Logotyp på utskrifter

GoingeLean

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareKommunledningskontoret
KontaktpersonÅsa Björklund
E-postasa.bjorklund@ostragoinge.se
Telefonnummer044-775 64 47
Beviljat ESF-stöd11 329 334 kr
Total projektbudget11 329 334 kr
Projektperiod2011-09-01 till 2013-08-31
RegionSydsverige
In English

Sammanfattning

Östra Göinge kommun antog våren 2008 Vision 2015, ”15 000 stolta invånare år 2015” med fyra fokusområden: Utbildning, Boende, Arbete och företagande samt Kommunikationer. Vi har skapat en gemensam förvaltning. En förutsättning för att nå visionen är att alla medarbetare, tjänstemän och politiker får kunskap om vårt nya arbetssätt. Det gäller att samtliga medarbetare har en gemensam kultur, arbetssätt och värdegrund. Detta kallar vi Göingemodellen. Ett förnyat arbetssätt kräver en omställning hos de anställda och annan typ av kompetensutveckling än tidigare för att våra medarbetare skall få en kompetens som motsvarar efterfrågan på arbetsmarknaden. Projektet kommer att genomföras som ett 3 årigt projekt där vi söker medel för projektets första 2 år. Utbildning inom Lean omfattar samtliga medarbetare. Individanpassad utbildning för medarbetare som har fått förändrade arbetsuppgifter/roller. Kompetensutvecklande kurser inom styrning, ledning och målformulering ges för chefer/ledare.

Bakgrund

Östra Göinge kommun antog våren 2008 Vision 2015. Visionen lyder ”15 000 stolta göingar år 2015”. En omorganisering av både tjänstemannaorganisationen och den politiska organisationen har gjorts. Vi har skapat en gemensam förvaltning. För att nå visionen måste alla medarbetare, tjänstemän och politiker ha en gemensam kultur, arbetssätt och värdegrund. De anställda har en medelålder på 46,6 år. 130 personer är över 60 år. Kraven på utbildningsnivå, kompetens och särskilda kunskaper har förändrats de senaste 20 åren och medarbetare som började sin anställning då har en utbildnings- och kompetensnivå utifrån den tidens krav. Den kompetens som efterfrågas idag är bredare än ”specialistkunskap”. I dag ställs andra krav på kompetens och medarbetarna har inte utvecklats i takt med de ökade kraven från arbetsmarknaden. Lean som arbetssätt prövas hos ett större antal kommuner och landsting. Östra Göinge kommun betraktas i sammanhanget som föregångare. Genom vårt nya arbetssätt utmanar vi gällande praxis och ”traditionella” strukturer och öppnar för innovation, förbättringar och lärande miljöer. Kombinationen av att skapa en förvaltning och utbilda alla i vårt nya arbetssätt motverkar det tidigare traditionella stuprörtänkandet med inneffektivt resursutnyttjande. Östra Göinge kommuns satsning underlättar för våra medarbetare att utveckla sin individuella kompetens i takt med arbetslivets krav till gagn både för individen, organisationen och organisationens kunder. Under perioden april – augusti 2009 genomförde kommunen, med stöd från ESF, en kartläggning och analys av kompetensutvecklingsbehovet. Kartläggningen/analysen stärkte vår övertygelse att kompetensutveckling, organisationsförändring och nya arbetsmetoder är starkt kopplade till varandra och ger inte önskad effekt om de genomförs skilt från varandra. Vi insåg att våra medarbetare inte har den kompetens som erfordras eller inte har den i tillräcklig omfattning. Vi utgick från vår befintliga personalstruktur (ålder, könsfördelning, personalomsättning, utbildningsnivå) och kunde konstatera att det fanns ett kompetensgap mellan nuläget och de krav som ställs idag (och i morgon) inom modern offentlig förvaltning. Vår kartläggning av kompetensutvecklingsbehovet hos medarbetarna har huvudsakligen varit tredelat:

1.Kartläggning och analys av kompetensbehovet hos samtliga medarbetare utgående från kommunens nya organisation samt vårt nya arbetssätt. Se bifogad utbildningsplan.

2.Kartläggning och analys av kompetensbehovet hos de medarbetare som efter organisationsändringen har fått helt eller delvis nya roller och/eller helt eller delvis nya arbetsuppgifter och därför behöver komplettera sin individuella kompetens. Se bifogad utbildningsplan. Då nu den nya organisationen har varit igång ett tag, ser vi ännu tydligare behovet av kompetensutveckling för denna grupp.

