Logotyp på utskrifter

Den nya administratören2

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareKommunalkontor, Tranemo
KontaktpersonAnne Andersson
E-postanne.andersson@tranemo.se
Telefonnummer0325-576000
Beviljat ESF-stöd3 250 124 kr
Total projektbudget3 250 124 kr
Projektperiod2011-09-19 till 2013-09-19
RegionVästsverige
In English

Sammanfattning

Den nya administratören är ett kompetensutvecklingsprojekt med inriktning på arbetsorganisation för administrativ personal i Tranemo och Orust kommun. Projektet syftar till att ta vara på kunskap genom validering och ge deltagarna den kompetens de behöver för att på bästa sätt bemöta varandra och medborgare, möta det tekniska utvecklingen i samhället och kommunen samt ökade kunskaper om kommunal förvaltning. Detta genom kompetensinsatser i administrativa verktyg, jämställdhet, tillgänglighet samt föreläsningar om IKT-samhället, offentlig förvaltning och e-tjänster. Projektet syftar även till att skapa förutsättningar för ett fortsatt informellt lärande i kommunerna och för att göra personalen delaktig i sin egen och organisationens utveckling.

Bakgrund

Tranemo och Orust är småkommuner som ligger utanför en storstadsregion. Tranemo kommun har ca 12000 invånare och ca 1050 arbetar inom kommunen. Orust kommun har ca 15100 invånare och ca 1050 arbetar inom kommunen. Kommunerna är uppbyggda runt industrier, Tranemo som verkstadsindustrisamhälle, Orust som industrisamhälle med båtbyggeri.

Det geografiska läget för kommunerna bidrar till lokala rekryteringar då man inte har samma rekryteringsmöjligheter som större kommuner. Det finns också en tradition av att rekrytera lokalt och att personalen blir kvar med kommunerna som arbetsgivare. I Tranemo kommun har 20 % av invånarna eftergymnasial utbildning. 14 % av männen och 26 % av kvinnorna. I Orust kommun har 27 % av invånarna eftergymnasial utbildning. 21 % av männen och 33 % av kvinnorna. Sveriges medelsnitt för eftergymnasial utbildning är 36 % där 32 % av männen har eftergymnasial utbildning och 40 % av kvinnorna. De båda kommunernas utbildningsnivå är alltså relativt låg om man jämför med riket.

Som små kommuner har man försökt att följa med den tekniska utvecklingen som sker i omvärlden och har lyckats med stora investeringar, men kompetensnivån som personalen har är inte tillräcklig för att på ett kostnadseffektivt sätt kunna utnyttja de verktyg som finns.

PROBLEM: Tranemo och Orust kommun har precis genomgått stora organisatoriska förändringar vid årsskiftet 10/11. Kommunernas ledning har omorganiserats och stora förändringar sker både administrativt och fysiskt.

Många administrativa medarbetare i Tranemo och Orust kommun har inte tillräckliga kunskaper och personlig beredskap för att möta de administrativa och fysiska förändringar som sker i kommunerna. Detta medför att personalen upplever situationen som psykiskt pressande.

Vi behöver skapa förutsättningar för den nya administrativa rollen i kommunerna. De områden som behöver utvecklas för att möta behoven i den nya rollen är:
- Bemötandet av varandra och kommuninvånare
- Rätt kompetens för den tekniska utvecklingen i samhället och kommunen och för att stärka individen.

BEHOV:
-Kartläggning av kompetensbehov följd av kompetensutveckling gällande den tekniska utvecklingen och kommunal förvaltning: Personalen har behov av kompetensutveckling och den behöver utföras i olika nivåer anpassade efter den kunskap de fordrar för att kunna arbeta som mest effektivt med de administrativa arbetsuppgifter de har. Här behövs en kartläggning av vad de olika yrkesgrupperna har för förkunskaper och vilka kunskaper de behöver för att kunna utföra för dem relevanta arbetsuppgifter.

