Logotyp på utskrifter

Mångfald & Rekrytering

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareKommunledningskontoret
KontaktpersonMoa Hjertson
E-postmoa.hjertson@gavle.se
Telefonnummer0730798214
Beviljat ESF-stöd776 798 kr
Total projektbudget776 798 kr
Projektperiod2009-06-01 till 2009-12-31
RegionNorra Mellansverige
In English

Sammanfattning

En implementering och spridning av ett webbaseratverktyg syftar till att förbättra rekryteringsarbete med fokus på en diskrimineringsfriprocess på ett varaktigt sätt och bidra till att Gävle kommunkoncern och dess medarbetare utvecklar en ny medvetenhet och en vilja till förändring.


Bakgrund

Då ny diskrimineringslag träder i kraft efter årsskiftet 2008 - 2009 uppstår ett behov av att integrera rekryteringsprocessen med ett likabehandlingsperspektiv i Gävle kommunkoncern. Kommunstyrelsen gav i uppdrag att utreda detta behov varför en förprojektering gjorts, se bilaga 1. Syftet är att tydliggöra hur likabehandling och den nya diskrimineringslagen kan betonas än mer vid rekrytering för att skapa en diskrimineringsfri rekryteringsprocess och i förlängningen en diskrimineringsfri organisation.

Gävle kommunkoncern består av fem bolag samt nio förvaltningar med totalt ca 8000 anställda varav 403 chefer. Statistik framtagen i projektet visar att ca en tredjedel av kommunens medarbetare och chefer går i pension inom en tioårsperiod och en kvalitetssäkring av rekryteringsprocessen eftersträvas. Enligt SOU 2005:91 Agenda för mångkultur sker 65 procent av all rekrytering via informella nätverk. En kvalitetssäkrad rekryteringsprocess har därmed en strategisk viktig del i detta och projektet har valt att ta fokus på detta arbetsområde.

En processbeskrivning av rekryteringsprocessen med riktlinjer för, och guider till, en medveten rekrytering med fokus på minskad diskriminering, ökad jämställdhet och likabehandling framarbetades under förprojektet (se bilaga 1) i samarbete med de olika grupperna (se projektorganisation för beskrivning av de olika grupperna). Ett webbverktyg har skapats innehållande riktlinjerna och guiderna, detta kommer nedan att benämnas 'verktyget'. Verktyget består av checklistor/riktlinjer/guider för vad som bör tänkas på i rekryteringsprocessens olika steg såsom vid annonsutformande, intervju etc. avseende likabehandling och kvalitetssäkring. Det handlar om enkla tips på vad chefer kan göra för att säkra likabehandlingen och minska risken för diskriminering av sökande i rekryteringsprocessen alla steg. Verktyget är webbaserat och kommer att finnas lättillgängligt på kommunkoncernens hemsida. Verktyget är lättnavigerat för att underlätta användningen i det dagliga arbetet. Verktyget är uppdelat på de olika stegen i rekryteringsprocessen vilket förenklar för chefer genom att de kan gå direkt till aktuella steg i rekryteringsprocessen istället för att sitta med en hel manual.

Efter analys av effektivaste genomslagkraft för den enhetligt kvalitetssäkrade rekryteringsprocessen och dess likabehandlingsguide, dvs. verktyget, fastslogs lämplig genomförandemetod. Som arbetsmetod för att uppnå målen med projektet beslutades att utforma och genomföra en utbildning med likabehandlingsfokus under hösten 2009. Utbildningarna riktar sig till Gävle kommunkoncerns chefer med rekryteringsansvar samt andra berörda parter i rekryteringsprocess såsom personalfunktioner och fackliga representanter i förvaltningarnas samverkansgrupp, totalt 550 personer inom förvaltningarna och bolagen enligt beräkning 2008-09-04. Under utbildningen kommer deltagarna att utbildas i det framarbetade verktyget, dess innehåll samt praktiskt användningsområde/tillämpning. I utbildningen ingår även information om den nya diskrimineringslagen. Materialet kommer att delas ut under utbildningen och även distribueras på kommunkoncernens intranät. Detta för att göra verktyget lättillgängligt för alla och användas i rekryteringsarbetet.

