Logotyp på utskrifter

GoingeLean

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasFörprojektering
ProjektägareKommunledningskontoret
KontaktpersonElisabet Rosengren
E-postelisabet.rosengren@ostragoinge.se
Telefonnummer044-7756328
Beviljat ESF-stöd1 533 225 kr
Total projektbudget1 533 225 kr
Projektperiod2009-04-01 till 2009-08-31
RegionSydsverige
In English

Sammanfattning

Krav på ökad resurseffektivitet kräver förändrad organisation och arbetssätt.Vårt nya arbetssätt har Lean som grund.Alla medarbetarna behöver en utbildningsinsats för att vara delaktiga i vårt nya arbetssätt Verksamhetsutveckling kommer att vara varje medarbetares uppgift. Alla anställda är målgrupp

Bakgrund

Östra Göinge Kommun, med en folkmängd på ca 13 775 personer, har arbetat i en för de flesta kommuner traditionell organisationsstruktur. Strukturen bygger på ett antal förvaltningar med särskilda verksamheter som ansvarsområde. Den politiska organisationen är lika traditionell med olika facknämnder som knyts till de olika förvaltningarna och ansvarar för dess verksamhet. Det är en organisationsform som säkert är funktionell och ändamålsenlig för större kommuner, men som inte fungerar optimalt i en mindre kommun. Risken är uppenbar att verksamheten bedrivs i stuprör och att samverkan mellan de olika förvaltningarna blir svår att genomföra. En liten kommun som Östra Göinge kommun har också begränsade personella resurser. En viss efterfrågad kompetens inom en större kommun finns kanske på flera olika förvaltningar. I en liten kommun kan den kompetensen finnas hos en individ med organisatorisk tillhörighet på en förvaltning, men efterfrågas av flera. Gränsdragningsproblem uppstår och ibland ger det upphov till revirtänkande som i flera fall också lett till ett suboptimerat köp och sälj förfarande. Samverkan mellan förvaltningsgränserna blir begränsad och beskär kraftigt möjligheterna till ett livslångt lärande och utveckling av nya innovativa idéer och arbetsformer.

Krav från olika håll i samhället på ökad effektivitet och nya, mer marknadsinriktade styrformer i den kommunala verksamheten i kombination med minskade ekonomiska resurser bidrar också till att en genomgripande och innovativ organisationsförändring krävs för att möta dessa krav.

En omorganisation är inget självändamål och att omstrukturera sin organisation och dess verksamheter löser inga problem i sig. Ny organisation skall vara ett redskap för att uppnå satta mål och ett önskat resultat . Innan ett organisationsarbete dras igång måste det därför klargöras VILKA mål man har och vilka resultat man vill uppnå.

Under januari 2008 startades därför ett arbete med att ta fram Vision 2015, för Östra Göinge kommun. Visionen antogs våren 2008 och lyder 15 000 stolta invånare år 2015 med fyra definierade fokusområden:
Utbildning: År 2015 erbjuder Östra Göinge familjerna att själv välja den förskola och skola som passar deras barn bäst.
Boende: År 2015 är Östra Göinge den goda boendekommunen med en balanserad och miljöinriktad bostadsmarknad som erbjuder attraktiva boendeformer utifrån människors olika behov.
Arbete och företagande: År 2015 ger Östra Göinge en högklassig service till företag och organisationer. Det finns en ingång till kommunen för alla företagsfrågor. Kommunen har bidragit till en entreprenörsanda som gör Östra Göinge till en framstående nyföretagarkommun.
Kommunikationer: År 2015 är det möjligt för en familj att leva ett aktivt och rörligt liv i Östra Göinge även utan att ha tillgång till egen bil.

För att målen i Vision 2015 skall kunna genomföras har kommunen genomfört en mycket omfattande organisationsförändring. En organisationsförändring som omfattar både den politiska organisationen som tjänstemannaorganisationen. En organisationsförändring som totalt bryter ner den traditionella förvaltningsstrukturen. Den nya organisationen träder i kraft den 1 april 2009. Organisationsplan bifogas/översändes i pappersformat.

