Logotyp på utskrifter

Effektivisering genom genom kultur-, struktur- och kompetensutveckling inom Rörelse&Hälsa

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareRörelse&Hälsa
KontaktpersonLena Admyre
E-postlena.admyre@lio.se
Telefonnummer010-103 08 08
Beviljat ESF-stöd3 769 311 kr
Total projektbudget3 769 311 kr
Projektperiod2011-07-01 till 2013-06-30
RegionÖstra Mellansverige
In English

Sammanfattning

RörelseoHälsa (RoH) är primärvårdens rehabiliteringsorganisation i centrala Östergötland. Hösten 2009 fick RoH ett utökat befolkningsuppdrag i och med att vårdvalet genomfördes i Östergötland. För att lösa konkurrensneutraliteten samt det utökade uppdraget samlokaliserades sjukgymnaster och arbetsterapeuter från vårdcentralerna i Linköping samt Träningsenheten hösten 2010 i nya lokaler. Nya effektivare arbetssätt måste skapas för att klara uppdraget. Gemensam värdegrund hos medarbetarna och liknande arbetssätt är en förutsättning för att befolkningen ska få likvärdig rehabilitering med hög tillgänglighet och kvalitet. Förändringarna har lett till att medarbetarna visar hög stressnivå med risk för sjukskrivning. LEAN-modellen används för att identifiera processer som kan effektiveras samt förändra dessa. Medarbetarnas kompetens stärks för att klara uppdraget och minska stressnivån. Den individuella kompetensutvecklingen stärker också medarbetarens konkurrenskraft på arbetsmarknaden.

Bakgrund

Bakgrund
Rörelse&Hälsa (RoH) är primärvårdens rehabiliteringsorganisation i centrala Östergötland och består av enheterna, Arbetsterapi, Sjukgymnastik, Dagrehab/Hemrehab, Träningsenheten och Neuroenheten. Inom RoH arbetar främst sjukgymnaster och arbetsterapeuter, men även sjuksköterskor, undersköterskor, logopeder och administratörer.

Hösten 2009 genomfördes vårdval i Östergötland. Före vårdvalet samarbetade RoH med vissa vårdcentraler i Linköping medan andra vårdcentraler vände sig till privata aktörer för rehabilitering. I och med vårdvalet var det inte längre tillåtet för landstingsägda vårdcentraler att anlita privata aktörer. RoH fick ett befolkningsuppdrag gällande rehabilitering för centrala länsdelen vilket innebär att sjukgymnaster och arbetsterapeuter från vårdcentralerna i Kisa, Åtvidaberg och Österbymo också kom att tillhöra RoH organisatoriskt. RoH fick ett utökat uppdrag dock utan full kostnadstäckning. Före vårdvalet tillhörde sjukgymnaster och arbetsterapeuter som arbetade på vårdcentralerna organisatoriskt RoH, men fysiskt var de placerade på respektive vårdcentral. I och med det utökade uppdraget hade RoH inte resurser att bemanna varje vårdcentral med sjukgymnast och arbetsterapeut, vilket innebar att vårdcentralerna inte hade konkurrensneutralitet. För att lösa konkurrensneutraliteten samt det utökade uppdraget samlokaliserades sjukgymnaster och arbetsterapeuter från vårdcentralerna i Linköping (12 st) samt Träningsenheten hösten 2010 i nya lokaler. I Ljungbro, Kisa, Åtvidaberg och Österbymo finns RoHs medarbetare kvar på vårdcentralerna. De nya förutsättningarna för rehabiliteringsuppdraget och de förändringar som det medfört har skapat stor stress hos medarbetarna vilket visade sig i medarbetarenkätens resultat där RoH hade höga stressvärden.

