Logotyp på utskrifter

Utveckling på insidan - kvalité och lärande i offentlig verksamhet

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareUlricehamns kommun, Vård och omsorgsförvaltningen
KontaktpersonKatrin Högborn
E-postKatrin.Hogborn@ulricehamn.se
Telefonnummer0321-59 51 71
Beviljat ESF-stöd6 416 641 kr
Total projektbudget6 416 641 kr
Projektperiod2011-03-01 till 2013-04-30
RegionVästsverige
In English

Sammanfattning

Projektet syftar till att utveckla en bred offentlig verksamhet till att bli en lärande organisation redo att ta sig an morgondagens utmaningar och kompetensbehov. Individens utvecklingsmöjligheter vävs in i ett helhetsperspektiv där hälsa, utveckling och lärande knyts samman för att utveckla hela organisationen.

Bakgrund

Många mindre Svenska kommuner står idag inför stora utmaningar som är specifika för mindre kommuner. Framförallt kommuner som ligger utanför storstadsområden har svårare att rekrytera personal, mindre personalrörlighet, ofta lägre utbildningsnivå och en demografi som är ogynnsam. När kommunen är den största arbetsgivaren på orten minskar anställningsbarheten och friheten för den enskilda individen då man måste förflytta sig ganska långt om man vill byta jobb. Om man arbetar i en liten kommun har man ofta flera yrkesroller inom samma tjänst vilket ställer större flexibilitetskrav på individen. Dessutom kämpar många mindre kommuner med en långsam jämställdhetsintegrering och mångfaldsarbetet (t.ex. endast 2% anställda av utländsk härkomst)kan vara eftersatt.

I Ulricehamns kommun känner vi igen oss i denna beskrivning och om vi skall klara av att möta morgondagens krav, skapa en arbetsorganisation som stöttar och utvecklar individen samt främjar hälsan behöver vi utveckla vår arbetsorganisation och vår personal.
Under 2009 och 2010 har Ulricehamns kommun arbetat för att utveckla organisationen till att bättre möta morgondagens krav. Vi har gjort medarbetarenkäter, skapat plattformar, arbetsgrupper (se bilaga 1), referensgrupper för framtagande av en ny modern arbetsorganisation, gjort SWOT analyser kring kompetensbehov, diskuterat hinder för utveckling och arrangerat ett flertal stora seminarier för alla anställda kring hur vi kan professionalisera vår verksamhet, skapa delaktighet, uppmuntra till lärande utifrån de utmaningar vi ser framför oss.Vi har samlat material, deltagit i många studiebesök, tagit del av den senaste forskningen inom området och haft kontakt med många olika grupper i samhället som påverkas av vår verksamhet. Tillsammans med kommuner både i Sverige och i andra länder har vi försökt dra lärdomar från andra för att skapa en arbetsorganisation anpassad efter våra brukares behov.

Resultatet av de studier vi hittills har gjort har lett till att en ny organisationsstruktur har tagits fram vilken skall sjösättas i januari 2011 (se bilaga 2). Genom att slå samman alla förvaltningar till en förvaltning hoppas vi få bort stuprörstänket och stärka medborgarperspektivet. Men, införandet av en ny organisationsstruktur leder inte automatiskt till några omvälvande förändringar av hur arbetet i en organisation genomförs eller ens till utveckling för individer och organisation. Många olika faktorer påverkar hur organisationer förändras och vi är idag i en fas där vi arbetat fram en arbetsorganisation som nu behöver kopplas sammans med lärande och hälsa. Det är denna process, att utveckla arbetsorganisationen för ökat lärande och en bättre hälsa som utgör fokus för vårt projekt.

Vi vill tillsammans med samverkansorganisationerna (dvs. de fackliga representanterna i kommunen) skapa en modell som bidrar till kompetensutveckling och förbättrad hälsa för alla anställda vilket i sin tur påverkar våra möjligheter att ge bästa möjliga service åt medborgarna. Lärandet skall bli en integrerad del av vår verksamhet. Modellen som tas fram skall fungera som ett strategidokument med tillhörande handlingsplan. En handbok skall skapas som steg för steg visar hur vi arbetat för att bli en lärande organisation samt även innehålla en effektanalys . Denna handbok skall presenteras i våra kommunnätverk samt även till våra internationella partners. Arbetsmodellen kommer att vara applicerbar på andra mindre kommuner som befinner sig i liknande situation och fungera som ett verktyg i hur man blir en lärande offentlig organisation. Forskning kring lärande offentliga organisationen har till stor del skett i större kommuner eller i kommuner som ligger i närområden till stora städer. När vi tittat på kompetensinsatser i form av EU stöd så hittar vi främst projekt utförda i stora städer och med typisk storstadsproblematik. Vår infallsvinkel ser vi därför som unik och vi tror att man måste använda andra verktyg och tillvägagångssätt i en mindre kommun än i en större för att bli en lärande organisation (pga. personalsammansättning, mindre jobbrotation, mindre resurser, olika kulturer och andra yttre påverkansfaktorer).

