Logotyp på utskrifter

Hur du skapar en ändringsansökan i Projektrummet

Nya funktioner i Projektrummet för ändringsansökan den 29 juni 2017

Följande funktioner släpptes i Projektrummet den 29 juni 2017: 

  • Ändring/ändringsansökan av uppgifter under sektion Beskrivning i ett projekt

Det är nu möjligt att, genom en ändringsansökan, uppdatera textfälten och medfinansiärer under sektionen Beskrivning:

Bakgrund

Denna sektion innehåller endast textfält och ändras genom att lägga till ny text eller ta bort text. Ändrad/tillagd text visas i ändringslistan (en PDF skrivs ut genom att välja Skriv ut-knappen i ett ändringsärende). Tidigare text blir överstruken och den nya, uppdaterade texten visas under Uppdaterade uppgifter. Det är inte bara ändringen som visas utan texten i sin helhet.

 

Tillvägagångssätt

Denna sektion innehåller både textfält (ändring av textfält se ovan under Bakgrund) och möjlighet att lägga till och ta bort uppgifter i sektionen Riskanalys, genom att klicka på ikonen med den röda papperskorg. Trycker du på papperskorgen försvinner uppgifterna direkt, men de syns om du väljer att skriva ut ändringslistan. Om du har valt att lägga till eller ta bort en risk men ångrar dig, så måste du lägga tillbaka ursprungsuppgifterna, det vill säga som det såg ut före ändringen påbörjades. Annars kommer ändringen följa med ändringsansökan.

 

Mål

Denna sektion innehåller endast textfält (ändring av textfält se ovan under Bakgrund).

 

Transnationellt

Denna sektion innehåller endast textfält (ändring av textfält se ovan under Bakgrund).

 

Resursplanering

Denna sektion innehåller textfält, möjlighet att lägga till och ta bort uppgifter samt radioknappar som medför (i de fall som ursprungsuppgifterna ändras, ett exempel är fältet Statsstöd) att nya textfält eller en Lägg till-knapp visas. Ändringar och vad du bör tänka på är desamma som beskrivs ovan under Bakgrund och Tillvägagångssätt.

 

Finansiering

Denna sektion innehåller textfält, möjlighet att lägga till och ta bort uppgifter samt radioknappar som medför (i de fall som ursprungsuppgifterna ändras, ett exempel är fältet Annan finansiering) att nya textfält eller en Lägg till-knapp visas. Ändringar och vad du bör tänka på är desamma som beskrivs ovan under Bakgrund och Tillvägagångssätt

Det är inte möjligt att ta bort eller ändra på en medfinansiär som redan förekommit och använts i en ansökan om utbetalning. Det vill säga om det finns ansökan om utbetalningar där det finns registrerad medfinansiering för den medfinansiär som du avser att ändra eller ta bort, så är detta inte möjligt och ett felmeddelande visas. I detta fall får du lägga till den korrekta medfinansiären i listan och sedan gå till sektion Budget och välja, i rullgardinen, den medfinansiär som du har lagt till.

 

Om du försöker ta bort medfinansiärer som förekommer i stödärendets budget men inte använts i en ansökan om utbetalning så visas även här ett felmeddelande. I detta fall så måste du först gå till sektion Budget och välja en annan medfinansiär i rullgardinen för den budgetpost där den medfinansiär du vill ta bort förekommer. Sedan går du tillbaka till listan över medfinansiärer under sektion Beskrivning > Finansiering och tar bort medfinansiären. Det går dock att ändra uppgifter för en medfinansiär som förekommer i stödärendets budget. Denna ändring slår igenom direkt i sektion Budget för den post där medfinansiären förekommer.

Se även beskrivningarna i handledningen Hur du skapar en ändringsansökan i Projektrummet.

Nya funktioner i Projektrummet för ändringsansökan den 22 juni 2016

En uppdatering av Projektrummet driftsattes den 22 juni. Den omfattar en utökning av ändringshanteringen (det vill säga det man kan ansöka om ändring för) till följande delar:

  • Projektuppgifter: Alla uppgifter (registreringsfält) på sektionen Projekt i Projektrummet (utom uppgiften Projektet ska huvudsakligen bedrivas i (region)) går nu att ändra. Här ingår exempelvis Projektperiod och Kontaktpersoner för projektet.

