Logotyp på utskrifter

Hälsofrämjande organisation

ProgramområdeProgramområde 1 Kompetensförsörjning
ProjektfasGenomförande
ProjektägareKommunkansliet
KontaktpersonAnnika Löfgren
E-postannika.lofgren@edu.smedjebacken.se
Telefonnummer0240-660343
Beviljat ESF-stöd5 800 625 kr
Total projektbudget5 800 625 kr
Projektperiod2011-02-01 till 2013-06-30
RegionNorra Mellansverige
In English

Sammanfattning

Att få en organisation som ständigt möter förändrade förutsättningar och som tar till sig ny kunskap, som kommer i allt snabbare takt, och att verksamheten också utgår från att befolkningens behov även förändras. Utmaningen är att få hela organisationen med sig i denna utveckling och att hålla liv i förändringsprocessen/arbetet.
All personal ska bli bättre på att hitta nya och oprövade lösningar. Det handlar bland annat om att få hela organisationen mera forsknings- och utvecklingsinriktad.Grundidén bakom projektet handlar om att utveckla ledarskapet, våra värderingar. förhållningssätt och bemötande. Kommunen vill få ett mera hälsofrämjande och salutogent förhållningssätt och synsätt inom ledarskapet.
Målgrupp är ledande politiker, chefer och anställda i nämnder och bolagens styrelser. Insasterna är tänkta att vara ledarutvecking för ledarna och skolans lärare samt utvecklingsdagar för berörda deltagande arbetsplatser.

Bakgrund

Ansökan avser mål 1 och mål 2 i utlysningen.
Barn- och utbildningsförvaltningen har genomfört en förstudie vars huvudsyfte var att analysera vad som behöver göras för att säkerställa att förskolan och skolan har personal och ledning med rätt kompetens för att möta framtidens utmaningar. Förprojekteringens mål var att få en bild över hur organisationens befintliga kompetens såg ut för att sedan jämföra med önskvärd kompetens ur ett hälsofrämjande perspektiv. Målet var att genomlysa alla verksamheter inom barn- och utbildningsverksamheten och utifrån resultatet kunna ta fram en strategi för kompetensutveckling för att nå målet, att bli en hälsofrämjande skola och förskola.
Kartläggningen har bidragit till en ökad medvetenhet om de utvecklingsbehov som föreligger och vilka möjligheter det ger att rikta kompetensutvecklingen till flera grupper än bara enskilda personer. Alla anställda samt de samarbetspartners vi haft i projektet har kunnat lämna synpunkter. Detta har skapat ett stort mervärde och ökat möjligheterna att komma rätt vid prioritering av kompetensutvecklingsinsatserna.
En slutsats som vi också drar av kartläggningen är att de med hög grundkompetens i sin anställning påtalar ett större kompetensutvecklingsbehov än de med lägre utbildningsnivå. Det verkar som att de med lägre utbildningsnivå är mera nöjda med den situation de befinner sig, vilket är en viktig aspekt att ha med i kompetensutvecklingen dvs. att vi inte glömmer av denna grupp.
För alla verksamheter kan utläsas ett stort önskemål och behov av att arbeta framåtriktat och att ”hänga med i utvecklingen”. Det finns en medvetenhet om att nya lösningar och åtgärder på problem måste ske på respektive arbetsplats. Det finns inga färdiga lösningar att kopiera. Verksamheten behöver ständigt vara beredd på förändringar. Att våga testa och pröva sig fram kommer att vara viktig del i att lyckas. En ökad förändringskunskap och ett processinriktat arbetssätt kommer därför att bli viktiga inslag i genomförandefasen.
Att kunna hantera individer på rätt sätt, både medarbetare, kollegor, barn/elever, föräldrar och vuxna blir en viktig framgångsfaktor i framtidens verksamhet. Ett sätt i detta är att stärka lärarna och cheferna i deras ledarroll.
Det framkommer också ett stort behov av att få ökad kunskap i genusarbetet både ur ett arbetsgivarperspektiv och i ett verksamhetsperspektiv. Detsamma gäller kunskapen om olika funktionshinder och vad vi kan göra i förskolan och skolan för att göra den mera tillgänglig för alla oavsett funktionsnedsättning.
En annan slutsats vi drar är att det som framkommit i kartläggningen inom barn- och utbildningsverksamheten med lätthet kan överföras till kommunens övriga verksamheter.
Omvärlden och samhället genomgår förändringar som på olika sätt kommer att påverka den kommunala verksamheten. Ny kunskap kommer i allt snabbare takt, befolkningens förväntningar, behov och inställningar förändras och vårt samhällssystem blir mera komplext och mångsidigt. Förändringstakten kan upplevas som hög och det enda framtiden med säkerhet kan utlova är att kraven på förändringar inte kommer att avstanna. Nya förutsättningar och förväntningar kommer att medföra behov av kontinuerlig omprövning och utveckling av verksamheten och för att lyckas med detta behöver medarbetarna vara delaktiga.

