Logotyp på utskrifter

Lärande kultur & hälsosamt arbetssätt

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareKommunstyrelseförvaltningen
KontaktpersonGöran Hernberger
E-postgoran.hernberger@vargarda.se
Telefonnummer0322-600678
Beviljat ESF-stöd6 876 085 kr
Total projektbudget6 876 085 kr
Projektperiod2011-09-01 till 2013-08-31
RegionVästsverige
In English

Sammanfattning

Genom införandet av arbetssättet Lean och genom ett unikt samarbete med Autoliv Sverige AB skall Vårgårda kommun bli en hälsosam och lärande förvaltningsorganisation med en intern kultur som tar tillvara på medarbetarnas initiativkraft, arbetsglädje och vilja att utvecklas.

Bakgrund

2011 är ett ekonomiskt tufft år för Vårgårda kommun då kommunen kommer behöva genomföra stora besparingar. Detta sker i takt med att medborgarnas och omvärldens krav på kommunen ständigt ökar och förändras. Ekonomiskt tuffa perioder ställer krav på organisationsanpassningar och uppdaterade arbetsmetoder för att skapa en så effektiv organisation som möjligt. Det ställer även krav på motiverade och engagerade medarbetare som kämpar mot ett gemensamt mål för att klara av de svåra tiderna. I Vårgårda kommun har vi väldigt många engagerade och innovativa medarbetare. Vi har dock av tradition varit dåliga på att ta tillvara på medarbetarnas idéer och kompetens. I den traditionella förvaltningsstruktur med stuprörstänkande som vi i många år arbetat med har initiativtagare och innovatörer inom förvaltningen ofta knuffats in i leden igen för att istället arbeta vidare i gamla hjulspår. Utrymmet för nya idéer och förändringar har varit litet. Det leder i längden till en osund arbetsmiljö där medarbetarnas kapacitet inte utnyttjas till fullo. Problemet är inte på något sätt unikt för Vårgårda, då stuprörstänkande och trögrörlighet präglar många svenska kommuners sätt att arbeta.

I Vårgårda kommun har vi insett behovet av en ordentlig organisationsförändring. Sedan den 1 januari är alla de traditionella förvaltningarna avskaffade och istället arbetar kommunen nu i en ny gemensam sammanhållen förvaltningsorganisation för att möta framtidens utmaningar och medborgarnas krav på offentlig service på bästa sätt. En ny organisation är dock inget självändamål utan den är ett redskap för att uppnå ett visst mål. Organisationen måste ha ett mål för att det skall finnas en uppfattning om vägen dit. 2010 antog Vårgårda kommun en ny vision för sitt framtida arbete och det är utifrån målen i denna vision, som kallas Vision 2018, som den nya kommunala organisationen i Vårgårda skall arbeta.

Kommunen måste nu implementera ett strukturerat arbetssätt för att förhindra det stuprörstänkande och det resursslöseri som fanns i den tidigare organisationens sätt att arbeta. Arbetssättets ändamål skall vara att bygga upp en lärande kultur inom kommunorganisationen där medarbetarnas idéer och kompetens tas tillvara och där medarbetarna känner att de utvecklas och mår bra.

Kommunfullmäktige har därför beslutat att Lean är det arbetssätt som skall implementeras i den kommunala organisationen. Lean bygger på några grundprinciper där de viktigaste är:
- Tydligt kund/medborgarfokus. Genom en noggrann analys av vad som skapar värde för våra medborgare kan fokus och utveckling läggas på det som upplevs värdeskapande för våra medborgare/brukare/kunder.
- Ständiga förbättringar: Genom Lean skapar vi arbetsprocesser där medarbetarna ständigt reflekterar över sitt arbete. Vi skapar processer för hur medarbetaren kan kommunicera förslag på förbättringar samt processer för hur ledning skall hantera de nya idéerna.
- Maximalt resursutnyttjande/minimera slöseri: Då personalen är vår viktigaste resurs skall vi genom Lean-filosofin finna arbetssätt som får fram det bästa hos medarbetarna och får dem att känna motivation och arbetsglädje. Vi skall utveckla våra medarbetares kompetens där vi ger dem förutsättningar att utvecklas i såväl arbetslagen och individuellt. Vår personal ska vårdas väl och investeras i, bland annat genom strategiska utbildningsprogram följda av tydliga införandeprojekt där utbildningsresultaten följs upp.

