Logotyp på utskrifter

En gränslös förskola/skola - attraktiv och öppen

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasFörprojektering
ProjektägareBarn- och ungdomsförvaltningen
KontaktpersonTommi Slunga
E-posttommi.slunga@haparanda.se
Telefonnummer0922-15012
Beviljat ESF-stöd1 909 856 kr
Total projektbudget1 909 856 kr
Projektperiod2009-02-15 till 2009-08-14
RegionÖvre Norrland
In English

Sammanfattning

-Kartläggning av BUFs gemensamma behov av kompetensutv. i inriktning mot medborgarportalen.
-Kartläggning av behovet hos resp. medarbetare hos BUF
-Skapa en utvecklings- och kompetensplan för genomförandet av omställningsarbetet
-Utbilda processledare för genomförandet av omställningsarbetet

Bakgrund

BAKGRUND

Haparanda stad har med sitt strategiska läge, som part i det mångfaldiga och gränsöverskridande samarbetet under åren med grannstaden Torneå, byggt upp ett starkt varumärke som ort och är på många sätt en unik kommun med sin tvåspråkighet och internationella prägel. Sedan några år tillbaka är Haparanda mitt i en spännande och stark utveckling där IKEA's etablering på orten har följts av många andra stora etableringar. Den högsta tillväxten i landet finns just nu i Haparanda vilket senaste numret av tidningen Affärsvärldens visade vid en mätning för 2007. Inte nog med det - Haparanda toppar listan för andra året i rad, vilket aldrig tidigare har hänt.

Haparanda och Torneå stad som har ett djupt förankrat samarbete över åren, har arbetat efter en gemensam vision, Vision 2010, antagen av städerna 1999. Visionen är en ledstjärna i det strategiska arbetet i de båda städerna och har varit till stor nytta för utvecklingen i området. En halvtidsutvärdering har nu gjorts av visionen, och en arbetsgrupp bestående av ledamöter från både Haparanda och Torneå har deltagit i revideringen och omarbetningen av visionen med sikte på 2020, att ytterligare stärka HaparandaTorneå området. Ett förslag till vision 2020 finns framtagen och är för närvarande ute på remiss bland medborgarna. Den bygger på följande delområden:

Gränslös kunskap
Logistisk nod
Dynamisk företagsamhet
Spännande handels- och mötesplats
Hållbar livsmiljö

Delområdena innehåller långsiktiga mål för att nå upp till visionen 2020: HaparandaTornio - ett internationellt centrum mitt i Barents.

Samhällsutvecklingen kräver att hela vår kommunala förvaltning ständigt förändras, speciellt idag då teknikutvecklingen och globaliseringen ökar. Människor, företag och andra organisationer ser möjligheter till ökade och interaktiva kontakter med myndigheter, därför är det också viktigt att den kommunala förvaltningen svarar till människornas behov/önskemål. Nya behov som högre tillgänglighet till service och tjänster, ökad kvalitet, en bättre kundsyn samt en ökad demokrati i form av en öppnare dialog och medbestämmande. Sammantaget gör detta att det är viktigt för hela vår kommunala förvalting att snabbt kunna ställa om sig och utveckla den egna organisationen, bli mer effektiv, samtidigt med fokus på rättsäkerhet, insyn och demokrati. Detta kommer att öka människornas och organisationernas förväntningar på tjänsterna som erbjuds. Förväntningar och krav på en 24-h myndighet i en eller annan form kommer att vara aktuell. För Haparanda stad innebär det att kraven på god service ständigt kommer att öka vilket innebär att behoven av utveckling och effektivisering intensifieras.

