Framtidens affärsaktörer - esf.se
Logotyp på utskrifter

Framtidens affärsaktörer

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareRegionkansliet
KontaktpersonMikael Ahlström
E-postmikael.ahlstrom@vgregion.se
Telefonnummer0709-94 62 65
Beviljat ESF-stöd9 092 813 kr
Total projektbudget9 092 813 kr
Projektperiod2009-08-17 till 2011-12-31
RegionÖstra Mellansverige
In English

Sammanfattning

Projektet ska säkerställa och utveckla kompetensens hos befintliga aktörer men också skapande av nya roller i införandet av nya administrativa modeller inom offentligt finansierad verksamhet i konkurrens med privat näringsliv.

Bakgrund

Västra Götalandsregionen har huvudansvar för tand-, hälso- och sjukvård i Västra Götalandslän för cirka 1,5 miljoner invånare. Förutom vårdansvaret har Västra Götalandsregionens även ett samordningsansvar för det regionala utvecklingsarbetet i länet. Västra Götalandsregionen ansvarar också för kollektivtrafiken inom länet och bedriver även kulturell verksamhet. Vidare inom det regionala utvecklingsområdet ingår frågor som infrastrukturplanering, näringslivsutveckling, miljö- och planeringsstrategiskt arbete samt interregionalt samarbete.
Västra Götalandsregionen bildades januari 1999 och har cirka 50 000 anställda. Samarbetspartners är Region Skåne och Landstinget i Östergötland.

Västra Götalandsregionen, Region Skåne och Landstinget i Östergötland har under ett flertal år drivit utveckling av administrativa modeller, processer och funktioner. Samtidigt har kraven på nya roller, professioner och yrken vuxit fram. En mängd projekt som riktat sig till effektivisering av administration t ex inköp, logistik, ekonomiadministration m.m. har genomförts. Även nya administrativa modeller för exempelvis handel har utvecklats i samma strävan som tidigare utvecklingsarbeten, men nu ligger fokus på nytta, det som genererar värde till kund, det mätbara och möjliga att effektivt utveckla. Vad kräver det för kompetensutveckling? Vidare, i dags dato råder det generellt en större öppenhet till privata driftsformer, till delar eller fullt ut för vård och administration än vad det någonsin varit rådande. Utvecklings- och förändringsarbeten för att effektivisera verksamhets- och administrativa processer pågår ständigt i strävan att frigöra mer resurser till vården.

Några roller och/eller yrken har benämningar men saknar gemensamma kompetensprofiler som matchar mot det privata näringslivet t ex projektledare, processägare, processledare, inköpscontrollers m.m. Det kan dock mycket väl visa sig att det saknas en professionsgrund för huvuddelen av rollerna trots att en mängd forskning drivs inom områden såsom processutveckling, Supply Change Management. Hur står sig de nya administrativa rollerna och professionerna i konkurrens med projektledare inom Sverige, Norden och Europa? Vad är minsta gemensamma nämnaren kompetensmässig?

Utvecklingen rasar bokstavligen och diskrepansen mellan vad en organisation tror att de besitter för kompetensbank till vad den faktiskt behöver är en stor risk för framtida rekryteringar då det saknas jämförbar kunskap om kompetens. Finns kompetensen redan, osynlig men verkande inom offentlig förvaltning eller är det så att det behövs ett genomgripande kompetensskifte inom det administrativa området? Om ja, vad krävs för att återupprätta en balans, en jämlikhet inom administrativa området mellan kön och organisationsform? Utvecklingsarbeten inom berörda ansökande organisationer har gett vid handen att en kompetens- och karriärsutveckling av gamla roller och yrken samt utvecklingen av nya yrken och eller professioner är nödvändig så som trender och tendenser visat sig. Särskilt viktigt är det att satsa på ett självförtroende för kvinnor som i dags dato inte ser möjligheter och tror sig vara fast i traditionella roller och uppdrag.