Genom att kompetensutveckla medarbetarna och satsa på ledarutveckling i ett brett perspektiv skapas förutsättningar för en mera innovativ miljö vilket i sin tur bidrar till kreativitet, entreprenörskap och förnyelse. Organisationer som befinner sig i en innovativ miljö har lättare att ta till sig ny kunskap och ny teknolog. Innovativa miljöer präglas av mångfald, öppenhet och tolerans, öppenhet mot nya idéer, förmåga att skapa något nytt, vilja att förändra, skapa ett tillåtande och tolerant arbetsklimat och positiva attityder till entreprenörskap. Vad är det som gör att det finns energi hos vissa individer och organisationer men inte hos andra? Det visar sig att det handlar om jordmånen för individer och organisationer. Vad är då en bra mylla? Det handlar om tillit, kultur, omvärldsbevakning, kunskaper och ledarskap. Att ledningen stimulerar till innovationer och nytänkande och en arbetsorganisation som kännetecknas av experiment, trygghet, tillåtande klimat och att utveckling sker i mötet mellan människor.
Alltför många av de förändringar som skett de senaste decennierna har utgått från respektive organisations behov. Ingen har haft helhetssynen. Allt sedan början av 90 talet har det pratats helhetssyn men verksamheterna har blivit mer och mer specialiserade och fragmentiserade och samtidigt har människans problem och situation blivit mera komplex. Det resulterar i ohälsosignaler från individen och vi hanterar symtomen som om det vore ett individproblem istället för att se att orsaken ligger i bristen på helhetssyn. Individers hälsa och motståndskraft påverkas av miljön och det sammanhang man befinner sig i. Det saknas också metoder för att arbeta gränsöverskridande. Dagens metoder och uppföljning är uppbyggda från varje specialistfunktion.

Smedjebackens kommun har sedan slutet av 90- talet satsat på dialogkompetens för alla anställda och strävar efter att vara en lärande organisation. Under samma tid har kommunen gått från att ha haft stora ekonomiska underskott till att ha en ekonomi i balans. Detta har varit möjligt bland annat genom att kommunens politiska ledning och tjänstmannaledning kraftsamlat och åstadkommit en helhetssyn i kommunen och lyckats förändra och utveckla verksamheten och kommunen i en positiv anda. Sjukfrånvaron bland de anställda i kommunen har under samma tid halverats. Kommunen har ca 800 medarbetare som utför kommunens uppdrag inom samhällsbyggnad, arbete och tillväxt, skola och utbildning, vård och omsorg och kultur och fritid.
Visionen är att Smedjebacken skall vara en kommun med goda utvecklingsmöjligheter och erbjuda den bästa livsmiljön i Mellansverige och strategin för att ta steg på vägen har varit fyra områden, nämligen ekonomi i balans, ökad attraktivitet, ökad sysselsättning och ökad kompetens. Nu kompletteras strategin med ett Smedjebacken för alla där medborgaren ska känna framtidstro, vara delaktighet, känna sig trygg och säker och vara stolt och frisk. Medarbetaren ska känna framtidstro, vara delaktighet och initiativrik och känna stolthet och vara frisk. Kommunen kommer att arbeta med en öppen och kontinuerlig dialog, utveckla det interna ledarskapet och utveckla den egna innovativa miljön.
Kommunen behöver förbättra utbudet och effektivisera verksamheten. Utgångspunkten i detta arbetae handlar om samverkan och synkronisering av den egna verksamheten och andra samhällsfunktioner. Det handlar om samlokalisering och samorganisation av verksamheter och myndigheter ex.kommunens tekniska verksamhet och bolagen, samorganisation av elevhälsan och individ- och familjeomsorgen samt bildande av servicecentrum.

