Ansökningsguide

Innehåll på sidan

Har du bestämt dig för att söka stöd till ett projekt från Svenska ESF-rådet? Här guidar vi dig steg för steg då du ska göra din ansökan.

1. Hitta utlysning

Ett projekt börjar normalt med att en intresserad organisation gör en ansökan till någon eller några av Svenska ESF-rådets utlysningar.
En utlysning innebär att en bestämd summa ur ESF:s fonder blir tillgänglig att söka för vissa teman, inom en viss tid och på vissa grunder. Utlysningarna formuleras dels utifrån de europeiska och nationella mål som har satts upp inom varje område, dels utifrån regionala eller nationella behov och förutsättningar.

2. Testa din idé

  • Har din idé med arbetslivet och arbetsmarknaden att göra?
  • Är flera aktörer med?
  • Passar projektinsatserna med någon av de utlysningar som är öppna?
  • Kan ni ligga ute med pengar tills ESF-rådet ersätter dem?

Kan du svara ja på de fyra frågorna ovan har du möjlighet att testa din idé med oss. ESF-rådets regioner ställer olika krav på inom vilka teman eller med vilka målgrupper projekten ska jobba.

3. Läs Ansökningskrav

Innan du påbörjar din ansökan är det bra att få en grundkunskap om hur ansökningsförfarandet går till, vilka projekt du kan söka stöd för och vilka som kan söka. Det kan du göra genom att läsa informationen under Ansökningskrav.

4. Ta del av styrande dokument

När du ansöker om ett projekt bör du vara påläst på de programdokument som beskriver programmet. Det kommer att underlätta ansökningsprocessen och sätta just ditt projekt i ett större sammanhang.

Utlysningstexten

Sätt dig noga in i den utlysning som du vill ansöka till i Utlysningar,

Sätt dig in i aktuell fond

Projekten som du kan söka stöd till via ESF-rådet finansieras antingen via Europeiska socialfonden eller Fead –  fonden för europeiskt bistånd för dem som har det sämst ställt. Sätt dig in i fonden som du söker pengar från.

Regional handlingsplan

Varje region tar fram en regional handlingsplan som beskriver förutsättningarna i just den regionen. De regionala utlysningarna kommer att utgå från de regionala planerna och strukturfondspartnerskapen kommer att prioritera ansökningarna utifrån den.
Gå till den region som du avser att ansöka i.

5. Gå på informationsträff

Det är utan tvekan en hel del att hålla reda på i samband med att en ansökan ska skickas in till Svenska ESF-rådet. Ansökan ska granskas av både samordnare och ekonomer och bli godkänd och prioriterad av strukturfondspartnerskapet.
Informationsmöten hålls i våra regioner. Håll utkik på de regionala sidorna. Välkommen!

6. Utveckla din projektidé

Ofta börjar en projektidé att växa fram genom att det finns ett problem som behöver lösas. Ju tydligare du kan beskriva din projektidé desto lättare är det förankra ditt projekt både internt, mot samarbetspartners och finansiärer.

7. Formulera problemet

Kartlägg problemet och orsaker till det, till exempel genom att göra en analys enligt LFA-metoden. LFA-metoden är ett verktyg för projektledning och ett stöd för dig som vill arbeta med förändringsprocesser och fördjupa dina kunskaper om resultatstyrd projektplanering.

Omvärldsanalys
Vad har andra gjort?

Intressentanalys
Vilka parter behöver vara med för att kunna lösa problemet?

Avgränsa projektet
Ett avgränsat projekt som har fokus på att lösa ett specifikt problem är lättare att genomföra och nå resultat.

Mål
Formulera målen för projektet.

8. Förankra projektet

Att förankra ett projekt tar tid!

Förankra internt

För att projektet ska kunna pågå en längre tid är det viktigt att den egna organisationen är involverad så att projektet inte tar slut om någon slutar. Om din organisation dessutom ska vara projektägare är det extra viktigt med förankring internt.

Förankra hos samarbetspartners

I många av de projekt ESF-fonden finansierar samarbetar flera olika aktörer för att skapa en bredare lösning och större spridning av resultaten. För att det ska bli ett lyckat projekt och att alla parter känner sig delaktiga och motiverade är det viktigt förankra projektet hos alla inblandade organisationer.