RoH står nu inför utmaningen att skapa nya effektivare arbetssätt samt mer optimala flöden för patienterna för att klara uppdraget. Medarbetare från 17 geografiskt skilda arbetsplatser med olika kulturer ska komma samman och bli en enhet med gemensam värdegrund och liknande arbetssätt för att befolkningen ska få likvärdig rehabilitering. Rehabiliteringen ska ha en god tillgänglighet samt hålla hög och jämn kvalitet. Arbetet har redan påbörjats, fram för allt inom tre områden. Ett område är hemrehabilitering där medarbetarna från tätort och glesbygd tillsammans med enhetscheferna har träffats flera gånger för att diskutera och likrikta hemrehabilitering. Arbetet finansieras med egna medel. Det andra området rör arbetssätt, rutiner och flöden mellan Sjukgymnastikenheten, som tidigare var placerad på de olika vårdcentralerna, och Träningsenheten ska likriktas och optimeras. Ledning och medarbetare har träffats vid två tillfällen för att starta upp arbetet. Vid det första tillfället diskuterades vad RoH vill uppnå med verksamheten och vid det andra tillfället hur detta ska uppnås. Det framkom tydligt vid det andra tillfället att det behövs konsulthjälp för att klara detta komplexa arbete som innehåller både en kulturell del med mycket historik och en effektiviserings/optimeringsdel som kan upplevas hotfull. Under våren 2011 kommer en kravspecifikation för konsultuppdraget att upprättas samt upphandling av konsulttjänsten genomföras i samråd med landstingets Upphandlingscentrum. För denna del söks medel ur Europeiska Socialfonden. Det tredje området är utvecklandet av en artrosskola enligt nationella riktlinjer och med deltagande i det nationella kvalitetsregistret BOA (Bättre Omhändertagande av patienter med Artros). RoH har avsatt mycket tid för kompetensutveckling hos medarbetarna samt att utveckla konceptet. Även detta arbete finansierades med egna medel. För att klara att ta emot artrospatienterna, som för RoHs del ökade markant jämfört med tidigare, krävdes en omfördelning av befintliga resurser. Det finns flera andra processer som också behöver ses över t ex vilket arbetssätt man skall välja för att kunna ge neurologiskt sjuka patienter den rehabilitering som krävs när behoven är livslånga. Landstinget i Östergötland har valt LEAN (Toyota) som metod när det gäller arbete med flöden, effektivisering och optimering. LEAN har med stor framgång använts av andra sjukhus och vårdinrättningar i Sverige så förutsättningarna för ett lyckat resultat även hos RoH bedöms vara goda. RoHs chefer har fått viss utbildning inom LEAN, men behöver fördjupa den för att klarar av att leda arbetet. För att underlätta LEAN-arbetet och öka chanserna för att lyckas behöver dock samtliga medarbetare också LEAN-utbildning.

RoH har haft stora pensionsavgångar de senaste åren vilket medför många nya medarbetare som behöver kompetensutvecklas. Kompetensutveckling är dessutom ett sätt att rusta de nya medarbetarna så att de blir mer attraktiva på arbetsmarknaden. Både sjukgymnastik och arbetsterapi är professioner där det forskas intensivt och det kommer hela tiden nya rön gällande diagnostik och behandling. Implementering av nya forskningsrön i verksamheten är ett sätt att effektivisera, optimera samt se till att erbjuden rehabilitering rehabilitering sker enligt senaste rön. För att klara detta behövs kontinuerlig kompetensutveckling för samtliga medarbetare. RoHs ledning avsätter resurser (både tid och pengar) för kompetensutveckling i budget varje år, men kompetensutvecklingen behöver ske snabbare för att verksamheten ska kunna möta befolkningens behov samt klara uppdraget.

Den höga stressnivån, kan minskas genom förändrade effektivare arbetssätt och ökad kompetens hos medarbetarna.

Med hjälp av medel från Europeiska Socialfonden kan RoH genomföra arbetet i en betydligt snabbare takt vilket gagnar både medarbetarna och befolkningen.


Mobiliseringsfas
Verksamheten ska kartläggas ytterligare när det gäller områden och processer som behöver effektiviseras. Arbetsmodellen är LEAN, men även processkartläggning, kapcitetsplanering och beräkning av kostnad per patient (kpp) kan bli aktuellt. En handlingsplan för hur förändringsarbetet ska gå till i genomförandefasen tas fram. Inventering av lämpliga LEAN-utbildningar samt planering av hur dessa ska genomföras kommer också att ske. Upphandlad konsult genomför kartläggande intervjuer samt håller en utbildning med samtliga berörda medarbetare för att skapa delaktighet och förståelse och därmed en gemensam bas i kommande förändringsarbete. Samtliga medarbetares kompetensutvecklingsbehov ska inventeras i förhållande till verksamhetens behov. Detta görs genom att en individuell kompetensutvecklingsplan tas fram i dialog med respektive medarbetare. Majoriteten av medarbetarna har individuella kompetensutvecklingsplaner sedan tidigare, men för dessa medarbetare ska planerna revideras under mobiliseringsfasen. Det innebär att samtliga medarbetare kommer att ha ett individuellt kompetensutvecklingssamtal med sin närmaste chef. I de fall kompetensutvecklingsbehovet är fastställt före projekttiden sker utbildning att under mobiliseringsfasen om lämpligt kursutbud finns.