Östra Göinge kommun är en liten kommun, därför måste befattningshavare / medarbetare ofta arbeta med flera funktioner och inom fler områden. Det är därför viktigt med gemensamt synsätt och gemensamt arbetssätt och filosofi. Detta kräver struktur och standardiserade rutiner som fungerar i hela organisationen.

För att ett förändringsarbete skall lyckas krävs att det i organisationen finns ett förhållningssätt och en inre kultur som medger utveckling av verksamheten i önskad riktning. Den gemensamma kulturen/värdegrunden är således ett mycket viktigt utvecklingsområde.

Östra Göinge kommuns anställda har en medelålder på 46,6 år för tillsvidareanställda och kommunen har en relativt låg personalrörlighet. 130 av 988 tillsvidareanställda personer är över 60 år.
Inom samtliga förvaltningar bedrivs kompetensutveckling för att medarbetarna skall kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett bättre sätt och för att känna att de utvecklas inom sitt arbetsområde. Kompetensutvecklingen, inom ramen för den enskildes yrkesområde, sker i form av kurser och föreläsningar samt genom studiebesök, deltagande i projektarbeten och arbetsrotation mm.
Denna form av fortlöpande kompetensutveckling är i vår nuvarande situation och form inte tillräcklig och möter inte kraven på framtida omställning och utveckling av verksamheten och den enskilde medarbetaren.

För att våra medarbetare skall kunna ha den särskilda kompetens och värdegrund som eftersträvas i den nya organisationen krävs en väl genomtänkt och strukturerat kompetensutvecklingsarbete som omfattar samtliga medarbetare. Dessutom kommer en del av medarbetarna att byta organisatorisk enhetstillhörighet, byta arbetskamrater och i en del fall även arbetsuppgifter. Den nya organisationen och önskade arbetsformer kräver nya och utvecklade kompetenser hos alla medarbetare.

Vårt nya arbetssätt

Kundnyttan skall stå i fokus i vår nya organisation. När organisationen är införd och bemannad börjar det egentliga utvecklingsarbetet, arbetet med att genomsyra organisationen och samtliga medarbetare med en gemensam kultur och värdegrund. Vi ska sträva efter att etablera en reflekterande och lärande organisation som jobbar med ständig utveckling i små steg, en organisation där det finns en medvetenhet hos varje medarbetare om den egna rollen och värdet av att göra rätt från början för att öka kundnyttan. Vi ska arbeta med ett Lean-koncept, det vill säga ett utvecklingsarbete som har sin utgångspunkt i Lean-production/service som filosofi och arbetssätt. Men vi kan konstatera att det inte går att kopiera modeller och arbetssätt rakt av från någon annan organisation. Vår målsättning är att använda tankegångarna och erfarenheterna inom Lean och utarbeta vår egen modell. En modell som fungerar för våra målsättningar och som baserar sig på våra förutsättningar och medarbetarnas individuella förmåga.

Som medarbetare i den nya organisationen, med ett Lean arbets- och synsätt, krävs en utbildningsinsats för att medarbetarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i det dagliga förbättringsarbete som är en del av Lean-arbetssätt.

Som medarbetare i den nya organisationen har man två roller, dels professionen dels som aktiv deltagare i utveckling av verksamheten. Det är medarbetarna själva som driver verksamhetsutvecklingen, från idé och analys till testning, genomförande och uppföljning.

Medarbetarna behöver en kompetens som de idag inte har. De behöver förståelse och erfarenhet av förbättringsarbetets alla delar. Det ger i sin tur grunden för dagliga förbättringar och en delaktighet i verksamhetsutvecklingen de själva ska driva. Kunskap i hur mina val i vardagsarbetet påverkar kvalitén för medborgaren skapar en känsla av sammanhang. Medarbetarna behöver alltså förutom sin professionella kunskap en förbättringskunskap.

Samtliga medarbetare behöver denna kunskap.

Som ledare och chef krävs en annan syn på chefs/ledarskapet. De ska leda en verksamhet med en ständigt ökande kvalitet, produktivitet och arbetstrivsel.

