Logotyp på utskrifter

Visionärt ledarskap

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareOsby kommun socialförvaltning
KontaktpersonAnna Olsson
E-postanna.olsson@osby.se
Telefonnummer0479-52 81 73
Beviljat ESF-stöd2 535 693 kr
Total projektbudget2 535 693 kr
Projektperiod2012-02-01 till 2013-11-30
RegionSydsverige
In English

Sammanfattning

För att möta framtidens krav på service och kvalitet i våra verksamheter men även för att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare behöver vi ge våra chefer möjlighet till kompetensutveckling. Vi vill ge dem en gemensam plattform att stå på där de kan utveckla sitt ledarskap och känna trygghet i sin roll som ledare. Genom ett bra och tydligt ledarskap skapar vi en hållbar arbetsmiljö för våra medarbetare där vi tar tillvara på alla medarbetares förmåga samt utveckling av både sig själv såsom för hela organisationen. Vi ser även ett behov av att utveckla vårt arbetssätt. Detta har vi gemensamt med det privata näringslivet vilket öppnar upp dörrarna för ett samarbete organisationerna emellan. Inom projektet kommer vi därför ha ett pilotprojekt där några arbetsgrupper i vår organisation samt några företag från det privata näringslivet ska deltaga för att prova att arbete med arbetssättet LEAN. Målet med pilotprojektet är att det ska appliceras inom övriga förvaltningar inom kommunen.

Bakgrund

Osby kommun är Skånes nordligaste kommun och gränsar till såväl Småland som till Blekinge. Kommunen har cirka 12 700 invånare. Idag består Osby kommun av sju förvaltningar vilka erbjuder ca 140 olika yrken. Totalt har kommunen ca 1000 tillsvidareanställda.

Gemensam grundsyn
Osby kommun står inför en organisationsförändring då vi ska tillsätta en kommunchef, vilket vi inte har haft tidigare. Inför denna förändring ser vi en nödvändighet i att få våra chefer att dra åt samma håll, där medarbetarna möter samma regelverk och värderingar var de än befinner sig i vår organisation. Vi behöver även öppna upp gränserna mellan våra förvaltningar för att ta vara på de resurser som finns samt skapa nätverk för kunskapsöverföring. Idag befinner vi oss i ett så kallat stuprörstänk där varje förvaltning håller sig på sin sida och försöker lösa sina problem istället för att se åt sidan för att få nya idéer och infallsvinklar. Vi ser även att ledarskapet spretar, där det finns ledare som väljer att inte följa de policy och regler som finns. Det medför att Osby kommun som arbetsgivare blir otydlig i var vi står gällande vår vision och värderingar.

Med hjälp av Socialfonden vill vi skapa en gemensam plattform för våra chefer. Detta genom seminarium och workshops där vi vill utifrån våra tagna policy skapa ett gemensamt förhållningssätt till dessa. Genom att vi skapar en bättre helhet i kommunen blir vi också en attraktivare arbetsgivare som värnar om medarbetarnas arbetsmiljö. En hållbar arbetsmiljö skapas om vi har trygga chefer som kan stå för de regler som gäller och visar en tydlighet i sitt ledarskap.

Arbetssätt
För att få ett gemensamt förhållningssätt i kommunen vill vi även prova ett nytt arbetssätt. Vi ser dock att detta inte möjligt att genomföra inom alla arbetsplatser på en gång utan vi vill skapa ett pilotprojekt inom ett arbetsområde. Vi ser ett behov inom hemtjänsten som ständigt får mer att göra med begränsade resurser. (Bilaga 1) En allt ökad arbetsbelastning föranleder att vi måste göra förändringar i arbetsorganisationen för att öka effektiviteten och därmed klara framtida omställningar på ett flexibelt sätt utan en ökad stressfaktor hos personalen samt att för att kunna ge en hög servicekvalité gentemot brukarna. Därigenom får vi även en hälsosammare arbetsplats där man tillvaratar alla medarbetares olika kompetenser i en lärande miljö vilket ger förutsättningar att ta ett stort steg mot en hälsofrämjande arbetsorganisation. Genom att införa ett nytt arbetssätt tror vi att vi kan klara de krav som ställs med de resurser som finns tillgängliga. Det arbetssätt vi ser som lämpligt är arbetssättet LEAN som har visat sig fungera inom andra kommuner exempelvis i Varas kommun.