Sedan 2007 driver Smedjebacken nätverket EU Byar. EU byar började som ett projekt mellan fyra länder där möten och erfarenhetsutbyte syftade till att få våra innevånare att känna sig som européer och ta till sig EU tanken. Projektet blev väldigt framgångsrikt och vann 2008 pris för bästa Europeiska projekt inom området kommunikation. Smedjebacken driver vidare internationaliseringsarbetet genom det redan etablerade nätverket och har då möjlighet att fördjupa oss i utvecklingsprojekt med våra samarbetspartners. Vi utvecklas genom möten med andra människor och kulturer och utvecklas vi som individer – utvecklas även vår organisation. Därför kommer transnationalitet vara ett viktigt inslag i projektet.

Genom att satsa på kompetensutveckling av medarbetarna bidrar detta till ökad förståelse för behovet av att ständigt arbeta med förändringar som i sin tur medför att kommunen lättare kan genomföra strukturella organisationsförändringar.

Syfte

Medarbetarna ska bli bättre på att hitta nya och oprövade lösningar. Det handlar bland annat om att få hela organisationen mera forsknings- och utvecklingsinriktad. Det kommer att handla om utveckling av den professionella kunskapen men i första hand om förändringskunskap. Att förstå helheten och se sin del i systemet, att kunna hantera variationer över tid och olika behov som uppstår vid olika tidpunkter. Det handlar också om inställning till människan och kunskap hur människor reagerar både individuellt och i grupp. Inom skolan kommer det att troligen att handla mycket om hur skolan kan kompensera för barns socioekonomiska bakgrund.
Bland medarbetarna handlar det om förändra arbetssättet mot en mera hälsofrämjande modell och förändrade arbetsmetoder genom att vi ska få en mera evidensbaserad kunskapsplattform med metodstöd och att arbeta smartare samt genom att använda ny teknik ( ex IKT- media i skolan).
Insatserna ska bidra till att utveckla metoder för respektive nyckelkategori av tjänstemän och politiker som gör att både medarbetare och kommunmedborgaren känner sig stärkta, respekterade och delaktiga.

Ett andra syfte är att utveckla ledarskapet, våra värderingar. förhållningssätt och bemötande, utifrån ett mera hälsofrämjande och salutogent förhållningssätt och synsätt. Vi har också identifierat grupper som i sin profession inte är anställda som ledare men där ledarskapets filosofi och förhållningssätt lätt kan överföras. Det gäller lärare och deras ledarskap i klassrummet och relation till elever och föräldrar och om elevhälsan och individ- och familjeomsorgen, som arbetar med enskilda personer och svåra individärenden. Projektidén inrymmer förutom hälsofrämjande förhållningssätt/synsätt i ledarskapet också jämställdhet- och tillgänglighetsperspektivet.
Verksamheterna behöver skapa möjligheter för de anställda att träffas på ett naturligt sätt. En ständigt pågående förändringsprocess i den vardagliga verksamheten kan åstadkommas dels genom de naturliga träffpunkterna och att någon i ledningsfunktion får ha ett uttalat ansvar för att arbeta med att hålla samman verksamheterna.

Under mobiliseringssfasen kommer medarbetarnas kompetens inom bolagen och den tekniska verksamheten
att kartläggas. Projektmentor får i uppdrag att genomföra detta. Det är beräknat att det ska ske dels en heldagskonferens och dels genom en skriftlig kartläggning på individnivå.