Med en 24-h myndighet, eller en medborgarportal, där all information och service finns tillgänglig, möjliggör för den enskilde medborgaren, föräldern, eleven, företagaren, föreningen eller organisationen:

- En enklare vardag: när tillgängligheten till informationen och service kan erbjudas dygnet runt, sju dagar i veckan
och det är enkelt att få tillgång till information och tjänster.
- Högre kvalitet: när elektronisk hantering av ärenden kan frigöra resurser inom förvaltningen, som då kan användas
till andra mer angelägna ändamål, vilket sammantaget ger ökad kvalité på tjänsterna.
- Ökad demokrati: när offentliga handlingar och information är sökbara och tillgängliga direkt på internet, när
interaktion är möjlig, då medges en bättre och djupare dialog mellan beslutsfattare och medborgare, vilket ger en större möjlighet att vara delaktig, påverka och delta i den demokratiska processen.
- Ökad tillväxt: när all information finns tillgänglig, informationen är öppen, får alla den bästa och
mest lättillgängliga servicen som är möjlig. Befintliga eller nya företag och potentiella investerare/företag kan
skapa mötesrum och nätverk och utvecklas i en lärande miljö. Beslut att utveckla företagen, etableringar och
investeringar underlättas.


PROBLEM - MÖJLIGHETER

Alla möjligheter och utmaningar som beskrivs ovan förutsätter och ställer krav på att verksamheterna genomgår en utvecklings och effektiviserings process organisatoriskt, miljömässigt samt ekonomiskt för att klara en omställning för ett livslångt lärande och mot ett hållbart samhälle. Den ökade samverkan inom organisationen såväl som utanför i det regionala, nationella och internationella nätverken kräver nya attityder och synsätt, då bristande verksamhetsförståelse annars är stor och begränsar eller omöjliggör samarbeten och integration. Därför är kundnytta, service, entreprenörs- och affärsmannskap centrala begrepp för att utveckla ett kundfokuserat samarbete över alla gränser och på alla nivåer.

En intressant aspekt är också hur den enskilde individens delaktighet i samhällsfrågorna förändrats från den kollektiva partipolitiken till att idag ha ett mer individualiserat tankesätt som bevakar och kravställer ansvariga i samhället i vardagliga frågor. Därför är det av central vikt för Haparanda stad att kunna bidra till människornas delaktighet i vardagen med lättåtkomlig information och tjänster. Detta innefattar även möjligheter till djupare dialog mellan beslutsfattare och medborgare.

Den stora målbilden för hela Haparanda stad är en utvecklad plattform och IT-miljö/-tjänster i kombination med förändrade synsätt och attityder, målstyrd verksamhet och utveckling av kompetens hos samtliga anställda. Detta planeras ske stegvis mot en medborgarportal parallellt med kompetenshöjande åtgärder.

Dagens tekniska IT-plattformar med många olika IT-system är besvärliga och krångliga för användarna. Med många IT-system blir metoder och arbetssätt olika, kostnaderna och arbetsvolym för drift höga och IT-utvecklingen svår att bemästra.

Med en gemensam IT-plattform, medborgarportal, kommer det att bli enkelt för användarna att hitta och använda information. Medborgarportalen skall kunna användas till att bygga upp nätverk och grupperingar för att stärka mångfalden och utbytet av kunskap och erfarenheter över gränserna. Exempelvis temamässig baserade grupper, lärande grupper, projektgrupper etc.


Syfte

EN GRÄNSLÖS FÖRSKOLA/SKOLA - ATTRAKTIV OCH ÖPPEN

I framtidens utveckling ser vi att barnen, eleverna och ungdomarna, har en central roll. Elevernas lärmiljöer förändras snabbt. Internet, TV och underhållningsbranschen kommer att betyda mer och mer i de ungas lärande. Förståelsen för samhället, hur det fungerar och hur olika processer styr den, fås inte i lika hög grad i klassrummet som tidigare. Klassrummet måste öppna sig och se till att samverka, vara i takt och uppdaterad med andra källor. Attityderna hos lärarna och annan i personal måste utvecklas för att svara mot framtidens utmaningar. Det handlar om att förskolan/skolan måste öppna sig mot omvärlden. En gränslös förskola/skola med det gränslösa klassrummet!