Under förprojekteringen framkom även ett behov att öka allmänkunskapen i frågor som rör diskriminering, jämställdhet och likabehandling hos rekryterande chefer i Gävle kommunkoncern. Ett interaktivt arbetsmaterial rörande diskriminering, jämställdhet och mångfald utvecklades av projektansvarig och projektledare och kommer att användas under utbildningen. Detta material kommer sedan att delas ut under utbildningen och även det distribueras på intranätet. På så sätt säkerställs att materialet blir lättillgängligt för alla och kan användas av cheferna i deras respektive arbetsgrupper i det vidare likabehandlingsarbetet.

Under förprojekteringen blev det även klartgjort hur arbetet med den fortsatta implementeringen av verktyget i den förlängda genomförandefasen ska ske. När utbildningsomgången är genomförd tar respektive personalchef över ansvaret för fortsatt implementering och vidmakthållande. Verktyget för rekryteringsprocessen kommer att användas i kommunens årliga arbetsrättsutbildning. Projektledaren ansvarar för utbildningsmaterial, slutrapport och projektavslut.

Under förberedelsefasen formulerades delmål för att konkretisera syftet för att underlätta såväl genomförandet som uppföljning av projektet, dels under processen men även vid avslut. Till varje delmål har en åtgärd/aktivitet formulerats och en ansvarig person utsetts. Dessutom har en tidsplan fastställts för åtgärds utförande. Målen har formulerats så SMARTA (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda, Ansvarsutpekande) som möjligt.

Delmål 1:
Att kartlägga förvaltningarnas samt bolagens rekryteringsprocess
Åtgärd:
Träffar med nyckelaktörer i bolagen samt förvaltningarna.
Ansvarig: Projektledare i samarbete med nyckelaktörer
Tidsplan:
September 2008

Delmål 2:
Att skapa en enhetlig och transparant rekryteringsprocess
Åtgärd:
Sammanställning av materialet från kartläggningen av rekryteringsprocessen
Ansvarig: Projektledare i samarbete med representanterna i de olika grupperna
Tidsplan:
September 2008

Delmål 3:
Att utveckla ett verktyg, en guide till en diskrimineringsfri rekryteringsprocess med fokus på likabehandling
Åtgärd:
Sammanställa tankar och idéer från grupperna samt från andra liknande projekt och hänvisa till dem i rekryteringsprocesskartläggningens olika delar. Omvärldsbevakning på området.
Ansvarig: Projektledare i samarbete med representanterna i de olika grupperna
Tidsplan:
Oktober 2008-december 2008

Resultat:
De resultat och lärdomar som utgör förprojektets produkter består av:

en modell, ett verktyg som kan användas av involverade i rekryteringsprocessen i det dagliga arbetet som stöd i en rättvis och kompetensbaserad rekrytering där ett inkluderande förhållningssätt och en strukturerad process säkerställs.

ett utbildningsmaterial och kursupplägg innehållande hur en diskrimineringsfri likabehandlingsfrämjande rekrytering går till samt går igenom hur man kan använda sig av det utvecklade verktyget som ett stöd i det dagliga arbetet.

projektdokumentation som kan användas vid framtida arbete inom organisationerna, att dra lärdom ifrån. Den kan även fungera som kontinuerlig uppdatering till alla intressenter rörande vad som händer på området samt som underlag för slutrapport.

Framgångsfaktorer:
De framgångsfaktorer vi har arbetat med i förprojekteringen att lägga grunden för inför ett genomförandeprojekt med strategiskpåverkan genom innovation är

ledningens stöd (på kommunledningsnivå)

de direkt berörda engagerades i ett tidigt skede av projektets planering och upplägg.
I arbetsgupperna har det diskuterats och hämtats in synpunkter från tänkbara användare och berörda beslutsfattare. Dessa kunskaper har sedan används och lyfts fram i verktyget för att få det så verksamhetsanpassat som möjligt samt tilltalande för samtliga potentiella användare. Detta lägger grunden för att kunna påverka de berörda praktikernas och beslutsfattarnas uppfattningar och attityder genom att övertyga dem om att de modeller, metoder och arbetssätt som projektet har prövat/utvecklat också är värdefulla, effektiva och relevanta i förhållande till vad de vill uppnå vid ett genomförandeprojekt.

Löpande informationsspridning, arbetet har skett transparent och med bred delaktighet.