Under mobiliseringsfasen kommer ett utvecklinsgblock för alla ledare att genomföras i 2 + 1 heldag.Detta med hjälp av en extern processledare. Det betyder att det blir två dagarskonferens med övernattning för 20 ledare åt gången, totalt 10 omgångar, samt 1 heldagskonferens med 50 personer åt gången,totalt 4 omgångar.

Målsättning

Att omvärldsorienternade utvecklingsgrupper skapas inom och mellan förvaltningar och även med externa samarbetspartners
Att chefer och ledare ska känna sig trygga i sin roll som ledare i en hälsofrämjande organisation
Att medarbetarna upplever ett ökat inflytande och delaktighet i det egna arbetet
Att chefer och medarbetare känner sig trygga i att arbeta med förändringar
Att hitta ett verktyg för uppföljning och utvärdering av kvalitet och effektivitet.


Vår förhoppning är att utvecklingssatsningen ger följande effekter

- att vi får ett salutogent tänkande och ledarskap och ett systemorienterat och processinriktat arbetssätt där vi tillsammans funderar och reflekterar över värderingar, förhållningssätt och synsätt och hela tiden förändrar arbetsorganisationen utifrån att omvärlden och samhället genomgår förändringar och där ny kunskap och metoder kommer i allt snabbare takt och befolkningens behov och förväntningar förändras. Det kommer att handla allt mindre om givna lösningar utan mera om skapande och att se möjligheter och att gå från tanke/idé till handling.

- att vi utvecklar en synkronisering av de offentliga resurserna

- att vi skapar en miljö där uppföljning och utvärdering ingår som en naturlig del i arbetsprocessen

- att medborgaren/brukaren/medarbetaren upplever verksamheten som uppbyggande, möjlighetsskapande, utvecklande och framåtledande.

Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning

Visionen är "ett Smedjebacken för alla". Det innebär att vi som organisation, som arbetsgivare och som individer behöver bli medvetna om vad detta innebär. Vad behövs för att alla ska kunna vara med? Förutom den fysiska tillgängligheten som är relativ bra idag (men som alltid kan förbättras) handlar det återigen om bemötandet. Bemöter vi alla lika? Skapar vi förutsättningar för alla att vara med eller utgår vi från våra egna förmågor och möjligheter? Hur kan vi arbeta med dessa frågor i projektet? Vi tror att det handlar om kunskap, insikt och reflektion. En grundläggande kunskap i de fyra olika delarna behövs. Vi behöver sedan diskutera detta ute på arbetsplatserna. Hur vi använder språket i skrivningar och i kallelser till möten, hur möblerar vi ett rum inför ett möte. Frågeställningarna kommer kanske att variera utifrån arbetsplats men grunden är den samma.

Tillgänglighetsfrågorna kommer att vara en del i den ledarskapsutveckling och i de utvecklingsdagar som finns beskrivna i tid- och aktivitetsplanen. Detta hoppas vi kommer att skapa en insikt hos medarbetarna som i sin tur, efter reflektion, kan förändra förhållningssätt och i grunden förbättra organisationens förutsättningar att bli ett Smedjebacken för alla där vi tar vara på olikheterna.

Processledarna/mentorerna, extern processledare och extern utvärderare kommer under mobiliseringsfasen att med hjälp av processstödet tillgänglighet arbeta fram checklistor för hur frågorna kring tillgänglighet kommer att hanteras inom respektive utvecklingsblock. De kommer att ha en inledande grundutbildning kring de fyra områdena, fysisk, informativ, kommunikativ samt tillgänglig verksamhet. Det blir sedan processmentorernas uppdrag att hålla diskussionerna på arbetsplatserna levande och förhindra att frågorna glöms bort. Vidare involveras den externa utvärderaren redan i utbildningen för att sedan på ett bra sätt kunna följa upp om målen för att öka kunskaperna inom tillgängligheten nås.

