Logotyp på utskrifter

Improve - Samordnad och förbättrad planering, styrning och implementering av projektresultat

ProgramområdeProgramområde 2 Ökat arbetskraftsutbud
ProjektfasGenomförande
ProjektägareSamordningsförbundet
KontaktpersonStellan Berglund
E-poststellan.berglund@skelleftea.se
Telefonnummer0910-734624
Beviljat ESF-stöd1 292 580 kr
Total projektbudget1 292 580 kr
Projektperiod2014-01-02 till 2014-12-31
RegionÖvre Norrland
In English

Sammanfattning

I Improve vill vi förbättra planering, styrning/ledning, utvärdering och implementeringsprocesser i projekt som ska bedrivas i Skellefteå, Lycksele och Umeå. Målet är att det finns en fungerande övergripande projektledningstruktur samt ett systematiserat kunskapsunderlag för analys i syfte att bättre förstå effekter/resultat av projekt.

Bakgrund

Genom projektet kommer vi förbättra planering, styrning, utvärdering och implementerings-/absorberingsprocesser i samtliga projekt som Samordningsförbunden i Lycksele, Umeå och Skellefteå är inblandade i. Att genomföra Improve kommer också leda till ökat lärande både mellan projekt och mellan orter. Projektet kommer att ta fasta på att bygga upp hållbarhet med inriktning på uppbyggnad av lokala strategier, höja kvaliteten i och nyttan av transnationella aktiviteter, samt att bygga upp en praktiskt användbart organisation för ledning/styrning av projekt till kommande programperiod. Utgångspunkten i Improve är att, i så stor omfattning som det överhuvudtaget är möjligt, komma till rätta med några av de tuffa utmaningar och flaskhalsar som vi upplevt i de tre Samordningsförbunden under nuvarande programperiod. Problemen som vi angriper i Improve har visat sig vara vanligt förekommande i ESF-projekt, vilket borde innebära att projektets resultat kan intressera många andra och att kunskap samt metoder kan komma till nytta på fler orter än i Umeå, Skellefteå och Lycksele.

De fyra huvudområden som Improve kommer att förbättra förmåga och kunskap inom är:
- Värdering av pågående och avslutade projekts metoder, resultat och effekter.
- Aktivt ägarskap/styrning
- Utvecklingsinriktat lärande genom samordnad uppföljning och utvärdering
- Transnationell samverkan (Bakgrund återfinns under rubriken)

VÄRDERING AV PÅGÅENDE OCH AVSLUTADE PROJEKTS METODER, RESULTAT OCH EFFEKTER
Det finns trots många genomförda projekt begränsad kunskap om vad det är som skapat de effekter som uppnåtts i projekten under innevarande programperiod. Temagruppen Unga i arbetslivet kontaterar i sin publikation "Utvärdering av arbetsmarknadsprojekt för unga" (2012) att det inte från projektutvärderingar går att utläsa vilka metoder och arbetssätt som använts. Fokus har istället legat på resultatuppföljning utifrån uppställda mål. Projektens arbetssätt och metoder beskrivs som en "black box" som inte är synlig för utomstående. Vi upplever att detsamma, inte föga överraskande, även gäller projekt i Västerbotten. Då vi inte haft struktur och metoder för systematiserad insamling eller analys av hur resultat uppstår, har vi begränsat möjligheterna till att värdefullt lärande uppstår mellan projekt och ordinarie verksamheter.
De är föga överraskande att enskilda projekt inte lagt tid och resurser på att koppla samman metoder, valda arbets- och förhållningssätt till de resultat man uppnår.

Intresset för ett systematiserat insamlande hamnar utanför den direkta projektverksamhetens intressesfär då man normalt har förhållnings- och arbetssätt levande i projektgruppen under genomförandet. I Improve har vi dock ett mer ambitiöst anslag, vi avser att skapa en organsationsöverskridande och gemensam struktur till hållbart och långsiktigt kontinuerligt lärande som förbättrar förståelse och kunskap om vad som ger effekt i ESF-projekt rikatade till personer i utanförskap.
Att sätta samman en hanterbar, men samtidigt tillräckligt omfattande metod för att möjliggöra systematisk insamling och analys av projektresultat i förhållande till metod och arbetssätt är högintressant för oss som samordningsförbund samt för myndigheterna i den finansiella samordningen på respektive ort.
Genom att samordningsförbunden är med som samverkanspartner i nästan alla ESF-projekten finns mycket goda förutsättningar att vi genom våra samordnande roller pårespektive ort kan systematisera insamling och analys, oavsett vilken organisation som är projektägare i ett enskilt projekt. Att skapa lärande och dra nytta av projekt, oavsett vem på orten som äger dem skapar möjlighet till en ytterst intressant hävstångseffekt av lärandet. Under genomförandet av Improve ska ansträngningar göras för att i möjligaste mån även dra nytta av de projekt som pågår nu samt de som nyligen avslutats i kunskapsuppbyggandet. Vi kommer gå tillbaka till lokala projekt och sammanställa samt koppla arbetssätt till resultat.