9. Gör projektbudget

Tre projektfaser, två delbudgetar

Alla projekt delas in i tre faser:

  • Analys- och planeringsfas som kan pågå mellan 1 och 9 månader.
  • Genomförandefasen
  • Avslutsfasen som brukar pågå i 1-2 månader.

Budgeten består av två delbudgetar:

  • Budget för analys- och planeringsfasen.
  • Budget för genomförandefasen. Avslutsfasen ingår i genomförandebudgeten.

Under avslutsfasen ska projektet avslutas med slutrapportering och uppföljning av resultat och effekter. Det innebär oftast att personalstyrkan minskar vilket påverkar budgeten. I avslutsfasen har projekten i regel inte några deltagare. Det påverkar medfinansieringen eftersom projektet inte kan medfinansieras av deltagarersättning.

En budget ska göras för hela projekttiden. Den är alltså inte årsvis utan omfattar hela projektperioden.

Budgetera så realistiskt som möjligt. Tänk noga igenom kostnaderna och koppla dem till aktiviteterna i projektet. Försök att se till så att alla kostnader som behövs för att driva projektet finns med i budgeten.

För dig som vill börja planera budget i ditt projekt finns manuella mallar för budgetering i vår handledning i projektekonomi.

10. Sök medfinansiering

Kravet på medfinansiering gäller för ansökningar som söker stöd från Europeiska socialfonden, programområde 1 och 2. Ansöker du för finansiering inom dessa områden, läs informationen nedan noggrant. Söker du däremot stöd från Socialfondens programområde 3 eller från EU-fonden Fead finns inget krav på medfinansiering, gå då till steg 10, Planera projektet.

Vad är medfinansiering?

Medfinansiering innebär när man ska sätta igång ett projekt måste projektet stå för en del av kostnaderna. Medfinansieringen är ett sätt att se till att det finns regionalt och nationellt stöd och intresse för projekten. Det är också ett sätt att betona det gemensamma ansvaret mellan EU och medlemsländerna.

Olika former av medfinansiering

Medfinansieringen kan fungera på tre olika sätt. Det som projekten själva står för kan vara en eller flera av följande:

  • Pengar, rent ekonomiskt stöd.
  • Icke-kontanta medel som till exempel personal- eller lokalkostnader.
  • Projektdeltagares tid.

Så finansieras insatserna inom Socialfonden

Projekt och insatser inom socialfondsprogrammet kan finansieras med pengar från tre olika håll:

  • Genom socialfondsstöd, det vill säga medel ur Europeiska socialfonden.
  • Med anslag ur statsbudgeten, som slås fast av riksdagen.
  • Genom medfinansiering som projekten själva ordnar. Finansiärerna kan vara både offentliga och privata aktörer.

Hur stor andel av ett projekt ska medfinansieras?

Hur stor andel av kostnaderna som projekten ska medfinansiera varierar mellan olika utlysningar. Socialfonden finansierar 50 procent av kostnaderna. Statliga anslag och medfinansiering ska tillsammans täcka in resterande 50 procent. Anslaget ur statsbudgeten är olika för olika programområden. Därför varierar också hur stor del av den totala budgeten som projekten ska medfinansiera. Läs den aktuella utlysningen noggrant. Att hålla sig till den angivna andelen medfinansiering är viktigt för att de övergripande beräkningarna ska gå ihop. Det blir alltså inte lättare att få stöd om projektet kan medfinansiera en större andel.

Fördjupad information

11. Planera projektet

Nu är det dags att gå vidare, från en utvecklad projektidé till att göra en projektplan. Tänk igenom projektets syfte och mål noggrant. Fundera även kring vilka risker som kan påverka projektet, tidsplan och projektorganisation.

Ett bra verktyg för att planera ett projekt är att använda dig av LFA-metoden.

Projektets mål och syfte

Vad ska projektet åstadkomma för förändring? Vilka behov ska projektet lösa och för vem? Vilka metoder behöv för att göra det, och hur ser den tänkta verksamheten ut? Vilken organisation och vilka resurser behövs för att genomföra projektet?

