Projektekonomi inför ansökan
Ska ni ansöka om ESF-stöd för ert projekt? Här guidar vid dig och dina kollegor i projektekonomi och vad ni behöver veta om budgetering och finansiering när ni söker stöd.
Alla projekt som får finansiering av Svenska ESF-rådet ska vara kostnadseffektiva. Det innebär att ni behöver vara sparsamma, effektiva och arbeta ändamålsenligt.
Projekten ska vara
- sparsamma – resurserna som används ska ha den kvalitet och kvantitet som behövs för att genomföra projektet
- effektiva – resurserna ska användas på bästa sätt för att nå det förväntade resultatet
- ändamålsenliga – projekten ska genomföras så att de på bästa sätt bidrar till att nå målet och det förväntade resultatet.
Konkurrens och upphandling
Om ni som stödsökande är en upphandlande myndighet enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, ska ni även tillämpa denna lag inom projektverksamheten. Samma bedömning gäller normalt för er som gör inköp enligt de principer som specificeras i 4 kap. 1 § LOU trots att ni inte omfattas av lagen om offentlig upphandling. Principerna rör likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet.
Vill du veta mer om upphandling, läs vidare på upphandlingsmyndighetens webbplats
Stödberättigade kostnader
Vi prövar om en kostnad är stödberättigad när vi granskar ansökan om utbetalning.
En stödberättigad kostnad ska
- vara nödvändig för att genomföra projektet
- vara skälig
- ha uppkommit under den projektperiod som är fastställd i ert beslut om stöd
- vara förenlig med EU-rättsliga och nationella bestämmelser
- uppfylla de villkor som anges i ert beslut om stöd
- styrkas genom fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed, eller som uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ
- följa gällande upphandlings- eller inköpsregler
- följa reglerna om informationsskyldighet.
En kostnad är inte stödberättigad om den har ingått i något annat EU-projekt eller finansierats genom något annat offentligt stöd.
Skuldräntor är inte en stödberättigad kostnad i projekt.
Moms är en stödberättigad kostnad i projekt under 50 miljoner kronor men det förutsätter att momsen är kostnadsredovisad i projektet.
För utlysningar inom programområde A1 (Kompetensutveckling för anställda), ger Svenska ESF-rådet inte stöd för drift/ordinarie verksamhet till företag. Ett utbildningsföretag måste, för att kunna beviljas medel för att utbilda andra organisationer, köpa utbildningen av extern part genom ett konkurrensutsatt förfarande.
Personalkostnader
Personalkostnader ska budgeteras och redovisas som enhetskostnader utifrån någon av dessa modeller:
- funktion i projektet
- yrkeskategori.
Vilken modell som ni ska använda står i utlysningen och är något som beslutas av Svenska ESF-rådet.
Läs mer om hur ni budgeterar personalkostnader
Kompetensutveckling av projektpersonal
Att ha utbildad personal med rätt kompetens är en förutsättning för att kunna driva ett projekt. Saknas det borde projektet inte ha godkänts, eftersom det då saknar kapacitet för att kunna genomföras.
Utbildningskostnader kan endast räknas som direkta kostnader:
- om det tydligt framgår i projektansökan och budget att projektet är förenat med en särskild utbildningskostnad
- om Svenska ESF-rådet har bedömt kostnaden som nödvändig och godkänt kostnaden som en direkt kostnad.
Övriga kostnader
Förutom personalkostnader kan man, i de fall budgetmodellen tillåter det, budgetera för:
Resor och logi
- resor (biljetter och milersättning)
- måltider i samband med resor (om de inte täcks av traktamente)
- dagtraktamente.
Externa tjänster
Med externa tjänster menas nödvändig hjälp utifrån, exempelvis:
- expertkunskap
- utbildningsinsatser
- utvärdering eller andra tjänster.