-Stärka deltagarnas plats på arbetsmarknaden: För att möjliggöra deltagarnas rörlighet på arbetsmarknaden behövs någon form av validering av reell kompetens och kompetenspåfyllnad där man finner brister under kartläggningen. Här är behovet stort, speciellt då alla deltagare i projektet har mycket varierande bakgrund.

-Användandet av resurser: De investeringar kommunerna har gjort i administrativa verktyg behöver få komma till sin rätt bland kommunens anställda. Det används inte alls i den utsträckning det är avsett för. Detta för att uppnå kostnadseffektivitet.

-Trygghet: För kommunens personal som arbetar i dagens förvaltning finns ett nödvändigt behov av att känna sig trygga med utvecklingen. Detta för att öka både tryggheten och effektiviteten i sina arbetsuppgifter, men också för att slippa stress och oro för att göra fel. I den kompetensutvecklingsmodell vi använder oss av i detta projekt kommer deltagarna bättre att se sina roller i verksamheten.

-Tillgänglighet för och bemötandet av kommuninvånarna, kommunernas näringsliv och föreningar: Att göra kommunerna och dess handläggare mer tillgängliga för kommunernas invånare, näringsliv och föreningar är ett kommunpolitiskt mål. Detta underlättar för både invånare och kommunanställda och gör kommunen mer tillgänglig och användarvänlig.

-Tid, medel och verktyg: Då tid och medel för kompetensutveckling i kommunerna är en bristvara behövs organiserad utbildning för den administrativa personalen. Pedagoger, föreläsare och nytänkande pedagogiska verktyg i projektet bör finnas både utanför och inom kommunerna, detta för att skapa goda förutsättningar för ett fortsatt informellt lärande efter projektet och för att få inspiration och nödvändig kompetens för insatserna under projektet.

-Transnationellt samarbete: Kommunerna har ambitionen att samarbeta med en kommun i Finland. Detta för att ta del av hur de arbetar med liknande arbetsuppgifter och för att förvärva kunskap om hur de kompetensutvecklar sin personal i liknande frågor.

-Kunskap om tillgänglighet och jämställdhet och bemötandet av medarbetare och kommuninvånare: Vi vill genom projektet på ett positivit sätt påverka deltagande kvinnor och mäns uppfattning om sina medmänniskor. Detta genom att delta på föreläsningar och aktivt deltagande utbildningsinsatser (workshops, uppgifter mm) med jämställdhets och tillgänglighetsperspektiv. Detta ska sedan implementeras och genomsyra alla arbetsuppgifter och alla verksamhetsplaner i kommunen. Det kommer också att följas upp genom fortsatta kompetensinsatser.

-Att genom en modell för informellt lärande (se bilaga 1) ge deltagarna alla de delar som behövs för att kunna ta del av den kompetens de redan besitter och den nya och framtida kompetens de genom detta projekt förvärvar.

En 4 månader lång mobiliseringsfas skulle innebära tillfälle att:
• Kartlägga personalens förkunskaper gällande kunskap om kommunal förvaltning, utvecklingen av IKT-samhället (information och kommunikations teknologi) idag och i framtiden, samt hur vi idag bemöter våra medarbetare och kommuninvånare ur ett likavärdesperspektiv och vilka kunskaper de behöver för att kunna utföra, för deras yrkesroller relevanta arbetsuppgifter och skapar en god arbetsmiljö.
• Hitta ett valideringssystem för att styrka deltagarnas kompetenser och stärka deltagarnas roller på arbetsmarknaden
• Göra en SWOT-analys med jämställdhetsperspektiv i respektive kommun för att på bästa sätt möta kommunernas behov gällande denna fråga
• Analysera hur vi bäst tillgodoser personalens behov av trygghet i användandet av de administrativa verktygen
• Utveckla metoder för mätbara mål gällande tillgängligheten till kommunens handläggare, för kommuninvånare, näringsliv och föreningar
• Urval av ambassadörer på varje avdelning och tillfälle för dem att ta fram en mall för protokollförande av de regelbundna nätgruppsmöten mellan avdelningarna/yrkeskategorierna som kommer ske under projektets gång
• Utarbeta en aktivitetsplan för projektets genomförandefas, hitta metoder och verktyg, utarbeta, för verksamheten anpassade balanserade styrkort, pedagoger och inspiratörer med rätt förkunskaper för att sedan skriva en rapport av mobiliseringsfasen

Syfte

Den nya administratören är ett ESF-projekt riktat mot KOMPETENSUTVECKLING MED INRIKTNING PÅ ARBETSORGANISATION PO1.1.