Med LEAN skapar vi entreprenöriella medarbetare som i sitt arbete får möjlighet att utveckla sina idéer och införa nya innovativa metoder i arbetet. Medarbetarna kan själva påverka sin arbetssituation, vilket stärker organisationen och medför en positiv arbetsmiljö som skapar en hållbar hälsa. Arbetsmiljön påverkas positivt då delaktigheten och inflytandet i arbetet ökar.

Genom att låta ett arbetsområde prova på detta arbetssätt får våra andra arbetsställen möjlighet att följa projektet för att sedan, om det slår väl ut, genomföras på flera arbetsställen i vår kommun.

Projektet
Vårt projekt står på två ben som tillsammans ska ge oss bättre förutsättningar att klara framtidens behov. Där den ena delen ska främja ett gott ledarskap som ger våra medarbetare en hållbar arbetsmiljö var de än befinner sig i vår organisation. Genom ett bra ledarskap skapar vi en bra och positiv arbetsmiljö där vi tar till vara på alla medarbetares förmåga och vilja till utveckling av både sig själva såsom hela arbetsorganisationen. Detta kommer då att ge en hälsosam arbetsmiljö som motverkar till exempel sjukskrivningar. Det finns en risk att organisationsförändringen leder till ökad belastning och stress. Ledarna är nyckelpersoner när det gäller att skapa en god arbetsmiljö som förebygger sjukdom hos personalen.

I den andra delen av projektet kommer vi att ge en del av medarbetarna möjlighet att prova ett nytt arbetssätt. Ett arbetssätt som vi i framtiden vill applicera inom hela organisationen. Detta kommer att vara vårt pilotprojekt inom bland annat hemtjänsten (LEAN) ge ett stort antal medarbetare utvecklingsmöjligheter mot att bli mer entreprenöriella medarbetare. Denna del med LEAN kommer att genomföras tillsammans med ett större antal medarbetare inom det privata näringslivet i vår kommun.

Nätverk
Idag finns inga naturliga nätverk mellan kommunen och det privata näringslivet. Vi ser ett behov av att skapa nätverk med det privata näringslivet för att öka förståelsen för varandras arbetsuppgifter samt nå ett samförstånd att vi alla arbetar för våra medborgare och vår kommuns existens. En del i detta är att öka kunskapen kring entreprenörskap och entreprenöriella processer. Ett gemensamt intresse vi har är att utveckla ledarskapet, där LEAN är ett sätt som känns tilltalande för båda parter dock anpassat till var och ens verksamhet. Gemensamt är också behovet av framtida arbetskraft, att behålla personal samt vara attraktiv för nya medarbetare.

Samverkan
Idag har vi inte något direkt transnationellt samarbete i dessa frågor vi vill arbeta med i detta projekt därför vill vi även bygga upp ett erfarenhetsutbyte med likartade verksamheter i andra länder. Detta då vi tror oss kunna få andra perspektiv på hur man arbetar med ledare och arbetsorganisation.

Vi vill även samverka med PO2-projektet Hantverksakademi Skåne nordost. Detta då vi vill ge ungdomar kunskap om vad kommunala yrken innebär. Intresset för kommunens yrken är inte särskilt stort hos ungdomar. Detta har vi uppmärksammat när vi har varit ute på våra skolor och pratat om de kommunala yrkena. Som exempel kan nämnas att det fanns ingen inom årskurs åtta (ca 140 elever) som kunde tänka sig att arbeta inom en kommun. Genom ett samarbete med PO2-projektet vill vi öka intresset för de kommunala yrkena.

Samverkan/samarbete kommer även att ske med det projekt "Fler i Arbete" som socialförvaltningen i Osby kommer att söka medel till i den pågående utlysningen i PO2. Projekt går ut på att öka möjligheten för personer med funktionsnedsättning att komma i arbete, projektet kommer även att ha som mål att det ska skapas ett eller flera sociala företag i kommunen.