Ta fram en förändringsteori

Alla som driver ett socialfondsprojekt ska arbeta resultatbaserat. Därför rekommenderar vi alla, i samband med ansökan, att ta fram en förändringsteori. Förändringsteorin beskrivs i dokumentet nedan. I vissa fall kan förändringsteorin vara en obligatorisk bilaga till ansökan om stöd, det kommer i så fall att framgå av utlysningstexten.

De här fyra frågeställningarna kan ge stöd då du och dina kollegor ska göra en förändringsteori:

  • Vad vill vi uppnå genom projektet? Vem är projektet till för och vad vill vi nå med våra insatser? Visionen/målet/effekten på lång sikt är utgångspunkten för fortsatt planering, det vill säga den situation som vi vill ska förändras.
  • Vilka åtgärder är nödvändiga för att nå visionen? Effekten på kort sikt handlar om vilka förändringar i beteenden och attityder för att effekter på strukturell nivå/lång sikt ska nås. Vilka resultat behöver då projektet nå för att åstadkomma förändringar i beteenden/attityder så att effekterna på kort sikt ska uppnås? En förändringsteori slås fast för att konkretisera effekter, resultat, prestationer, aktiviteter och resurser som behövs för att förverkliga den önskade effekten.
  • Hur vet vi om det vi gör fungerar? Effekter, resultat, aktiviteter och resurser följs upp löpande genom mätningar. Innan man startar projektet bör man veta vad som ska vara uppfyllt för att projektet ska ha nått sitt mål. För det behöver man definiera indikatorer, ta reda på deras basvärde och följa upp dem för att mäta förändringen.
  • Vad gör vi om målen inte nås? Flexibilitet och dialog mellan Svenska ESF-rådet och projektet behövs för att ändra mål, metoder eller resurser vid behov.

Vad du och dina kollegor också ska tänka på:

  • Projektets aktiviteter, prestationer, resultat och effekter ska överensstämma med utlysningens och därmed programmets effekter.
  • Ansökan måste även kopplas till en jämställdhetsanalys och formulera resultat och aktiviteter som är kopplade till orsaker till bristande jämställdhet.
  • Samma sak gäller tillgänglighet och icke-diskriminering.
  • Det ska finnas en tydligt definierad målgrupp och en dokumenterad administrativ, ekonomisk och operativ förmåga att genomföra projektet.
  • Det är viktigt för projekten att fastställa egna indikatorer på förväntade resultat och effekter så att det går att följa projektets framsteg i genomförandet.

12. Riskanalys

Vilka risker kan påverka projektet? Vilken är sannolikheten att de uppstår, och vad blir konsekvenserna? Hur åtgärdar man dem?

Alla projekt utsätts för risker av olika slag. Ta fram en plan för att hantera de risker som ni redan i förväg kan se i er verksamhet. En risk är inte något reellt eller fakta utan något som kan hända i framtiden. Om ni till exempel vet att ni har en snäv tidplan, så är det ingen risk. Riskens inträffande är osäker. Involvera gärna olika kompetenser i arbetet, eftersom det ger projektet god framförhållning och beredskap. Gör en riskanalys och ta fram en riskhanteringsplan.

Tidplan

Rita upp hela tidsplanen för projektet så att det inte dyker upp oväntade saker som behöver lösas med kort varsel.

Projektorganisation

Vilken organisation är projektägare och ansvarar ytterst för projektet? Vilka personresurser behövs i projektet? Hur ska projektet organiseras för rapportering och redovisning? Vilka ska sitta i styrgruppen?

Att styrgruppen ska fungera bra är viktigt.

Ta del av information om hur du kan se till att styrgruppsarbetet blir framgångsrikt:

13. Hitta CFAR-nummer

När du skriver din ansökan till Svenska ESF-rådet behöver du ha tillgång till organisationsnumret och CFAR-numret för din arbetsplats. CFAR-nummer är Statistiska centralbyråns åttasiffriga identifikationsnummer för arbetsställen. Om du är osäker på CFAR-numret kan du söka fram det i Statistiska Centralbyråns företagsregister.