Det övergripande syftet med projektet Den Nya Administratören är att ge deltagande kvinnor och män ökad självkänsla och bättre förutsättningar för ett fortsatt arbetsliv.

Syftet med projektet är:
- Att stärka deltagande kvinnor och mäns roller på arbetsmarknaden och trygga en fortsatt utveckling genom ett valideringssystem som säkrar dokumentation för t ex löneförhandlingar och framtida anställningar

- Att utnyttja de investeringar Tranemo och Orust kommun har gjort i administrativa verktyg samt att effektivisera verksamhetens administrativa resurser och öka kostnadseffektiviteten.

- Att skapa trygghet och en mer positiv bild av utvecklingen i den nya tekniken för deltagande kvinnor och män då det idag finns en viss olust att vilja använda kommunernas IKT-baserade verktyg på ett enhetligt sätt. Den nya administratören ska rustas med kompetens för att vara redo att möta framtidens utveckling.

- Att förverkliga ett av kommunernas politiska huvudmål är att göra kommunen mer tillgänglig för kommunens invånare, näringsliv och föreningar genom att utveckla de tekniska kompetenserna och arbeta med bemötandet av invånarna.

- Att skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö för kommunernas deltagande män och kvinnor genom att ge dem utbildning och kunskapsinsatser i bemötande, tillgänglighet och jämställdhet.

Målsättning

Under mobiliseringsfasen kommer en större enkätundersökning att genomföras. Denna kommer att ge oss verktyg för att mäta deltagande kvinnor och mäns kompetensnivå, dagens kunskaper i kommunal förvaltning och tekniska förvaltningssystem, syn på bemötande, tillgänglighet och jämställdhet samt personalens psykiska och fysiska hälsa.

Övergripande projektmål: Medarbetare i Tranemo och Orust kommun ska ha tillräckliga förkunskaper och personlig beredskap för att möta de administrativa och fysiska förändringar som sker i kommunerna.

Delmål 1: Alla projektdeltagande män och kvinnor ska känna sig trygga med dagens utveckling gällande tekniska och administrativa verktyg för att kunna genomföra sina arbetsuppgifter på ett rättssäkert och effektivt sätt.
Effekt: Deltagande kvinnor och män ska känna sig trygga i sina arbetsuppgifter och få sina nya administrativa yrkesroller stärkta. De anställda kvinnorna och männen får en tydligare bild av kommunal förvaltning och dess effekter. De får också kunskap om kommunernas tekniska, administrativa verktyg.
Mätbart: Under mobiliseringsfasen kommer en kompetenskartläggning i form av en omfattande enkät att genomföras på individuell nivå där nuvarande kompetens analyseras. Där kommer till exempel utbildning och kunskaper inom kommunal förvaltning och tekniska administrativa verktyg analyseras. Vid slutet av projektet kommer ytterligare en omfattande enkätanalys göras för att kunna mäta kompetensutvecklingens effekter. Dessa analyser kommer att utvecklas, genomföras och sammanställas under mobiliseringsfasen för att sedan presenteras i rapporten inför genomförandefasen. Vi har som mål att 80% av alla som genomgått kompetensinsatser ska ha förbättrat sina kunskaper efter slutanalys.