Förankring
Vi har genom möten med förvaltningschefer samt representanter från näringslivet förankrat våra idéer om ett ledarskapsprojekt. Vi har låtit våra chefer fylla i en enkät om vad de vill utveckla i sitt ledarskap. Idéer om projektet har även lyfts i politiskt sammanhang i vår centrala samverkan där även fackliga organisationer deltar. I kommunen har vi en jämställdhetsgrupp. Under våra möten har ESF-ansökan varit en stående punkt på dagordningen. I denna grupp finns representanter från arbetstagarorganisationerna Kommunal och Lärarförbundet, medarbetare från omsorgsverksamheten, representant från personalavdelningen samt vårt kommunalråd Anders Pettersson.

Målsättning

Projektets övergripande mål är att Osby kommun skall uppfattas som en attraktiv arbetsgivare, där ledarskapet spelar en viktig roll. Ett ledarskap som har sin grund i likabehandling, där våra ledare ser fördelar med att ha ett mångfacetterat arbetslag. Där Osby kommun som arbetsgivare speglar det samhälle vi lever i. Vi vill åstadkomma arbetsplatser som är fria från diskriminering och som värdesätter människors olikheter.

Osby kommun ska vara en arbetsgivare som tilltalar både äldre och yngre människor.

Vi har en tydlig, gemensam plattform för våra arbetsledare, där medarbetarna i vår organisation behandlas lika oavsett var i organisationen de arbetar. Den gemensamma plattformen ligger som grund för ett introduktionsprogram för nya arbetsledare i vår organisation, vilket bidrar till en arbetsmiljö som underlättar för dem att komma in i sin yrkesroll.

Vi har en tydlig organisation som medför ett ledarskap som tillåter - uppmuntrar entreprenöriella medarbetare, på detta sätt skapas en dynamisk organisation där vi tar tillvara på den kraft som finns hos medarbetarna.

Vi har ett ledarskap som tydligt leder och fördelar arbetet utifrån de policy och riktlinjer som finns.

Vi har ett hälsofrämjande ledarskap som innebär ett arbeta med både fysiska, psykiska och sociala aspekter av arbetet, som på olika sätt stärker medarbetarna så att de kan prestera väl. Detta utifrån de förutsättningar och behov som finns i den egna organisationen/arbetsgruppen.

Efter projektet kommer vi att ha fungerande nätverk mellan våra arbetsledare inom vår organisation men även mellan kommun och näringsliv.

Genom pilotprojektet tar vi fram en grund för ett nytt arbetssätt och en ny arbetsorganisation som sedan ska vara en grund för vidare implementering av det nya arbetssättet (LEAN) i kommunens övriga verksamhetsdelar. I första hand gäller detta för de övriga delarna av socialförvaltningens verksamhetsområde som t ex särskilt boende och inom all myndighetsutövning. Genom att kunna påvisa det positiva med det nya arbetssättet kommer förhoppningsvis även övriga förvaltningar och verksamheter att anamma detsamma. Detta ska göras genom att fortlöpande informera om pilotprojektet och dess utfall till samtliga chefer och övriga i ledande befattning.

Övergripande målsättning är att genom kompetensutveckling av personal inom vård och omsorg i Osby kommun skapa en flexiblare och effektivare arbetsorganisation där medarbetarna känner att de har möjlighet att påverka sitt arbetssätt. Detta gäller alla – från chefer, personalen i verksamheten och i slutändan de kunder man utför arbete hos, som ska uppleva en än bättre verksamhet.

Övergripande kvalitativa målsättning är att vi har skapat:
- En god lärande miljö i verksamheterna.
- En ökad kompetens (tydliga redskap) hos ledning, chefer och anställda i att utveckla arbetsorgansiationen.
- En insikt om att förändringsarbete ska vara en naturlig del av personalens vardag.
- En mer hälsofrämjande arbetsmiljö.
- En ökad jämställdhet.
- En minskad diskriminering och ökad mångfald.
- En ökad tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning.
- En högre arbetstillfredsställelse och medarbetarenergi.
- En ökad servicekvalité.
- En ökad effektivitet och flexibilitet samt minskad stress hos medarbetarna.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Närmare en miljon av Sveriges invånare i arbetsför ålder har någon funktionsnedsättning. Detta är något som vi under projektet kommer att ta i beaktande, då det sannolikt är så att några i vår målgrupp innefattas i dessa.