Genomförande
Då kartläggningen inte är genomförd finns inga slutsatser att beskriva, men i genomförandefasen kommer aktiviteterna som mobiliseringsfasen leder fram till att genomföras. Samtliga medarbetare, oavsett kön eller funktionsnedsättning, kommer att delta i projektets LEAN-del och i den individuella kompetensutvecklingen. När det gäller effektivisering av flöden och processer kommer berörda medarbetare delta. Kravet på tillgänglighet beaktas genom att aktiviteter och lokaler anpassas så att samtliga medarbetare kan delta. Detta är en naturlig del i vardagen då RoHs verksamhetsområde är rehabilitering. När det gäller kravet på jämställdhet ingår även det som en naturlig del i verksamheten då det alltid är individens kompetens och inte kön, som avgör vilka arbetsuppgifter, extra uppdrag eller kompetensutveckling som är aktuell.

Syfte

Det långsiktiga och övergripande syftet med projektet är att RoH ska klara sitt nya uppdrag som tillkom i och med vårdvalet hösten 2009. En viktig del i uppdraget är att klara tillgängligheten utifrån de nationella riktlinjer som finns. Detta planeras ske genom att flöden och processer effektiviseras och optimeras. Ett annat syfte är att rehabiliteringen håller en hög kvalitet, där patienten känner sig trygg och säker, samt är likvärdig inom länsdelen. Ytterligare ett syfte är att minska stressnivån hos medarbetarna. För att nå dit behöver samtliga medarbetare kompetensutvecklas både generellt och individuellt så att vi därigenom får verktyg att förändra verksamheten.

Målsättning

Projektet har ett övergripande och långsiktigt mål. För att nå dit finns både huvudmål och delmål uppsatta.

Övergripande och långsiktigt mål
• RoH ska klara sitt uppdrag

Huvudmål
• Effektivisera och optimera de processer som identifieras i mobiliseringsfasen
• Patienten ska känna sig trygg och säker
• Minska medarbetarnas upplevda stressnivå

Delmål
För att huvudmålen ska nås måste delmålen uppfyllas:
• Utföra en kartläggning av verksamheten
• Upprätta en handlingsplan för förändringsarbetet
• Medvetandegöra de kulturella skillnaderna inom RoH samt skapa en gemensam värdegrund
• Öka kompetensnivån hos medarbetarna.
Mätbara projektmål
Projektet kommer att följas upp och utvärderas på flera sätt. Exakt hur det ska gå till kommer att planeras tillsammans med den externa utvärderaren.

När det gäller uppföljning finns dock samtliga mål med målvärden finns beskrivna i RoH verksamhetsplan som tas fram inför varje kalenderår och som bottnar i det uppdrag Hälso- och sjukvårdsnämnden lägger ut. Verksamhetsplanen är i den del som är mätbar skriven som ett Balanserat Styrkort.

När det gäller kompetensutvecklingen utvärderas den mot respektive medarbetares individuella kompetensutvecklingsplan. Hur det ska ske planeras med den externa utvärderaren, men exempel på utvärdering kan vara att fråga medarbetarna om utbildningen var adekvat och om den nya kunskapen kommer till användning.

LEAN-arbetet identifierar flaskhalsar och andra områden där arbetssättet bör förändras. De förändringar som görs inom verksamheten som en följd av LEAN-arbetet kan genomföras och utvärderas på olika sätt beroende förändringens art. Det finns många olika modeller för implementering av nya arbetssätt, t ex PDSA-hjulet eller genombrottprojekt. Förändringarna kan följs upp med t ex värdekompassen. Exakt hur uppföljning och utvärdering ska gå till planeras dock tillsammans med den externa utvärderaren.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

RoH är en landstingsverksamhet där verksamhetsområdet är rehabilitering av individer med olika typer av funktionsnedsättning. Att förstå orsaken till funktionsnedsättning, bemöta individer med funktionsnedsättning på ett respektfullt och förstående sätt samt tillse en hög tillgänglighet är en del av professionen hos både sjukgymnaster och arbetsterapeuter vilket innebär att medarbetarna är välutbildade och att denna fråga ständigt är i fokus. Bland annat ingår hjälpmedelsförskrivning och bostadsanpassningar i verksamheten. Samtliga typer av hjälpmedel förskrivs, allt från förflyttningshjälpmedel till kommunikationshjälpmedel. RoH delar lokaler med Ortopedtekniska avdelningen som bland annat tillverkar proteser till amputerade patienter samt olika typer av ortoser för att kompensera fysiska funktionshinder.