Eftersom alla projekt ska bedrivas kostnadseffektivt måste externa tjänster tas fram i konkurrens. Omfattas ni av Lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145) ska ni tillämpa lagen inom ramen för projektet. Om ni inte omfattas av LOU bör ni göra inköp enligt principerna i LOU 4 kap. 1 §
Utrustning, materiel och deltagarlokaler
- inköp av utrustning och materiel som är nödvändiga för deltarna
- kostnaden för lokaler som nyttjas av deltagarna i projektet.
Vanliga frågor om lokalkostnader
Om man har egna lokaler där projektdeltagarna kommer befinna sig, hur ska man då redovisa kostnaden?
Den delen av lokalen som nyttjas av deltagarna kan tas upp som en direkt kostnad i budget.
Ni behöver göra en beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med projektaktiviteterna att göra och hur stor andel av lokalen som nyttjas av projektorganisationen, det vill säga personalen i projektet. Kostnaderna för projektaktiviteterna redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och materiel och externa lokaler. Kostnader för projektpersonalens lokaler omfattas av schablonen för indirekta kostnader.
Om projektpersonalen åker på kick-off och hyr en extern lokal, ingår den kostnaden i schablonen eller ska man budgetera och redovisa den kostnaden som extern lokal?
Kan vi se att kick-offen bidrar till att nå projektmålen kan kostnaden redovisas som en direkt kostnad under utgifter för utrustning och material och externa lokaler.
Utbetalning av stöd görs i efterskott
Om ert projekt beviljas stöd kommer alla utbetalningar från oss göras i efterskott. Detta innebär att ni som stödsökande själva måste kunna finansiera stödberättigade utgifter i avvaktan på utbetalning. Därför är det viktigt att ni planerar för likviditeten i projektet.
Ni får utbetalningen senast 80 dagar efter att ni ansökt om utbetalning.
Svenska ESF-rådet har möjlighet om det finns särskilda skäl att besluta om utbetalning i förskott.
Medfinansiering
Medfinansiering innebär att projektet måste stå för en del av kostnaderna. Graden av medfinansiering framgår av utlysningen och varierar beroende på programområde och region.
Se medfinansieringsgraden för samtliga programområden
Läs mer här om medfinansiering
Klumpsumma vid förstudier
När ni söker stöd för en förstudie använder Svenska ESF-rådet en förenklad modell som heter klumpsumma. I utlysningen kan ni läsa om huruvida klumpsumma ska tillämpas.
Till ansökan lämnar ni in en budget som visar projektets beräknade kostnader. Budgeten räknas fram med hjälp av enhetskostnader för personal, 15 procent för indirekta kostnader och faktiska kostnader för övrigt.
I Projektrummet registrerar ni bara totalsumman. Finns det krav på medfinansiering kan ni budgetera detta som antingen andel av kostnad eller kontanta medel.
Vi beslutar beloppet för klumpsumman och vilka krav som ställs på er slutrapport när vi handlägger ansökan. Dessa villkor skrivs också in i ert beslut om stöd. När förstudien är klar skickar ni in slutrapporten och begär utbetalning.
Om slutrapporten uppfyller kraven betalar vi ut klumpsumman – annars betalas inget stöd ut. Ni behöver inte visa upp era faktiska kostnader eller föra tidsredovisning – vi tittar bara på om slutrapporten motsvarar kraven.
Budgetera intäkter
Budgetera förväntade intäkter som projektet kommer att bidra till under budgetposten Intäkter och lämna en beskrivning över förväntade intäkter. Exempel på intäkter från projekt är försäljning, uthyrning, tjänster, anmälningsavgifter, med mera.
I de fall projektpersonal har anställningsstöd, till exempel lönebidrag, ska det budgeteras som intäkt i projektet.
Intäkter ska särredovisas i bokföringen.
Kostnader av regionalfondskaraktär (ERUF)
Ett socialfondsprojekt kan innehålla utgifter för aktiviteter som faller inom ramen för Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF). Fonden syftar till att minska den regionala obalansen inom EU och finansierar bland annat insatser inom infrastruktur, sysselsättning och lokal/regional utveckling. Högst 49 procent av projektets finansiering från socialfonden kan avse sådana utgifter.
Läs mer om ERUF på Tillväxtverkets hemsida