor i den region som utlysningen berör.

3. Läs ansökningskraven

Innan ni börjar med er ansökan är det bra att veta hur ansökningsförfarandet går till – vilka som kan söka, och vilka projekt ni kan söka stöd för. Läs informationen under ansökningskrav för att få mer kunskap om ansökningsförfarandet.

4. Ta del av styrande dokument

När ni ansöker om ett projekt bör ni vara pålästa på det nationella socialfondsprogrammet och aktuell handlingsplan. Det kommer att underlätta ansökningsprocessen och sätta ert projekt i ett större sammanhang.

Utlysningstexten

Läs utlysningstexten noga. Här finns utlysningens mål och vad projekten inom utlysningen ska bidra till. Här finns även de krav som ställs på en ansökan och på projektaktörerna.

Sätt er in i Europeiska socialfonden plus

I socialfondsprogrammet hittar ni beskrivningar av vilka typer av insatser som är prioriterade inom respektive programområde. De är viktiga att känna till. Ni hittar även information kring transnationellt samarbete och de horisontella principerna.

Regional handlingsplan

Varje region tar fram en regional handlingsplan som beskriver förutsättningarna i just den regionen. De regionala utlysningarna utgår från de regionala planerna och strukturfondspartnerskapen prioriterar ansökningarna utifrån den och programmet.

5. Gå på informationsträff

Det är många olika delar att hålla reda på när ni ska skriva, och skicka in, er ansökan till Svenska ESF-rådet. För att stötta er i processen erbjuder vi regelbundet informationsträffar via något av våra åtta regionkontor. Information kring informationsträffarna hittar ni via de regionala sidorna här på esf.se.

Har ni funderingar och vill komma i kontakt med en samordnare eller ekonom i er region? Kontakta det regionkontor det berör.

6. Utveckla er projektidé

En projektidé väcks ofta genom att det finns ett problem som behöver lösas. Ju tydligare ni kan beskriva er projektidé desto lättare är det att förankra ert projekt – internt, externt, samt mot samarbetspartners och andra finansiärer.

7. Formulera problemet

Kartlägg problemet och orsakerna till det. Ett exempel är att göra en analys enligt LFA-metoden (The Logical Framework Approach). LFA-metoden är ett verktyg för projektledning och ett stöd för er som vill arbeta med förändringsprocesser och fördjupa era kunskaper om resultatstyrd projektplanering.

Omvärldsanalys

Det är viktigt att ni försöker ta reda på vad andra gjort tidigare för det problem ni vill lösa. Det kan handla om tidigare forskning på området, vad ni själva gjort inom er organisation eller vad andra har gjort för att försöka hitta en lösning på problemet. Det är också bra att undersöka vilka tidigare socialfondsprojekt som arbetat med samma problem. Via vår projektbank kan ni hitta projekt från både nuvarande och tidigare programperioder.

Intressentanalys

Berör ert problem andra parter som behöver vara med för att ni ska lyckas genomföra er projektidé? Då är vår rekommendation att ni tidigt involverar dem i er ansökan och beskriver hur ni involverat dessa. 

Avgränsa projektet

Tänk på att frågor som berör arbetsmarknads-, skol-, social- och näringslivspolitik ofta kan vara komplexa. Det är viktigt att ni försöker avgränsa er projekt till att lösa ett specifikt problem. Det gör projektet lättare att genomföra och ni får större chanser att nå varaktiga resultat.

Mål

Med avstamp i er problemanalys ska ni formulera mål för projektet. Var noga med att era tänkta mål svarar på vad utlysningen efterfrågar.

8. Förankra projektet

I ansökan ska ni ange hur ni säkerställt den interna och externa förankringen. Tänk på att en förankringsprocess kan ta tid beroende på i vilken omfattning, och på vilken nivå, ni vill involvera andra aktörer i ert projekt. 

Förankra internt

För att projektet ska kunna pågå en längre tid är det viktigt att den egna organisationen är involverad så att projektet kan fortgå även om någon slutar. Om er organisation dessutom ska vara projektägare är det extra viktigt med förankring internt.

Förankra hos övriga projektaktörer

I många av de projekt som får finansiering via Socialfonden samverkar flera olika aktörer för att skapa en bredare lösning och större spridning av resultaten. För att det ska bli ett lyckat projekt, och att alla parter känner sig delaktiga och motiverade, är det viktigt att förankra projektet hos alla inblandade organisationer.

