Ansökningsguide

Innehåll på sidan

Har du bestämt dig för att söka stöd till ett projekt från Svenska ESF-rådet? Här guidar vi dig steg för steg då du ska göra din ansökan.

1. Hitta utlysning

Ett projekt börjar normalt med att en intresserad organisation gör en ansökan till någon eller några av Svenska ESF-rådets utlysningar.
En utlysning innebär att en bestämd summa ur ESF:s fonder blir tillgänglig att söka för vissa teman, inom en viss tid och på vissa grunder. Utlysningarna formuleras dels utifrån de europeiska och nationella mål som har satts upp inom varje område, dels utifrån regionala eller nationella behov och förutsättningar.

2. Testa din idé

  • Har din idé med arbetslivet och arbetsmarknaden att göra?
  • Är flera aktörer med?
  • Passar projektinsatserna med någon av de utlysningar som är öppna?
  • Kan ni ligga ute med pengar tills ESF-rådet ersätter dem?

Kan du svara ja på de fyra frågorna ovan har du möjlighet att testa din idé med oss. ESF-rådets regioner ställer olika krav på inom vilka teman eller med vilka målgrupper projekten ska jobba.

3. Läs Ansökningskrav

Innan du påbörjar din ansökan är det bra att få en grundkunskap om hur ansökningsförfarandet går till, vilka projekt du kan söka stöd för och vilka som kan söka. Det kan du göra genom att läsa informationen under Ansökningskrav.

4. Ta del av styrande dokument

När du ansöker om ett projekt bör du vara påläst på de programdokument som beskriver programmet. Det kommer att underlätta ansökningsprocessen och sätta just ditt projekt i ett större sammanhang.

Utlysningstexten

Sätt dig noga in i den utlysning som du vill ansöka till i Utlysningar,

Sätt dig in i aktuell fond

Projekten som du kan söka stöd till via ESF-rådet finansieras antingen via Europeiska socialfonden eller Fead –  fonden för europeiskt bistånd för dem som har det sämst ställt. Sätt dig in i fonden som du söker pengar från.

Regional handlingsplan

Varje region tar fram en regional handlingsplan som beskriver förutsättningarna i just den regionen. De regionala utlysningarna kommer att utgå från de regionala planerna och strukturfondspartnerskapen kommer att prioritera ansökningarna utifrån den.
Gå till den region som du avser att ansöka i.

5. Gå på informationsträff

Det är utan tvekan en hel del att hålla reda på i samband med att en ansökan ska skickas in till Svenska ESF-rådet. Ansökan ska granskas av både samordnare och ekonomer och bli godkänd och prioriterad av strukturfondspartnerskapet.
Informationsmöten hålls i våra regioner. Håll utkik på de regionala sidorna. Välkommen!

6. Utveckla din projektidé

Ofta börjar en projektidé att växa fram genom att det finns ett problem som behöver lösas. Ju tydligare du kan beskriva din projektidé desto lättare är det förankra ditt projekt både internt, mot samarbetspartners och finansiärer.

7. Formulera problemet

Kartlägg problemet och orsaker till det, till exempel genom att göra en analys enligt LFA-metoden. LFA-metoden är ett verktyg för projektledning och ett stöd för dig som vill arbeta med förändringsprocesser och fördjupa dina kunskaper om resultatstyrd projektplanering.

Omvärldsanalys
Vad har andra gjort?

Intressentanalys
Vilka parter behöver vara med för att kunna lösa problemet?

Avgränsa projektet
Ett avgränsat projekt som har fokus på att lösa ett specifikt problem är lättare att genomföra och nå resultat.

Mål
Formulera målen för projektet.

8. Förankra projektet

Att förankra ett projekt tar tid!

Förankra internt

För att projektet ska kunna pågå en längre tid är det viktigt att den egna organisationen är involverad så att projektet inte tar slut om någon slutar. Om din organisation dessutom ska vara projektägare är det extra viktigt med förankring internt.