Förändringen i synsätt och arbetssätt spänner från högsta politiska nivå och tjänstemannanivå, som måste våga sluta detaljstyra och istället ägna sig åt strategi och incitamentsystem, till första linjens chefer som coachar sina team till dagliga förbättringar.

Syfte

I förprojekteringen kommer Östra Göinge kommun att arbeta med följande problemställningar:
1. Kommunen måste utveckla och bibehålla en gemensam värdegrund och utveckla medarbetarnas professionella bemötande av kunden. Detta måste ske genom att skapa och bibehålla en lärande organisation som bygger på att varje medarbetare driver verksamhetsutveckling, hanterar avvikelser och arbetar med ständig förnyelse och förbättring och på så sätt ständigt får nya lärdomar och kompetensutveckling. Målsättningen är att medarbetarna skall växa i sina roller utifrån sina egna förutsättningar.

Problematik: kommunen arbetar idag i en traditionell organisationsstruktur och med traditionella värderingar och arbetssätt. Vi måste bryta dessa strukturer och det traditionella bemötandet för att uppnå en bättre kvalité och effektivitet på servicen till kommuninnevånarna.

2. Vårt nya arbetssätt måste också innefatta ett kraftigare tag i arbetet med mångfald och jämställdhet. Det är viktigt att alla anställda bemöter våra kunder på ett likartat sätt och som främjar mångfald och jämställdhet. För att det ska uppnås måste medarbetarna förstå och fokusera på var värde skapas för våra kunder. Mångfald för Östra Göinge kommun innebär ett professionellt bemötande av alla kunder oavsett etnisk bakgrund, kön eller grupptillhörighet. Grundtanken som genomsyrar organisationen är ett gemensamt förhållningssätt som baserar sig på tanken om alla människors lika värde. Ett förhållningssätt till jämställdhet inom respektive arbetsplats finns redan etablerat inom Östra Göinge kommun men det arbetet måste stärkas ytterligare och kommer att särskilt beaktas i den nya organisationen och inom ramen för de utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser som kommer att genomföras.
Problematik: Flertalet förvaltningar uppger att ett stort hinder för att uppnå en jämnare könsfördelning i olika yrken är de traditionsbundna yrkesvalen. Vad gäller mångfalden ur ett etniskt perspektiv anser vi att arbetet går för långsamt idag trots att kommunen tillämpar en positiv särbehandling i samband med urval till anställningsintervjuer. Detta arbete måste intensifieras och genomsyra hela organisationen.

3. Delaktighet och arbete med verksamhetsutveckling kommer i den nya organisationen att vara varje medarbetares uppgift. Varje medarbetare kommer ha ett ansvar att ständigt utveckla, förbättra och utvärdera arbetet. Det sammanlagda utvecklingsarbetet hos kommunens medarbetare kommer att leda till dynamisk verksamhetsutveckling inom kommunen med större effektivitet och bättre kvalité på servicen som slutprodukt.
Problematik: Identifikation och lösning av problem utifrån profession görs redan idag men att definiera och lösa problem utifrån reflection on/in action, bygga upp mentala bilder av verksamheten och förstå sin roll i förhållande till uttalade visioner, mål och värderingar för verksamheten är en kunskap som varje individ i den nya förvaltningen behöver och som vi idag saknar.

4. Ökad samverkan inom kommunens olika enheter / verksamheter och arbete utan revirtänkande och osynliga administrativa och mentala gränser är ytterligare en förutsättning för att målsättningen bättre service, högre kvalité och kundens bästa skall kunna uppnås. Synergieffekter som uppstår vid bättre samverkan bidrar till att effektivisera verksamheten samt ger ett bättre utnyttjande av de samlade resurserna.
Samverkan över gränser är viktigt i organisationen. Vidare är det en klar fördel för både organisationen och den enskilde medarbetaren att det är möjligt att över tiden kunna flytta mellan olika enheter. För att detta skall vara möjligt krävs gemensamt och accepterat arbetssätt och värdegrund.
Problematik: Det har framförts både från politikerhåll, verksamhetsansvariga och enskilda medarbetare att samverkan mellan förvaltningar / enheter /externa aktörer etc inte fungerar tillfredställande och att möjliga synergier inte tas tillvara.