3.Kartläggning och analys av kompetensbehovet hos våra ledare/chefer dels utifrån den nya organisationen och det nya arbetssättet dels utifrån de nya kraven arbetslivet ställer på ledare och chefer. Se bifogad utbildningsplan.

En handlingsplan för hur kommunen skall bygga upp och behålla kompetensen inom Lean har tagits fram. Handlingsplanen anger hur kommunen ska bli självförsörjande med denna kunskaps- och kompetensresurs och inte behöva förlita sig på extern expertis. Med andra ord hur kommunens övergång till en lärande organisation skall genomföras.

En viktig framgångsfaktor i vårt framtida arbete är stöd och förståelse hos de förtroendevalda för det nya arbetssättet. Även de förtroendevaldas roll i den nya organisationen kräver en annan kompetens. En ”profil” för den nya politikerrollen har tagits fram.

För att kunna genomföra de planerade kompetensutvecklingsinsatserna för en så stor målgrupp har ett flertal faktorer varit styrande.

Leancoacher. Vi avser att genomföra Leanutbildningarna i egen regi för att behålla vunnen kompetens inom organisationen och vara självförsörjande utan att behöva anlita kostsamma konsulter. Orkar/hinner våra befintliga leancoacher med den planerade utbildningstakten? Hur planerar vi för en realistisk genomförandetid?

Hur snabb utbildningstakt klarar verksamheterna av med bibehållen kvalitet i den löpande verksamheten? Hur tillförsäkrar vi vikariebehovet (under ordinarie personals frånvaro för kompetensutveckling)? Hur balanserar vi medarbetarnas kompetensutvecklingsbehov med verksamhetens behov av kontinuitet och effektivitet under projekttiden?

Hur mycket kompetensutvecklingsinsatser orkar/hinner våra ledare med samtidigt som de har det yttersta ansvaret för sin löpande verksamhet? Hur balanserar vi kompetensutvecklingsbehovet med gränsen för hur mycket utbildning man kan tillgodogöra sig under en viss tidsperiod?

Ovanstående gör att hela projektet bedöms ta 3 år. Att pressa in genomförandet till 2 år skulle ofelbart leda till sämre kvalitet och negativt påverka arbetsmiljön för deltagarna. För högt tempo i genomförandet skulle inverka negativt på projektets förväntade resultat. Projektet kommer därför att genomföras som ett 3-årigt projekt där vi i den här ansökan söker medel för projektets första 2 år. Vi har planerat projektet på så sätt att vi under de första 2 åren kommer att prioritera de kompetensutvecklingsinsatser som vi har bedömt som viktigast utifrån den enskilde medarbetarens behov av anpassning och utveckling för att möta kraven som arbetsmarknaden ställer.På så sätt stärks den enskilda individens konkurrenskraft. Särskild prioritet kommer att ges kompetensutvecklingsinsatser inom jämställdhet, mångfald och tillgänglighet. Projektets tredje år kommer att genomföras oavsett om extern finansiering erhålls eller om kommunen finansierar insatserna själv. Det råder full enighet i kommunen (ledning/politik) att dessa insatser är nödvändiga och borgar för att genomförandet kommer att ske enligt plan. Egen medfinansiering i projektet utgör indirekta kostnader såsom interna utbildare, lokal, telefoni och IT.

