Logotyp på utskrifter

Stäng

3 december - Webbinarium om fattigdom i dagens Sverige

Mer information och anmälan.

Redovisning av personal

Alla som deltar i ett socialfondsprojekt måste redovisa och intyga den tid de arbetar i projektet. Detta gäller samtliga anställda oavsett om tiden avser direkta kostnader eller medfinansiering.

Svenska ESF-rådet har vid beslutstillfället fastställt en budget för personella resurser och den personalkategori de anställda ingår i och därmed den schablonersättning som ska gälla.

 

Med den schabloniserade ersättningen (enhetskostnaden), är det enbart tidredovisningen som verifierar utgiften vid ansökan om utbetalning. Denna är således grundläggande för att styrka utgifterna och en tydlig beskrivning vad insatserna i projektet avser ska framgå i tidrapporten.

 

För att stödsökande ska ha rätt att tillämpa enhetskostnader krävs att ett anställningsförhållande föreligger för den som redovisar tid i projektet.

 

Observera att en person som är anställd i projektet får redovisa sin tid endast med en yrkeskategori eller funktion enligt modellen för enhetskostnader. Det är det huvudsakliga uppdraget i projektet som är styrande.

 

Vid efterkontroll ska projektägaren kunna verifiera att man uppfyllt grundkravet för att ha rätt att tillämpa enhetskostnader, vilket innebär att det finns anställningsavtal och lönespecifikation som styrker att personal som man tagit upp kostnader för har varit i tjänst under den period som kontrolleras.

 

Enligt kommissionens delegerade förordning DA ESF 14.1 (EU) 2015/2195 får den sammanlagda årsarbetstiden i Sverige inte överskrida 1862 timmar inklusive semester per medarbetare.

 

Beräkningsmodellen för enhetskostnader vid budgetering av personalens nedlagda tid utgår från sammanlagda årsarbetstiden 1862 timmar. Per månad blir det 155,16 i snitt (årsarbetstid 1862 / 12 månader).

 

Semesterersättning 12 % ingår i årsarbetstid 1862 timmar och motsvarar 200 timmar (1662 x 12 % = 200) eller 1,29 månader om året (155,16 x 1,29) och får inte budgeteras eller redovisas som kostnad i projektet därför att semesterersättning är medräknat i enhetskostnad per timme.

 

Arbetstid i projektet exklusive semester blir 10,71 månader per år och motsvarar 1662 timmar (10,71 x 155,16) per medarbetare vid heltidstjänst i projektet. 155,16 timmar per månad är att jämställa med en fast månadslön per heltidstjänst vid redovisning av tid enligt enhetskostnadsmodellen i ansökan om utbetalning.

 

Om projektet redovisar mer än 155,16 timmar för en medarbetare per månad medför detta att någon annan månad ska redovisas med mindre tid för att hålla den totala årsarbetstiden inom ramen 1662 timmar.

 

Tid utöver 1662 timmar per kalenderår och anställd i projektet är inte stödberättigat. Det är projektägarens ansvar att säkerställa att årsarbetstiden inte överskrids per medarbetare.

 

Här finner ni blankett som innehåller obligatoriska uppgifter som ska ingå i redovisningen. ESF-rådets beslutade blanketter nedan ska användas vid redovisning av kostnader i projektet till ESF-rådet.

 

Instruktioner om hur blanketten ska fyllas i finns i Excel dokumentet i en egen flik, se flik instruktion. 

 

Arbetstidsredovisning och tidrapport ska skrivas ut, undertecknas av den anställde samt ytterligare en behörig person som styrker att uppgiften är korrekt och skickas in till ESF-rådet i samband med att tiden redovisas i ansökan om utbetalning.

 

Blankett för Arbetstidsredovisning (ändrad 20/4 2018, öppnas i nytt fönster)

Digital signering av personalens arbetstid (Personalportal) i projekt

Personalportal

Svenska ESF-rådet ger fr. o. m. 2020-10-21 samtliga projektägare inom Programområde 1 och Programområde 2 möjlighet att digitalt signera personalens arbetstid i projektet genom Personalportalen i Projektrummet. Bedömning bör göras, i samråd med ESF-rådet (ansv Samordnare/Ekonom för projektet), utifrån projektets uppbyggnad/struktur om IT-verktyget är effektivt och administrativt förenklande för just ert projektupplägg . I de fall ni bedömer att IT-verktyget kommer att underlätta er administration och effektivisera hantering av personalens underskrifter så ska projektet inte använda sig av ESF-rådets manuella mall för redovisning av arbetstid.

 

Registrering av personal, arbetsuppgifter och signering av personalens arbetstid (behörig person) sker i Projektrummet (Personalportalen) och signering/rapportering av personalen för arbetstid sker i en extern portal - Aktivitetsportalen.

 

I dagsläget sker inloggning i Projektrummet med användarnamn och lösenord och signering av närvarotid görs genom att ange en fyrsiffrig säkerhetskod som skickas antingen via sms eller e-post till behörig person. I Aktivitetsportalen sker inloggningen med användarnamn (e-post) och lösenord och sedan verifiering med säkerhetskod.

 

För mer information hur Personalportalen fungerar kontakta era ansvariga kontaktpersoner för projektet på ESF-rådet. Handledning för Personalportalen kommer inom kort att publiceras i Projektrummet.

 

Handledning för Personalportalen och Aktivitetsportalen  (öppnas i ett nytt fönster)