I den nya arbetsorganisationen kommer vi att använda oss av delat ledarskap på både kommunchefsnivå och på lägre nivåer vilket är unikt i Sverige. Endast en kommun har testat detta tidigare och de studier vi tagit del av (Biglari, 2005) visar att ett väl fungerande delat ledarskap leder till förbättrad samverkan, ett öppnare klimat med möjligheter till direkt feedback, mindre stress och färre sjukskrivningar. Tre förvaltningar kommer att gå samman vilket innebär att olika arbetskulturer och till viss del olika värdegrunder kommer att föras samman. Anledningen till sammanslagningen är förstärkning av helhetsperspektivet och att vi vill uppnå ett tydligare medborgarfokus i alla våra verksamheter.
Medborgarna värderar vår organisation utifrån de medarbetare de träffar och våra medarbetare skall få det stöd de behöver av organisationen för att kunna utföra ett bra jobb, känna sig delaktiga och för att kunna känna att de har verktygen att utveckla sig själva och organisationen som helhet. Denna lärande resa sker via ledarskapet till medarbetarskapet och därför inleder vi projektet med att skapa rätt verktyg, dvs. framtidens ledare. Ledarskapet är aldrig ett självändamål i sig utan ett stöd för att utveckla medarbetarskapet. Vi vill skapa ett medarbetarlyft där vi stärker individens egenmakt, delaktighet och ansvarstagande. I vår framtida organisation har alla kapacitet att definiera sina problem och kan utveckla handlingsstrategier för att lösa dessa. Dessutom tror vi på ett kollegialt perspektiv där vi gemensamt tar fram verktyg för att skapa en stöttande kultur. Det är inte bara chefens problem om någon mår dåligt på jobbet. Tillsammans tar vi ansvar för vår hälsa, vårt välbefinnande och våra utvecklingsmöjligheter.

Arbetsmodellen som vi använder oss av baseras på delaktighet och samverkan. Under mobiliseringsfasen kommer kommunen och facken gemensamt gå igenom det material som samlats in och de analyser som gjorts inom vår egen organisation och ta del av de yttre kunskaper som införskaffats. Detta är en ganska omfattande process och vi ser här ett behov av att ta in extern expertis kring hur vi, utifrån våra behov och utmaningar, skapar en lärande organisation. Under det första året vill vi fokusera på ledarna då de kommer att bli viktiga verktyg för implementeringen och under år två fokuserar vi på medarbetarna. För att skapa delaktighet och förankring är samverkan med facken essentiell. Dessutom kommer vi att arbeta via andra öppna medarbetarplattformar (intranätet, nyhetsbrev, arbetsplatsträffar mm) för att alla som vill skall få möjlighet att delta i processen. Vi har inte valt ut en viss typ utav insats för att stärka ledare och medarbetar idag utan vi vill under mobiliseringsfasen välja insatser efter de behov och önskemål som framkommit. Att bli en lärande organisation är en process som påverkas av både inre och yttre omständigheter och därför är det viktigt att kunna ändra arbetssätt, insatser eller tillvägagångssätt under processens gång. Tanken är att olika insatser kommer att testas såsom seminarier, teater som utvecklingsverktyg, samtalsstöd, interaktiva övningar, upplevelsebaserat lärande, praktik på olika arbetsplatser, kurs som ger verktyg i spridning av nya lärdomar etc. Vi vill i så stor utsträckning som möjligt arbeta tvärsektoriellt.





Syfte

-skapa utvecklande lärmiljöer där kompetens överförs mellan individer, inom organisationen eller till andra som kan ha nytta av kunskapen så att vi klarar av att anta morgondagens utmaningar.

- ta fram metoder och verktyg som utvecklar den strategiska kompetensförsörjningen i ett hälsoperspektiv med fokus på den lilla kommunen. Jämställdhet, tillgänglighet och mångfald skall integreras i processen.


-möta aktuella kompetensbehov i organisationen genom utbildningsinsatser och att sprida kunskapen på ett strategiskt sätt så att det påverkar verksamheten positivt ur ett helhetsperspektiv.