Projektets kompetensutvecklingsinsatser kommer att omfatta särskilda utbildningspass inom områden jämställdhet, tillgänglighet och antidiskriminering. Samtliga kommunens enheter (47) kommer omfattas av utbildningen. Projektet bidrar till att kommunen kan bli en lärande organisation på individ/organisation och systemplan då de kompetensutvecklande insatserna kopplas samman med och relateras till individens dagliga arbete. En sådan lärande organisation förväntas stimulera medarbetarna till ett kreativt tänkande och skapa möjlighet att tillvarata idéer och omforma dem till verksamhetsförbättrande aktiviteter. En öppen och mer tillåtande organisation samt de specifika utbildningarna kring tillgänglighet och antidiskriminering förväntas även ge effekter på framtida rekrytering i form av bättre förutsättningar att inkludera personer som idag står utanför arbetsmarknaden, tex personer med funktionsnedsättning eller utländsk härkomst i organisationen och tillvarata dessa individers resurser. Vårt nya arbetssätt bygger på en metod framtagen och tillämpad inom industrin. Genom projektet vill vi vidareutveckla och anpassa metoden att även fungera i kommunen. Erfarenheterna kommer att spridas till andra offentliga organisationer och återkopplas till näringslivet via våra samverkansparter i projektet. Då samarbetspartners i projektet kommer från olika samhällssektorer kommer spridningseffekten och dess strategiska påverkan bli stor. Projektet är väl förankrat inom organisationen och det finns en politisk enighet. Kommunalarbetarförbudet ger sitt stöd för projektet eftersom det ligger i linje med förbundets egen inställning till hur arbetet och arbetsinnehållet bör utvecklas i de kommunala verksamheterna. Resultaten kommer att implementeras i hela organisationen och pågå fortlöpande för bästa långsiktiga effekt.Projektet kommer resultera i bättre resursutnyttjande och betydligt högre servicekvalité för kommunens medborgare, näringsliv, ideella sektorn och besökare.

Syfte

Syftet med projektet är att tillgodose behovet av kompetensutveckling hos samtliga medarbetare, chefer/ledare och förtroendevalda. För medarbetarnas del är syftet att stärka den enskilda individen på arbetsmarknaden och förbättra individens konkurrenskraft så att de står bättre rustade för framtidens krav på arbetsmarknaden. Projektet syftar dessutom till att uppnå positiva förändringar vad gäller arbetstillfredsställelse hos den enskilda medarbetaren, öka servicegraden och tillgängligheten till service och tjänster för kommunens invånare samt att på ett effektivt sätt förbättra arbetsprocesserna och på så sätt utnyttja resurserna på ett så optimalt sätt som möjligt. De kompetensutvecklande insatser syftar också till att stimulera medarbetarna till ständiga förbättringar och ett förhållningssätt/attityd till sitt arbete och sin yrkesroll som innebär kundfokus, helhetssyn och gemensam värdegrund. Principerna inom vårt nya arbetssätt bygger på delaktighet och helhetssyn hos medarbetarna vilket skapar en grund för känsla av sammanhang och förståelse för den egna arbetsinsatsens del i helheten. Känsla av sammanhang – KASAM - är enligt forskningen en friskhetsfaktor för att den enskilde individen/medarbetaren. KASAM-teorin grundades av forskaren Aaron Antonovsky och beskriver vilka förutsättningar som ska gälla för att hälsan ska bevaras och förbättras. Vårt nya arbetssätts grundläggande principer handlar i grunden om KASAM-begreppets samtliga tre beståndsdelar: meningsfullhet, hanterbarhet och begriplighet. Arbetet kommer att upplevas som mer meningsfullt när medarbetarna får ökad kontroll över hur arbetet ska utföras och kan känna stolthet över att leverera god service till medborgarna, näringslivet, föreningarnas och besökarna. Genom att skapa förutsättningar för att göra ett bra jobb kommer hanterbarheten att öka och balansen mellan krav och resurser förbättras. Begripligheten kommer att öka i och med att medarbetarna lär sig att förstå organisationen på ett nytt sätt. Denna typ av lärmiljö främjar handlingsförmågan samt förmågan att hantera föränderlighet, vilket i sig är en grund för bättre hälsa på arbetsplatsen.

Den skapar också goda förutsättningar för att utveckla entreprenöriella medarbetare genom möjlighet att komma med egna idéer och omforma dessa till praktiska och verksamhetsförbättrande aktiviteter.

Kommunens ”kunder”- medborgarna, företagarna, föreningarna, besökarna mfl är inte en homogen grupp. Dessa ”kunder” kommer från olika förhållanden, har olika bakgrund, olika etnisk tillhörighet, är av olika kön och ålder mm, men har rätt att bli bemöta på samma goda rätt och få samma höga servicegrad. Arbetsplatsens kollektiva och de enskilda medarbetarnas inställning till mångfald, tillgänglighet och jämställdhet är en viktig komponent i projektet varför samtliga utbildningsmoduler kommer att inledas med utbildning i mångfalds, tillgänglighets och jämställdhetsfrågor. Dessa utbildningspass kommer att vara generella för alla medarbetare men förstärkas ytterligare för gruppen chefer / ledare