Grunden i de nya administrativa modellerna oaktat kompetensområde är processer vilka ständigt ska förbättras och följas upp med hjälp av styrkort med tillhörande mätetal eller nyckeltal. Processer ska beskrivas på ett sådant sätt att läsaren enkelt kan förstå hur aktörerna, informationen och aktiviteterna i processer beter sig . Det räcker inte längre att beskriva att det görs utan det handlar också om hur aktörer arbetar i det som är värdeskapande för kunden. Spårbarheten möjliggör också att aktörer kan beräkna och mäta processernas effektivitet t ex du kan beräkna processernas resursallokering, kvalitetsbrister och genom det få ett välgrundat beslutsunderlag inför framtida prioriteringar.

Administrationens huvuduppdrag inom landstingen är att tillhandahålla administrativt styrning, stöd och service till medborgare och framförallt till huvudaktörerna det vill säga vården. Trots detta används vårdens tid i dags dato till 50 % till administration om patienter och administrativa rapporteringar. Hur har det blivit så här att vårdaktörerna står i en ständig konflikt mellan patienter och administrativa krav? Kan vi arbeta på ett annat sätt? Ja, det finns starka indikationer på det. Genom att förädla och utveckla kompetenserna och värdet i de administrativa processerna och hålla samman förändringsarbetet i strävan att tillhandahålla rätt administrativt stöd i rätt situation till rätt person. På så sätt kan de nya aktörerna frigöra mätbara resurser till mer vård eller ny utveckling.

Sammanfattningsvis kommer en fortsatt stark och fokuserad utveckling av administrativa processer kopplat till det värde de bidra med till verksamhetsprocesserna att fortgå. Nya aktörer krävs och befintliga måste stärkas kompetensmässigt på många plan. Detta för att arbetsinnehåll och arbetssätt kräver förändring. Krav på nya roller, yrken och professioner aktörer har vuxit fram och individer inom ansökande organisationer ska få möjlighet att utveckla sina administrativa roller så att individer får möjligheter till egen kontroll och professionell utveckling samt tillhörighet. Att bara ha en faktakunskap om t ex ekonomi räcker inte längre för en kvinna som hanterar t ex fakturor. Hon måste kunna värdera affären, riskerna och föreslå ständig förbättring av den process som hon själv agerar och är verksam inom. Utöver detta ska hon genom en stärkning av både självförtroende och kunskap se en möjlighet att vara verksam i en ny roll såsom exempelvis processekonom. Möjligheten saknas i dags dato för henne. En förändring och utveckling krävs också för att klara av en framtida arbetsmarknad, så även den dag hennes verksamhet konkurrensutsätt.

Region Skåne och Landstinget i Östergötland har liknade uppdrag som Västra Götalandsregionen det vill säga ett huvudansvar för tand-, hälso- och sjukvård. Förutom vårdansvaret finns ett samordningsansvar för det regionala utvecklingsarbetet och kollektivtrafiken samt kulturell verksamhet inom respektive län. Region Skåne bildades liksom Västra Götalandsregionen 1 januari 1999 och har cirka 33 000 anställda. Antal invånare är cirka 1, 2 miljoner. Landstinget i Östergötland med sina cirka 11 200 anställda är verksamma åt cirka 420 000 invånare.

Västra Götalandsregionen, Region Skåne och Landstinget i Östergötland har sammanlagt 94 200 anställda och tillhandahåller service till cirka 3,1 miljoner invånare.


Syfte

Syftet med projektet är att säkerställa och utveckla kompetensens hos befintliga aktörer men också skapande av nya i införandet av nya administrativa modeller inom offentligt finansierad verksamhet i konkurrens med privat näringsliv.

Arbetet med att utveckla nya administrativa modeller, vilket inbegriper den ingående kompetensen är en utveckling som tagit fart under de senaste åren såväl nationellt som internationellt. Grunden i de nya administrativa modellerna är processer vilka ständigt ska förbättras och följas upp med hjälp av styrkort med tillhörande mätetal eller nyckeltal.
Sammanfattningsvis kommer en fortsatt stark och fokuserad utveckling av administrativa processer kopplat till det värde de bidra med till verksamhetsprocesserna att fortgå. Aktörernas arbetsinnehåll och arbetssätt kommer att förändras i hög grad. Nya aktörer kommer också att krävas vilket kan innebära ett angreppssätt att utveckla administrativa roller så att individer får möjligheter till egen kontroll i sitt arbete och professionell utveckling samt tillhörighet. En förändring och utveckling krävs för att klara av en framtida arbetsmarknad.

