Personalkostnader – budgetering
På den här sidan går vi igenom hur det fungerar med budgetering av kostnader för er projektpersonal. För att räknas som projektpersonal ska personen arbeta direkt med projektet och vara anställd av projektägare eller samverkanspart/samarbetspart
Budgetera för de personalresurser som behövs i projektet genom att välja funktioner i Projektrummet. Lägg till en rad för varje medarbetare och ange kostnadsbärare, hur många månader och vilken tjänstgöringsgrad personen kommer ha.
Svenska ESF-rådet använder enhetskostnader vid budgetering och redovisning av projektpersonalens nedlagda tid – det innebär att vi inte använder personalens faktiska lönekostnader.
Två olika budgetmodeller för enhetskostnader
Enhetskostnader för personal kan budgeteras utifrån två olika budgetmodeller. Vilken modell just ni ska använda står i utlysningen.
Gemensamt för båda budgetmodellerna
- Beskriv vilken funktion personen har i projektet, till exempel pedagog, koordinator eller administratör.
- Skriv vilka arbetsuppgifter som funktionen i projektet ska ha (Tänk på att beskrivningen behöver vara konkret för att Svenska ESF-rådet ska kunna förstå projektets upplägg samt bedöma att kostnaden är projektrelevant och rimlig i förhållande till vad projektet ska uppnå).
- Uppge tjänstgöringsgrad och hur många månader funktionen ska arbeta i projektet.
- Budgetera enhetskostnad för personaltid.
Budgetmodell 1: Utifrån funktion
Den här budgetmodellen gäller i normalfallet för programområde A2 (Insatser riktade till individer utanför arbetsmarknaden) och programområde C (Minska risken för ekonomisk utsatthet). I modellen ingår semestersättning, lönekostnadspåslag och schablonkostnad på 40 procent för att täcka övriga kostnader i projektet.
I vissa utlysningar inom programområde A2 ska ni budgetera utifrån funktion med en schablon på 15 procent, så läs i utlysningen vilken budgetmodell som är aktuell.
Funktioner
Projektledare i större projekt
Används när stödberättigade kostnader överstiger 20 miljoner kronor.
Projektledare/delprojektledare
Används när stödberättigade kostnader uppgår till högst 20 miljoner kronor eller för assisterande projektledare där de stödberättigande kostnaderna uppgår till över 20 miljoner kronor. Delprojektledare förutsätter att det finns en motivering (under avsnitt 6.1 i ansökan om stöd) till varför funktionen är nödvändig för projektet och ska i första hand användas i projekt som har en geografisk spridning av projektverksamheten.
Projektmedarbetare
Avser anställda som i första hand arbetar med aktiviteter för deltagarna.
Projektekonom
Avser kvalificerade ekonomer med controlleruppgifter, uppföljning av budget med mera.
Projektadministratör
Används för anställd som sköter den löpande ekonomin och administrationen och ansvarar för deltagarredovisning, både till Svenska ESF-rådet och till SCB.
Budgetmodell 2: Utifrån yrkeskategori
Den här budgetmodellen gäller i normalfallet för programområde A1 (Kompetensutveckling för sysselsatta), D (Öka kapaciteten i den glesa geografin) och E (Social innovation).
I modellen ingår semestersättning, lönekostnadspåslag och schablon på 15 procent för att täcka overheadkostnader. Overheadkostnader kallas även indirekta kostnader och är gemensamma kostnader för exempelvis lokal, kontorsmateriel, friskvård med mera. Dessa kostnader ska inte budgeteras eller redovisas som direkta kostnader. En lista över indirekta kostnader hittar du på sidan Svenska ESF-rådets allmänna beslutsvillkor .
Yrkeskategorier att välja mellan
Det finns nio yrkesgrupper att välja mellan och inom varje grupp finns flera yrkeskategorier. Vilken yrkesgrupp personen tillhör avgörs av vilket yrke personen har när den går in i projektet och utgår från koder för Standard för Svensk Yrkesklassificering (SSYK). Ladda ner ett dokument med samtliga yrkesgrupper här .
Anställda inom kommun eller region
För personer anställda inom kommun och region ska ni använda Arbetsidentifikation (AID), som är ett centralt klassificeringssystem för gruppering av arbetsuppgifter. Vilken AID-kod den anställde har hittar ni oftast på personens anställningsavtal. Vid den årliga rapporteringen till Statistikmyndigheten (SCB) översätter Sverige kommuner och regioner (SKR) AID till SSYK. Observera att flertalet AID-koder förekommer för yrkesgrupperna C1, C2 och C3.
På sidan Dokument – Söka stöd kan du läsa enhetskostnader som gäller för respektive AID-kod
Egenföretagare
Om någon är egenföretagare när hen går in i projektet beräknas enhetskostnaden fram utifrån SCB:s definition: ”Som förvärvsarbetande egenföretagare räknas de som är aktiva och har enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag. Däremot inte den som driver sitt företag i aktiebolagsform.” Det betyder att ni använda enhetskostnad C1 om personen driver sitt företag som aktiebolag – vid övriga former av eget företag är det yrket man är aktiv inom som styr vilken enhetskostnad som ska användas.
Räkneexempel
Projektet ska pågå i 36 månader. Projektledaren ska arbeta 100 procent under hela projektperioden. I enhetskostnaden ingår semester och lönekostnadspåslag vilket innebär att budgeten baseras på förväntad nedlagd tid i projektet. 3 år x 12 = 36 månader och kommer inte räknas upp årligen.
Beräkning av enhetskostnader
Personaltid budgeteras med tjänstgöringsgrad och antal månader.
Lagstadgad semester på 12 procent är inräknad i enhetskostnaden. En heltidsanställd i projektet kan maximalt budgeteras på 12 månader om året, motsvarande 1 720 timmar per år (143,33*12).
Enhetskostnaderna kommer att gälla programperioden ut.
Traktamente
Traktamente ingår inte i enhetskostnaderna och är inte en indirekt kostnad då den är knuten till en specifik individ. Traktamente räknas alltså som en stödberättigad direkt kostnad, förutsatt att traktamentet bedöms som nödvändigt för projektet.