Målsättning

- Att deltagarna i projektet till 90% upplever att de genom projektet fått verktyg för att stärka sin anställningsbarhet, användbarhet och skapat dagliga rutiner för lärande.

- Att 2000 medarbetare i Ulricehamn upplever att deras roll i organisationen blivit tydligare och att förståelsen för organisationen och individens möjligheter att påverka denna tydliggjorts.

- Att deltagare i projektet får en ökad förståelse för jämställdhetsarbetets positiva påverkan för utvecklingen och att samtliga deltagare upplever att de fått konkreta hjälpmedel för att arbeta med jämställdhetsintegrering.

- Att vi genom olika mätinstrument följer lärandeprocessen i Ulricehamns kommun för att säkerställa de långsiktiga effektmålen och skapar en vetenskaplig bas i vårt utvecklingsarbete.

-Att mindre kommuners problematik och utmaningar synliggörs i Sverige och samtidigt också uppmärksammas i projektet och tar fram lösningar som andra kan ta till sig (minst 5 problem skall belyses med minst 5 möjliga lösningar)

Effektmålen är en lärande organisation med brukaren i centrum där medarbetare mår bra, känner sig fria att ta egna initiativ, kan utveckla sin verksamhet och sig själva, där chefsrollen inte är statisk, där flexibiliteten och dynamiken är stor vilket resulterar i att vi ger bättre service till dem vi är till för och gemensamt arbetar för samma mål dvs. bra välfärd, samhällsutveckling på ett stärkande och kostnadseffektivt sätt



Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Vi avser att i detta projekt fokusera på olikheter och dess värde för organisationsutveckling. Genom mångfald i dess allra bredaste bemärkelse kan vi skapa en attraktiv arbetsplats som är en spegling av samhället. Tillgänglighet handlar inte enbart om att göra en arbetsplats mer tillgänglig utan även om hur man bemöter funktionsnedsättningar i sin vardag och hur vi kan bli bättre på att reflektera över beteenden och attityder.

Vi är i behov av bättre kunskap om vad tillgänglighetsarbete innebär och hur man konkret kan arbeta med tillgänglighet. Dold funktionsnedsättning såsom ADHD, läs och skrivsvårigheter etc. behöver uppmärksammas mycket mer och hänger nära ihop med vårt hälsoperspektiv. Både projektets arbetsgrupp samt ett antal nyckelpersoner i organisationen skall delta i en orienteringsutbildning kring tillgänglighet. Genom ökad kunskap skapar vi förståelse som leder till nya insikter och ett agerande som stödjer en mer tillgänglig attityd. Under projektet kommer flera stora seminarier för kommunens personal att äga rum där tillgänglighetsperspektivet och jämställdhetsperspektivet skall belysas genom workshops där vi tar hjälp av DO och personal inom vår egen organisation som arbeta mycket inom dessa områden.

Vi som arbetar i projektet kommer att försöka använda oss av lokaler som är tillgänglighetsanpassade (t.ex. lokaler som är tillgängliga för rullstolsbundna eller har hörslingor). Genom att skapa rutiner för möten, planera i god tid och vara medveten om vikten av tillgänglighet kan vi se till att inga möten äger rum på otillgängliga platser. Projektledaren kommer att ytterst ansvara för att tillgänglighetsperspektivet efterföljs men eftersom det skall integreras i hela organisationen kommer vi att utse en person som ta på sig en större roll och deltar på APTn (runt om i organisationen), tar in kunskap från andra och sprider detta via vårt nyhetsblad som går ut via intranätet till alla anställda i kommunen.

Jämställdhetsintegrering

Vi behöver göra en ny SWOT analys för projektets del när projektet drar igång eftersom jämställdhet är en process som förändras med tiden och som påverkas av deltagarna i processen och av omvärlden. Vi befinner oss i en situation där en ny organisation kommer att ge personer nya arbetsuppgifter och skapa nya samverkansformer. För att skapa stor uppslutning och förankring samt för att kunna bedöma nuläget och göra en vision och handlingsplan om hur vi arbetar mer jämställdt gör vi om SWOT analysen när projektet drar igång.

Hur kommer vi att arbeta med jämställdhetsintegrering i projektet?
Vi eftersträvar en jämn könsfördelning i både projektgrupp och styrgrupp. Vi kommer uppmärksamma alla deltagare på vad jämställdhetsintegrering är för något och hur man kan arbeta med det. I de många olika grupper som involveras i detta projekt skall jämställdhetsperspektivets integreras och synliggöras genom att man i sina rapporter, protokoll eller utvärderingar tar upp hur man resonerat kring olika frågor och hur val har gjorts (dvs. inte bara att de gjorts utan att jämställdhetsperspektivets tagits med). Ansvaret vilar på projektledaren men alla ledare i de olika grupperna har delegationsansvar inom sin grupp.