Administrationsmodellerna utgår från tydligt mätbara och utvecklingsbara processer vilket möjliggör ett strategiskt arbete som grundar sig i uppföljning i realtid. Ett arbetssätt skapas som strävar efter effektivitet i alla led med krav på nya aktörer . För att uppnår effekter av strategisk arbetssätt krävs realisering och rapportering av aktörer på taktiskt operativa nivåer. Samtliga aktörers arbete ska vila i en anda av kvalitet i reell mening.

Vilka kompetensutvecklingskrav framträder i de nya administrativa modellerna?

Grunden i modellerna är processer vilka ständigt ska förbättras och följas upp med hjälp av styrkort med tillhörande mätetal eller nyckeltal. Processer ska beskrivas på ett sådant sätt att läsaren enkelt kan förstå hur aktörerna, informationen och aktiviteterna i processer beter sig . Det räcker inte längre att beskriva att saker och ting görs utan det handlar också om hur aktörer arbetar i det som är värdeskapande för kunden. Spårbarheten möjliggör också att aktörer kan beräkna och mäta processernas effektivitet t ex du kan beräkna processernas resursallokering, kvalitetsbrister och genom det få ett välgrundat beslutsunderlag inför framtida prioriteringar.

Detta talar för att befintliga och nya aktörer får förändrat arbetsinnehåll såsom att:

Processägare ska kunna läsa och förstå hur värde genereras i processerna samt vilka kvalitetsbrister som måste åtgärdas för att öka utfallet av värde. Det kan finnas strategiska processägare med övergripande koncernansvar och taktiskt operativa processägare vilka ingår i planering och kravställande av processernas utveckling tillsammans med strategiska processägaren.

Processledare ska kunna läsa, förvalta och driva förändringsarbetet av processer tillsammans med ett processteam. Processledaren ska sammanställa, analysera och bereda beslutsunderlag till processägare . Vidare ska processledare planera, administrera, organisera och effektuera processägarens beslut.

Processutvecklaren ska visualisera och realisera vad och vilka åtgärder som ska vidtas i strävan att frigöra ökad värde relaterat till åtgärdsplanen eller utvecklingsplaner.

Inköpscontroller ska verkställa beslut och planera för implementeringen. Inköpscontrollern ska mäta effektiviteten i processerna, följa upp risker och beslutade styrkort, analysera, rapportera och bidra till att öka kvaliteten till en lägre administrativ kostand och verka för att bryta kostnads- och prisutvecklingen.

Affärsutvecklare är en aktör som optimerar nya och slutna avtal i samverkan med exempelvis inköpsråd eller motsvarande, inköpscontrollers och andra aktörer t ex ekonomichefer. Affärsutveckling innebär konkret en utveckling av affären. Många moderna företag driver idag en kontinuerlig affärsutveckling för att förbli konkurrenskraftiga på sina marknader. Här avses en aktör inom offentlig förvaltning där affärsutvecklarens primära utkomst för affärsutveckling är affärsplanering och den konkreta leveransen är delar till organisationens strategiska verksamhetsplaner utifrån ett upphandlingsperspektiv. Affärsutveckling berör vision, mål, strategi, taktik och den operativa utvecklingsfasen med efterföljande affärsanalys. Analysen ska leda till att hitta lösningar på problem eller att se nya möjligheter och därmed skapa utveckling och tillväxt. Affärsutvecklingen kan vara övergripande för hela företaget eller projektinriktat.

Processekonomer ska sammanställa verksamheternas affärer, inrapporterade risker, kvalitetsbrister. Svara för administrativ övervakning av arbetet t ex övervakning av transaktionsfiler, leverantörsordrar etc. Vidare ska processekonomer stödja med råd och kunskapsöverföring om t ex Lagen om Offentlig Upphandling m.m. Leverantörer som ansluter sig till gemensamma plattformar ska få stöd i att nyttjande av t ex hur de ska sköta produktunderhåll genom självdeklaration. Processekonomer blir en aktör som verkar för extern tillväxt och intern effektivitet.

Sammanfattningsvis krävs kompetensutveckling oaktat perspektiv och kompetensnivå, inom ämnesområdena: affärer, förändringsledning, förändringsarbete, processutveckling (inkluderat beskrivning, beräkning) och utvärdering/uppföljning samt kommunikation.