Tillgänglihetsfrågorna kommer att var ett tema i samband med transnationella aktiviteter. Vi har mycket att lära ut i när det gäller just tillgänglighetsfrågorna men även mycket att lära. Vi kommer att sprida våra kunskaper genom en konferens under våren 2012 där internationella gäster samt nationella organisationer i Sverige bjuds in.

FÖRTYDLIGANDE 2010-10-25:

Aktiviteterna kring tillgänglighet och hur det är tänkt att väva in dessa frågor i ledarutvecklingen och utvecklingsdagarna finns beskrivna under avsnittet tillgänglighet.
De finns med som en röd tråd under hela processen. Aktiviteterna ska rymmas i den tid som är avsatt för projektmentorerna, ledarutvecklingen och utvecklingsdagarna.

Jämställdhetsintegrering

I den förprojektering som genomfördes av Barn- och utbildningsförvaltningen påbörjades arbetet med att fundera hur man säkerställer att ett projekt är jämställt. I förprojekteringen gjordes en SWOT analys som belyste frågan och utgjorde grunden inför genomförandefasen. Utmaningen är att på ett naturligt sätt väva in ett jämställt perspektiv genom hela projektet, att det inte ligger separat som en uppgift bredvid. Vi behöver skapa en medvetenhet bland anställda och förtroendevalda att jämställdhetsperspektivet är viktigt och få en insikt i hur vi agerar och tänker idag. Nyckeln är att skapa en organisation med ett öppet förhållningssätt, en organisation där medvetenheten om rättigheter och skyldigheter är hög och där viljan att hela tiden förbättra jämställdheten är stor.

Men hur kan kompetensutvecklingsinsatser vara jämställda? Vi vill att hela målgruppen ska få ta del av utbildningen därför är det viktigt att vi redan i planeringsarbetet tänker in hur olika arbetsplatser har olika förutsättningar att avbryta sitt ordinarie arbete för att delta i fortbildningen. Vi ska skapa förutsättningar för alla att delta i de aktiviteter som planeras. Vi kommer även att i några av kompetensutvecklingsinsatserna lägga fokus på genusperspektivet, inte minst i ledarutvecklingen där just förhållningssätt blir en viktig fråga. Här kan också nämnas skolans satsning inom IKT-media. Här blir kunskap den viktigaste framgångsfaktorn då många kvinnor i organisationen hamnat efter i IKT utvecklingen.

En av hoten i förstudien var att arbetet med jämställdheten trängs undan pga de ordinarie arbetet. Det är projektledarens ansvar att kontinuerlig stämma av med projektmentorerna ute på arbetsplatserna hur arbetet fortlöper. Det är även projektledarens ansvar att informera vilka möjligheter till processtöd som finns via Länsstyrelsen. Processmentorerna måste få verktyg att kunna arbeta med jämställdheten på ett naturligt och bra sätt och det finns mycket material att tillgå både diskussionsunderlag och konkreta metoder så som fyra R.

Jämställdhetsperspektivet kommer att vara en del i ledarutvecklingen och medarbetarnas utvecklingsdagar, som finns beskrivna i tids- och aktivitetsplanen, och vi kommer att ta hjälp av det processtöd som Socialfonden tillhandahåller för att ställa rätt krav på den externa processledare vi ska ha i ledarutveckling för att få in dessa frågor på ett naturligt sätt i utvecklingsprocessen.

I projektet kommer tre transnationella aktiviteter äga rum. Målet är kunskapsöverföring, dialog och diskussion med samarbetspartners i Europa. I jämställdhetsfrågan såväl som tillgänglighetsfrågan ligger Sverige i framkant men har fortfarande mycket att lära och att få perspektiv och nya kunskaper är en förutsättning för att driva frågorna vidare.

FÖRTYDLIGANDE 2010-10-25:
Aktiviteterna kring jämställdhet t och hur det är tänkt att väva in dessa frågor i ledarutvecklingen och utvecklingsdagarna finns beskrivna under avsnittet tillgänglighet.
De finns med som en röd tråd under hela processen. Aktiviteterna ska rymmas i den tid som är avsatt för projektmentorerna, ledarutvecklingen och utvecklingsdagarna.