Delmål 2: Alla deltagande kvinnor och män ska erhålla ett bevis, en dokumenterad validering på deras reella kompetens samt den kompetens de förvärvar under projektet.
Effekt: Deltagarna får en stärkt roll och ökar möjligheterna för rörligheten på arbetsmarknaden då deras kunskaper dokumenterats.
Mätbart: Antalet deltagande män och kvinnor som erhåller bevis. Statistik som bygger på enkäten för de kunskaper man har innan projektets start och den uppföljande enkät som genomförs vid projektets slut. Denna enkät kommer sedan att användas som grund för framtida balanserade styrkort på arbetsplatserna. Vi har som mål att 95% av alla som startar medverkan i projektet ska ha erhållit en validering i slutet av projektet.

Delmål 3: Att ha ett antal nyckelpersoner som ambassadörer med extra mycket kunskap om tillgänglighet, jämställdhet, förvaltningskunskap och kommunernas administrativa verktyg. De ska också delge varandra och andra deltagande kvinnor och män nya erfarenheter och kunskaper som förvärvats genom det informella lärandet. Dessa ska även bistå som ledare av nätgruppsmöten på de olika avdelningarna under projektet. Effekt: Deltagarna känner sig trygga med att ha flera olika personer att vända sig till för stöd och vägledning då osäkerhet uppstår. När nyanställning sker finns kompetent personal för att handleda och utbilda. Om deltagande kvinnor och män ser nya möjligheter och nya vägar att genomföra och effektivisera sina arbetsuppgifter kan man delge dessa till varandra och till ambassadörerna för att sprida kunskapen till hela arbetsplatsen.
Mätbart: Antalet ambassadörer i kommunerna före och efter avslutat projekt. Vi har som mål att det ska finnas minst 2 ambassadörer på varje avdelning, ca 40 ambassadörer sammanlagt vid projektets slut.

Delmål 4: Att öka deltagande kvinnor och mäns kunskaper om bemötande, tillgänglighet och jämställdhet för att sedan implementera och genomsyra hela verksamheten.
Effekt: Inkludering och mångfald. Större acceptans och förståelse för sina medmänniskor.
Mätbart: Enkäten i början av mobiliseringsfasen och enkäten vid slutet av projektet. Intervjuer och utvärderingar av kompetensinsatser. Vi har som mål att 80% av alla som genomgått kompetensinsatser ska ha förbättrat sina kunskaper efter slutanalys.

Delmål 5: Att skapa ett väl fungerande samarbete rörande erfarenhetsutbyte med annan kommun i Finland. Detta för att skapa möjligheter att samverka omkring de områden vårt projekt berör och gemensam kompetensutveckling och samarbete även efter projektets slut.
Effekt: Deltagande kvinnor och män får möta andra som arbetar i kommunala förvaltningar och se deras verksamhet samt utbyta erfarenheter och best practise. Detta stärker motivationen att lära och att utveckla ett väl fungerande samarbete för framtiden.
Mätbart: Antalet transnationella kommuner vi samverkar med innan och efter projektet.

Delmål 6: Att öka deltagande kvinnor och mäns kunskaper i bemötande av kommuninvånarna. Detta ur alla tillgänglighetaspekter samt ur jämställdhetsperspektiv.
Effekt: Kommunen blir mer tillgänglig för alla och detta bidrar till ett trevligare och mer relevant bemötande för kommuninvånaren.
Mätbart: Under mobiliseringsfasen kommer en medborgarundersökning i enkätform att genomföras. Den kommer att analysera hur medborgarna bemöts ur tillgänglighet och jämställdhetsperspektiv och hur de upplever bemötandet. Det reslutat som då uppnås kommer att jämföras med en likadan medborgarundersökning under projektets slutfas. Vi har som mål att öka kommuninvånarnas upplevelse av bemötandet med 70 %.

Delmål 7: Att ha ökat kostnadseffektiviteten i kommunerna.
Effekt: Tidsvinst genom samverkan mellan personalgrupper och deltagande kvinnor och män ur samma yrkeskategorier på olika avdelningar. Det förkortar även väntetiden för den enskilda medborgaren.
Mätbart: Tidsmätning av inkommande ärenden till avslutat ärende kommer att genomföras under mobiliseringsfasen. Sedan kommer samma mätning att genomföras under slutet av projektet. Vi har som mål att förkorta handläggningstiden med två veckor.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

”Kunskapen om funktionshindrades förutsättningar, behov och möjligheter på arbetsmarknaden i Västra Götaland måste höjas. Stabila sociala och ekonomiska förhållanden är viktiga förutsättningar för en god hälsa”. Taget ur ”Det goda livet” Västra Götalands plan för funktionshinderfrågor. Tryckt 2008.