 

Det är bra att veta att vid uppdatering av konton, d.v.s. när man lägger till nya kontaktpersoner till ett projekt, så går e-postmeddelandet ut redan när registreringen sparats (alltså e-postadressen registrerats i ansökan om ändring) men den nya kontaktpersonen får tillgång till projektet först efter ändringshanteringen fullföljts (godkänts eller bifallits) av Svenska ESF-rådet.

 

Sedan tidigare finns funktion för ändring av organisationsuppgifter och projektbudget. I kommande leveranser kommer vi att bygga på med fler uppgifter som går att ändra, som medfinansiärer och andra aktörer, beskrivningsfält, m fl.

 

Den andra delen i leveransen är TA-medelsprojekt, för att hantera processen för technical assistance från utlysning till utbetalning. TA-medel är stöd för administrativa kostnader som en medlemsstat får från EU-kommissionen som bl.a. kan finansiera strukturfondspartnerskapens kostnader.

 

 

Ny funktionalitet i Projektrummet för ändringsansökan den 31 mars 2016

Vi driftsätter ny funktionalitet i Projektrummet den 31 mars. Från och med denna version kommer man att kunna ansöka om ändringar i pågående projekt. Man begär ändringar av uppgifter genom att i Projektrummet öppna sitt projekt och trycka på ”Skapa ändringsansökan”. Sedan ändrar man helt enkelt de uppgifter man vill ändra och skriver över med de nya uppgifterna.

 

För varje leverans framåt kommer det att läggas till någon kategori uppgifter som går att ändra, så att det så småningom blir ett komplett flöde. Vi vet att det är väldigt efterfrågat att kunna hantera konton i Projektrummet (kontaktuppgifter), medfinansiärer och medverkande aktörer, ändra projektperiod och justera mål- och resultatbeskrivningar, så vi kommer att dessa områden.

 

Till denna leverans kommer finns en manual, som beskriver hur man går tillväga för att ansöka om ändring. Läs gärna igenom den innan ni sätter igång.

 

Hur du skapar en ändringsansökan i Projektrummet

 

Det som vi tycker är särskilt viktigt att trycka på är:

  • Medan en ändringshantering pågår så är projektets alla ansökningar om utbetalning låsta för statusövergångar. Anledningen är att det sker kontroller mellan ändringen och vad som är ansökt om i utbetalningarna och därför får inte de uppgifterna ändras under tiden. Därmed så kan man inte skicka in nya ansökningar om utbetalning från Projektrummet, men Svenska ESF-rådet kan inte heller besluta om nya utbetalningar. Det är därför viktigt att ändringsansökningarna går fort att hantera, så skriv alltid tydligt vad ni vill ändra och varför.
  • När ändringen är godkänd och beslutad av ESF-rådet så skapas alla ansökningar om utbetalning, som ännu inte är inskickade, om i Projektrummet. Om ni har börjat registrera kostnader så kommer registreringen att försvinna. All data i ännu inte inskickade ansökningar raderas alltså och ni ska alltså inte heller registrera ny data under tiden som vi hanterar ändringen. Redan inskickade ansökningar om utbetalning påverkas inte.

 

Det är viktigt att ni har en dialog med oss i samband med ändringar, så att vi vet om en ansökan är på väg in och har beredskap för en snabb hantering, så utbetalningarna kan flyta på utan alltför stort avbrott.


Felrättningsleverans i Projektrummet

Den 19 april driftsatte vi en felrättningsleverans i Projektrummet. Där ingår rättningar av brister i ändringsflödet:

 

- möjlighet att lägga in Etableringsersättning med enhetskostnader som medfinansiering


- listan över ändringar innehåller nu även ändringar i budgeten. I ändrings-ansökningar med komplicerade budgetändringar blir det nu lättare att få en överblick över ändringarna och kontrollera att allt blir rätt genom att skriva ut listan efter hand som man arbetar med att registrera planerade ändringar.

 

 

Kommande leveranser

I kommande leveranser kommer vi att bygga på med fler uppgifter som går att ändra samt möjlighet att ladda upp filer till Projektrummet. Mer information kommer här efter hand.