För att säkerhetsställa att projektet är tillgängligt för alla kommer följande åtgärder vidtas:
- All information om behövs för att kunna ta del av projektet kommer att finnas tillgängligt på vårt intranät, hemsida.
- Deltagarna ska även vid behov kunna få ut material i förväg inför exempelvis seminarium.
- För att möta varje deltagares individuella behov kommer det finnas möjlighet vid anmälan till seminarium eller andra evenemang möjlighet att uppge behov av anpassad lokal, allergi, hjälpmedel.
- Lokaler som används i projektet ska vara anpassade så att alla deltagare kan vara med.

Att det finns tillgängliga lokaler, information etcetera är en del i arbetet med att skapa tillgänglighet, men det handlar om mer än så. Det handlar även om att skapa en förståelse och en medvetenhet hos deltagarna i projektet i vad tillgänglighet innebär.
Vi har varit i kontakt med processtödet för tillgänglighet inför denna ansökan och vi kommer att använda oss av dem och de riktlinjer som finns från HANDISAM i projektet. Under mobiliseringsfasen kommer vi att ge deltagarna i vårt projekt en grundutbildning i detta ämne. Utifrån detta ska vi sedan under mobiliseringsfasen ta fram en plan över hur vi ska arbeta med frågan under genomförandefasen.

En del av de personer som kommer att delta i projektet arbetar dagligen med personer med funktionshinder i den öppna verksamhet inom LSS (lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade). Andra möter personer med demens och psykisk ohälsa i sitt arbete, sammantaget kan man säga att deras kunskap ska tas till vara och spridas i organisationen. Vidare ska vi i handlingsplanen för genomförandefasen se hur vi ska arbeta med frågor som rör personer med funktionshinder och deras möjlighet att kunna arbeta i våra verksamheter.

Transnationellt samarbete

Under sommaren har vi arbetat med att få till stånd ett transnationellt samarbete med projekt eller organisationer som har likartad inriktning på organisationsutveckling. Till vår hjälp i detta har vi vårt EU - kontor i Skåne Nordost. Vi för samtal med Osby kommuns vänorter som är Gribskov kommun i Danmark och Kretinga i Litauen men i dagsläget är det inte bestämt exakt hur samarbetet ska se ut, men vi är fast beslutna att genomföra transnationellt samarbete. Denna del kommer att ges en betydligt fastare form och konkret detaljplaneras under mobiliseringsfasen. För att kunna genomföra transnationella aktiviteter har vi lagt in en summa för detta i budgeten för projektet. Våra förslag för närvarande handlar om följande:
- Mobiliseringsfas: Ett besök där vi definierar olika eventuella samarbetsområden, presenterar våra organisationer och projekt.
- Genomförande fas: Hur går det med projektet? Hur påverkar det organisationen positivt/negativt? Har vi identifierat nya behov?
- Jobb-skuggning: någon/några kommunanställda ( lärare, hemtjänst, personalchef!, socialtjänst, räddningstjänst etc.) åker och jobbar tillsammans/besöker varandras jobb-områden i Danmark/Litauen/Sverige
-Slutkonferens: inlägg från Danmark eller Litauen: erfarenheter på området (organisationsutveckling, servicekvalitet, etc.)

Samarbetspartners

  • Fastighetskontoret
  • Gatukontoret
  • Kommledningskontoret
  • Miljö och Bygg
  • Osby Glas
  • Osby kommun socialförvaltning
  • Osby Näringsliv
  • Räddningstjänsten
  • Utbildningsförvaltningen

Deltagande aktörer

  • Fastighetskontoret
  • Gatukontoret
  • Kommledningskontoret
  • Miljö och Bygg
  • Osby Glas
  • Osby kommun socialförvaltning
  • Osby Näringsliv
  • Räddningstjänsten
  • Utbildningsförvaltningen

Kommun

  • Osby