Under mobiliseringsfasen av projektet kommer en stor enkät/kartläggning göras av alla deltagare. I den anonyma delen av enkäten kommer frågor angående dolda och synliga funktionsnedsättningar att tas upp för att kartlägga vilka behov som behöver tillmötesgås för att kunna genomföra projektet för alla deltagande kvinnor och män både under och efter projektets avslut.
Tillgängliga lokaler: Redan idag arbetar Tranemo och Orust kommun för att tillgängliggöra kommunens lokaler, hemsida och arbetsplatser optimalt.
Kommunerna har:
• Hissar till alla våningsplan.
• Handikapptoalett finns på två av tre våningar som även innehar signalanordningar och det är budgeterat för ännu en handikapptoalett på tredje våningen.
• Ljudanläggning med mikrofoner i det största sammanträdesrummet.
• Tillgång till storbildsprojektor i alla sammanträdesrum.
• Entrédörren till kommunhuset är märkt med varningsmarkeringar för synskadade. (ej Orust)
• Dörröppnare till alla entrédörrar.
• Kontrastmarkering finns vid första och sista trappsteget i alla trappor i kommunhuset.
• En ny hemsida under bearbetning som ska anpassas för synskadade genom uppläsningsmöjligheter och den kommer även att ha ett lättläst alternativ på ett stort utbud av texter.
• Ledstänger på båda sidor om trapporna.
• Sammanträdesrum där samtliga har ljudabsorbenter. (ej Orust)
• Reglerbar belysning i samtliga sammanträdesrum.
• Budgeterat för att anpassa hissen efter de nya regler som kommer gälla från och med 2012. (ej Orust)

Under mobiliseringsfasen kommer processtöd för tillgänglighet bjudas in för att hålla en basutbildning i tillgänglighet för projektledningen och alla samverkanspartners i projektet kommer att ha möjlighet att delta. Detta för att öka allas kunskap om tillgänglighet som idag mest uppfattas som hjälpmedel för människor som har fysiska funktionsnedsättningar.

Vi kommer under mobiliseringsfasen även att genomföra en medborgarenkät med syfte att utreda hur vi idag bemöter våra kommuninvånare ur jämställdhetsperspektiv och alla tillgänglighetsaspekter. Detta kommer att genomföras både via kommunernas hemsidor och via kommunernas informationsblad till kommuninvånare. Denna kommer sedan att upprepas vid slutet av projektet och utvärderas.

En deltagande man eller kvinna i projektet kommer att gå igenom en checklista för att göra Tranemo och Orust kommun till mer tillgängliga kommuner med de verktyg som är möjliga. Denna kommer att genomföras ur både fysiska och psykiska aspekter för att skapa en god arbetsmiljö och för att alla ska kunna delta i alla aktiviteter och för att skapa delaktighet.

Under genomförandefasen kommer en halvdags orienteringsutbildning kring tillgänglighet ur alla aspekter, fysisk, kommunikativ, informativ och tillgänglig verksamhet att genomföras. Gert Månsson, processtöd för tillgänglighet kommer att hålla i denna utbildning och den riktar sig då till alla deltagare i projektet.

Jämställdhetsintegrering

Vi kommer under mobiliseringsfasen att genomföra en SWOT-analys tillsammans med hela projektledningen. En likadan kommer att genomföras i Orust kommun med deras projektgrupp. Denna kommer att genomföras i sammanträdesrum med whiteboard/blädderblock. En genusvetare kommer att delta som ansvarig. Denna kommer att analysernas av projektledarna och genusvetaren och att ligga till grund för den nätbaserade enkät som kommer att genomföras bland deltagande män och kvinnor. De resultat som enkätundersökningen ger kommer att ligga till grund för de utbildningsinsatser som genusvetaren kommer att genomföra under projektets gång. Dessa insatser kommer eventuellt att vara riktade mot t ex chefer.