Målsättning

Syftet med projektet är att säkerställa och utveckla kompetensens hos befintliga aktörer men också skapande av nya i införandet av nya administrativa modeller inom offentligt finansierad verksamhet i konkurrens med privat näringsliv.

För nedanstående projektmål kommer konkreta mätetal fastställas gemensamt med deltagande samverkansparter efter inventering och jämförelser med omvärld som visar på utgångslägen för kommande mätning av måluppfyllelse och effekter över tid.

Projektmål: Utveckling av befintliga och nya professionella nätverk

o Stimulera in fler perspektiv t ex jämställdhet utöver de som existerar in i befintliga professionella nätverk t ex upphandling och inköp

o Stimulera till utvecklingen av nya framtida professionella nätverk för t ex processutveckling

Några av dagens aktörer inom det administrativa området har befintliga bärande egna nätverk för gemensamma frågor t ex upphandling och inköp. En effekt kan vara att stimulera in nya perspektiv i befintliga nätverk såsom jämställdhetsfrågor, strategiska kompetensfrågor och andra viktiga karriärsfrågor. Med karriär avses här utveckling i en eller annan mening för individen. Att i nästa steg stimulera till fördjupade europeiska nätverk med aktiviteter som exempelvis hospitering eller annan gästaktivitet som sträcker sig en tid i varandras länder är möjligt. Kompetensutveckling i att skapa och genomföra affärer med andra länder så även ur ett genus- och affärskulturellt perspektiv ökar konkurrenskraften avsevärt för landstingens upphandlare och inköpare. Begreppen affärsutvecklare och affärsekonomer saknas i huvudsak i landstingsvärlden. Att bortse från att aktörer inom offentlig förvaltning skapar och driver affärer är att förneka individer en möjlighet att stärka sin kompetens och därigenom sin konkurrenskraft på arbetsmarknaden. Detta kommer att förändras genom denna satsning.

Projektmål: Öka jämställdhet med betoning på kvinnor och affärer

o Öka andelen kvinnor till yrken och roller som arbetar med affärer som affärsutvecklare
o Stärka den affärskommunikativa kompetensen hos kvinnor, det vill säga medvetandegör genom kunskap en affärsmässig kommunikation ur ett genusperspektiv i vidare mening
o Öka rörligheten inom organisationen där traditionella uppdrag ersätts av nya t ex ekonomiassistenter, sekreterare med flera arbetar i rollen som processekonomer
o Öka antalet affärsutvecklare könsneutralt, en ny roll inom offentlig förvaltning

Projektmålet att öka jämställdhet i affärer möjliggör ett antal effekter som gynnar båda könen.
Att dra nytta av varandras sär eller likheter i affärsupplägg bidrar med all säkerhet till bättre affärer utan att detta kan ledas till bevis. Effekten refererar mer till en upplevelsebaserad insikt från utgångsläge till upplevd realisering. Vad är det som gör att så få kvinnor sysselsätter sig med affärsuppgörelser? Hur stärka detta? Under förprojekteringen är det nödvändigt att fördjupa sig i frågor av denna art. Rollen processekonomer finns inte i dagsläget. Kan även benämnas som affärsekonom. Individer som realiserar och stödjer den affärsmässiga dialogen mellan kund och leverantör efter att avtal slutits. Ny utveckling krävs.

Projektmål: Öka och stärk kunskapen i att driva ett ständigt förbättringsarbete som är mätbart

o Öka andelen kvinnor till uppdrag som processägare och ledare
o Skapa en professionsutveckling mot nya processorienterade roller
o Öka andelen processutvecklare som kan mäta effektiviteten i processerna
o Öka andelen förbättringsledare