Däri ligger en utmaning för personal och beslutsfattare. En omställning kräver förändrade metoder och system hos personalen för att skapa tillgänglighet till informationen och tjänsterna på ett enkelt sätt. Ett förbättrat samarbete dels internt över verksamhetsgränserna och med andra delar av stadens organisation och mot andra organisationer i samhället är en förutsättning för framgång. Att ta hjälp av ny teknik och nya kommunikationsmönster måste till för att utveckla pedagogiken och stimulera till ett bredare/djupare lärande. En viktig del av detta är förbättrade kunskaper hos personal och ett första steg att anamma nya attityder som krävs för framtidens lärmiljö. En förenklad och förbättrad dialog mellan föräldrarna, eleverna och skolan måste till. Attraktiv och öppen!

Detta kommer att kräva ökad IT-användning hos alla i personalen och att IT-användningen blir en naturlig del av det dagliga arbetet, likväl som en del av ledningens strategiska tankesätt. I allt detta ligger också att verksamheterna skall kunna utvecklas och bedrivas med hög kvalité och kostnadseffektivt. En av förutsättningarna till utveckling kan hittas i tekniken, dock måste det centrala vara verksamhetens behov och kompetens för att kunna lyckas. Med en teknikplattform i medborgarportalen som utvecklats från verksamhetens behov kommer gemensamma metoder och arbetssätt att medföra att olika nätverk och temagrupper ges möjlighet att skapa korsreferenser, utveckla en lärande organisation och dela med sig av kunskaper och erfarenheter. Med ökad förståelse för varandras verksamheter kan vi också utveckla samverkan till nya kreativa lösningar och bättre resultat. Livslångt lärande!

Vår definition av gränslös förskola/skola syftar på: det gränslösa klassrummet, där kunskap hämtas bortom klassrummets gränser, gränslös samverkan över organisationsgränser, samhällsgrupperingar samt ett gränslöst och internationellt samarbete.


FÖRSTA STEGET TILL 24-h MYNDIGHET

Som ett första steg för omställningen av hela Haparanda stads organisation skall barn- och ungdomsförvaltningens (BUF) personal ingå i den process där slutmålet är den gränslösa skolan, en 24-h myndighet, för deras verksamheter. BUF består av enheterna Förskola-Skola-Gymnasium, Kultur, Fritid, Fritid ung och Kost- och lokalvård. Inom BUF har på kultur-, fritid och ung fritid ställts krav om förbättrad service och olika elektroniska tjänster gentemot medborgarna. Detta i och med att man vill möjliggöra elektroniska bokningar av kommunala anläggningar via internet kopplade till t ex en SMS-tjänst. Det finns även behov och önskemål från Torneå att samverka med Haparanda i ett gemensamt bokningsystem över båda städernas anläggningar och skulle för medborgarna erbjuda ett ökat utbud av idrotts- och kulturanläggningar

Visionen är en medborgarportal där BUF som första kommunala förvaltning kompetensutvecklar sin verksamhet och skapar grundplattformen som övriga förvaltningar och organisationer i Haparanda och Torneå kan anslutas till. Kundnytta och service åt lärare, elever, föräldrar, medborgare, föreningar, företag, andra myndigheter, organisationer m m skall stå i fokus.

Haparanda stad vill ta steget mot ett kundfokuserat sätt och en 24-h myndighet. Vi ser framför oss en process där slutmålet är en effektiv och enkel elektronisk förvaltning som använder informations- och kommunikationsteknik i kombination med organisationsförändringar och ny kompetens hos personalen. Det får aldrig bli en fråga om enbart teknik och tekniska lösningar, utan kundernas och verksamheternas behov skall styra och måste självfallet vara delaktiga från första början i processen. Vi måste trygga våran kompetensförsörjning både hos nuvarande personalen, men också kunna stå oss redo för de utmaningar framtida pensionsavgångar och den hårdnande konkurrensen om arbetskraften ställer oss inför. Det gäller att vara i framkanten av utvecklingen för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare för kompetent personal. Redan idag kan se att konkurrensen hårdnar i och med nya aktörer i form av friskolor etablerar sig. För sin överlevnad i den allt mer hårdnande konkurrensen om elever och personal måste den kommunala skolan stärka sin attraktionskraft.