Det är genom arbetssättet Lean som vi bäst tror oss kunna bygga upp en lärande kultur och en hälsosam arbetsmiljö. Med Lean som arbetssätt blir vi en mindre stelbent organisation som främjar innovation och entreprenörskap (förvaltningsentreprenörer) bland kommunens medarbetare och som tar tillvara på medarbetarnas individuella kunskaper. På så sätt utvecklas ständigt både medarbetare och organisation.

Alla Lean-processer utgår från en för organisationen gemensam värdegrund. Denna värdegrund skall vi arbeta fram i projektets mobiliseringsfas där SWOT-analyser och verksamhetsanalyser genomförs i hela kommunorganisationen. Det är dessa analyser som värdegrunden sedan skapas utifrån och värdegrunden kommer därför att baseras på alla medarbetares samlade värderingar och åsikter. Detta bidrar till att medarbetarna redan från projektstarten känner sig delaktiga i projektet.

I projektets genomförandefas skall kommunens samtliga medarbetare och politiker utbildas i arbetssättet Lean. Först utbildas 10 stycken Lean-coacher inom organisationen som sedan skall bistå de externa Lean-utbildarna i det övriga utbildningsarbetet. Utbildningen av kommunens medarbetare kommer således att ske genom både internutbildningar och genom externa insatser enligt ett strukturerat utbildningsupplägg som arbetas fram i mobiliseringsfasen. Den sammanlagda utbildningstiden per deltagare är beräknad till ca 30 timmar.

De 10 Lean-coacherna utbildas också för att ta hand om nya medarbetare i framtiden och skola in dem i kommunens hälsosamma arbetssätt och lärande kultur. Kommunen blir således självförsörjande i att lära ut arbetssättet i framtiden och på så sätt bibehålla den interna kulturen vid framtida nyanställningar.

Anledningen till att vi vill arbeta med både internutbildningar och externa utbildningsinsatser är att vi behöver extern hjälp för att säkra kompetensen kring arbetssättet och implementeringen och interna utbildare som kan inspirera och motivera sina kollegor samt säkerställa deras engagemang i projektet. Genom ett utbildningsupplägg där vi kombinerar interna utbildningar med externa utbildningsinsatser, och där de externa utbildarna till en början finns med för att stötta de interna Lean-coacherna, får vi ett upplägg där Lean-coacherna blir tränade i att träna andra. Detta enligt ”Teach the teacher”-modellen vilken är en viktig del av arbetssättet Lean.

Under många år har Vårgårda kommuns största privata arbetsgivare Autoliv Sverige AB arbetat målmedvetet med Lean som arbetssätt. 2010 utsågs Atutoliv till Sveriges bästa Lean-företag 2010 när de tilldelades Svenska Lean-priset av Lean Forum. Autoliv kommer att bli en mycket viktig samarbetspartner till kommunen och kommer att bistå Vårgårda kommun i implementeringsarbetet med det nya arbetssättet. Genom exempelvis besök på Autoliv eller genom möten där vår personal får samtala med medarbetare från Autoliv, tror vi oss kunna säkerställa medarbetarnas engagemang i projektet och lyckas ännu bättre med implementeringen av det nya arbetssättet. Vår övertygelse är att vår personal får en mer positiv inställning till förändringsarbetet om de får se det praktiseras i verkligheten och får möjlighet att samtala kring arbetssättets fördelar och nackdelar med personer i liknande ställning som de själva och som arbetar med Lean dagligen.