Målsättning

Syftet med projektet är att karlägga behov av komptentsutveckling hos kommunens anställda för att dessa skall vara rustade att möta morgondagens krav och fortsätta vara attraktiva dels inom kommunen som arbetsplats och även utanför kommunorganisationens gränser.

Ytterligare ett syfte är att medarbetarna skall vara delaktiga i hela processen och på så sätt öka sin kompetens inom områden som inte direkt hänförs till den enskilde medarbetarens yrkesroll. Vi vill genom projektet (förprojektering och i synnerhet genomförande) få våra anställda att växa i sina roller utifrån sina egna förutsättningar.

Vi vill genom projektet undersöka möjligheter och pröva modeller för hur kommunens medarbetare kontinuerligt utvecklas som individer och inom ramen för sina yrkesroller. Vi vill ta fram en modell för en kontinuerligt lärande organisation. Vi vill kartlägga och analysera hur kommunen kan behålla och vidareutveckla kompetensen och hur en tänkbar stödfunktion för en lärande organisation bör utformas för att vi snarast möjligt inte skall vara beroende av externt konsultstöd. Kunskapen och kompetensen skall stanna inom kommunen!

Utifrån resultat, analys och värdering vill vi ta fram ett konkret förslag och plan till genomförande av kompetensutveckling för samtliga kommunens anställda.

Inom ramen för förprojekteringen kommer kartläggning och analys av kompetensbehov hos medarbetarna att ske inom tre delområden:

- kompetensbehov hos alla medarbetare utifrån kommunens filosofi och arbetssätt
- kompetensbehov hos vissa medarbetare som i den nya organisationen får en ändrad profil och delvis ändrade arbetsuppgifter. Kartläggningen kommer att utgå från den enskildes behov av kompetensutveckling för sin nya befattning
- kompetensbehov hos ledare utifrån en förändrad ledarroll

Förprojekteringen skall resultera i konkreta handlingsplaner för hur ovanstående kompetensbehov kan tillgodoses och hur genomförande av dessa skall kunna ske. Vidare skall förprojekteringen resultera i en handlingsplan för hur kommunen framledes skall bygga upp och behålla kompetensen inom lean filosofin och bli självförsörjande med denna kunskap- och kompetensutvecklingsresurs. Med andra ord hur kommunens övergång till en lärande organisation skall genomföras.


Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Projektets alla delar och aktiviteter kommer att förläggas till lokaler som är tillgängliga och anpassade för personer med funktionshinder. Utbildningsmaterial kommer att anpassas så att medarbetare med funktionshinder som deltar i projektet skall kunna tillgodogöra sig materialet på samma villkor som medarbetare utan funktionshinder. Det nya förhållningssättet och den gemensamma värdegrunden som skall genomsyra vår nya organisation kommer att integrera tillgänglighetstänkande både vad avser kommunen som arbetsplats och vad avser kommunens lokaler, service etc. gentemot våra kunder, kommuninvånarna.

Inkommet förtydligande:
Projektets alla delar och aktiviteter kommer att förläggas till lokaler som är tillgängliga och anpassade för personer med funktionshinder. Informations- och träningsmaterial kommer att anpassas så att medarbetare med funktionshinder som deltar i projektet skall kunna tillgodogöra sig materialet på samma villkor som medarbetare utan funktionshinder. Det nya förhållningssättet och den gemensamma värdegrunden som skall föreligga i vår nya organisation kommer att integrera tillgänglighetstänkande både vad avser kommunen som arbetsplats och vad avser kommunens lokaler, service etc. gentemot våra kunder – kommuninvånarna.
Information och tillgänglighet och dess innebörd kommer att lämnas till målgruppen under förprojekteringen och en planering för hur tillgänglighetsperspektivet kommer att hanteras under genomförandefasen kommer att tas fram.
Förutom den fysiska tillgängligheten kommer vi särskilt att beakta attityder och förhållningssätt hos våra medarbetare samt beakta och möjliggöra för samtliga medarbetare att delta i diskussioner och ta del av information på ett sätt som är anpassad till den enskilde individens behov.

Kommun

  • Östra Göinge