Kom igång med ditt projekt

Här har vi samlat information kring de delar vi oftast får frågor kring som rör att driva projekt. Informationen riktar sig till dig och dina projektmedarbetare som driver ett projekt som finansieras av Europeiska Socialfonden eller som finansieras av av Fead - fonden för europeiskt bistånd för dem som har det sämst ställt.

Innehåll på sidan

Gå igenom ESF-beslut

När ni har beviljats stöd för ert projekt kommer ni att få ett beslut skickat till er. Ni ska genomföra projektet enligt det innehåll, syfte och mål som står i beslutet och tillhörande beslutsvillkor. Där framgår bland annat ert projekts verksamhet, hur stor kostnadsbudget som är godkänd och projektets finansieringsplan.

Det är viktigt att ni följer all information som står i beslutet. Det är ett villkor för att ni ska få stöd.

Projektets ärende-id

Högst upp på förstasidan i beslutet står projektets ärende-id. Det här numret ska ni ange när ni har kontakt med Svenska ESF-rådet. Ni ska även ange ärende-id när ni rapporterar om ert arbete till ESF-rådet och när ni ansöker om utbetalning.

Beslut om stöd kan inte överklagas

Beslutet om stöd kan inte överklagas. Det framgår andra kapitlet, paragraf 45 i förordning om förvaltning av EU:s strukturfonder.

Förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder – länk till regeringens webbplats

Om ni har fått ett avslagsbeslut

Om ni har fått avslag på er ansökan är ni alltid välkomna att söka igen när en ny utlysning öppnar. I beslutets motivering finns en förklaring till varför ni inte fått ekonomiskt stöd för ert projekt.

Om ni inte följer beslutvillkoren

Om ni inte följer det som står i beslutsvillkoren kan beslutet hävas, antingen helt eller delvis. Det kan innebära att projektet avbryts och ni blir tvungna att betala tillbaka pengarna ni fått.

Läs igenom styrande dokument som gäller när du driver ett Socialfondsprojekt.

Organisera projektet

Det gäller att organisera projektet så att det finns förutsättningar att så bra som möjligt nå projektets mål.

Förankra projektet och beslutsvillkoren inom projektorganisationen

Det är viktigt att beslutet om stöd och beslutsvillkoren för projektet är väl förankrat hos alla som är inblandade i projektet.

Se till att projektmedarbetare, styrgrupp, referensgrupp, samverkansparter har samma bild av projektet och vad ni vill åstadkomma redan från början. Det är därför bra om ni har en workshop tillsammans där ni bland annat går igenom beslut, ansvarsfördelning, informationsspridning, arbetsformer.

Ta fram egna styrdokument och rutiner för projektet

Ta fram rutinbeskrivningar och annat som underlättar genomförandet av projektet.

Har projektet tillgång till den personal som behövs?

Säkerställ att ni har de resurser och den personal som behövs för att genomföra projektet. Finns de redan i er organisation eller behöver ni rekrytera?

Förbered upphandlingar

Om ni ska göra upphandlingar i projektet behöver ni förbereda dessa i god tid. Då de medel som kommer från Svenska ESF-rådet är offentliga medel behöver varje köp av tjänst ske på ett öppet sätt där alla företag och organisationer som är relevanta får offerera. Ta reda på om det finns någon kunnig i organisationen eller om ni behöver ta in extern hjälp för upphandling. Se över om det finns ramavtal i er ordinarie verksamhet som ni kan använda i projektet.

Tänk på att det kan ta tid att genomföra en upphandling.

Hänvisning till lagen om offentlig upphandling:

upphandlingsmyndighetens hemsida finns ett upphandlingsstöd som ger grundläggande information och stöd i praktiska upphandlingsfrågor.

Ska projektet ha en löpande utvärdering?

Om ert projekt ska ha en löpande utvärdering bör ni upphandla tjänsten i god tid, så att den som genomför den löpande utvärderingen blir delaktig i projektet så tidigt som möjligt.

Läs mer i dokumentet Handledning för upphandling av projektutvärdering.

Projektets mål och syfte

Se till att projektgruppen har en gemensam bild av mål och syfte och skriv ner det i en projektplan. Formulera vilken förändring projektet ska åstadkomma, vilka behov ska projektet lösa och för vem. I projektplanen ska ni även beskriva vilka metoder som behöv för att genomföra projektet och hur verksamheten ska se ut, det vill säga vilken organisation och vilka resurser som behövs.