Transnationellt samarbete

Smedjebackens kommun vann 2008 pris för bästa EU projekt inom området Kommunikation. Eu Byar syftade till att skapa en känsla av Europeiska medborgarskap och skapa mötesplatser för "vanliga medborgare". I samma anda arbetar nu kommunen vidare med det nätverk av kontakter som etbalerades i projektet. Rumänien, Irland och Italien är länder som Smedjebacken samarbetar med. Kommunen är även medlem i nätverket SERN, ett samarbete mellan svenska och italienska kommuner. Här har vi mycket att lära av varandra och en del i det lärande arbetet är att ta del av varandras utvecklingsprojekt. Projektet, personal och ledning, kommer att kunna vara en del i de transnationella aktiviteterna som kommer att anordnas i Smedjebacken under projekttiden.

För att ytterligare inspirera personal och ledning och skapa motivation till ett förändrat arbetssätt kommer kontakter att tas med de etablerade nätverken. Vid tre tillfällen under projekttiden kommer transnationella träffar äga rum i syfte att motivera ett förändrat arbetssätt och stimulera till nytänkande.

Träffarna kan komma att ske både i Smedjebacken och hos våra kontakter i Europa. Att se transnationalitet som en naturlig del i kommunens utvecklingsprojekt är viktigt. SERN, Sweden Emilia Romagna Network, har en väl fungerade projektbank och här delar kommunerna fortlöpande med sig av sina projekt. Man kan mycket väl tänka sig att man i ett senare skede gör ett tematiskt nätverksprojekt kring hela eller delar av resultatet.

I den första delen av det här projketet är det dock viktigast att ge personalen ny input. Hur ser vår verksamhet ut idag, vad ska vi ändra och varför? Att få nya perspektiv på problem och att "stöta och blöta" ledarskapsfrågor med kollegor ute i Europa tror vi kommer att lyfta utvecklingen i projektet både på kort och lång sikt.

Under projketets tre transnationella eventer kommer olika perspektiv inom "en hälsofrämjande organisation" att belysas. Den första av konferensen kommer att hållas i Smedjebacken där fokus på konferensen kommer att handla om "Jämställd och tillgänglig arbetsplats". Här har vi diskuterat frågan med Handisam som i dagsläget etablerat ett Europeiskt tematisk nätverk i tillgänglighetsfrågor och som kunde vara en del i konferens innehåll. Kunskapsspridning i dessa frågor är av största vikt, särskilt för länder som inte kommit lika lång som Sverige.
Den andra eventen kommer troligen att ske på Irland. Här kommer lärandet handla om kommer att handla om ledarskapet i klassrumet, det svåra samtalet, konsten att stärka medarbetarnas starka sidor samt hur vi kan skapa en mer hälsofrämjande arbetsplats genom attityder.

Den tredje och sista lärkonferensen kommer att handla om den offentliga arbetsplatsens utmaningar i framtiden. Hur bör ledare, både chefer, mellanchefer och andra medarbetare förbereda sig inför de utmaningar som ligger framför oss?

Det kommer att vara tio inbjudna gäster till den svenska konferensen och tio svenska deltagare till de andra konferenserna. Totalt kommer projektet alltså att innefatta 30 mobiliteter, minst, då vi inte räknar in de eventuella extra deltagarna som inte finansieras av oss. Till detta kommer ett femtiotal deltagare att bjudas in till den svenska konferensen.

Samarbetspartners

  • Barn och utbildningsförvaltnin
  • KOMMUNAL AVDELNING DALARNA
  • Kommunkansliet
  • Ledarna
  • Socialförvaltningen
  • Tekniska kontoret

Deltagande aktörer

  • Barn och utbildningsförvaltnin
  • Kommunkansliet
  • Socialförvaltningen
  • Tekniska kontoret

Kommun

  • Smedjebacken