9. Gör en projektbudget

En budget ska göras för hela projektperioden, alltså inte årsvis. Budgetera så realistiskt som möjligt. Se till att alla kostnader som behövs för att driva projektet finns med. Tänk på att ni i projektet även ska ha utrymme för rapportering till Svenska ESF-rådet, både månadsvis och kvartalsvis.

Projektet ska avslutas med slutrapportering och uppföljning av resultat. Det innebär oftast att personalstyrkan minskar, vilket påverkar budgeten. I den avslutande fasen har projekten i regel inte några deltagare. Det kan påverka finansieringen eftersom projektet då inte kan medfinansieras av deltagarersättning.

I utlysningen står vilken budgetmodell som används i aktuell utlysning. För er som vill börja planera budgeten kan ni läsa mer i vår handledning i projektekonomi.

Kommer snart: Här hittar du alla ekonomiska blanketter och malla

10. Sök medfinansiering

Medfinansiering innebär att ni projektaktörer måste stå för en del av kostnaderna. Det är ett sätt att se till att det finns regionalt och nationellt stöd och intresse för projekten. Det är också ett sätt att betona det gemensamma ansvaret mellan EU och dess medlemsländer. Kravet på medfinansiering gäller för alla (förutom inom programområde C) som söker stöd från ESF+. Det är mycket viktigt att ni läser igenom utlysningen och dess krav noggrant för att säkerställa vad som kommer att gälla för ert projekt.

Så finansieras insatserna inom ESF+

Projekt och insatser inom ESF+ kan finansieras med pengar från tre olika håll:

1. Genom socialfondsstöd, alltså med medel ur Europeiska socialfonden plus.
2. Med anslag ur statsbudgeten, som slås fast av riksdagen.
3. Genom medfinansiering som projekten själva ordnar. Finansiärerna kan vara både offentliga och privata aktörer.

Olika former av medfinansiering

Medfinansieringen kan fungera på tre olika sätt. Det som projekten själva står för kan vara en eller flera av följande:

1. Pengar, kontanta medel.
2. Icke-kontanta medel som till exempel personal- eller lokalkostnader.
3. Projektdeltagares tid.

Hur stor andel av ett projekt ska medfinansieras?

Hur stor andel av kostnaderna som projekten ska medfinansiera varierar mellan olika utlysningar. Medfinansieringsgraderna är fastställda för varje specifikt programområde.

• Inom programområde A finansierar ESF+ och de statliga anslagen 54 procent av kostnaderna. Medfinansieringen ska täcka resterande 46 procent. (Region Norra Mellansverige är klassad som en övergångsregion och där finansierar ESF+ och de statliga anslagen 60 procent av kostnaderna. Medfinansieringen ska täcka resterande 40 procent).
• Inom programområde B finansierar ESF+ och de statliga anslagen 40 procent av kostnaderna. Medfinansieringen ska täcka resterande 60 procent.
• Programområde C har full finansiering från ESF+ och de statliga anslagen. Här krävs därför ingen medfinansiering.
• Inom programområde D finansierar ESF+ och de statliga anslagen 45 procent av kostnaderna. Medfinansieringen ska täcka resterande 55 procent.
• Inom programområde E finansierar ESF+ och de statliga anslagen 95 procent av kostnaderna. Medfinansieringen ska täcka resterande 5 procent.

Hur stor del av den totala budgeten som projekten ska medfinansiera varierar alltså, så läs den aktuella utlysningen noggrant. Att hålla sig till den angivna andelen medfinansiering är viktigt för att de övergripande beräkningarna ska gå ihop. Det blir inte lättare att få stöd för att projektet kan medfinansiera en större andel.

11. Planera projektet

Nu är det dags att gå vidare – från en utvecklad projektidé till att göra en projektplan. Tänk igenom projektets syfte och mål noggrant. Fundera även på vilka risker som kan påverka projektet, tidsplanen och projektorganisationen.

Stödet från Svenska ESF-rådet beviljas normalt till en stödsökande (projektägare) och det är den som ansvarar för projektets genomförande. I projektet kan flera deltagande företag, organisationer och föreningar få stöd – dessa kallas stödmottagare.

I Svenska ESF-rådets ansökningsblankett för ESF+ kommer ni behöva ange viss allmän information om den stödsökande organisationen, samt viss projektspecifik information. Sedan följer flera avsnitt där ni som stödsökande ska ange information som Svenska ESF-rådet behöver för att avgöra om ert projekt uppfyller de fastslagna urvalskriterierna.