Riskanalys

Det är viktigt att göra en riskanalys. Diskutera och skriv ned vilka risker som kan hota projektet, vilken sannolikhet det är att de uppstår och hur de ska åtgärdas.

Tidplan

Rita upp hela tidsplanen för projektet så att det inte dyker upp oväntade saker som behöver lösas med kort varsel.

Projektorganisation

Se till att ha en tydlig bild av projektorganisationen. Se till att det är nedskrivet och att det finns en samsyn i gruppen. Bland annat behöver det skrivas ned vem som är projektägare och ytterst ansvarig för projektet. Tydliggör vilka roller och personer projektet består av, hur projektet ska organiseras för rapportering och redovisning och vilka som ska sitta i styrgruppen.

Att styrgruppen ska fungera bra är viktigt. Ta del av information om hur du kan se till att styrgruppsarbetet blir framgångsrikt i skriften Från mötesproffs till utvecklingsmotor.

Upphandling

Förbered upphandlingar. Eftersom pengar som kommer från Svenska ESF-rådet är offentliga medel behöver varje köp av tjänst ske på ett öppet sätt där alla företag och organisationer som är relevanta får offerera. Det kan vara bra att tänka på om din upphandling kan förberedas redan i ansökningsfasen. Det tar nämligen ofta lång tid att genomföra en upphandling.

Delta i uppstartsmöte

Ni som beviljas stöd kommer att bjudas in till ett uppstartsmöte. Mötet kan vara ett individuellt möte mellan Svenska ESF-rådet och projektet eller hållas samlat för ett flertal projekt med projektstart som startar ungefär samtidigt.

Syftet med mötet

Uppstartsmötets syfte är att ge er information och bästa förutsättningar att driva projektet utifrån de regler och praxis som gäller för EU-projekt. Syftet är också att vi på Svenska ESF-rådet ska få insikt i och större förståelse för ert projekt.

Genom mötet skapar vi också en kontakt mellan er som arbetar i projektet och oss på Svenska ESF-rådet i ett tidigt skede. Allt för att få ett så bra och smidigt genomförande av projektet som möjligt.

Deltagare på mötet

Uppstartsmöten som samlar flera projekt

Vid uppstartsmöten som hålls samlat för flera projekt ska projektledare och projektekonom delta från projektets sida. I mån av plats kan flera deltagare från projektet delta.

För samverkansprojekt bör eventuell delprojektledare och projektekonom hos samverkansparten delta.

Individuellt uppstartsmöte

Vid individuella uppstartsmöten ska en representant från stödmottagaren, projektledare och projektekonom delta vid mötet. Andra projektmedarbetare är också välkomna att delta, som till exempel företrädare från samverkansparter, följeforskare och upphandlingsansvarig.

Från Svenska ESF-rådet deltar normalt samordnaren och granskningsekonomen. Det är oftast dem ni har kontakt med när ni genomför projektet.

Rapportera projektets verksamhet

Ni som beviljats stöd genom Svenska ESF-rådet ska rapportera till oss under tiden ni arbetar med projektet och när ni avslutar det. Hur ofta ni ska rapportera och för vilka perioder framgår av ert beslut om stöd.

Ansöka om utbetalning

När ni ansöker om utbetalning ska ni skicka in lägesrapporter och ekonomisk redovisning. I samband med sista ansökan om utbetalning ska ni även skicka in en slutrapport. I samband med vissa läges- och slutrapporter ska ni också rapportera era utvärderingsinsatser.

Läges- och slutrapporter

Det är ett krav att ni som stödmottagare ska fylla i och skicka in lägesrapporter kontinuerligt under hela projektperioden. Detta ska ni göra i samband med ansökan om utbetalning.

Syftet med lägesrapporterna är att stämma av och följa upp att projektet genomförs enligt beslutet om stöd. En lägesrapport ska också kunna kopplas till de redovisade kostnaderna i ekonomirapporten. I lägesrapporterna ska ni löpande rapportera utfall och resultat av era utvärderingsinsatser.

Svenska ESF-rådet godkänner rapporterna i dialog med er som stödmottagare. Om det saknas uppgifter eller annan information som är av betydelse kan det innebära att ni behöver komplettera lägesrapporten.