De personer som deltar i medarbetarlyftet (en blandning av formell och ickeformell utbildning) och i ledarutbildningar skall även få utbildning kring jämställdhetsintegrering och hur man arbetar med att genomföra detta strategiskt. Vid upphandling av tjänster skall detta vara ett ”skall krav”. Den kvalitativa jämställdheten skall uppmärksammas. Kvinnor och mäns syn på hur vi värderar olika kunskaper skall belysas när vi genoför olika utbildningsinsatser. I projektet skall allt material redovisa könsuppdelad statistik.
Vi har i dagsläget inte gjort en fullständig plan för alla aktiviteter som skall ske i projektfasen då dessa skall formuleras ordentligt i mobiliseringsfasen med nedan följer några tankar som vi skulle vilja utveckla mer.
Ett av de stora problemen i många kommunala organisationer är att vi har arbetslag som är helt segregerade. En idé är att enbart tillåta sommarjobbare eller praktikanter från motsatt kön men detta är en fråga som vi måste diskutera vidare med våra samverkansparter.

Studier (t.e.x. från Cranfield School of Management 2004) visar att kvinnor och män för med sig olika kunskaper och egenskaper i gruppsammanhang och att kvinnor ofta har en mer varierad karriär bakom sig när de väl når högre poster i samhället. Detta är intressant från ett lärande perspektiv och vi behöver bli bättre både på att tillvarata kompetens hos nyanställda och de som redan finns i vår organisation. Vi behöver se över våra urvalskriterier vid anställningar, ta fram de informella kunskaperna och kanske skapa alternativa CVs. Om vi vill åstadkomma en ny lärande och kreativ organisation så måste vi ge utrymme för alternativa tankar. Genom att använda verktyg såsom brainstorming på våra APT och ta upp frågan om varför vår organisation inte är jämställd och vad de anställda upplever att man kan göra åt det så får vi in nya idéer.

Vi kommer att dela ut SCBs "På tal om kvinnor och män - Lathund för jämställdhet" till alla ledare och vi vill använda oss av kultur som attitydförändrande verktyg. Genom t.ex. improvisationsteater kan man tvingas bli varse om sina fördomar eller värderingar och vi vill på ett avslappnat och innovativt sätt arbeta med dessa frågor (här kommer givetvis även tillgängligheten och mångfalden in)

Transnationellt samarbete

I mobiliseringsfasen kommer projektgruppen samt ett antal andra nyckelpersoner att delta i ett transnationellt utbyte med Nederländerna där syftet är att se hur mindre kommuner utvecklat eller håller på att utveckla lärande organisationer. I Nederländerna syns de senast åren ett allt tydligare intresse bland offentliga organisationer för lärande och sambandet mellan ett livslångt lärande och hälsoutveckling. Man arbetar mycket intensivt med hälsoförebyggande åtgärder och har testat lite olika modeller och metoder för organisationsutveckling. Vad vi har förstått av de kontakter vi idag har med ett antal nederländska organisationer så har man även testat modeller som först utvecklats för näringslivet och därefter applicerats på offentliga förvaltningar (tex. användandet av modeller såsom Six Sigma eller Lean) . Vi har kontakt med två nederländska kommuner (Maargouw och Nijmegen) och en provins (Gelderland) som befinner sig i olika faser av utvecklandet till en lärande organisation och vi tror att vi alla kan lära något av varandra. Vi från Sverige kan bidra med kunskap och modeller kring hur vi arbetar med jämställdhetsintegrering (NL ligger ca 30 år efter Sverige med stora skillnader mellan män och kvinnors möjligheter till ett kombinerat yrkes och familjeliv mm). Samtidigt kan vi få ökade kunskaper om t.ex. mångfaldsarbete. I Ulricehamn är endast 2% av de anställda av utländsk härkomst vilket inte är representativt för kommunens invånare som helhet. Dessutom är vi inom nätverket alla intresserade av det lärande ledarskapet och om detta skiljer sig åt i olika kulturella sammanhang. I Nederländerna har man utvecklat proaktiva hälsoåtgärder genom ett ökat ansvarstagande medarbetare emellan. I vissa kommuner har man arbete med mindre teams för att skapa korta avstånd mellan medarbetare och ledare. Maasgouw kommun bygger sin lärande organisation på tre pelare: resultat, processer och att människan är vår bästa resurs. I Nijmegen arbetar man med professionalisering av kommunal kundservice (kunden i centrum) och att kompetensutveckla medarbetare och chefer mm.