1. Projektidén bygger på en tydlig och relevant problemanalys som leder fram till ett tydligt definierat problem.

I ansökningsformuläret ska ni som stödsökande bland annat beskriva det problem ni vill lösa, huvudsakliga orsakerna till problemet samt projektets målgrupp och hur de varit involverade i ansökan.

2. Projektets mål ska ligga i linje med utlysningen, svara mot projektets definierade problem och vara uppföljnings-/utvärderingsbara.

Här ska ni beskriva vad projektet ska uppnå, hur det ska utvärderas och vilka som är tänkta mottagare av resultatet.

3. Projektet ska tillämpa eller utveckla en eller flera relevanta metoder och tillvägagångsätt.

I avsnittet ska ni beskriva de metoder och tillvägagångssätt ni planerar att använda er av, vilka aktiviteter ni planerar genomföra, om projektet kommer att arbeta med deltagare och hur det arbetet kommer se ut.

4. Projektorganisationen har kapacitet och relevant kompetens för att genomföra projektet. Projektet ska bedrivas kostnadseffektivt.

Denna del av ansökan har en tydlig koppling till projektets budget. Var noga när ni planerar resursåtgången i ert projekt. I avsnittet ska ni redogöra för de tänkta personalresurser och kompetenser som krävs för att genomföra ert projekt. I avsnittet finns flera frågor kopplade till er analys kring eventuella risker som kan uppstå i genomförandet. Det kan handla om att ni inte lyckas rekrytera personal, eller inte uppfyller kraven gällande medfinansiering.

5. Projektet ska vara förankrat, ha ett säkrat ägarskap och en tydlig strategi för att ta tillvara på resultatet.

För att ett projekt ska fungera ordentligt är det viktigt att det är väl förankrat, både inom den stödsökande organisationen och inom organisationer som ni vill arbeta med. I denna del av ansökan ska ni beskriva hur ni har arbetat med förankringen och hur ni planerar att ta tillvara på projektets resultat, både under och efter projektet. I detta ingår även att beskriva hur styrgruppen kommer sättas samman.

Tänk på att alla insatser inom ESF+ ska genomsyras av de horisontella principerna, jämställdhet, tillgänglighet och icke-diskriminering. Detta ska integreras i er ansökan – från problemanalys till metod och tillvägagångssätt. LFA-metoden är ett bra verktyg för att planera ett projekt.

Så här skapar du ett framgångsrikt styrgruppsarbete:

12. Skriv ansökan

Projektansökan kan fyllas i under hela perioden som utlysningen är öppen. Sista dag för ansökan står i utlysningen. Observera att klockslaget för sista inlämning gäller både ansökan och bilagor, så kontrollera vilka bilagor som är obligatoriska. För att ansökan ska kunna behandlas av Svenska ESF-rådet måste den komma in i rätt tid.

Den digitala tjänsten Projektrummet+

Projektansökan skrivs direkt i vår digitala tjänst Projektrummet+. För att kunna använda tjänsten måste ni ha ett användarkonto, om ni inte har ett sedan tidigare skapar ni det i Projektrummet+ under Skapa konto.

Om ni vill förbereda er och se vilka frågor som ska besvaras i ansökan finns en sammanställning av dessa under Ansökningsblankettens frågor.

Du hittar även projektrummet här:

Bilagor till ansökan

Vilka bilagor som ska skickas med ansökan framgår av utlysningen. Läs igenom den noga för att säkerställa att ni fått med alla bilagor. En ansökan som skickas in utan obligatoriska bilagor anses inte vara komplett. Bilagorna ska vara Svenska ESF-rådet tillhanda senast den tid som står i utlysningen.

Bifoga fil/dokument

Det är möjligt att bifoga filer i Projektrummet+ till ärenden som gäller Ansökan om stöd.

Ladda upp filerna under Dokument för respektive ärende. Även beslut som rör tidigare nämnda processer kommer att visas som en PDF under Dokument.

Här hittar du alla handledningar för Projektrummet+.

• Dokument tillhörande Projektrummet+, kommer

Återtagande av ansökan om stöd

Det går att ta tillbaka en ansökan om stöd. Följ bara punkterna nedan så avslutas handläggningen av er ansökan.

1. Återtagande av ansökan ska ske skriftligt och skickas med post eller e-post direkt till det regionkontor som handlägger din ansökan om stöd.
2. Återtagandet kan formuleras fritt, men det ska dateras och undertecknas av behörig företrädare för stödsökande.
3. Svenska ESF-rådet skickar en bekräftelse om avslut av ansökan till behörig företrädare.