Tanken är att samarbetet med Autoliv skall fortsätta även efter att projektet avslutats genom kontinuerligt erfarenhetsutbyte för ständig utveckling av arbetssättet. Som kommunens största arbetsgivare vill vi även kunna stötta mindre arbetsgivare i kommunen som vill implementera arbetssättet i sina organisationer, bland annat genom det lokala näringslivsnätverket Center of Innovation.

Vi blir inte den första kommunen i Sverige som byter arbetssätt till Lean även om det fortfarande är väldigt ovanligt bland Sveriges kommuner. Däremot blir vi den första kommunen som inleder ett samarbete med en privat lokal arbetsgivare för att lyckas med implementeringen av arbetssättet i den offentliga organisationen. Vi tror inte bara att vi skall lyckas ännu bättre med vår implementering genom samarbetet, vi tror också att vi kan bli ett föregångsprojekt och ett gott exempel på hur offentliga organisationer kan samarbeta med lokala privata arbetsgivare i sitt utvecklingsarbete. Vi vill bli ett mönsterexempel på hur offentliga organisationer och privata företag kan lära av varandra.

Syfte

Föränderliga och ökade krav från omvärlden samt sämre ekonomiska förutsättningar ställer krav på en effektiv och modern förvaltningsorganisation. Vårgårda kommun behöver omorganiseras för att möta framtidens utmaningar. Det är beslutat att den nya organisationen skall arbeta enligt organisationsteorin Lean. Genom att lägga en stabil grund där samtliga medarbetare utbildas i det nya arbetssättet, baserad på en gemensam värdegrund, vill vi skapa en intern lärande kultur där alla medarbetare känner att de utvecklas och där deras idéer och initiativ tas tillvara. Den interna kulturen gör att problem tas upp och löses vilket bidrar till en hälsosammare arbetsmiljö. Vi ska bli en lärande organisation genom att oförtröttligt reflektera och ständigt förbättra.

Syftet på längre sikt blir att genom att vara en effektiv och lärande organisation, ge medborgarna så kvalitativ och effektiv offentlig service som möjligt.

Målsättning

Att i ett samlat grepp byta ut det traditionella arbetssättet i Vårgårda kommun mot arbetssättet Lean och genom detta skapa en intern lärande kultur där medarbetare och organisation utvecklas samtidigt. Detta är projektets övergripande mål.

Mål för mobiliseringsfas:
- SWOT-analys och Jämställdhets-SWOT skall genomföras i hela organisationen
- Värdegrund skall arbetas fram med SWOT-analyserna som utgångspunkt
- Planering för innehållet i genomförandefasens Lean-utbildningar skall ske med utgångspunkt från värdegrunden.
- Tidsplan och upplägg för genomförandet av genomförandefasens Lean-utbildningar skall arbetas fram.

Mål för genomförandefas:

Kvantitativa mål:
- Samtliga medarbetare inom Vårgårda kommun skall utbildas i arbetssättet Lean baserat på kommunens värdegrund och principen om ständiga förbättringar.
- Samtliga politiker i kommunstyrelse och kommunfullmäktige skall utbildas i Lean baserat på kommunens värdegrund och principen om ständiga förbättringar.
- 10 stycken Lean-coacher skall utbildas för att leda internutbildningar i genomförandefasen och för att säkerställa att kommunen blir självförsörjande på Lean-utbildning vid framtida nyanställningar.
- 1 jämställdhetskoordinator skall anställas för att garantera att jämställdhetsaspekten beaktas i utformningen av värdegrunden och Lean-utbildningarna.
- Ett utbildningsmaterial som beskriver Vårgårdas värdegrund och arbetssätt skall produceras och delas ut bland befintlig personal och också delas ut vid framtida nyrekryteringar.
- Förbättrad servicegrad för invånarna och kortare handläggningstider, ledtider och dylikt där detta är möjligt att mäta i siffror.
- Etablerade samarbeten med svenska och utländska Lean-organisationer i vilka vi kontinuerligt utvecklar vårt arbetssätt.
- Förbättrad hälsa på arbetsplatsen genom färre sjukskrivningar

Kvalitativa mål:
(Dessa kan mätas genom exempelvis enkätundersökningar)

