2017/00434 - Vilka är vi?

Syfte:
Att skapa grund för reflekterande samtal och att ge fakta som underlag för dessa.

Mål
Inkluderande arbetsplatser med god sammanhållning. Välfungerande arbetsgrupper där vi har utbyte av varandras olikheter och ser likheter genom att samverka utifrån kompetens, intresse och behov. En ökad social sammanhållning och inkluderande arbetsplatser där fler nyanlända och andra som står långt från arbetsmarknaden kommer i arbete.

Bakgrund
Avesta kommun har under en kort tidsperiod tagit emot ett stort antal nyanlända, i dagsläget har 7,7 % av ortens befolkning anlänt under de senaste 3,5 åren. Stora insatser har gjorts av kommunen, frivilligorganisationer och privatpersoner för att skapa goda förutsättningar för dem som invandrat. Att ta emot ett så stort antal människor som är nya i landet under en kort tidsperiod har påverkat och förändrat kommunen både som ort och som arbetsgivare. De som sedan tidigare finns på orten har inte fått tillräckliga möjligheter att bearbeta den nya situationen, vilket har lett till praktiska utmaningar och väckt identitetsfrågor. Det har uppstått en vilsenhet i det nya. Vad är det som hänt? Vad innebär det här? Vilka är vi idag? Det är frågor som behöver bearbetas för att skapa en större social sammanhållning och ett inkluderande och hållbart arbetsliv. Avesta är en kommun som växer, utvecklas och frodas, vilket lett till att vi har problem med kompetensförsörjningen. Samtidigt är arbetslösheten bland de nyanlända allt för hög. Det är således av största vikt att de nyanlända kommer in i arbetslivet och att beredskapen för detta ges största möjliga stöd på arbetsplatserna. Det är bakgrunden till projektet "Vilka är vi? För ett inkluderande och hållbart arbetsliv". Kommunledningens mål är alla medborgare i Avesta kommun ska ha lika möjligheter till arbete, språk och utbildning, hälsa, bostad, social sammanhållning och delaktighet. Därtill ska Avesta kommunkoncern vara ett föredöme som arbetsgivare, genom att ta tillvara den kompetens och kraft som samtliga kommunens medborgare besitter, så långt det är möjligt. (Program för interkulturell integration 2016-2020.) Vi arbetar med kompetensbaserad rekrytering och målen strävar mot jämställdhet, tillgänglighet samt motverkan av diskriminering. Projektet är ett sätt att arbeta för att uppnå dessa mål och har alla anställda i Avesta kommun som målgrupp, därtill kommer anställda i samarbetsorganisationerna Gamla Byn (kommunalt bostadsbolag, Avesta kommun), Avesta Vatten & Avfall (kommunalt bolag, Avesta kommun) samt Orsa kommun med bolagen Orsa Lokaler och Orsa Bostäder. Därtill kommer Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund och Stiftelsen Sjöviks folkhögskola. Totalt innefattar projektets målgrupp 2684 anställda.

Kartläggning av nuläget
Den snabba tillväxten och samhällsförändringarna har lett till att nya behov och utmaningar av både praktisk som organisatorisk art har uppstått. Därtill kommer ovana att hantera en del utav de nya problem som uppkommit. Effekterna på arbetsplatserna berör alla förvaltningar, det finns stora variationer men följande har uppmärksammats i vår kartläggning: Då människor med olika bakgrund mötts har kulturkrockar och språksvårigheter förekommit, det har i vissa fall funnits rädsla för det nya och ibland en negativ inställning till att de nyanlända kommit hit, något som lett till minskad vilja att ta emot nyanlända på arbetsplatserna. Då de nyanlända kommer från olika delar av världen förekommer även problematiska möten och missförstånd mellan dem som flyttat hit. På chefsnivå har den nya situationen resulterat i ett ökat behov av stöd för att känna trygghet i hanterandet av frågor kopplade till integration och inkludering. Detta gäller naturligtvis inte alla arbetsplatser, men det är problem som har uppmärksammats och som behöver bearbetas. Det är en allmänmänsklig reaktion att känna otrygghet då det invanda mönstret rubbas. Känslan av ovisshet och oförutsägbarhet kan leda till att ovanstående problematik uppstår. Då antalet nyanlända i behov av praktik väntas öka vill vi ligga i framkant, förebygga att problem uppkommer och skapa beredskap för ett gott mottagande.