Samtliga roller som refererar till en processorientering är strategiskt viktigt för både individer och organisationer. Processutveckling och att arbeta med processer är ingalunda nytt men att processerna ska vara utvecklingsbara på tillräcklig detaljnivå så att de är möjliga att styra och mäta är nytt. Forskningsområdet inom teknisk kvalitet har ägnat mycket omsorg till den utvecklingen av denna art. Det andra är så som tidigare nämnts att personer ses till processägare, ledare m.m. Roller som inte är färdig utvecklade och möjliga att konkurrera med. Här ligger näringslivet avsevärt före. Det är en stor skillnad att få benämningen processledare med vitt skilt uppdrag än att agerat som projektledare för unika specifika uppdrag. Det är oerhört viktigt att definiera, beskriva och stärka dessa processrelaterade roller och kunskapen om processutveckling och genom det öka konkurrens och kompetens reella betydelser även för den framtida utvecklingen. Hur processerna därefter ska införas, förbättras och följas upp kan ske med hjälp av enheters förändringsledare och controllers. De sistnämnda beskrivs under projektmål som refererar till uppföljning. Att få status i en roll som en verksamhets förändringsledare är av största vikt för individernas professionella självkänsla. Inom Västra Götalandsregionens har en verksamhet drivit ett arbete av detta slag vilket kommer att gynna planeringen och genomförandet.

Projektmål: Öka, stimulera och stärk individers konkurrenskraft inom administrativa området

o Öka andelen arbetsmarknadsrörlighet inom deltagande organisationer
o Stärk den kommunikativa kompetensen att ta nya uppdrag inom det administrativa området

Målet refererar till satsningen i sin helhet. Hur stärks den kommunikativa kompetens mätbart? Vad är ändamålsenligt att mäta i detta fall? Att kommunikation oaktat om det sker skriftligt, tecken, bilder eller tal grundar sig i individers upplevelse av sig själv och vad individen tror sig besitta och erbjuda för kompetens till andra. Att detta kan skilja sig mellan män och kvinnor är känt. Fördjupning kommer att ske inför utformning av mätpunkter för ovanstående projektmål.

Projektmål: Öka andelen nya roller för controllers i administrativa processer

o Öka andelen utvecklingsbara processer
o Stärk kompetensen om hur en controller utforma och följa upp styrkort med åtföljande mätetal

Målet avser främst controller som är verksamma eller attraheras av nya uppdrag. Administrativa processer ska utvecklas och följas upp. Controllern saknar i dag möjlighet och förutsättningar för att stödja processledare, förändringsledare m.m. att utforma styrkort med åtföljande nyckeltal eftersom processerna inte är tillräckligt detaljerade. Controller ska behärska uppföljningsområdet och kunna förstå vad en utvecklingsbar process är samt vilka styrkort som stödjer en reell förbättring på kort och lång sikt. Detta kommer att bidra till en oerhört viktig dynamik för ständig utveckling av de övriga administrativa rollerna som är omnämnda i denna ansökan. Controllerns stärka kompetens driver andra och sin egen professions utveckling. Gemensam bild av arbetssätt måste beskrivas.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

I huvudsak finns det två viktiga delar avseende tillgänglighet, att undanröja hinder
och möjliggöra utbildning på samma grunder som en person utan funktionshinder och lära ut till projektets olika grupperingar om tillgänglighet, dess innebörd och möjliga angreppssätt. Lärande är också en viktig ingång i planeringen av utbildningen.

I Västra Götalandsregionens såväl som i andra landsting finns det policies och riktlinjer, vilka utgör ett stöd för organisationens interna och externa arbete med att tillgängliggöra delaktighet till personer med funktionshinder. Ytterst handlar det om jämlikhet det vill säga att jag erhåller samma möjligheter till utveckling som icke funktionshindrade. För detta krävs att redan vid kartläggningen, behovsanalysen fånga särskilda behov exempelvis olika grader och former av dyslexi, hörselnedsättning, synnedsättning, krav på lokaler, hiss etc. Olika grader, former av funktionshinder kräver individuella lösningar i strävan att möjliggöra tillgänglighet. Det är oerhört vikigt att inte generalisera lösningarna kopplat till en diagnos eller motsvarande. Yttersta målet är att projektledningen vidtar nödvändiga åtgärder så att personer med funktionshinder kan genomföra utbildningen med godkänt resultat.