Målsättning

Den övergripande målsättningen för projektet GoingeLean är att Östra Göinge kommun som helhet uppnår en ökad kompetens genom sina medarbetares, ledares, chefers och de förtroendevaldas ökade kompetens. På så sätt blir organisationen en hållbar, lärande miljö där innovationsförmågan och entrepenörsandan får utvecklas genom ett ständigt förbättringsarbete där den enskilde individen och organisationen som helhet bidrar till en bättre effektivitet, kostnadseffektivitet och högre servicegrad till kommuninvånarna, näringslivet och ideella sektorn. Samtidigt som den enskilde individen/medarbetaren står bättre rustad för arbetslivets förändrade kompetenskrav.

Målsättningarna för projektet kan delas upp i kvantitativa mål och kvalitativa mål (de kvantitativa målen är beräknade för projektets hela löptid d.v.s. 3 år). Under de 2 åren projektet löper med stöd av ESF-medel är ambitionen att nå målen som finns angivna inom parentes. Våra ledare/chefer skall samtliga ha genomfört 75 % av i utbildningsplanen angivna utbildningsmoduler.

Kvantitativa mål:
- Samtliga medarbetare (100 %) i Östra Göinge kommun skall ha genomgått grundutbildningen i Leanfilosofin, både den teoretiska delen och den praktiska (70 %)
- Samtliga medarbetare (100 %) i Östra Göinge kommun skall ha fått grundläggande insyn i jämställdhets- mångfalds- och tillgänglighetsfrågor (100 %)
- Samtliga medarbetare som har fått (delvis eller helt) förändrade roller/arbetsuppgifter efter genomförd omorganisation skall ha genomgått individuellt anpassade kompetensutbildningar för att klara av den nya rollen (100 %)
- Samtliga chefer/ledare skall ha genomgått en anpassad chefs-/ledarutbildning (100 %)
- Samtliga chefer/ledare skall ha genomgått en fördjupad utbildning inom jämställdhets- mångfalds- och tillgänglighetsfrågor. (100 %)
- 75 % av kommunens förtroendevalda skall ha genomgått den planerade seminarieserien (60 %)
- Kortare ledtider, handläggningstider mm inom de verksamheter där ”siffermätningar” kan genomföras.
- Ökad effektivitet och förbättrad servicekvalitet. Kan mätas genom enkätundersökningar
- Minskade sjukskrivningstal

Kvalitativa mål:
- Medarbetarnas egen uppfattning om högre kompetens och bedömning av sin ökade konkurrenskraft och anställbarhet på arbetsmarknaden. Kan mätas genom enkätundersökning
- Medarbetarnas självupplevda tillfredställelse i arbetet och upplevd effekt av KASAM-begreppets tre beståndsdelar: meningsfullhet, hanterbarhet och begriplighet. Kan mätas genom enkätundersökningar
- Medarbetarnas egen hälsouppfattning. Kan mätas genom enkätundersökningar
- Ledarnas/chefernas egen uppfattning om ökad kompetens inom ny ledarroll. Kan mätas genom enkätundersökning
- Ökad effektivitet och förbättrad servicekvalitet. Kan mätas genom SCB:s Medborgarundersökning
- Högre arbetstillfredsställelse. Kan mätas genom interna enkätundersökningar
- Bättre Företagsklimat i kommunen. Kan mätas genom resultat i Svensk Näringslivs årliga undersökning
- Högre medvetandegrad om jämställdhets- mångfalds- och tillgänglighetsfrågor. Kan mätas genom enkätundersökningar, både externa och interna
- Stärka och främja Östra Göinge kommuns och regionens konkurrenskraft gentemot omvärlden genom att vara en kommun som betraktas som en god arbetsgivare och en kommun där servicegraden, kompetensen och tillgängligheten ger förutsättningar för näringslivsetableringar och för nya invånare
- Etablera (efter projektets slut) en väl fungerande Leancentrum för att dels kunna bibehålla och utveckla den metodkompetens som tillskapats i projektet del kunna erbjuda den vunna kunskapen till kommunens företag samt till det offentliga Sverige.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Under förprojekteringen har projektledning och deltagare från personalenheten tagit hjälp av det processtöd som ESF erbjuder avseende tillgänglighet. Vi har haft ett övergripande informationsmöte där deltagare från projektgruppen deltog. Den här aktiviteten inom förstudien har blivit den största överraskningen för oss. Vi var övertygade att Östra Göinge kommun hanterade tillgänglighetsfrågorna på ett betryggande sätt. Informationstimmarna och diskussionerna med representanten för processtödet resulterade i ett bryskt uppvaknande hos deltagarna. Tillgänglighetsfrågorna måste hanteras på ett bättre och mera genomtänkt sätt i kommunen. Följaktligen har vi lagt in tillgänglighetsfrågorna i utbildningsplanen för chefer/ledare och andra nyckelpersoner i kommunen. Denna utbildningsdel kommer att ligga bland de första utbildningspassen för chefer/ledare/nyckelpersoner för att försäkra oss om att fortsättningen av utbildningarna kommer att genomsyras av tankarna på tillgänglighet. En mer tillgänglig organisation och ökade kunskaper hos medarbetarna om tillgänglighet möjliggör att i förlängningen vara bättre rustade för att ta emot/rekrytera personer med funktionsnedsättning som står långt ifrån arbetsmarknaden.