Förankra hos samarbetspartners

I många av de projekt ESF-fonden finansierar samarbetar flera olika aktörer för att skapa en bredare lösning och större spridning av resultaten. För att det ska bli ett lyckat projekt och att alla parter känner sig delaktiga och motiverade är det viktigt förankra projektet hos alla inblandade organisationer.

9. Gör projektbudget

För dig som vill börja planera budget i ditt projekt finns manuella mallar för budgetering i vår handledning i projektekonomi.

10. Sök medfinansiering

Kravet på medfinansiering gäller för ansökningar som söker stöd från Europeiska socialfonden, programområde 1 och 2. Ansöker du för finansiering inom dessa områden, läs informationen nedan noggrant. Söker du däremot stöd från Socialfondens programområde 3 eller från EU-fonden Fead finns inget krav på medfinansiering, gå då till steg 10, Planera projektet.

Vad är medfinansiering?

Medfinansiering innebär när man ska sätta igång ett projekt måste projektet stå för en del av kostnaderna. Medfinansieringen är ett sätt att se till att det finns regionalt och nationellt stöd och intresse för projekten. Det är också ett sätt att betona det gemensamma ansvaret mellan EU och medlemsländerna.

Olika former av medfinansiering

Medfinansieringen kan fungera på tre olika sätt. Det som projekten själva står för kan vara en eller flera av följande:

  • Pengar, rent ekonomiskt stöd.
  • Icke-kontanta medel som till exempel personal- eller lokalkostnader.
  • Projektdeltagares tid.

Så finansieras insatserna inom Socialfonden

Projekt och insatser inom socialfondsprogrammet kan finansieras med pengar från tre olika håll:

  • Genom socialfondsstöd, det vill säga medel ur Europeiska socialfonden.
  • Med anslag ur statsbudgeten, som slås fast av riksdagen.
  • Genom medfinansiering som projekten själva ordnar. Finansiärerna kan vara både offentliga och privata aktörer.

Hur stor andel av ett projekt ska medfinansieras?

Hur stor andel av kostnaderna som projekten ska medfinansiera varierar mellan olika utlysningar. Socialfonden finansierar 50 procent av kostnaderna. Statliga anslag och medfinansiering ska tillsammans täcka in resterande 50 procent. Anslaget ur statsbudgeten är olika för olika programområden. Därför varierar också hur stor del av den totala budgeten som projekten ska medfinansiera. Läs den aktuella utlysningen noggrant. Att hålla sig till den angivna andelen medfinansiering är viktigt för att de övergripande beräkningarna ska gå ihop. Det blir alltså inte lättare att få stöd om projektet kan medfinansiera en större andel.

Fördjupad information

11. Planera projektet

Nu är det dags att gå vidare, från en utvecklad projektidé till att göra en projektplan. Tänk igenom projektets syfte och mål noggrant. Fundera även kring vilka risker som kan påverka projektet, tidsplan och projektorganisation.

Ett bra verktyg för att planera ett projekt är att använda dig av LFA-metoden. LFA står för Logical Framwork Approach. Här kan du hitta en handledning för metoden:

Projektets mål och syfte

Vad ska projektet åstadkomma för förändring? Vilka behov ska projektet lösa och för vem? Vilka metoder behöv för att göra det, och hur ser den tänkta verksamheten ut? Vilken organisation och vilka resurser behövs för att genomföra projektet?

Riskanalys

Vilka risker kan påverka projektet? Vilken är sannolikheten att de uppstår, och vad blir konsekvenserna? Hur åtgärdar man dem?

Alla projekt utsätts för risker av olika slag. Ta fram en plan för att hantera de risker som ni redan i förväg kan se i er verksamhet. En risk är inte något reellt eller fakta utan något som kan hända i framtiden. Om ni till exempel vet att ni har en snäv tidplan, så är det ingen risk. Riskens inträffande är osäker. Involvera gärna olika kompetenser i arbetet, eftersom det ger projektet god framförhållning och beredskap. Gör en riskanalys och ta fram en riskhanteringsplan.

Tidplan

Rita upp hela tidsplanen för projektet så att det inte dyker upp oväntade saker som behöver lösas med kort varsel.