Vidare så finns det i Västra Götalandsregionens interna resurser som kan utbilda såväl projektledningsgruppen för beaktande av tillgänglighet alternativt så kan kompetens ingå i
i utbildningsplaneringsarbetet exempelvis vid utformningen av hur kompetensinventeringen ska gå till väga samt utformningen av själva utbildningen, dess genomförande samt uppföljning. På så sätt säkerställs tillgänglighetsperspektivet löpande. Västra Götalandsregionens avdelning för funktionshinder och delaktighet på regionkansliet kan engageras i utbildningens fördjupade uppföljningar och utvärderingar.

Jämställdhetsintegrering

Ett antal SWOT:er kommer att genomföras under förprojekteringen i arbetet med att identifiera åtgärder som behövs för att främja jämställdheten i genomförandefasen. Redan inför bemanning av förprojekteringens projektgrupp kommer en intressentanalysen att göras ur ett jämställdhetsperspektiv i valet av projektdeltagarna. Hur många är män/kvinnor idag i de olika rollerna? Hur ser vi till att nya roller fördelas jämställt och att vald kompetensutveckling främjar jämställdhet? Finns det särskilda kompetensområden som behöver extra insatser?

Identifierad jämställdhetsproblematik som pekar på behov kommer att konkretiseras och inlemmas i utbildningsprogrammet. Med hjälp av några projektexterna specialistkompetenser inom ämnet men utifrån olika perspektiv på genus ska planeringen finna möjliga utbildnings- och utvecklingsvägar för att tillgodose behoven. På så sätt finns det två huvudriktningar i form av att lösa och tillgodose behov samt lära ut i till projektgruppen och i själva utbildningsprogrammet. Samtliga angreppssätt är nödvändiga att vidta.

Kriterier som beaktar åtgärder ska utformas och följas upp samt utvärderas och återkopplas till samtliga deltagare.

Transnationellt samarbete

Det är av stort värde att få möjlighet att studera och jämföra hur andra länder sköter och förhåller sig till administrationsprocesserna. Vilka modeller finns och vilka framtidsstrategier finns omkring oss? Under förprojekteringen kommer en omvärldsbevakning att genomföras. Vi ber att få återkomma mer om den konkreta planen för detta i ett tidigt skede i förprojekteringen.

Samarbetspartners

  • Resurscentrum

Deltagande aktörer

  • Resurscentrum

Kommun

  • Ale
  • Alingsås
  • Askersund
  • Bengtsfors
  • Bjuv
  • Bollebygd
  • Borås
  • Boxholm
  • Bromölla
  • Burlöv
  • Båstad
  • Dals-Ed
  • Eslöv
  • Essunga
  • Falkenberg
  • Falköping
  • Finspång
  • Färgelanda
  • Grästorp
  • Gullspång
  • Göteborg
  • Götene
  • Halmstad
  • Helsingborg
  • Herrljunga
  • Hjo
  • Hylte
  • Härryda
  • Hässleholm
  • Höganäs
  • Hörby
  • Höör
  • Karlsborg
  • Karlshamn
  • Karlskrona
  • Kinda
  • Klippan
  • Kristianstad
  • Kungsbacka
  • Kungälv
  • Kävlinge
  • Laholm
  • Landskrona
  • Lerum
  • Lidköping
  • Lilla-Edet
  • Linköping
  • Lomma
  • Lund
  • Lysekil
  • Malmö
  • Mariestad
  • Marks
  • Mellerud
  • Mjölby
  • Motala
  • Munkedal
  • Mölndal
  • Norrköping
  • Olofström
  • Orust
  • Osby
  • Partille
  • Perstorp
  • Ronneby
  • Simrishamn
  • Sjöbo
  • Skara
  • Skurup
  • Skövde
  • Sotenäs
  • Staffanstorp
  • Stenungsund
  • Strömstad
  • Svalöv
  • Svedala
  • Svenljunga
  • Sölvesborg
  • Tanum
  • Tibro
  • Tidaholm
  • Tjörn
  • Tomelilla
  • Tranemo
  • Trelleborg
  • Trollhättan
  • Töreboda
  • Uddevalla
  • Ulricehamn
  • Vadstena
  • Valdemarsvik
  • Vara
  • Vellinge
  • Vårgårda
  • Vänersborg
  • Ydre
  • Ystad
  • Åmål
  • Åstorp
  • Åtvidaberg
  • Ängelholm
  • Öckerö
  • Ödeshög
  • Örkelljunga
  • Östra Göinge