Fysisk tillgänglighet och tillgänglig verksamhet
Kompetensen, bemötandet och den fysiska tillgängligheten till lokalerna när det gäller tillgänglighet för personer med funktionshinder är på grund av verksamhetsområdet hög redan innan projekttiden. Exempel på detta är att det finns ramp in i huset, automatisk dörröppnare, dörrarna är tillräckligt breda för att elrullstol ska kunna passera, toaletter där rullstolar kommer in och toalettsitsen är högre än normalt, extra handtag i duschar, toaletter och kapprum att hålla sig i, stolar att sitta på när kläder och skor ska tas av/på, samt hiss med automatisk dörröppning. Det finns också särskilda p-platser för individer med handikapptillstånd i direkt anslutning till entrén. Den höga fysiska tillgängligheten gagnar också eventuella medarbetare med funktionsnedsättning, vilket det vid ansökningstidpunkten inte finns några inom RoH.

Tillgänglig information och kommunikation
Tolkanvändning är vanligt förekommande i patientverksamheten, fram för allt för individer som inte behärskar svenska språket, men även för individer som har hörselnedsättning eller både syn- och hörselnedsättning. Det innebär att medarbetarna hela tiden värderar om mottagaren har möjlighet att förstå informationen eller om någon typ av hjälp behövs, antingen hjälpmedel eller tolk. Landstinget i Östergötland arbetar just nu med att informationen som finns på hemsidan ska bli tillgänglig för synskadade individer genom att tillse att den går att lyssna på också, ett projekt som RoH också kommer att ha nytta av. Anpassningar som redan finns är en högtalarröst i hissen som talar om vilket våningsplan hissen befinner sig på, knapparna i hissen är upphöjda för synsvaga individer, och hörselslinga i ett av konferensrummen. Kunskaperna som finns när det gäller patienternas behov är lätta att omsätta till medarbetare om det skulle behövas. Idag kommuniceras viktig information både skriftligt och muntligt till medarbetarna, vilket är tillräckligt med de medarbetare som finns inom RoH just nu. Om en medarbetare skulle få någon form av funktionsnedsättning görs individuella anpassningar utifrån den professionella kompetens RoHs medarbetare har inom rehabiliteringsområdet. Både sjukgymnaster och arbetsterapeuter har sitt huvudsakliga arbetsområde inom ICFs (WHOs klassificering ”Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) domäner Aktivitet och Delaktighet och är därmed vana att tänka att aktiviteter ska vara tillgängliga och att alla ska känna delaktighet. RoH har också förmånen att ha landstingets samlade kunskaper och resurser bakom sig vid behov, t ex vid framtagande av informationsmaterial i alternativa format.

Jämställdhetsintegrering

Utifrån SWOT-analysens resultatet kommer RoH att ta fram en handlingsplan där styrkor och möjligheter tas tillvara samt svagheter och risker om möjligt undanröjs och i annat fall minimeras. Detta är inte minst viktigt ur ett patientperspektiv där RoH vill säkerställa att rehabiliteringsinsatserna och bemötande inte skiljer på grund av könstillhörighet. Ett sätt att göra det kan vara att rutinmässigt presentera produktionsstatistiken fördelad på män och kvinnor både ur ett medarbetarperspektiv och ett patientperspektiv samt analysera vad eventuella skillnader beror på. Även handlingsplanen som SWOT-analysen leder fram till kommer att kommuniceras och diskuteras med samtliga medarbetare på enhetsmöten. Beroende på SWOT-analysens resultat kommer ställning att tas om RoH behöver extern hjälp i jämställdhetsarbetet.

Det är också viktigt att ta del av den genusforskning som finns. En gemensam föreläsning i jämställdhet och vården i ett genusperspektiv planeras för att samtliga medarbetare ska ha en gemensam plattform att utgå från när det gäller jämställdhetsarbetet.

Ett sätt att uppmärksamma jämställdheten för medarbetarna är att redovisa projektaktiviteter och projektresultat fördelat på män och kvinnor.

Kommun

  • Kinda
  • Linköping
  • Ydre
  • Åtvidaberg