Ekonomihandledning för företag och statliga myndigheter

Den här handledningen är tänkt att fungera som kunskapskälla och är skriven för dig och dina kollegor som fått stöd beviljat från brexitjusteringsreserven. Handledningen omfattar inte fiskeri- och vattenbrukssektorn, se separat handledning.

Ansökan om utbetalning

När ansökan om stöd är beviljat är nästa steg att göra en ansökan om utbetalning. Den lämnas elektroniskt i Projektrummet och ska signeras av behörig företrädare.

Endast utgifter som finns medtagna i bifallsbeslut kan du som stödsökande söka ersättning för. Kostnaderna ska vara bokförda och betalda, med undantag för så kallade enhetskostnader. Enhetskostnader är ersättning för den egna personalens nedlagda tid. Mer information finns under rubriken ”Personal”.

När ansökan om utbetalning ska skickas in framgår av de särskilda beslutsvillkoren som finns i ert beslut om stöd.

Stödberättigande kostnader

Ersättning betalas ut för kostnader som är stödberättigande och finns med i ert beslut om stöd. Nedan kan du läsa om vilka grundläggande krav vi har på stödberättigade kostnader.

Kostnaderna:

har uppkommit som en följd av brexit
är skäliga
har uppkommit under den period som är fastställd i ert beslut om stöd
är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser
uppfyller de villkor som anges i ert beslut om stöd
ska styrkas genom tidrapporter, fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed.
är betalda

Observera att:

En kostnad är inte stödberättigande om den finansierats genom något annat offentligt stöd
Moms är inte en stödberättigande kostnad inom brexitjusteringsreserven.

Kostnadsslag

Det finns två kostnadsslag att söka stöd inom; Personal och Övriga kostnader.

Personal

Personalens faktiska lönekostnader ska inte redovisas. Istället ersätts ni enligt en fastställd enhetskostnad (timlön). Antal timmar samt enhetskostnad anges i ansökan om utbetalning i Projektrummet+.

Beslutade enhetskostnader:

Företag: 425 kr per timme
Myndigheter: 489 kr per timme

Beslutad beräkning av enhetskostnader
Beräkningen utgår från den genomsnittliga månadslönen för år 2020, som inhämtats från SCB:s officiella lönestatistik. Den genomsnittliga månadslönen har multiplicerats med ett genomsnittligt lönekostnadspåslag (LKP) på 45,52% samt med ett semestertillägg på 12 %, vidare har den sedan multiplicerats med 12 månader och därefter delats med den vedertagna årsarbetstiden om 1720 timmar för att få fram ett enhetskostnadsbelopp. Brexitjusteringsreservens stödperiod är 1 januari 2020 till 31 december 2023. Hänsyn till den genomsnittliga löneökningen har tagits i beaktning. Genomsnittlig LKP har tagits fram genom att ESF-rådet vägt samman LKP för de fyra avtalsområdena stat, kommun, region och privat sektor.

För stödsökande myndigheter inkluderar enhetskostnaden per timme ett 15 % schablonpåslag för indirekta kostnader. Indirekta kostnader, även kallade overheadkostnader, är gemensamma kostnader i stödsökandes organisation som fördelas ut på användarna. De omfattar även kostnader som kan knytas till de anställda såsom kontorslokaler, kontorsmateriel, friskvård med mera.

Se allmänna beslutsvillkor för företag och myndigheter för fullständig lista över indirekta kostnader.

Tidrapportering
Vid redovisning av arbetad tid ska ni använda er av ESF-rådets mall för tidredovisning. Den nuvarande rutinen är att tidrapporteringsmall mejlas till dig som stödsökande efter bifallsbeslut. Rutinen kan komma att uppdateras i framtiden.

Övriga kostnader (externa kostnader)

Övriga kostnader ska verifieras med:

utdrag ur huvudbok som intygar att kostnaden är bokförd
faktura och i förekommande fall tillhörande underlag, såsom avtal, offert eller specifikation till faktura
betalningsbekräftelse.

Endast för statliga myndigheter – Lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145)

Statliga myndigheter som redovisar övriga kostnader ska på begäran kunna uppvisa att upphandling av varor och tjänster skett i enlighet med LOU (2016:1145).

Offentliggörande av stöd på ESF-rådets hemsida

Beslut om stöd överstigande 15 000 euro (ca 150 000 SEK) kommer att publiceras på Svenska ESF-rådets hemsida.

Svenska ESF-rådets policy för bedrägeribekämpning

Svenska ESF-rådet tillämpar nolltolerans mot bedrägeri och korruption. Vår policy för bedrägeribekämpning finner du här.

Dokumentation och arkivering

Svenska ESF-rådet har rätt att hos stödmottagare göra kontroll på plats, ta del av handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om insatsen, genomförandet därav inbegripet erforderlig räkenskapsinformation.

Du som stödmottagare ska hålla ovan nämnda handlingar tillgängliga för Svenska ESF-rådet eller för den som annars företräder Svenska ESF-rådet fram till den 29 september 2029. På begäran ska även utdrag ur eller kopior av handlingar och uppgifter tillhandahållas.