Logotyp på utskrifter

E-fakturering

Från 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. När köp är baserat på ramavtal gäller det för fakturor som utfärdats till följd av upphandlingar som påbörjats efter ikraftträdandet 1 april 2019.

 

Information till leverantörer om Svefaktura

Vad är en e-faktura?

”En faktura som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.”

 

Observera att Svenska ESF-rådet därmed inte tar emot pappersfaktura eller PDF-faktura efter 31 mars 2019 om inte ramavtalet upphandlats innan 1 april.

  

ESF-rådets systemleverantör

Svenska ESF-rådet använder Statens servicecenters e-handelstjänst i Visma Proceedo med systemleverantör Visma Commerce. För dig som leverantörer som önskar koppla upp dig finns flera alternativa sätt att skicka e-faktura till oss.


Att skicka Svefaktura till Svenska ESF-rådet

Här finns olika metoder för dig som leverantör som vill koppla upp sig mot oss.

Via PEPPOL

I första hand vill vi att elektroniska fakturor skickas via PEPPOL-nätverket.

 

Adress i PEPPOL: 0007:2021005224

 

Vi tar emot Svefaktura 1.0 (SFTI:s enkla faktura) samt Svefaktura 5A 2.0 (faktura och kreditnota).

 

Mer information om PEPPOL finns på ESV:s webbplats

 

Svefaktura med transportprofil Bas

Om ni inte har möjlighet att skicka e-fakturor via PEPPOL kan de även skicka Svefaktura till oss via transportprofil Bas, så kallad ebMS-länk.

 

E-fakturaformat: SFTI Svefaktura

 

Vår Partsidentitet: 2021005224 (vårt organisationsnummer)

 

Transportmetod: Protokoll - SFTI Transportprofil BAS

 

Teknisk mottagningsadress: https://www.proceedo.net/ebms/in/1266

 

E-fakturaformat och transportmetod på SFTI.se

 

Transportprofil bas på SEFTI.se

 


Köper ni tjänster från en VAN-operatör idag, tar de kontakt med dem. Operatören behöver registrera vår partsidentitet och vår mottagningsadress i sitt register för att kundfakturan ska nå oss.

 

De flesta operatörer har stöd för standarden (SFTI Transportprofil BAS 2.0) då den utgör basen i dagens infrastruktur för elektroniska fakturor.

 

Vissa leverantörer väljer att själv bygga en mjukvara som kan skickas elektroniska fakturor med SFTI:s Transportprofil BAS 2.0. Denna mjukvara ska då skicka fakturorna till den mottagningsadress och partsidentitet som finns angivet ovan.

 

Om ni använder denna metod behöver de registreras i Visma Proceedos accesspunktsregister för att Svefakturorna ska komma fram till oss. Vi behöver uppgift om den partsidentitet ni använder när de skickar Svefakturor. Det kan t.ex. vara organisationsnummer eller GLN kod. För att nå rätt mottagare hos leverantören om felaktiga Svefakturor inkommer behöver vi även uppgift om en "felmailadress".

 

Vi behöver därför följande uppgifter:

  • Leverantör
  • Partsidentitet
  • Felmailadress

Dessa uppgifter skickar ni sedan till oss via e-post eller direkt till Statens servicecenters Servicedesk på servicedesk.ehandel@statenssc.se  som ärendemening anger ni ”Anmälan om Svefaktura”.


Svefaktura via vissa operatörer

Om ni idag använder någon av följande operatörer för att skicka e-fakturor kan ni låta dessa förmedla fakturor även till oss:

  • Inexchange
  • Pagero
  • Visma SPCS
  • Crediflow
  • Tieto
  • BGC (SEB, Handelsbanken; Swedbank, Danske bank)

 

En förutsättning är att fakturorna skickas i formatet SFTI Svefaktura. Ni kontaktar aktuell operatör och anmäler att fakturorna ska skickas till oss via Statens servicecenter.


Integration

Om ni som leverantör har stöd för att skicka e-fakturor direkt från er till oss som myndighet, och om det rör sig om en större volym e-fakturor ( >100 årligen ), kan det vara kostnadseffektivt att sätta upp en direktintegration för Svefaktura mellan dem och Visma Proceedo. En sådan integration behöver dock beställas av oss via Statens servicecenter. Leverantören ska då kontakta oss via e-post.


Leverantörsportal

Är inget av ovanstående alternativ passande för leverantören kan de istället kostnadsfritt ansluta er till Visma Proceedos leverantörsportal för att kunna skicka e-faktura till oss på ett enkelt sätt. Denna lösning passar främst mindre leverantörer som skickar få fakturor. Kontakta oss via e-post, så skickar vi en inbjudan till leverantörsportalen (Visma Supplier Center).


Betalningsvillkor

Staten godkänner endast 30 dagar netto som betalningsvillkor, om inte skriftliga avtal finns om annat, samt att inga faktureringsavgifter ska debiteras. Bokar man själv hotell eller hyrbil utan vår resebyråservice ange då att ni ska gå under det statliga avtal. De flesta hotell och biluthyrningsfirmor har ett statligt avtal som är mera förmånligt både i pris och betaltid.


  

Pappersfakturor skickas till:

Svenska ESF-rådet, FE 195, 838 80 FRÖSÖN

 

Observera att vi inte kommer att acceptera pappersfakturor efter 31 mars, utan endast e-fakturor om inte ramavtalet upphandlats innan 1 april. 

Har du frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss på administrationsenheten.

 ekonomi@esf.se


 

Lag om elekroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

 

Länk till DIGG

 

Länk till SFTI