Logotyp på utskrifter

Förbättrad Organisation

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareSotenäs Kompetenscentrum
KontaktpersonMaria Hemlin
E-postmaria.hemlin@sotenas.se
Telefonnummer0523664579
Beviljat ESF-stöd4 924 345 kr
Total projektbudget4 924 345 kr
Projektperiod2011-08-15 till 2013-08-09
RegionVästsverige
In English

Sammanfattning

En förprojektering i Sotenäs och Munkedals kommuner har visat på ett behov av att kompetensutveckla sina tjänstemän. Medel för att få igång processen är seminarier, handledning och utbildning. Alla måste förstå vikten av förändringsprocessen. Ett av det strukturella perspektivets grundläggande antaganden är att problem och försämrade prestationer uppstår till följd av strukturella svagheter. Det strukturella perspektivet ser organisationen genom fabriksglasögonen med tydliga mål, strategi och uppbyggnad av organisationen som är satta av respektive kommuns högsta politiska ledning. Målsättningen är att samtliga chefer i de två kommunerna erhåller gedigna kunskaper i ledarskap och organisation under projektets genomförande. Detta i sin tur kommer att leda till förbättringar för den resterande personalen i kommunerna. Vi kommer att genom ett bättre ledarskap skapa en mer positiv arbetsmiljö, öka den kommunala servicen och minska ohälsotalet i samverkanskommunerna.

Bakgrund

Sotenäs och Munkedals kommuner har på egen bekostnad gjort en förprojektering kring "förändring och ledarskap".
Alvesson & Svenningsson (2008) beskriver vikten av att ledningen är stark och engagerad för att lyckas med förändringsarbeten. För en lyckad förändringsprocess är det att rekommendera att kunna visa på snabba och konkreta resultat – ”små segrar”.
Burke och Litwin (1992) uttrycker ”organisationsförändringar är ett slags kaos, en mängd sammanflätade processer som är extremt svåra att förutse och nästan omöjliga att styra”. För en lyckad förändring är därför rätt förändringsstrategi och rätt föränd-ringsledning av stor vikt.
Beer (1987) beskriver att en lyckad förändring handlar om:
• behovet av vision för framtiden, som kan skapa en inriktning åt förändringen
• en process som är väl administrerad så att medarbetarna får hjälp att ända attityder och beteenden.
Förprojekteringen visar på att det finns mängder av viktiga faktorer för ett framgångsrikt förändringsarbete – då känns det inte heller helt förvånande att det är svårt att genomföra lyckade förändringar. Hur ska det gå till – att få alla dessa faktorer att fungera på rätt sätt och vid rätt tidpunkt?

Syfte

Kommunerna avser att utbilda chefspersonalen efter Total Quality Management som är en managementstrategi som syftar till att få medvetenhet om kvalitet i hela den organisatoriska processen.
En viktig del av TQM är Demings 14 principer:
1. Låt långsiktiga beslut och ständiga förbättringar styra organisationen
2. Inför kvalitetstänkande i hela organisationen - Övergå från fixa/avhjälpa till systematisk planering, förebyggande och ständiga förbättringar. De övriga punkterna visar vägen för denna förändring.
3. Avsluta beroendet av efterkontroller - Kvalitet ska byggas in, förväntar man sig fel uppträder fel. Fokusera på förbättringsprocessen istället för kontrollen - sluta organisera för fel.
4. Låt inte enbart priset avgöra vid inköp utan tänk även på långsiktighet och kvalitet - God ekonomisk hushållning enligt kommunallagen
5. Förbättra ständigt varje process och tänk på lönsamheten - Det finns alltid möj-ligheter till förbättringar!
6. Inför löpande utbildning för alla - Man måste veta vad som är rätt och hur man ska styra sin process. Det behövs rätt hjälpmedel och utbildning
7. Inför ledarskap inte chefskap
8. Fördriv medarbetarnas rädsla för att kunna ta del av deras förbättringsförslag - Den som känner sig otrygg kan inte göra ett riktigt bra arbete. Ingen ska behöva mista jobbet för att man åstadkommit förbättringar.
9. Riv barriärerna mellan avdelningar - Helhetssyn krävs.
10. Avskaffa slogans och varningar - Vidta åtgärder istället. Slogans har kort ef-fekt, snart återgår allt till det vanliga. Problem beror normalt inte på bristande vilja utan på brister i processerna. 80% - 90% av problemen är systemberoende.
11. Avskaffa prestationsmål - Mät och styr processer, inte medarbetare.
12. Ta bort hinder för yrkesstolthet - Man måste veta vad som är rätt, kunna påverka och få gehör.
13. Uppmuntra utbildning och individuella initiativ - Känslan av tillfredsställelse, att man tillför verksamheten och samhället något positivt är viktigt.
14. Ledningen måste agera för att få igång förändringsprocessen - Ledningens ansvar och alla måste medverka. Medel för att få igång processen är seminarier, handledning och utbildning. Alla måste förstå vikten av förändringsprocessen, tala samma språk och dra åt samma håll.
Sotenäs och Munkedals kommuner anser att chefsutbildning är av största betydelse, inte enbart för de personer som deltar i kompetensutvecklingen utan för hela personalen.

Målsättning

Ett av det strukturella perspektivets grundläggande antaganden är att problem och försämrade prestationer uppstår till följd av strukturella svagheter. Det strukturella perspektivet ser organisationen genom fabriksglasögonen med tydliga mål, strategi och uppbyggnad av organisationen som är satta av respektive kommuns högsta politiska ledning.
Målsättningen är att samtliga chefer i de två kommunerna erhållit gedigna kunskaper i ledarskap och organisation under projektets genomförande.
Detta i sin tur kommer att leda till förbättringar för den resterande personalen i kommunerna. Vi kommer att genom ett bättre ledarskap skapa en mer positiv arbetsmiljö, öka den kommunala servicen och minska ohälsotalet i samverkanskommunerna.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Både Munkedals och Sotenäs kommuner är enligt lag anpassade för personer med handikapp. Tillgängligheten för personer med funktionshinder är därmed bra. Vi har lokaler med hörselslingor, ramper för rullstolar, handikappanpassade toaletter mm.

Jämställdhetsintegrering

Vi kommer att arbeta utifrån 3R-metoden som är ett verktyg som har utvecklats av Svenska Kommunförbundet och Gertrud Åström för att underlätta arbetet med att analysera en kommunal verksamhet ur ett jämställdhetsperspektiv. 3R syftar till att genomlysa "huvudfåran", för att synliggöra de normer och värderingar som styr. De 3R:en står för Representation, Resurser och Realia. 3R kan beskrivas som ett systematiskt besvarande av frågan "Vem får vad och på vilka villkor?". Sotenäs och Munkedals kommuner har tidigare deltagit i ett Genusprojekt, "Genväg", vi avser även att använda oss av detta upparbetade koncept. Se bilaga. Kommunernas roll är att arbeta jämställt och därmed ingår detta arbete i den dagliga verksamheten.

Samarbetspartners

  • Administrativa avdelningen

Deltagande aktörer

  • Administrativa avdelningen

Kommun

  • Sotenäs