Logotyp på utskrifter

Information med anledning av covid-19

Uppdaterad information med anledning av covid-19  

Vad tycker våra seminariedeltagare?

I samband med resultatspridningskonferenserna genomfördes workshops kring samma tema som konferensen ”Vad behövs för att gå från projekt till förändring?”. Deltagarna delades in i grupper och diskuterade kring vilka framgångsfaktorer som finns, vilka problem man kan stöta på och hur man kan hantera dessa. Diskussionerna resulterade in en mängd förslag som är värdefulla för såväl oss som jobbar på ESF-rådet som för projektägare och genomförandeorganisationerna. Stort tack till alla er som bidrag i våra workshops!

Här följer en sammanställning av vad som behövs för att kunna implementera lyckade projekt i ordinarie verksamhet och förslag till förändringar för att kunna öka förutsättningar för implementering.

 

Vad behövs för att gå från projekt till förändring?

Förankring och samverkan

  • Det är viktigt att ha samsyn kring syfte och mål och att förankring sker från början och i alla nivåer i projektet både vad gäller själva projektet som att dess resultat ska implementeras. Beslutsfattare på alla nivåer behöver involveras, politiker och tjänstemän. Särskilt om det är ett stort projekt som består av flera delprojekt. Det krävs att man har tänkt på implementering redan från första början, redan vid projektansökanstadiet (inte endast som en extra punkt i dagordningen) och att  
  • Att ha en central projektägare med delprojekt ger en bra samverkan och utbyten som kan bidra till nya perspektiv att arbeta med implementering. Det är viktigt att projektet inte blir som en isolerad ö där projektledaren gör allting själv.
  • Styrgruppen måste förstå sitt uppdrag och ha mandat att fatta beslut (viktigt att ”rätt personer” sitter i styrgruppen).
  • För att kunna skapa förändring behöver man äga frågan. Det kan därför t.ex. vara svårt för ideella föreningar att påverka strukturer eftersom de inte äger frågan eller har huvudansvar för målgruppen.
  • Det är viktigt att få ihop samverkansgrupper och hitta gemensamma vägar eftersom det man gör i projektet ska fungera sedan i ordinarie verksamhet.
  • Det krävs en väl sammansatt styrgrupp med personer som har mandat att fatta beslut och arbetar verksamhetsnära = har god insikt i projektidén, problem och behov i verksamheten.
  • Det krävs en modig projektägare som vågar prova nytt, våga välja bort det man alltid gjort och tänka mer ”out-of-the-box”. 

 

En tydlig problem- och behovsanalys

  • Viktigt att problem- och behovsanalysen är tydlig från början. Vad vill man åstadkomma? Projekt ska inte endast jobba med deltagarna, man behöver även jobba med kärnan till problematiken. 
  • Berörda verksamheter måste komma ur stuprörstänket, kunna lyfta blicken och se över helheten, inte bara tänka på sin egen verksamhet. 

 

Lärande utvärdering som ett verktyg

  • Målen och synen på utvärdering måste vara tydliga och realistiska för att det ska kunna bidra till förändring.
  • Viktigt att få stöd av en följeutvärderare, en ”kritisk vän” under projekttiden.
  • För att man ska lyckas med implementering måste man kunna motivera det man har tagit fram ur ett ekonomiskt perspektiv. Projektet måste mäta rätt saker så att man får rätt underlag för att kunna motivera implementering senare till beslutsfattarna.

 

Projektpersonalens roll

  • När projektet är slut slutar oftast projektpersonalen vilket innebär att även erfarenheten och kompetensen från organisationen försvinner. Det är projektägarens ansvar att se till att lärdomar och erfarenheter som man förskaffat sig under projekttiden sprids inom organisationen.
  • Att rekrytera projektpersonal från egen organisation ger resultat. Det skapar delaktighet i organisationen och det blir enklare sedan att implementera om det är just den funktionen som visar sig vara framgångsrik.
  • Ofta underskattas behovet av rätt kompetens i projekt. Vilka personer som behövs för att driva ett framgångsrikt projekt behöver man ha koll på redan vid riggningen av ett projekt. 

 

Kommunikation och dokumentation

  • God kommunikation och information. Det är många personer som involveras i ett projekt på flera nivåer, allt från projektägare, beslutsfattare, projektorganisation, personal och deltagare. En god kommunikation behövs för att skapa samma bild av problem, behov, projektidé hos alla personer som involveras i projektet. Det måste vara tydligt vad projektet vill åstadkomma och vad som ska implementeras efter projektets slut.
  • Dokumentation av metod/arbetssätt under projekttiden är ett måste för fortsatt implementering.

 

Förslag till förändringar som skulle kunna öka förutsättningarna för implementering:

  • Mindre styrda utlysningar som gör att projekten kan utformas utifrån lokala förutsättningar.
  • Förlänga tiden som en utlysning är öppen för att kunna arbeta mer med förankring i ansökningsfasen.
  • Att inte lysa ut medel över längre semesterperioder som jul och sommarledighet. Det blir för lite tid att arbeta med framskrivning av ansökan och förankring (för en lyckad implementering är krävs en god förankring).
  • Lysa ut medel för förstudier (göra en grundläggande behovsanalys, förankra och bygga organisationen) som kan lägga grunden till ett projekt som får bättre förutsättningar för att implementera.
  • Införa även en implementeringsfas i den nuvarande modellen (analys- och planeringsfas-genomförandefas-implementeringsfas). Då skulle det kunna bli en utfasning av projektets verksamhet till den ordinarie verksamheten.
  • Att först testa en metod i projektform för att sedan kunna söka nya projektmedel i form av ett pärlbandsprojekt som syftar till att implementera projektets resultat.
  • Tydligare kravställning på utvärderaren (Idag ställs krav på att projektet ska utvärderas, detta förslag handlar mer om att följa upp och se till att utvärderingen verkligen genomförs med god kvalitet enligt avtal och uppdrag och att det blir konsekvenser om utvärderingsarbetet inte genomförs enligt överenskommelse).
  • Ha en följeforskare med redan när en projektidé föds för att få hjälp att lägga grund för att kunna följa upp projektet och då även involvera politiker.
  • En form av standardiserad verktygslåda som finns tillgänglig för alla. Mycket förarbete och analys krävs innan man startar ett projekt. Vissa projekt behöver hjälp med verktygslådan så att man slipper upptäcka hjulet på nytt om någon annan redan har en lösning på problemet.
  • ESF-rådet skulle kunna skapa en arena för liknande projekt från hela landet att mötas och samverka och på så sätt lyfta framgångsfaktorer när det gäller arbetet med implementering.