Projektets organisering
För att ett projekt ska lyckas behövs även kommunikation med målgruppen. Ett omfattande analysarbete har nedlagts för att skapat en god bild av hur de anställda och deras chefer upplever sin situation och vilka behov som finns. Denna kommunikation kommer att fortlöpa. Under projektets gång kommer följeforskning att ske, där fångas signaler från målgruppen upp, därtill kommer avstämningar att ske med arbetstagarorganisationerna. Målgruppens inflytande är viktigt för att genomförandet av projektet ska motsvara de reella behoven och därmed upplevas relevant. En arbetsgrupp bestående av projektledare och representanter för de olika verksamheterna tillsätts, där kommer även representanter för samverkansorganisationerna att finnas med. Vid sammansättningen av gruppen kommer jämställdhets- och mångfaldsperspektivet särskilt att beaktas. Ansvarig styrgrupp är Avesta kommuns koncernledning och representanter från samarbetsorganisationernas ledning. Dessa möts två gånger per halvår då avstämning sker och tid ges för samtal kring projektets verksamhet och implementering i den ordinarie verksamheten. Ytterst är Avesta kommuns politiska ledning ansvarig för projektet.

Projektfaser
Projektet kan delas upp i tre faser. Under den första, analys- och planeringsfasen, kommer en fördjupad projektanalys att göras och erfarenheter från liknande projekt inhämtas. I det skedet tillsätts projektledartjänsterna, i Avesta 50 % projektledare, 100 % projektarbetare/administratör och 10 % tjänst ekonom, därtill 50 % tjänst projektarbetare i Orsa kommun. Under denna fas sker även informationssatsningar för att skapa beredskap för genomförandet av projektet samt framtagande av utbildningsmaterial. Syftet med analys- och planeringsfasen är att skapa goda förutsättningar för ett gott projektresultat och målet är förbereda och kvalitetssäkra projektet.

Projektfas två, genomförandefasen inleds hösten 2018 och pågår till sommaren 2020. Den består av en preparandprocess och en arbetsplatsprocess. Under preparandprocessen samlas alla chefer och personer i ledande ställning samt två representanter för varje arbetsplats, sammanlagt 506 deltagare i Avesta och 109 deltagare i Orsa. Inledningsvis hålls en introduktionsdag, därtill kommer förberedande utbildning i processledarskap och föreläsningar i ämnen kopplade till integration och inkludering. Arbetsplatsrepresentanterna som i ett senare skede kommer att leda grupprocesser på det egna arbetsstället förbereds här för detta. Utbildningsinsatsen omfattar totalt 14 timmar/person.

Under arbetsplatsprocessen avsätts 5 timmar/anställd uppdelat på flera tillfällen för en dialogbaserad utbildning, ledd av processledare som utbildats för detta. Ansvarig för processen är varje arbetsplats chef. Redskap tillhandahålls i form av digitalt stöd med kunskapshöjande föreläsningsavsnitt och diskussionsunderlag. Utbildningen syftar i första hand till att skapa grund för reflekterande, respektfulla och öppna samtal kring ett interkulturellt och inkluderande förhållningssätt, vår nya identitet samt att bearbeta den förändrade situationen och de utmaningar som följt i dess spår. Målet är att forma ett tillåtande och lösningsfokuserat samtalsklimat på arbetsplatserna där skilda synsätt får komma till tals, tas på allvar och respekteras, men även utmanas i det gemensamma samtalet. De anställda projektledarna ansvarar för utbildningens planering, upplägg, innehåll samt fungerar som en stödjande resurs för dem som leder arbetsplatsprocesserna. Både preparand- och arbetsplatsprocesserna kommer att ha jämställdhet, tillgänglighet och motverkan av diskriminering i fokus.

Under den avslutande fasen redovisas och utvärderas projektet. En konferensdag kommer att hållas där andra aktörer och organisationer kan ta del av projektets arbetssätt och resultat. Under hela projekttiden kommer arbetet med implementeringen att ske parallellt med det löpande arbetet. Material som tas fram anpassas för att användas i det ordinarie arbetet och erfarenheter tas tillvara. Ett öppnare och lösningsfokuserat samtalsklimat skapar en vana att samtala om svåra ämnen och utmaningar, något som blir implementerat i det dagliga arbetet. Det leder även till att nya rutiner och policys skapas, något som ger kvarstående effekter även efter projekttidens slut. Detta kan ske både på arbetsplats-, organisations- och strukturell nivå.

Uppföljning och utvärdering
Projektets resultat och effekter kommer att följas upp löpande, detta för att säkerställa att metoden är verksam och att aktiviteterna leder till att ett resultat uppnås. För detta kommer en extern utvärderare att upphandlas via Europiska Socialfondens ramavtalskonstruktion. För att effekterna ska kunna mätas görs kvantitativa och kvalitativa undersökningar. Det ska kontinuerligt säkerställas att projektets aktiviteter leder mot projektets mål; att öka deltagarnas kompetens att ta emot personer som står särskilt långt ifrån arbetsmarknaden på sina arbetsplatser.