Projektorganisation

Vilken organisation är projektägare och ansvarar ytterst för projektet? Vilka personresurser behövs i projektet? Hur ska projektet organiseras för rapportering och redovisning? Vilka ska sitta i styrgruppen?

Att styrgruppen ska fungera bra är viktigt.

Ta del av information om hur du kan se till att styrgruppsarbetet blir framgångsrikt:

12. Hitta CFAR-nummer

När du skriver din ansökan till Svenska ESF-rådet behöver du ha tillgång till organisationsnumret och CFAR-numret för din arbetsplats. CFAR-nummer är Statistiska centralbyråns åttasiffriga identifikationsnummer för arbetsställen. Om du är osäker på CFAR-numret kan du söka fram det i Statistiska Centralbyråns företagsregister.

13. Skriv din ansökan

Din projektansökan till Svenska ESF-rådet skriver du i vår digitala tjänst Projektrummet. Ansökan kan fyllas i under den period som utlysningen är öppen. Sista dag för ansökan finns att hitta i utlysningen. Ansökan måste komma in i rätt tid för att behandlas.

För att kunna använda projektrummet måste du ha ett användarkonto. Om du inte har ett sedan tidigare skapar du det direkt i projektrummet, under alternativet Skapa konto.

Stödet från Svenska ESF-rådet beviljas normalt till en stödsökande (projektägare) vilken ansvarar för ett projekts genomförande. I projektet kan flera deltagande företag, organisationer och föreningar få stöd och dessa kallas stödmottagare.

Om du söker stöd för ett projekt som finansieras av Fead – fonden för europeiskt bistånd för dem som har det sämst behöver du tänka på några speciella saker då du fyller i din ansökan:

Särskilda anvisningar för dig som söker finansiering från EU-fonden Fead

Blankett för påseende

Ansökan ska fyllas i direkt i ett digitalt formulär i projektrummet. Om du vill förbereda dig och se hur en ansökningsblankett ser ut kan du ta del av den här

Bilagor till ansökan

Ansökan ska kompletteras med två dokument, dels ett missiv och dels ett dokument som rör försumbart stöd.
Blanketten om försumbart stöd ska fyllas i av varje deltagande företag, organisation och förening som ansöker om stöd som är mindre än 200 000 Euro. Information om de villkor som gäller för att Svenska ESF-rådet ska kunna lämna ut stödet finns i samma dokument som blanketten.

Skriv ut dokumenten nedan och låt behöriga företrädare skriva under dem. Bilagorna kan du sedan bifoga tillsammans med ansökan i projektrummet. Information om hur du bifogar filer vid ansökan hittar du längre ner på sidan. Det går också bra att skicka blanketterna med post till svenska ESF-rådet eller skanna in dem och skicka dem digitalt via e-post. Vilken adress de ska skickas till ser du i aktuell utlysning.

Bilagor som ska komplettera ansökan

Återtagande av ansökan om stöd

Det går att ta tillbaka en ansökan om stöd. Skulle du av någon anledning vilja göra det följer du punkterna nedan. Då avslutas handläggningen av ansökan om stöd.

  • Återtagande av ansökan ska ske skriftligt.
  • Återtagandet kan formuleras fritt, men det ska dateras och undertecknas av behörig företrädare för stödsökande.
  • Återtagandet ska skickas med post direkt till det regionkontor som handlägger din ansökan om stöd.
  • Svenska ESF-rådet skickar en bekräftelse på att handläggningen av ansökan om stöd har avslutats till behörig företrädare.

Ansök om utbetalning i projektrummet

Om din ansökan beviljas kommer du även att kunna ansöka om utbetalning i projektrummet.

Att bifoga fil/dokument i Projektrummet

Det möjligt att bifoga filer från Projektrummet för ärenden som gäller Ansökan om stöd, Ansökan om ändring och Ansökan om utbetalning av stöd.

Ladda upp filer under Dokument för respektive ärende. Beslut som fattas av Svenska ESF-rådet i ärende som rör tidigare nämnda processer kommer även att visas som en pdf i projektrummet under Dokument.

Här hittar du alla handledningar för Projektrummet.