Ett problem som framförts under programperioden och som känns angeläget att finna lösningar på är att skapa bättre sätt att jämföra projektens resultat och effekter med både ordinarie verksamhet och gärna med andra pågående eller avslutade projekt. Att kunna mäta effekter kommer dessutom att aktualiserats med tanke på nästa programperiods inriktning på resultatbaserad styrning (RBM).
Ett sätt som framförts från forskarhåll för att få fram jämförbara resultat i ett projekt är att arbeta med kontrollgrupper. På lokal nivå känns just användning av kontrollgrupper ofta tveksamt, inte minst ur ett etiskt perspektiv då det skulle innebära att vi skulle tvingas sortera bort individer som vi anser uppfyller alla kriterier för att kunna ingå och gynnas av aktiviteterna i ett projekt. I förstudien vill vi därför istället försöka finna bra alternativa vägar att värdera projektens resultat. Vi tänker bland annat analysera data från tidigare projekt som insamlats vid aktiviteter i sus, som är en nationellt spridd databas där data från samordningsförbundens från senare år aktiviteter finns. Vi tänker också undersöka möjligheter att använda nyckeltal samt analysera möjligheter till att använda ekonomiska data i löpande uppföljning.
Målsättningen är att att vi ska skapa sätt att bedöma effekter i projekt som kan hålla såpass god kvalitet och tillförlitlighet att de är ”bra nog” för att fatta bättre grundade beslut än idag i verksamheten. Sammantaget skulle vi genom ovanstående åtgärder skapa helt nya och mycket värdefulla möjligheter till att förstå och värdera nyttan av projekt samt avsevärt förbättra en stegvis kontinuerlig kunskapstillväxt av kommande projekt under nästa programperiod.

AKTIVT ÄGARSKAP/STYRNING
Samordningsförbundet har under senare år i ökande grad uppmärksammat behovet av det finns ett aktivt ägarskap/styrning i projektens alla faser för att skapa bättre förutsättningar att ta tillvara projektresultat. Aktivt ägarskap omnämns bland annat i boken "Att fånga effekter av program och projekt", där Sven Jansson från ESF-rådet är en av författarna. Det aktiva ägarskapet ses som nödvändigt för att kunna skapa långsiktiga effekter av projekt. Vad vi vill fördjupa oss i när det gäller aktivt ägarskap och styrning är framförallt att skapa verktyg som underlättar att styra projekten. Ett problem som vi upplevt är att nuvarande projektlogiken riskerar begränsa projektens utveckling och lärande. Det går helt enkelt inte att förvänta sig att man flera år i förväg kan planera såväl aktiviteter som är mest lämpliga och dessutom förutsäga vad som är mest relevant att utvärdera.

Det finns utan tvekan behov av en mer flexibel modell för styrning, en modell där man arbetar med kortare tidsramar mellan styrning och vad som händer i projekten utan att riskera att helheten går förlorad. Improve kommer därför att överblicka samt utvärdera mer så kallat agila metoder och föreslå en mer lämplig projektstyrningsmodell än den som använts. Vi kommer även erbjuda utbildning av nuvarande styrgruppsklustermedlemmar, projektledare och eventuellt andra personer som bedöms vara strategiskt viktiga om vald metod. Då vi sedan tidigare arbetar med styrgruppskluster i Skellefteå bedömer vi att våra möjligheter att införa och tillämpa en mer flexibel projektstyrning är osedvanligt god.

UTVECKLINGSINRIKTAT LÄRANDE GENOM SAMORDNAD UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING
Genom att gemensamt identifiera och analysera data som vi samlar in från genomförda projekt, söker jämförbara individer att följa upp hos myndigheter, analyserar sammanställd data i sus kan vi hitta enstaka faktorer som är svåra att förstå utan mer djupgående kvalitativ analys. Genom att utveckla en modell för att styra utvärderingar så att man förutom fokus i enskilda projekt även nyttja externa utvärderingar till att djupdyka inom identifierande gemensamma områden som är långsiktigt intressanta att bringa klarhet kring kommer vi gradvis att förbättra utvärderingsarbetet

Målsättning

Förbättra planering, styrning/ledning, utvärdering och implementeringsprocesser i projekt som ska bedrivas i Skellefteå, Lycksele och Umeå.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Vi kommer att studera vilka åtgärder som har vidtagits och vad som krävs i framtida projekt för att uppnå god fysisk, kommunikativ och informativ tillgänglighet.