Syfte

Efter analys av effektivaste genomslagkraft för den enhetligt kvalitetssäkrade rekryteringsprocessen och dess likabehandlingsguide fastslogs lämplig genomförandemetod. Som arbetsmetod för att uppnå målen med projektet beslutades att utforma och genomföra en utbildning med likabehandlingsfokus under hösten 2009. Utbildningarna riktar sig till Gävle kommunkoncerns chefer med rekryteringsansvar samt andra berörda parter i rekryteringsprocess, 550 personer (2008-09-04). Under utbildningen kommer deltagarna att utbildas i användning av det framarbetade verktyget och dess innehåll samt i nya diskrimineringslagen. Materialet kommer att delas ut under utbildningen och även distribueras på kommunens intranät. Detta för att göra verktyget lättillgängligt för alla och användas i rekryteringsarbetet.

Under förprojekteringen framkom även ett behov att öka allmänkunskapen i frågor som rör diskriminering, jämställdhet och likabehandling hos rekryterande chefer i Gävle kommuns bolag och förvaltningar. Ett interaktivt arbetsmaterial rörande diskriminering, jämställdhet och mångfald utvecklades därför av projektansvarig och projektledare och kommer att användas under utbildningen. Detta material kommer sedan att delas ut under utbildningen och även det distribueras på kommunens intranät. På så sätt säkerställs att materialet blir lättillgängligt för alla och kan användas av cheferna i deras respektive arbetsgrupper i det vidare likabehandlingsarbetet.

Under förprojekteringen blev det även klartgjort hur arbetet med den fortsatta implementeringen av verktyget i den förlängda genomförandefasen ska ske. När riktlinjer och utbildningsomgången är genomförd tar respektive personalchef över ansvaret för fortsatt implementering och vidmakthållande. Riktlinjerna och guiden för rekryteringsprocessen kommer att användas i kommunens årliga arbetsrättsutbildning. Projektledaren ansvarar för utbildningsmaterial, slutrapport och projektavslut.

Syftet med genomförande projektet är utifrån förstudiens resultat att implementera och sprida innovationen (verktyget samt tillhörande utbildning och arbetsmaterial). Detta med avsikt att öka kunskapen i Gävle kommunkoncerns bolag och förvaltningar om hur en diskrimineringsfri rekryteringsprocess ser ut och ge ett stöd i arbetet med rekrytering och likabehandling. Projektnyttan är i förlängningen att innovationen i form av verktyget ska förändra organisationernas rekryteringsarbete med fokus på en diskrimineringsfriprocess på ett varaktigt sätt samt bidra till att organisationen och dess medarbetare utvecklar en ny medvetenhet och en vilja till förändring.

Målsättning

I förprojekteringen utarbetades en plan med delsyften för genomförandefasen. Detta innebär att det redan under förprojekteringsfasen har arbetats med förbättrade förutsättningar för genomförande. Delmålen syftar alla till att uppnå syftet med genomförande projektet dvs. att implementera och sprida innovationen (verktyget).

Delmål 4:
- Att öka kunskapen om likabehandling och rekrytering i Gävle kommuns bolag och förvaltningar samt öka förståelsen för stödet av verktyget i arbetet med dessa frågor.
Åtgärd:
Likabehandling och Rekryteringsutbildning till samtliga chefer som ingår i rekryteringsprocessen samt personalfunktioner och fackliga representanter i förvaltningarnas samverkansgrupper (består av fackliga representanter samt arbetsgivarparterna).
Ansvarig:
Projektansvarig och Projektledare
Tidsplan:
Hösten 2009

Delmål 5:
- Att implementera verktyget till en diskrimineringsfri rekryteringsprocess i organisationen så att det går in i den ordinarie verksamheten
Åtgärd:
Utbilda samtliga chefer som ingår i rekryteringsprocessen samt personalfunktioner och fackliga representanter i förvaltningarnas samverkansgrupper i verktyget
Ansvarig:
Projektansvarig och projektledare
Tidsplan:
Hösten 2009

Delmål 6:
- Att sprida verktyget och dess effekter genom hela organisationen över tid och säkra dess fortlevnad.
Åtgärd:
Användning av verktyget i den årliga arbetsrättsutbildningen samt att verktyget är lättillgängligt i respektive verksamhet.
Ansvarig:
Avdelningen Arbetsgivarstöd, kommunledningskontoret Gävle kommun
Tidsplan:
Höst 2009/vår 2010

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Kommunens sakkunniga inom området Jämställdhet & Mångfald och kommunens sakkunniga inom området tillgänglighet engagerades från projektstart i projektet för att säkra tillgänglighetsaspekten i projektets alla delar.