- Ökad medarbetartillfredsställelse inom organisationen där medarbetarna trivs bättre på arbetsplatsen.
- Medarbetarna skall uppleva att utbildningen har stärkt deras roll i den egna organisationen och deras konkurrenskraft på den övriga arbetsmarknaden.
- Cheferna skall känna sig trygga och nöjda med att coacha sina arbetslag via det nya arbetssättet.
- Förbättrad service till invånarna där förvaltningsorganisationen genom ett modernt arbetssätt klarar av att hantera ständigt föränderliga krav från omvärlden. Varje år sammanställer Vårgårda kommun en medborgarenkät vilken kan användas för att mäta den framtida måluppfyllelsen.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Eftersom vårt nya arbetssätt Lean bygger på att se- och att ta tillvara på möjligheterna i varandras olikheter är tillgänglighetsperspektivet för personer med funktionshinder en mycket viktig del att fokusera på i implementeringen av de nya arbetsprocesserna. Det kan handla om hur vi kommunicerar med varandra för att medarbetare med läs- och skrivsvårigheter skall kunna ta till sig vår information på rätt sätt, hur vi planerar vår fysiska arbetsmiljö i den nya organisationen så att medarbetare med begränsad rörlighet utan svårighet skall kunna delta i det vardagliga arbetet etc. I och med den nya organisationen och det nya arbetssättet får vi nu möjligheten att göra rätt från början så att våra medarbetare med funktionshinder inte hämmas i sitt arbete utan istället mår bra och utvecklas i takt med den övriga personalen. Vi kommer därför i projektets mobiliseringsfas att upprätta en handlingsplan för hur dessa frågor skall implementeras i det nya arbetssättet. Vi kommer att presentera vårt förslag på implementeringen av tillgänglighetsfrågorna i det nya arbetssättet för ESF-rådets projektstöd för tillgänglighet, och vara lyhörda när det gäller deras återkoppling. Tillgänglighetsfrågorna är mycket viktiga för att vi skall kunna skapa den goda hälsa på vår arbetsplats som vi eftersträvar.

Det är också viktigt att vi anpassar Lean-utbildningens genomförande för att garantera samtliga medarbetares tillgänglighet till utbildningen. Detta bland annat genom att använda oss av lättillgängliga och rullstolsanpassade utbildningslokaler med handikappanpassad toalett samt att se till att lokalen har hörslinga eller annan jämförbar utrustning. I upphandlingen av de externa utbildningstjänsterna skall vi kräva att leverantören kan erbjuda utbildningsmaterial för personer med läs- och skrivsvårigheter. Det egna utbildningsmaterial som vi skall arbeta fram i projektet måste också anpassas för denna målgrupp.

Jämställdhetsintegrering

I projektets mobiliseringsfas genomförs en jämställdhets-SWOT bland kommunens alla medarbetare. Den värdegrund som sedan arbetas fram i projektets mobiliseringsfas kommer att baseras på resultaten från de inledande SWOT-analyserna. Det är denna värdegrund som det nya arbetssättet och genomförandefasens utbildningar alla utgår ifrån. Det är viktigt för oss att jämställdhetsfrågorna integreras i projektet redan från dess start och att de sedan blir en naturlig del och en viktig framgångsfaktor i vårt sätt att arbeta.

För att säkerställa jämställdhetsintegreringen i projektets alla delar anställer vi direkt vid projektstart en jämställdhetskoordinator vars uppgift blir att bevaka och följa upp jämställdhetsimplementeringen i projektet. Just uppföljningen är en viktig del i jämställdhetskoordinatorns löpande arbete. Jämställdhetskoordinatorn skall kontinuerligt informera projektledningen kring hur jämställdhetsintegreringen fortlöper och presentera förslag på åtgärder om detta skulle krävas. Jämställdhetskoordinatorn skall även ha tät kontakt med ESF-rådets projektstöd för jämställdhet för stöd och hjälp i sitt sätt att arbeta med jämställdhetsintegreringen.