14. Skriv din ansökan

Din projektansökan till Svenska ESF-rådet skriver du i vår digitala tjänst Projektrummet. Ansökan kan fyllas i under den period som utlysningen är öppen. Sista dag för ansökan finns att hitta i utlysningen. Ansökan måste komma in i rätt tid för att behandlas.

För att kunna använda projektrummet måste du ha ett användarkonto. Om du inte har ett sedan tidigare skapar du det direkt i projektrummet, under alternativet Skapa konto.

Stödet från Svenska ESF-rådet beviljas normalt till en stödsökande (projektägare) vilken ansvarar för ett projekts genomförande. I projektet kan flera deltagande företag, organisationer och föreningar få stöd och dessa kallas stödmottagare.

Blankett för påseende

Ansökan ska fyllas i direkt i ett digitalt formulär i projektrummet. Om du vill förbereda dig och se hur en ansökningsblankett ser ut kan du ta del av den här

Bilagor till ansökan

Ansökan ska kompletteras med två dokument, dels ett missiv och dels ett dokument som rör försumbart stöd.
Blanketten om försumbart stöd ska fyllas i av varje deltagande företag, organisation och förening som ansöker om stöd som är mindre än 200 000 Euro. Information om de villkor som gäller för att Svenska ESF-rådet ska kunna lämna ut stödet finns i samma dokument som blanketten.

Skriv ut dokumenten nedan och låt behöriga företrädare skriva under dem. Bilagorna kan du sedan bifoga tillsammans med ansökan i projektrummet. Information om hur du bifogar filer vid ansökan hittar du längre ner på sidan. Det går också bra att skicka blanketterna med post till svenska ESF-rådet eller skanna in dem och skicka dem digitalt via e-post. Vilken adress de ska skickas till ser du i aktuell utlysning.

Bilagor som ska skickas med er ansökan:
  • Missiv – Bekräftelse av ansökan (med behörig företrädares underskrift) Här finns bekräftelsebrevet
  • Förändringsteori Här finns ESF-rådets mall
  • Medfinansieringsintyg från medfinansiären (ESF-rådet har ingen mall)
  • Inköpspolicy
  • Eventuella samverkansavtal (bifogas i förekommande fall)
  • Förteckning över det ni har för avsikt att köpa in

Information om resurseffektivitet:

Hur mycket tid ska personalen ägna åt deltagarna -med deltagarna hands on? (alltså, bort med OH-tid, planering, personalmöten med mera) Svara i timmar eller %.
Hur mycket tid ska (eventuell) extern tjänst ägna åt deltagarna? – med deltagarna hands on? Svara i timmar eller %.
Hur många deltagare ska i genomsnitt vara med samtidigt i projektaktiviteterna?

Några kom-ihåg:

  • Arbetstid beräknas på 10,71 månad per år
  • Varje deltagare ska verifiera sin närvaro varje månad (rutiner för deltagarredovisning behövs).
  • Stödsökande kan bara själv medfinansiera genom ”kontant medfinansiering från projektägaren”.
Stäng

Återtagande av ansökan om stöd

Det går att ta tillbaka en ansökan om stöd. Skulle du av någon anledning vilja göra det följer du punkterna nedan. Då avslutas handläggningen av ansökan om stöd.

  • Återtagande av ansökan ska ske skriftligt.
  • Återtagandet kan formuleras fritt, men det ska dateras och undertecknas av behörig företrädare för stödsökande.
  • Återtagandet ska skickas med post direkt till det regionkontor som handlägger din ansökan om stöd.
  • Svenska ESF-rådet skickar en bekräftelse på att handläggningen av ansökan om stöd har avslutats till behörig företrädare.

Att bifoga fil/dokument i Projektrummet

Det möjligt att bifoga filer från Projektrummet för ärenden som gäller Ansökan om stöd, Ansökan om ändring och Ansökan om utbetalning av stöd.

Ladda upp filer under Dokument för respektive ärende. Beslut som fattas av Svenska ESF-rådet i ärende som rör tidigare nämnda processer kommer även att visas som en pdf i projektrummet under Dokument.

Här hittar du alla handledningar för Projektrummet.