Ett uppstartsmöte hölls i förprojektet med tillgänglighetssamordnare tidigt för att gå igenom projektets och dess utformning i förhållande till tillgänglighetsperspektivet. Där bestämdes att Kommunens tillgänglighetssamordnare deltar i referensgruppen och kommer att delta i genomförandefasen, som en av utbildarna. Tillgänglighetssamordnaren har även deltagit under förberedelserna i utvecklingen av verktyget samt i tillgänglighetsanpassningen av utbildningen i sig och dess lokaler.

För att öka kunskapen om tillgänglighet och funktionsnedsättning kommer alla som deltar i utbildningen få kompetensutveckling i frågor som rör detta.

Tillgänglighetssamordnaren ska säkerställa att alla ska kunna ta sig in i lokalerna, delta på möten och i utbildningen, använda toaletten och andra bekvämlighetsanordningar. Tillgänglighetssamordnaren har varit ett stöd i arbetet att utforma projektets information för att vara så lättläst och tydlig som möjligt. Alla engagerade i de olika grupperna har haft i uppdrag att se över utbildningsmaterial och verktyget utifrån ett tillgänglighetsperspektiv för att säkra att det inte bara är tillgängligt för alla utan även tilltalar alla. Verktyget, guiden som förprojektet resulterat i har en uppläsningsfunktion så att målgrupp kan såväl läsa sig till, som lyssna efter, de tips verktyget innehåller för att göra guiden så användarvänligt som möjligt för alla.


Jämställdhetsintegrering

En grundläggande framgångsfaktor har varit delaktighet från målgruppen för projektet för att få guiden användarvänlig och efterfrågad. En svaghet som visats under förprojekteringen är att trots intensivt arbete med att engagera såväl män som kvinnor i förprojektets olika grupper har kvinnor deltagit i mötena i större utsträckning än männen. Detta har försökts åtgärdats genom att projektledaren besökt de frånvarande och fått in deras synpunkter samt informerat om projektet utanför de olika gruppernas sammankomster. En riskfaktor inför genomförandefasen har därmed också identifierats rörande antal män respektive kvinnor som kommer att delta. Detta har gjort att utbildningen kommer att vara obligatorisk för alla rekryterande chefer och att vi arbetar aktivt inför genomförandefasen med att få ledningen att poängtera projektets vikt ute i respektive verksamhet. Ytterligare en åtgärd är ha minst en kvinna och en man som utbildare i genomförandefasens utbildningsdel. Men det ska även tas i beaktande att kvinnor representerar ca 83 % av koncernens anställda och att detta även speglar representationen av chefer.

Det finns relevant kunskap i målgruppen för projektet utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Kommunkoncernens Jämställdhetsstrateg har utbildat större delen av målgruppen tidigare, bland annat genom ett jämställdhetsintegreringsprojekt. Vid målgruppsanalysen sågs statistiken gällande rekryterande chefer över och all statistik och övriga uppgifter finns att tillgå uppdelad på kön genom ett politiskt beslut. Detta möjliggör att kvinnor och män kan synliggöras samt att villkoren kan beskrivas och analyseras.

Under förprojekteringen framkom att många åtgärder redan idag finns inom koncernen för att öka andelen medarbetare av underrepresenterat kön. Detta lyfts fram i verktyget för att användas som inspiration för andra. Det är en förhoppning att detta leder till en spridning av åtgärder i organisationen.

Guiden som utvecklas i projektet syftar i sig till en jämställdhetsintegrering och en förbättring, utveckling och utvärdering av beslutsprocesser. Målet är att ett jämställdhetsperspektiv införlivas i allt beslutsfattande, i rekryteringsprocessen, på alla nivåer och i alla steg av processen, av de aktörer som normalt deltar i beslutfattande.

Samarbetspartners

  • Kommunledningskontoret

Deltagande aktörer

  • Gävle Energi AB
  • Gävle Hamn AB
  • Kommunledningskontoret
  • Kultur och Fritid

Kommun

  • Gävle