Det är dock viktigt att förtydliga att jämställdhetsintegreringen är ett gemensamt ansvar för hela organisationen och en viktig framgångsfaktor för att vi skall lyckas skapa den hälsosamma arbetsplats och den lärande kultur som vi önskar. Medarbetarna skall ständigt upplysas om att jämställdhetsfrågorna är en viktig framgångsfaktor i vårt nya sätt att arbeta och att vi alla har ett gemensamt ansvar för dessa frågor.

Vårgårda kommun har undertecknat CEMR-deklarationen i vilken vi förbinder oss till en rad åtaganden kring aktivt jämställdhetsarbete i all verksamhet inom kommunen. Det är viktigt att vårt arbetssätt anpassas så att vi kan uppfylla de åtaganden som vi förbundit oss till genom detta undertecknande.

Transnationellt samarbete

Vi kommer i projektet att ha ett transnationellt samarbete med de danska kommunerna Hörsholm och Helsingör. Anledningen till att vi sökt oss till danska samarbetspartners är att Danmark tillsammans med Storbritannien är de länder i Europa som kommit längst med att implementera Lean som lärande arbetssätt i sina kommuner. I Danmark har nästan samtliga kommuner anammat Lean som arbetssätt och därför finns det mycket att lära genom att skapa transnationella utbyten med just danska kommuner.

Det transnationella utbytet innebär i ett första skede att projektgruppen och ett antal nyckelpersoner i kommunorganisationen besöker våra danska samarbetspartners för erfarenhetsutbyte och rundabordssamtal där fokus kommer att ligga på implementeringsförfarandet av det lärande arbetssättet. Vi kommer även vid denna första träff ha ett planeringsmöte där vi mer i detalj lägger upp en tidplan och planerar för innehållet i det fortsatta transnationella utbytet. Den första träffen kommer att ske i slutet av mobiliseringsfasen så att förutsättningarna för det fortsatta transnationella utbytet skall vara klara när vi går in i genomförandefasen. Vi kan dock redan nu säga att det inte bara är personer i kommunens eller projektets ledning som kommer att ta del av det transnationella utbytet. Tanken med utbytet är att nyckelpersoner i kommunens alla verksamheter skall få möjlighet till erfarenhetsutbyte med personer med liknande arbetsuppgifter i de danska kommunerna för att få en bild av hur dessa arbetar med Lean som lärande arbetssätt i just sin specifika verksamhet.

Syftet med det transnationella utbytet är att få en bild av hur andra kommuner arbetar med Lean som lärande arbetssätt. Då de danska kommunerna arbetat med Lean som arbetssätt under än längre tid än vad de fåtal svenska Lean-kommunerna gjort kan vi få en tydligare bild av vilka långsiktiga effekter Lean har gett för lärandet och för personalens hälsa i organisationerna. Någon sådan samarbetspartner kan vi inte hitta bland svenska kommuner. Vi vill även bygga upp en långsiktigt samarbete med de danska kommunerna. Utveckling är en ständigt pågående process och därför vill vi ha ett permanent samarbete där vi även efter projektets slut träffas och diskutera vårt lärande arbetssätt.

Även om de danska kommunerna ligger före oss i sin implementering av arbetssättet tror vi ändå att vi genom vårt unika projektupplägg där vi samarbetar med en stor privat arbetsgivare kan vara en intressant samarbetspartner för de danska kommunerna. Genom det transnationella utbytet får de danska kommunerna inte bara en inblick i hur vår kommunorganisation arbetar med det lärande arbetssättet utan också hur Autoliv arbetar. Framförallt får de en inblick hur vi båda samarbetar vilket är det unika i vårt projekt. Att vi ligger i olika faser i vårt Lean-arbete behöver inte vara någon nackdel då detta kan göra det transnationella utbytet mer dynamiskt.

Samarbetspartners

  • Kommunledningskontoret
  • Nämndhuset
  • Vårgårda Fabriken

Deltagande aktörer

  • Kommunstyrelseförvaltningen

Kommun

  • Vårgårda