Planen är att deltagande kvinnor och män ska delta i en halvdag med föreläsning om jämställdhet. Dessa kommer att följas av tre mindre utbildningstillfällen troligtvis i form av workshops. Här kommer grupperna att bestå av högst 20 deltagande kvinnor och män i varje grupp. Vi kommer att arbeta för att ha givande och reflekterande uppgifter mellan grupptillfällena.

Vi kommer under mobiliseringsfasen även att genomföra en medborgarenkät med syfte att utreda hur vi idag bemöter våra kommuninvånare ur jämställdhetsperspektiv och alla tillgänglighetsaspekter. Detta kommer att genomföras både via kommunernas hemsidor och via kommunernas informationsblad till kommuninvånare. Denna kommer sedan att upprepas vid slutet av projektet och utvärderas.

Transnationellt samarbete

Mobiliseringsfasen:

Vilka idéer om mervärden samarbete kan ge:

Ett samarbete med en utländsk kommun skulle berika vårt sätt att arbeta. Vi skulle kunna få nya infallsvinklar, se vilka skillnader/likheter vi har. Både vi och de skulle kunna ta del av "best practice". De skulle kunna ta del av vår kompetensutvecklingsmetod och göra något liknande och vi skulle kunna ta del av hur de arbetar med kompetensutveckling. Att ta del av hur de arbetar med jämställdhet och tillgänglighet är också av stort intresse då detta ska integreras i de dagliga verksamheterna. Då vi idag saknar vänorter i Europa ser vi möjligheten till ett vidare samarbete där även medborgarna i våra kommuner blir delaktiga och föreningslivet kan få möjligheter att utvecklas.

Aktiviteter och hur dessa integreras:

Vi vill under mobiliseringsfasen besöka den kommun vi vill samverka med för att arbeta fram ett bra samarbete där alla kan ta del av varandras erfarenheter. Utifrån detta möte kommer vi att kunna konkretisera vilka aktiviteter vi kommer att genomföra under genomförandefasen. Men redan nu finns en plan utarbetet med innehåll som jobbskuggning, workshops och information om deras/vår organisatoriska modell.

Hur vi organiserar och finansierar:

Då det är vi som ansöker om medel för projektet känns det självklart att vi besöker dem under mobiliseringsfasen. Vi tänker oss en resa under mobiliseringsfasen på tre dagar för 4 personer för att samtala och lägga upp en strategi för genomförandefasen. Resan finansieras av ESF-medel vid beviljande.

Genomförandefasen:

Vilka idéer om mervärden samarbete kan ge: Kommer att besvaras i rapport för genomförande.
Aktiviteter och hur dessa integreras: Kommer att besvaras i rapport för genomförande.

Hur vi organiserar och finansierar:

I dagsläget har vi tänkt att ca tio ambassadörer ska få åka till den europeiska kommunen för att ta del av de aktiviteter vi under mobiliseringsfasen kommer fram till. Dessa kan innebära förberedelser, mail och telefonkontakt och uppgifter att utföra tillsammans innan mötet äger rum. Dessa resor kommer att utföras vid två tillfällen under projektets genomförandefas. Mer exakt planering av dessa kommer att beskrivas i rapporten för genomförandefasen.

Vilka vi vill arbeta med:

Då Sverige är ett av de unika länder som har offentlighetsprincipen tycker vi att det är viktigt att vi samverkar med ett land som har samma kriterier. Som vi ser det är Finland bäst lämpat då de delar denna egenskap. Vi har kontakt med en kommun vid namn Pedersöre och vi arbetar på hur vi ska lägga upp samarbetet så att det gynnar båda parter. Pedersöre är en liten kommun som har ungefär samma förutsättningar som Tranemo kommun och är därför en passande partner i detta projekt.

Deltagande aktörer

  • Utbildning

Kommun

  • Orust
  • Tranemo