Med andra ord ser vi med spänning på en transnationell samverkan som inleds under mobiliseringsfasen där vi först besöker Nederländerna och där de under projektfasen deltar på en träff i Ulricehamn. Under år 2, när medarbetarlyftet står i centrum, kommer vi att göra ytterligare en träff i Nederländerna och under hela projektets gång så hålls öppna kontakter mellan deltagande kommuner. Tanken är att vi alla arbetar med att utveckla lärande organisation utifrån vår egen unika situation men att vi kontinuerligt presenterar framsteg och utmaningar för varandra och söker stöd och nya insikter hos varandra. Genom att olika nyckelpersoner som arbetar med liknande uppgifter träffas och därefter skapar virtuella sub-grupper kan kunskap förmedlas på olika plan inom olika ämnesområden. Man kan t.ex. tänka sig att en enhetschef som vill stärka sina kunskaper kring hur man utvecklar lärande utvecklingssamtal eller hur man hanterar svåra konfliktsituationer har ett litet transnationellt nätverk där dessa frågor diskuteras och råd utväxlas.

Provinsen Gelderland i Nederländerna har redan genomgått en resa för att bli en lärande organisation och nu är man inne i fortsättningsfasen. Vad innebär detta för dem och vilka lärdomar kan vi dra av detta. Även om vi skapar ett projekt för att bli en lärande organisation så upphör ju inte lärande processerna bara för att projektet är slut – snarare tvärtom. Genom att vi alla befinner oss på olika platser i processen tror vi att samarbetet kan bli dynamiskt och nyttigt för oss alla. När vi ger oss ut i världen och talar om jämställdhetsintegrering, policys, handlingsplaner, regelverk eller stärkande strukturer såsom förskola och fritids får vi även själva större förståelse för de processer som vi är en del av. När man speglar sin egen verksamhet i någon annans ser man även vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Vi är även intresserade hur våra partners arbetar med validering av informell kompetens för att stärka medarbetarnas utvecklingsmöjligheter.

Vi vill använda oss av den senaste forskningen inom området och har varit i kontakt med flera universitet som är intresserade av att utföra studier i vårt projekt (uppdelat på olika infallsvinklar) och vi tror att dessa forskningsresultat även kan vara av intresse för våra nederländska partners. Forskningen påverkas av den värld vi lever i och det kan vara spännande för svenska forskare att ta del av de nederländska resultaten. Vissa nederländska kommuner har låtit konsulter ansvara för processen att bli lärande organisation och i vissa fall har fristående forskare studerat resultaten. Vi kommer att handla upp tjänsten för två externa forskare och om det är möjligt så ser vi det som positivt om det är en forskare från ett utländskt universitet och en är från ett svenskt. På så vis får vårt projekt en tydlig transnationell prägel och vi lär på flera olika nivåer.

Vart år i projektet kommer att avslutas med en sammanställning av de nätverksträffar som ägt rum (både de fysiska och virtuella) och olika deltagare kommer att djupintervjuas för att ge sin syn på samverkan, vad det gett dem personligen och vad de tror att det har betytt för projektet som helhet. Dessutom kommer projektledaren att ansvara för en rapport som visar hur man integrerat nya kunskaper inom vår organisation och om våra partners påverkats av de lärdomar de fått av oss. För att projektledaren och utvärderaren skall lyckas mäta dessa resultat är det viktigt att projektgruppen tillsammans med våra Nederländska partners sätter upp ett mer preciserat mål för samverkan så fort projektet inleds (idag är överenskommelsen att det skall handla om lärande organisationer, hur man blir en sådan och hur man fortsätter att arbeta i en lärande organisation).

Vi har även talat om eventuella praktikutbyten mellan våra organisationer och kommer att se över möjligheten att söka stöd från Grundvig eller Leonardoprogrammen för enskilda individer. Vi söker ekonomiskt stöd från ESF för de större nätverksträffarna men virtuella kontakter, eventuella enskilda kontakter mellan personer från våra organisationer bekostar vi själva. Våra partners i Nederländerna ansvarar för finansieringen av sin medverkan.

Samarbetspartners

  • Akademikerallianse
  • Kommunal Älvsborg
  • Lärarförbundet Ulricehamn
  • SKAF SKAF
  • Skolledarförbundet Ulricehamn
  • SKTF Ulricehamn

Kommun

  • Ulricehamn