Vi kommer att anlita ESF:s processtöd för ytterligare stöd i detta arbete.

Oavsett resultatet av arbetet tillsammans med ESF:s processtöd inom området har vi för avsikt att redan i inledningen av projektet försäkra oss om följande:

All utbildning som genomförs inom projektet kommer vid behov att anpassas så alla projektdeltagare oavsett funktionshinder kan deltaga.

Följande krav kommer att ställas på de lokaler där utbildningen kommer att hållas (i den mån det behövs):

- Lättillgänglig för rullstolsburna personer
- Handikappsanpassad toalett
- Teleslinga eller annan jämförbar utrustning för hörselskadade om behov så föreligger

Vi kommer även att ställa krav på att alla utbildare inom projektet kan tillhandahålla utbildningsmaterial anpassat för personer med läs- och skrivsvårigheter.

Samtliga våra kompetensutvecklingsinsatser kommer att innehålla en utbildningsmodul avseende tillgänglighet för personer med funktionshinder. Utbildningsmodulen kommer att tidsmässigt förläggas som en av de första utbildningsdelarna och omfatta 3-4 timmar för samtliga medarbetare samt en fördjupad utbildningsinsats omfattande 1 utbildningsdag för chefer/ledare/leancoacher och medarbetare inom personalenheten. (inkluderar utbildningsinsatser inom området jämställdhet)

Jämställdhetsintegrering

Arbetet med förprojekteringen (kartläggning och analys) har visat på behov av att ytterligare stärka medvetandegraden hos samtliga medarbetare om vikten att arbeta med jämställdhetsfrågor. Då vårt nya arbetssätt – Lean – baserar sig på starkt individansvar i de enskilda arbetsmomenten samt ett helhetsperspektiv och ett starkt, synligt och delaktigt ledarskap har vi valt att lägga in jämställdhetsfrågor i samtliga utbildningsblocken. Samtliga medarbetare skall genomgå grundläggande utbildning inom jämställdhet. För våra chefer/ledare kommer denna utbildning att vara lite mer omfattande, då dessa chefer/ledare i ett senare skede skall förmedla dessa fördjupade kunskaper till sina medarbetare. För cheferna/ledarna kommer denna utbildningsmodul att ligga först i utbildningspaketet för att insikterna skall kunna följa med in i den fortsatta utbildningen.

Även kommunens förtroendevalda kommer att ta del av ett seminarium på jämställdhetstemat. Jämställdhetsutbildningarna kommer att genomföras med stöd av EFS:s processtöd inom området.

Samtliga våra kompetensutvecklingsinsatser kommer att innehålla en utbildningsmodul avseende jämställdhetsintegrering och mångfaldsfrågor Utbildningsmodulen kommer att tidsmässigt förläggas som en av de första utbildningsdelarna och omfatta 3-4 timmar för samtliga medarbetare samt en fördjupad utbildningsinsats omfattande 1 utbildningsdag (inkluderar utbildningsinsatser inom området tillgänglighet för personer med funktionshinder)

Samarbetspartners

  • Bromölla kommun Tillväxt och utveckling
  • Kommunförbundet Skåne
  • Kommunstyrelseförvaltningen
  • Personalavdelningen
  • Sibbhultsverken
  • Trygghetsfonden för kommuner och landsting

Kommun

  • Östra Göinge