Hänsyn till tillgänglighet i kommande projektgenomföranden ser vi som ett absolut krav.

Transnationellt samarbete

Vi kommer att undersöka förutsättningarna för att inleda ett transnationellt samarbete med länder/regioner/städer som har intresse av att utveckla kompetens inom motsvarande område och/eller som redan har värdefull sakkunsskap. Transnationellt samarbete kommer ingå i Improve genom att knyta kontakter med projekt och verksamheter i andra medlemsstater i EU. Syftet är att skapa ömsesidig nytta och mervärde. Det skulle skapa ett mervärde i förstudien som helhet att kunna jämföra hur långt andra inom unionen kommit utvecklings- och resultatmässigt på området. Kunskaps- och erfarenhetsutbytet länderna bidrar till vårt gemensamma lärande.

Vi gör antagandet att tre resor under förstudien ska genomföras för att etablera långvarig kontakt till våra lokala kommande projekt.

komplettering inkom 18/10-13

Tanken med de transnationella aktiviteterna i Improve är att de, i likhet med övriga aktiviteter i projektet, ska försöka bygga upp långsiktiga möjligheter till att genomföra aktiviteter med större nytta och med höjd kvalitet. Vår ambition är att etablera transnationell samverkan som kan fungera med längre tidshorisont än vad som oftast blir gällande i enskilda projekt. Vi tror att det finns stora effektivitetsvinster att göra genom att börja bygga samarbetsytor med orter/regioner eller med aktörer som likt samordningsförbundet har en samlande/samordnande funktion snarare än att uteslutande etablera kontaktytor mellan enskilda projekt.

Vi har noterat att framgångsberättelser från transnationellt utbyte från både vår och andra regioner i Sverige inte sällan verkar ha grundats i att någon aktör haft långvariga relationer med en eller flera organisationer i annat EU-land. Samordningsförbundet vill därför söka samarbeten med samverkanspartners där vi tror oss kunna identifiera möjligheter till att flera projekt kan etablera samarbeten/utbyten under kommande programperiod.

Vi har inte klart vilka transnationella samverkanspartners vi önskar etablera samarbete med, utan vill söka och hitta strukturer under förstudien. Som en resurs för att identifiera partners som skulle kunna vara av stort värde vill vi nyttja ESF-rådets, andra samordningsförbunds och redan uppstartade/etablerade projekts erfarenhetet.

Målsättningen är, som beskrivits ovan, att hitta sådana verksamheter där vi ser att långsiktigt värdeskapande samarbete kan byggas upp och där det redan finns värdeskapande lokal samordning av projekt, utvärderingsinsatser eller ett utvecklat sätt att se på förvaltning/utveckling grundad på det lärande som de enskilda projekten leder till. Vid och mellan besöken vill vi ta del av förekommande modeller och utgångspunkter, analysera, jämföra och utbyta erfarenheter samt hitta framgångsfaktorer och praktiska användningsområden utifrån respektive samverkansparts förutsättningar.

De som är tänkta att åka vid respektive aktivitet är projektledare samt projektmedarbetare och förbundschefer vid de tre samordningsförbunden. Vid något tillfälle är det tänkbart att någon representant för samordningsförbundens styrelse, politiker från kommun och landsting och/eller chefstjänstemän från Arbetsförmedling och Försäkringskassa, deltar om det finns anledning anta att erfarenhetsutbytet och samverkansmöjligheterna skulle påverkas positivt.

Samarbetspartners

  • Arbetsmarknadsenheten
  • Samordningsförbundet Skellefteå
  • Samordningsförbundet Umeå

Kommun

  • Arjeplog
  • Arvidsjaur
  • Bjurholm
  • Boden
  • Dorotea
  • Gällivare
  • Haparanda
  • Jokkmokk
  • Kalix
  • Kiruna
  • Luleå
  • Lycksele
  • Malå
  • Nordmaling
  • Norsjö
  • Pajala
  • Piteå
  • Robertsfors
  • Skellefteå
  • Sorsele
  • Storuman
  • Umeå
  • Vilhelmina
  • Vindeln
  • Vännäs
  • Åsele
  • Älvsbyn
  • Överkalix
  • Övertorneå