Läges- och slutrapporter skickar ni in via Projektrummet.

Arbeta resultatbaserat

Alla projekt som får ekonomiskt stöd från Svenska ESF-rådet ska arbeta resultatbaserat. När du arbetar resultatbaserat ska du definiera vilka förändringar du vill uppnå med projektet. Under projektets gång ska du även kontinuerligt följa upp och utvärdera insatserna för att lära av dem. Förenklat kan man säga att resultatbaserat arbetssätt är att alltid agera och fatta beslut utifrån tillgänglig information för att skapa bättre möjligheter att nå önskade resultat.

Synliggör ditt projekt

Europeiska unionen ställer krav på att du som projektägare av ett projekt ska informera om medfinansieringen från EU. Det gör du genom att i allt kommunikations- och informationsmaterial visa EU-flaggan med hänvisning till Europeiska socialfonden eller Fead. Observera att ESF- kan återkräva hela eller delar av stödet om ni inte uppfyller informationskraven.

Ändringar i projektet

Mycket kan hända under ett projekts gång som kan ge anledning till att projektet behöver ändras. Ha alltid en dialog med Svenska ESF-rådet och låt inte förändringarna bara dyka upp när du redovisar i Projektrummet.

Beskrivningar, tillvägagångssätt, resursplanering och annat kan under projektets gång behöva uppdateras. Ändringar ska ske i dialog med Svenska ESF-rådet. För oss är det viktigt att ha aktuella kontakt- och adressuppgifter, så uppdatera dem vid alla förändringar. Om du vill ändra stödsökande, ansvarig organisation för projektet, krävs en särskild process. Hör av dig till Svenska ESF-rådet.

Projekttiden styrs av vad som står i utlysningen och där står det också om projekttiden kan förlängas. Om projektet kan förlängas behöver du i dialogen med Svenska ESF-rådet ange skälet till förlängningen.

När du har diskuterat en ändring i pågående projekt med Svenska ESF-rådet ska de skrivas ner i en ändringsansökan. Det gör du i Projektrummet. När du har loggat in hittar du dokumentet Handledning för ansökan om ändring till höger under rubriken Handledningar. Följ dess instruktioner.

Redovisa ditt projekt

Det är viktigt att redan från projektets start lägga upp rutiner för redovisning av projektet. Varje månad eller varje kvartal ska en ansökan om utbetalning skickas in. Tillsammans med den ska projektet även skicka in en lägesrapport. Vid projektets slut ska projektet lämna in en slutrapport. Både ansökan om utbetalning och slutrapporten skickas in via projektrummet.

Läs mer om hur du redovisar projektets ekonomi, gör lägesrapporter och slutrapport samt ta del av ekonomiska mallar i projektekonomi.

Projektrummet

Svenska ESF-rådet ger fr. o. m. 2020-10-21 samtliga projektägare inom programområde 1 och 2 möjlighet att digitalt signera deltagarnas närvarotid i projektets aktiviteter genom Deltagarportalen i Projektrummet.

Bedömning bör göras, i samråd med ESF-rådet (ansvarig Samordnare/Ekonom för projektet), utifrån projektets uppbyggnad/struktur om IT-verktyget är effektivt och administrativt förenklande för just ert projektupplägg. Observera att innan några personuppgifter får börja registreras i deltagarportalen så måste ett personuppgiftsbiträdesavtal vara undertecknat av er som projektägare och oss på Svenska ESF-rådet. Kontakta ansvarig samordnare för mer information och blankett för detta.

Bedrägeribekämpning

Svenska ESF-rådet tillämpar nolltolerans mot bedrägeri och korruption. Därför har vi tagit fram en policy för bedrägeribekämpning.

Inspiration vid genomförande

Få inspiration till ditt projekt genom att se hur andra har arbetat! Här finns ett urval av rapporter, handledningar och metodbeskrivningar som har tagits fram av våra projekt, processtöd, samarbetsparter med flera. De har tagits fram under denna och tidigare programperioder. Dokumenten kan fungera som både inspiration och kunskap för dig då du ska genomföra ett projekt.

Genvägar

arrow

Projektrummet

Projektrummet är den e-tjänst som du som projektägare använder för att hantera ditt projekt. Här finns även handledningarna.