För att kunna förbereda förvaltningen på ett genomförande av omställningsarbetet krävs kompetenshöjande åtgärder av samtliga medarbetare, med fokus på kundnyttan och service, både för den enskilde individen såväl som för verksamheten. Därtill måste synsätt och attityder förändras till ett öppnare och mer vägledande förhållningssätt. BUF har sedan tidigare via EU växtkraft projekt genomfört en kartläggning och kompetens insamling av sina samtliga medarbetare och ser en förprojektering som ytterligare en byggsten till att förebereda sig för omställningsarbetet mot en kundfokuserad och serviceinriktad förvaltning, 24-h myndighet.


METOD

I den metod som vi avser att nyttja är delaktighets- och förankringsarbetet en viktig faktor i denna process som är en fråga om personalens engagemang och delaktighet vilket också är drivkraften.

Vi kommer att använda oss av "Förädlingsprocessen", som innehåller följande avsnitt:
1. Medarbetarnas samlade syn.
För genomförande av medarbetaranalys kommer metaplanteknik att användas: öppna frågor ställs som ger möjlighet till många svar samt delaktighet och förankring av utvecklingsarbetet.

2. Ledningens samlade syn
Ledningen skall reflektera över medarbetaranalysen, formulera mål, handlingsplaner samt stämma av mot tidigare påbörjat strategiskt arbete.

3. Gemensam bild - gemensam utvecklingsplan
Sammanställning steg 1 och 2

4. Kompetens- och utbildningsplanering - individuell utvecklingsplan
Utvecklings- och kompetensplan genomförs så att medarbetare och chef får möjlighet att klargöra hur den anställde efter bästa förmåga skall kunna bidra till verksamhetens utveckling. Utifrån medarbetaranalys och kompetenssamtal utformas enskilda kompetensutvecklingsplaner.

5. Återkoppling till medarbetare
Resultatet av projektet kopplas tillbaka till medarbetarna i storgruppsseminarium. Där presenteras även hur resultaten skall tas tillvara och utvecklas vidare.

6. Spridningsseminarier
Resultatet av projeket presenteras för samverkanspartners. Där diskuteras även hur resultaten kan förvaltas av dessa organisationer för att samverkansarbetet skall kunna utvecklas.

7. Utvärderingsseminarier
Styrgruppen diskuterar resultat och utvärderingar från projektet och ställer dessa mot projektets mål samt tankarna kring Jämställdhetsintegrering och Tillgänglighet. Arbetet dokumenteras och biläggs slutrapporten.

För att ytterligare förankra förändringsarbetet i organisationen genomförs parallellt med analysarbete en processledarutb. för de nyckelpersoner/arbetslagsledare som vid genomförandet kommer att ha en ledande roll i respektive gruppering. Dessutom arbetar vi i detta forum särkilt med de horisontella kriterierna: jämställdhet, integration, mångfald och tillgänglighet.


SYFTE

Avsikten med projektet är att kartlägga vilka insatser som krävs för att nå målet.

Att förbereda för att skapa en öppen, attraktiv och kreativ miljö med stöd av modern teknik och förändrade attityder, förhållningssätt, värderingar och förändrade metoder.

