Fördjupad granskning visar brister i rutiner vid upphandlade projekt

I juni 2019 påbörjade Ekonomistyrningsverket (ESV) en tematisk granskning av ett av ESF-rådets upphandlade projekt, det vill säga ”Temaplattformen för ett hållbart arbetsliv, dnr 2017/00516 Forte”. Denna tematiska granskning ingår i ett urval av projekt och samarbeten som ESV har valt att granska närmare. Inför och under revisionen uppmärksammades brister i kostnadsredovisningen av projektverksamheten.

Vid framtagningen av underlag till ESV noterade ESF-rådet själva vissa brister. En brist var att delar av den kontinuerliga uppföljning av projektet som våra rutiner kräver inte genomförts. Därför inledde ESF-rådet en egen fördjupad granskning av andra pågående projekt med liknande grundkonstruktion. Syftet var att få en uppfattning av problemens omfattning, få en möjlighet att åtgärda brister samt att styra upp verksamheten framöver.

Granskningen av Temaplattform för hållbart arbetsliv, i vilken Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd, FORTE och ESF-rådet samverkar, är nu klar.

I samarbetet med Temaplattformen ser vi att ESF-rådet brustit i rutiner för kontinuerlig uppföljning och också tillåtit avsteg i formerna för Fortes återsökande av ersättning för upparbetade kostnader. ESF-rådet har också funnit flera brister i främst konkurrensutsättningen i samband med upphandlingar som genomförts samt i ett fall i formerna för utbetalning.

ESF-rådet har genom deltagande i projektets styrgrupp ett betydande inflytande över vissa beslut även om det operativa ansvaret ligger hos Forte. I styrgruppen har beslut fattats om att anlita Arbetets Museum att, mot ett förskott, producera en utställning. Det strider mot grundregeln om att socialfonden i efterskott ska täcka upparbetade kostnader. Det felaktiga beslutet måste ESF-rådet ta ansvar för.

I granskningen har det också visat sig att Forte i ett par upphandlingar inte följt LOU eller sina egna riktlinjer om upphandling. I den delen kommer ESF-rådet att återkräva utbetalade medel av Forte.

– Jag konstaterar att vi i den här typen av projekt inte har lyckats hålla isär våra roller som samarbetspartner respektive granskare av tilldelade medel och utbetalningar, vilket är allvarligt, säger Lars Lööw, generaldirektör, Svenska ESF-rådet. Som myndighet med ett stort samhällsansvar måste vi alltid vara korrekta i hur vi hanterar de medel vi ansvarar för. I det här fallet har vi gjort fel. Jag bedömer att de åtgärder vi påbörjat och ska genomföra som ett led av vårens granskningar av projektstödet ska garantera att vi inte gör fel igen.

ESF-rådet fortsätter nu med en egen fördjupad granskning av våra rutiner samt om hur vi hanterat upphandlade projekt. Dessutom har ett arbete påbörjats med att återkräva felaktigt utbetalda medel samt komma tillrätta med de brister som tidigare påtalats och som även vår egen internrevision konstaterat. I det åtgärdspaket som tagits fram ingår bland annat att ta fram tydligare rutiner för upphandlingar och granskning av utbetalningar och att utbilda alla medarbetare som jobbar med dessa frågor.

ESF-rådet har idag också informerat ESV, om vad vår granskning visar. ESV har EU-kommissionens uppdrag att revidera bland annat ESF-rådets arbete med Europeiska Socialfonden. ESF-rådet räknar med att ESV kommer vara klara med sin tematiska granskning i början på 2020 och får då bedöma vilka eventuella ytterliga åtgärder som kan behöva vidtas.