Målsättning

Förväntade effekter:
- En förankrad och samlad bild av kompetensen hos Barn- och ungdomsförvaltningens personal inför omställningsarbetet till en öppen, attraktiv och gränslös förskola/skola
- Underlag för en projektansökan för genomförandet av kompetensutvecklingsinsatser
- Erfarenheter till andra förvaltningar
- Utvecklade samverkansformer med Torneå stad (Finland), företag, föreningar, organisationer kring e-tjänster
- Utbildade processeldare för genomförandet av omställnignen till en öppen, attraktiv och gränslös förskola/skola

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Haparanda Kommun har redan 2006 antagit en handikapplan med ett långsiktigt mål:

”Det långsiktiga målet bör vara en ”Design för alla” som innebär att produkter, tjänster och miljöer ska utformas så att de kan användas av så många som möjligt. Design för alla kan ses som en vägledande princip, som innebär att man i all planering och formgivning av produkter, byggnader, miljöer och IT-tjänster tar hänsyn till tillgänglighet och användbarhet för alla människor så långt det överhuvudtaget är möjligt. Arbetet skall genomföras inom ramen för ordinarie verksamhetsplanering och finansiering.”

I planen finns delmål och åtgärdsplan med ansvariga samt tidplan. Socialförvaltningen har ansvaret att följa upp och revidera dokumentet.

Ovanstående är övergripande och vägledande dokument för organisationen och som självfallet skall följas av det verksamheter som kommunen bedriver. Dit tillhör också projektverksamheten.

Vi ska främja mångfald i vår organisation och vi ska följa och ha beredskap för samtliga funktionsnedsättningar. I detta projekt ser vi att det första viktiga är att projektledningen (styr- och ledningsgrupp) är medveten om tillgänglighetsfrågan och kommunicerar detta ute i projektorganisationen, så att man kan fånga upp eventuella behov och åtgärda dessa. Det operativa ansvaret kommer projektledaren ha, både uppåt och nedåt. Vi ska också nyttja den kompetens som finns inom våran organisation. Socialförvaltningen/Handikappomsorgen besitter kompetens inom området och kommer att bistå projektet med kunskap och kompetens för att möjliggöra för alla, oavsett funktionsnedsättning, att kunna delta i projektet.

Ytterligare hjälpmedel som vi kan använda oss av i projektet är Handisams (Myndigheten för handikappolitisk samordning) e-verktyg. Där kan man hämta info dels för att öka medvetenheten om frågorna samt för att mera konkret arbeta med policys, planer och åtgärder samt utvärderingen av dessa. http://www.e-verktyget.se/EService/EServicePage____790.aspx

Transnationellt samarbete

Haparanda och Torneå stad har en gemensam vision som man arbetat och kommer att arbeta efter. I detta hänseende är det viktigt att samverkan sker på många plan, så att olika större utvecklingsprojekt kan ske inom tilllämpliga områden. Haparanda och Torneå har ett omfattande samrbete inom BUFs område, bl a en gemensam språksskola, nyttjande av varandras fritidanläggningar, gemensamma kulturarrangemang. I mångt och mycket lever vi i tvillingstäder där medborgarna nyttjar de båda städernas utbud.

Inom Torneå stad finns det en utvecklingsgrupp som skall arbeta med utveckling av e-tjänster/elektronisk service. Viktigt för båda städerna är att samverkan sker även inom detta område, så att vi kan synkronisera/länka ihop båda städernas utvecklade tjänster. Samtal om Haparandas tankar och Torneås ideer har redan förts.

Deltagande aktörer

  • Allaktivitetshuset Aspen
  • Bibliotek
  • Förskola Blåkulla och Grönkulla
  • Förskola Eleven
  • Förskola Kometen
  • Grankullens skolan, Förskola och Fritidshem
  • Gränsskolan
  • Gränsvallen Kuben
  • Karungi skola och förskola
  • Kulturskolan
  • Marielunds skola
  • Nikkala skola och förskola
  • Närsta Förskola
  • Seskarö Skola och Förskola
  • Sim och Sporthall
  • Språkskola
  • Särskola
  • Tornedalsskolan och Kommunal vuxenutbildning

Kommun

  • Haparanda